--> -->
ВНИМАНИЕ, АКЦИЯ!
Только 20 мая скидка 20% на ЛидерТаск!

Тайм-менеджмент: методы управления временем

Каждый из нас периодически ощущает нехватку времени, иногда срывает выполнение рабочих задач из-за невозможности ускориться и сдать проект в срок, испытывает стресс от вынужденной спешки или опоздания. Такие ситуации выбивают из колеи, заставляют задумываться о том, каким образом можно было бы распределить собственное время более продуктивно. Попробуем разобраться с этим вопросом вместе.

Как управлять временем?

Стремительно развивающееся общество и постоянная спешка современного человека превращают навык управления собственным временем в XXI веке в один из самых нужных и полезных. Сегодня он более известен под названием "тайм-менеджмент". Что это такое простами словами?

Тайм-менеджмент - это особые навыки самоорганизации, техники управления и методы контроля за личным и рабочим временем. Данная способность позволяет рационально планировать время, экономить ресурсы, расставлять приоритеты и без особых проблем разбираться в срочности поставленных задач.

Благодаря эффективному применению принципов и методов тайм-менеджмента современный человек может не отвлекаться на мелочи, сохранять фокус на важных целях, везде успевать, выполнять работу и личные дела быстрее и продуктивнее.

Time Management

Принципы тайм-менеджмента

Тайм менеджмент - не такой сложный навык, которому вполне можно научиться. Для этого лишь необходимо внедрять в жизнь простые правила, а затем их придерживаться.

1. Планировать действия

Четкий план позволяет улучшить продуктивность в любой деятельности. Важно фиксировать цели письменно, дробить выполнение крупных задач на подзадачи и планомерно выполнять их. Планировать день и составлять список дел лучше всего вечером, перед сном. Тогда утром перед глазами уже будет готовый перечень необходимых действий.

2. Формулировать желаемый результат в конкретные цели и задачи

Серьезные результаты достигаются не сразу, а больше с помощью планомерных ежедневных действий, регулярности. Поэтому для исполнения большой цели следует разбить ее на маленькие. И каждый день совершать небольшие шаги к успеху. При этом любая цель должна рассматриваться по системе SMART: быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени.

3. Фиксировать план действий

Наглядное составление плана не только экономит время, но и позволяет отслеживать скорость выполнения, мотивирует совершать дальнейшие действия, работу, обучение по достижению результата. Наиболее важную роль фиксация играет в коллективе сотрудников и рабочей атмосфере.

4. Расставлять приоритеты

Умение выявить важные дела и приступить к их выполнению в первую очередь - главная особенность успешных людей. Полезными инструментами для правильной расстановки приоритетов могут быть матрица Эйзенхауэра, поедание "лягушки" Брайана Трейси, метод 4D Эдварда Рэя.

5. Фокусироваться на главном

Способность не отвлекаться и держать фокус на основной задаче - важнейший практический навык. С его помощью решаются приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента: время не ускользает сквозь пальцы, а главные задачи выполняются точно в срок.

6. Анализировать опыт и создавать личные правила

Периодически рекомендуется оглядываться назад, анализировать личный опыт тайм-менеджмента, изучать ошибки, принимать меры по их исправлению. Важно прорабатывать ситуации, в которых личные ресурсы были утрачены или потеряны, чтобы не допускать их повторного появления.

7. Планировать отдых

Оставаться на пике продуктивности человеку возможно только в том случае, если происходит регулярное восстановление сил организма. Поэтому нужно выделять на неделе время для выходных, общения с близкими, хобби. Также не следует нарушать режим питания и сна.

8. Следить за регулярностью

Большинство задач нуждается в систематическом и ежедневном выполнении, например, изучение иностранного языка, наука, искусство, спортивные тренировки. Пропуск даже одного дня может привести к регрессу и откату назад. Поэтому важно следить за регулярностью выполнения плана, ежедневно фиксировать на бумаге или в электронном планере отметку о выполнении задачи.

