Что такое проект

Все придуманные человеком продукты, чертежи домов и постройки, макеты и сооружения, технические средства являются проектами. Кому-то когда-то пришла идея создать их в таком виде, в каком они существуют сейчас. По сути, проект – это главная движущая сила, изменяющая и преобразующая наш мир в лучшую сторону.

Эффективность проектного управления напрямую зависит от правильности выбора управленческих методов и воздействий. Но, что означает и чем является проект? От понимания его значения зависит выбор методик и способов управления. Сегодня мы разберемся, как это определение трактуется в разных областях деятельности. Какие цели преследует каждый проект? Какие организационные методы использовать для его выполнения?

Что представляет собой проект

Большой толковый энциклопедический словарь говорит о том, что понятие «проект» происходит из лат. языка от слова «projectus» – «брошенный, выступающий вперед». Это временное мероприятие, в результате которого создается новый, эксклюзивный продукт, услуга или результат. Проект может существовать отдельно, либо входить в состав комплекса программ. Их результаты бывают материальными или нематериальными. Отличительными признаками любого проекта являются:

• Ограниченность во времени. Он имеет начало и конец, собственный жизненный цикл, включающий несколько этапов и фаз. Количество этапов может изменяться в зависимости от специфики и сложности. Например, открытие магазина – это проект, а продажа в нем товаров – процесс.
• Уникальность. Расчет бюджета компании – проект, а ежемесячная выплата заработной платы сотрудникам – это тоже процесс.
• Наглядный результат. Это может быть абсолютно новый, не существовавший ранее продукт или изменение уже существующего продукта или процесса.

Для всех проектов предусмотрено ограниченное количество ресурсов. Его реализуют поэтапно в соответствии с разработанным предварительным планом. Все активности и действия, называют проектной деятельностью. По характеру он может быть универсальным или оригинальным, уникальным. Он развивается в определенных сферах, так или иначе воздействующих на основные характеристики проекта. В их число входят:

• Социально-культурная среда (местные обычаи, традиции, этические и моральные ценности);
• Международная и политическая обстановка (состояние экономики в регионе, доступность ресурсов, политические настроения и влияния);
• Экология, окружающая среда.

Любые изменения во внешнем окружении отражаются на ходе выполнения проекта. Они могут быть как позитивными, так и негативными.

Цели и задачи проекта

Управлением проектами занимаются project-менеджеры. Они руководствуются справочником, что содержат правила и стандарты работы с проектами, Project Management Body Of Knowledge или PMBOK, адаптируемым под любой тип предприятия.

В ответственность проджект-менеджмента входит достижение всех поставленных целей. Условно они делятся на три категории:

1. Главную, стратегическую цель.
2. Задачи, требующие обязательного достижения.
3. Желательные к исполнению цели.

Главная цель показывает на сколько он успешен. Это то, ради чего он был задуман. Ее формулируют совместно с миссией. Например, создание нового софта для мобильных устройств – ключевая цель, а миссия – проблема, которую должно решить разработанное приложение. Описание цели и тему можно зафиксировать в презентации.

К обязательным целям относят промежуточные этапы, без которых невозможно достижение главного результата. В примере с разработкой программного обеспечения это концепция, написание кода, тестирование и другие этапы, что направлены на создание конечного продукта. Желательные цели не влияют на итоговый результат, но делают его лучше. В нашем случае, это различные дополнительные опции, что облегчают использование ПО.

Для формулировки целей проекта используют SMART подход. Согласно этой методике цели должны соответствовать пяти критериям:

• Быть конкретными;
• Измеримыми;
• Достижимыми;
• Релевантными общей стратегии компании;
• Ограниченными во времени.