9. Найти источник мотивации

Если какое-то нужное действие не приносит удовольствия, то довольно сложно заставить себя делать его регулярно и эффективно. Поэтому человеку следует найти мотивацию: прописать мечту, распечатать вдохновляющие картинки, вести дневник благодарностей, дарить себе подарки за выполнение дел, делиться планами с друзьями.

10. Найти основного "пожирателя времени" и избавиться от него

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает понимание, куда ускользает время и почему его не хватает на важные дела. Для выяснения вопроса рекомендуется выделить целый день, в течение которого с утра до вечера следует фиксировать все свои дела с хронометражем. Способ позволяет определить "временные ловушки".

Как правило, основными виновниками снижения производительности являются:

  • шум на рабочем месте;
  • телефонные звонки, переписка в мессенджерах и соцсетях, всевозможные уведомления и sms-сообщения;
  • коллеги, визитеры и гости;
  • недостаточная координация с командой, недостаточное делегирование работы;
  • плохо организованное хранение данных, трата времени на поиск информации;
  • внезапные совещания;
  • отсутствие мотивации.

Это далеко не все примеры. И после сбора информации у вас тоже не сразу получится полный список хронофагов. Но попробуйте сократить данные виды деятельности в течение дня, уменьшить их влияние на жизнь и сами не заметите, как станете намного продуктивнее, начнете ценить время.

Принципы и инструменты тайм-менеджмента позволяют победить прокрастинацию и недостаток самоорганизации, выполнять работу быстро и правильно. Но не бросайтесь "во все тяжкие" сразу. Постепенно и плавно внедряйте данные приемы и правила в жизнь, чтобы не перегореть, не переработать и не забросить начинания.

15 самых популярных техник тайм-менеджмента

Сегодня существует довольно много самых разнообразных методов управления временем. Предлагаем рассмотреть подборку лучших. Каждая имеет свои уникальные особенности и может принести пользу при внедрении в разные жизненные сферы.

Попробуйте использовать хотя бы некоторые из них, чтобы определить, какая методика подойдет для вас лучше всего, поможет спланировать день и повысить эффективность работы.

1. Принцип трех дел

Автор способа: канадский писатель и консультант по вопросам продуктивности Крис Бейли. В течение года на самом себе тестировал и исследовал множество методик тайм-менеджмента.

Сделать акцент на самые важные дела и выполнять ежедневно минимум три задачи, которые бы приближали человека к главной цели. Рекомендуется сосредоточить свое внимание именно на них и не распыляться по мелочам.

Кому подходит: людям, легко погружающимся в рутину, но не уделяющим достаточного внимания своим долгосрочным целям.

2. Принцип девяти дел, или Принцип 1-3-5

Усложненная версия предыдущего метода. Предлагает фиксировать все задачи, которые необходимо решать. И каждые новые сутки выполнять из составленного перечня одно крупное дело, три средних и пять маленьких. Способ позволяет решать довольно много задач за один день, но при этом не выбиваться из сил.

Кому подходит: всем людям, желающим стать более продуктивными.

3. Метод GTD ("Getting Things Done")

Автор способа: консультант в вопросах личной продуктивности, бизнес-тренер Дэвид Аллен.

Все идеи, планы, задачи и проекты, которые необходимо выполнить, фиксируются в одном месте (блокноте, смартфоне, компьютере), распределяются по категориям в зависимости от содержания ("Учеба", "Работа", "Дом" и т.д.). Каждой записи присваивается статус: "Выполнить когда-нибудь", "Выполнить сразу" (если задача выполняется в течение двух или менее минут) или "Выполнить в строго отведенное время" (записывается с указанным сроком). Метод не подразумевает мультизадачности, требует записывания каждого дела в одном и том же месте, составления конкретного плана действий и неукоснительного выполнения задач в соответствии с графиком.

Кому подходит: всем людям, кто нуждается в упорядочении дел и повышении личной эффективности.

4. Метод ZTD ("Zen to Done")

Автор способа: автор книг по саморазвитию, известный блогер Лео Бабаута.