На основе целей утверждается метод, в рамках которого будет разработан план. Он может быть:

• Итеративным (с повторяющимися подходами). Подразумевает параллельную работу над задачами и их корректировку. Каждая жизненная фаза такого проекта состоит из повторяющихся подциклов: проектирования → реализации → анализа → корректировки.
• Спиральным. Когда новый проект проектируется на основе уже существующих прототипов с одновременным планированием «новых витков».
• Инкрементным, с декомпозицией крупных масштабных проектов на меньшие по размеру и сложности задачи.

Классификация проектов

Они различаются по роду деятельности, структуре, размеру, длительности, сложности и характеру:

Область	Социальный; Экономический; Технический; Организационный; Смешанный.
Тип структуры	Моно (индивидуальный); Комплексный (состоящий из нескольких проектов); Мегапроект ( включает крупные масштабные проекты, объединенные в целостную систему).
Продолжительность	Краткосрочный (до 3 лет); Среднесрочный (3 – 5 лет); Долгосрочный (больше 5 лет).
Сложность	Простой; Средний; Сложный.
Размер	Мелкий; Средний; Крупный; Очень крупный.
Характер	Инвестиции; Научные исследования; Образование, учебный; Смешанный.

Также проекты рассматриваются в виде комплектов проектно-конструкторской документации. Они разрабатываются по следующей схеме:

1. Результатом разработки является пакет документов.
2. На их основе реализуется поставленная задача.
3. В результате выполнения задачи появляется конечный материал – продукт, материальный объект.

Подобные схемы применяются при возведении зданий, сооружений, в строительстве дорог, технологических линий.

Популярные методологии управления проектами

Любой проект состоит из следующих стадий:

• Инициации или принятия решения о создании.
• Планирования, включающего формулировку целей и стратегии.
• Исполнения, с распределением и исполнением задач.
• Контроля, для оценки успешности выполненных действий.
• Завершения или закрытия.

Грамотное управление – непростая задача, особенно, если над ним работает большая команда, значит её деятельность нужно организовать и направить в “правильное” русло. Для этого в проекте используются специальные методологии, включающие своего рода «правила игры», которые должны соблюдать все участники. Например:

• Технологии Agile, подразумевающие гибкое управление. Работают небольшие команды, и каждая выполняет свою задачу.
• Фреймворк Scrum предполагает разделение работы на отдельные промежутки времени – спринты с ежедневной организацией митингов Scrum-мастером. Эта методика более популярна в IT-сфере.
• Waterfall или каскадная техника основана на последовательном выполнении всех этапов.
• Методика Kanban, в основе которой используется доска с карточками задач, обеспечивает качественную визуализацию всех рабочих процессов.

Эффективное управление проектами с ЛидерТаск

Во многих компаниях для проектного управления используются специальные цифровые системы. Они обеспечивают контроль деятельности команды на каждом этапе. К их числу относится программный продукт LeaderTask, который объединяет в себе возможности планировщика, ежедневника и мощной системы управления проектами.

Приложение удобно использовать для управления индивидуальными и коллективными проектами. В сервис встроены все возможные техники тайм-менеджмента, набор инструментов для эффективного управления проектами, включая планировщик задач и Kanban-доски. С его помощью можно организовать слаженную работу в проекте, как в офисе, так и удаленно. Позволяет обмениваться любого рода файлами с коллегами по проекту: например, это может быть текст, голосовое сообщение, изображение или видео. Приложение своевременно напомнит о новом событии или приближающемся сроке завершения задания. Покажет результативность каждого исполнителя на информативном графике. Поможет своевременно завершить все работы по проекту, что поможет не допустить срыв установленных сроков, отследить прогресс выполнения всех задач.

Заключение

Проекты различаются по масштабу, ценности, сроку, структуре и характеру. Их реализуют в разных сферах, включая IT, строительство, здравоохранение или образование. Такое успешное достижение целей каждого проекта помогает бизнесу перейти на новый виток развития. Компания получает дополнительную прибыль и бесценный опыт для реализации новых идей. Для этого важно выбирать правильные методы и инструменты управления.