Представляет собой упрощенную версию предыдущего метода GTD. Предлагает собирать всю информацию в одном и том же месте, быстро обрабатывать, организовывать в заметки по категориям. Затем следует этап планирования. Важные дела рекомендуется планировать за день, крупные и сложные - за неделю. Работу нужно вести ежедневно, не распыляясь и избавляясь от лишнего. При этом делать лучше то, чем действительно хочется заниматься, чтобы не потерять мотивацию.

Кому подходит: всем тем, кому нравится техника GTD, но кажется чересчур сложной.

5. Канбан

Канбан доска

Автор способа: японский инженер и предприниматель, председатель совета директоров компании "Toyota" Тайити Оно.

Визуализация рабочего процесса в организации с помощью канбан-доски, на которой изображена таблица из трех столбцов: "Надо сделать", "Делается", "Сделано". Работа с ними ведется на протяжении всего дня: новые дела записываются, выполненные - вычеркиваются. При необходимости количество столбиков можно увеличить.

Кому подходит: офисным менеджерам и специалистам для работы в команде.

6. Матрица Эйзенхауэра

Автор способа: 34-ый президент США, американский военный и государственный деятель Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Необходимо выписать все имеющиеся дела и распределить их на четыре группы по степени важности и срочности:

  • важные и срочные (делать в первую очередь);
  • важные и не срочные;
  • не важные и срочные;
  • не важные и не срочные (делать в последнюю очередь).

Данная методика позволяет неплохо разобраться с накопившимся грузом дел, однако никак не помогает организовать рабочий процесс, поэтому использовать ее лучше в совокупности с другими техниками.

Кому подходит: человеку, который загружен слишком большим количеством дел и не понимает, с чего начать.

7. Метод "90 на 30"

Автор способа: американский основатель и руководитель компании "The Energy Project", журналист и писатель Тони Шварц.

Усердной работе отводится 90 минут, затем 30 минут следует посвятить активному отдыху. Весь цикл занимает ровно 2 часа. После завершения его нужно повторить. Действовать подобным образом в течение всего рабочего дня. При этом самые важные и нужные задачи рекомендуется выполнять именно в первые циклы.

Кому подходит: людям, привыкшим выделять работе определенное время и мыслить конкретными временными интервалами.

8. Метод "52/17"

Автор способа: американский основатель и руководитель компании "The Energy Project", журналист и писатель Тони Шварц.

Представляет собой частную разновидность метода "90 на 30". Разница в том, что рабочий цикл в данном способе занимает всего 52 минуты, тогда как отдыху рекомендуется посвятить ровно 17 минут.

Кому подходит: каждому человеку, готовому выделять работе определенное время в течение дня, но не имеющему сил усердно работать на протяжении 90 минут.

9. Поедание "лягушки"

Автор способа: бизнес-тренер Брайан Трейси. Подробно описал этот метод в своей книге про тайм-менеджмент "Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!".

Самая сложная, крупная и неприятная задача дня ("лягушка") должна быть выполнена первой. Начинать каждое утро следует именно с таких дел, когда мозг еще не сильно загружен поступающей в течение дня информацией и проблемами. Выполнение данной задачи в утренний час позволит расслабиться, почувствовать гордость и удовольствие от успешного завершения трудного дела и провести день в меньшем стрессе, т.к. после нее все остальные проекты и дела будут казаться пустяковыми.

Кому подходит: людям, которые наиболее продуктивны в утреннее время суток.

10. Техника Pomodoro

Pomodoro таймер

Автор способа: владелец компании "Cirillo Consulting" Франческо Чирилло. Будучи студентом хотел тратить меньше времени на учебу и подготовку к экзаменам. Придумал способ благодаря кухонному таймеру, сделанному в виде помидора.

Каждые полчаса называются "помидорками". Из них человек в течение 25 минут активно работает, затем 5 минут отдыхает. После этого наступает время нового "помидора". Через каждые четыре подхода необходимо делать перерыв - 30 минут. Данная техника тайм менеджмента сегодня настолько популярна, что сейчас для нее существуют специальные мобильные приложения и расширения в браузерах, позволяющие быстро засекать и отслеживать время по "помидоркам".

Кому подходит: любому человеку, который вынужден выполнять монотонную или длительную работу.

11. Fresh or Fried ("свежий или жареный")

Автор способа: блогер Стефани Ли.

Следует мысленно представить свой мозг в утренний период "свежим", а вечером - "жареным", т.е. уставшим и загруженным важными делами, потрясениями дня и т.д. Поэтому еще с вечера рекомендуется составить список дел на завтра. При этом нужно поместить в начало дня самые сложные, нудные задачи, тогда как на вечер оставить приятные и нетрудные. На другой день, сразу после сна, надо приступить к выполнению задач, начиная с проблемных и неинтересных. В вечернее время составить новый перечень.

Кому подходит: людям, которые до последнего тянут и откладывают с выполнением важных дел, а затем ничего не успевают.

12. Метод айсберга

Автор способа: американский предприниматель, консультант по управлению финансами, автор бестселлера "Я научу вас быть богатым" Рамита Сети.

Предусматривает возможность сохранения важной информации, чтобы она нигде не затерялась. При этом записи можно вести любым удобным способом: на бумаге, в электронных заметках, планировщиках задач и т.д. Затем рекомендуется упорядочить данные с помощью тэгов, категорий, папок. Каждые 4-6 недель следует просматривать собранные сведения и размышлять, каким образом ее можно применить на практике. Бесполезное и более не актуальное нужно удалять или архивировать.

Кому подходит: людям, кто часто забывает важную информацию или нуждается в систематизации знаний.

13. Метод 4D

Автор способа: консультант и мотивационный писатель Эдвард Рэй.

Необходимо выписать все дела, задачи, планы и цели, которые нужно решить прямо сейчас. Распределить их на четыре группы: "Do (делать)", "Delegate (делегировать)", "Delete (удалить)", "Delay (отложить)". Данная методика планирования времени, также как и матрица Эйзенхауэра позволяет разобраться с ворохом задач, но не решает их, а также не подходит для планирования в долгосрочной перспективе.

Кому подходит: всем, накопившим огромный груз дел и не способным справиться с ними традиционными способами.

14. Метод Тима Феррисса

Автор способа: американский писатель, оратор, бизнес-тренер Тимоти Феррис.

В основе лежат два известных правила. Первое - принцип Парето, провозглашающий, что 80% дел делается за 20% времени. Второе - закон Паркинсона, утверждающий, что работа должна занимать все отведенное для нее время. Методика предлагает уделять работе лишь 20% времени, но при этом предельно концентрироваться на задании. Освободившееся время автор техники тайм менеджмента разрешает использовать для отдыха, личных или рутинных дел.

Кому подходит: творческим профессиям, фрилансерам, самозанятым, бизнесменам со свободным графиком.

15. Автофокус

Автор способа: эксперт по самоорганизации и личной эффективности Марк Форстер. На личном опыте обнаружил, что использование автофокуса позволяет значительно увеличить объем выполняемых работ.

Составить список всех задач, которые человек планирует когда-либо выполнить. Затем медленно прочитать его и найти в перечне дело, которым хочется заняться прямо сейчас. После этого сразу же приступить к его выполнению. Лишь только задача будет решена - ее следует удалить из списка и искать следующее занятие. Если же желание работать в данном направлении пропало, а задача еще не выполнена, то ее следует перенести в конец перечня и приняться за выполнение другой.

Кому подходит: творческим профессиям, у которых нет дедлайна.

ЛидерТаск - эффективный инструмент тайм-менеджмента

Планирование рабочего времени сегодня становится все доступнее благодаря специальным сервисам и приложениям для ПК и мобильных устройств. Они позволяют успешно управлять ключевыми делами, задачами и проектами, рационально распределять время, вести списки дел в режиме онлайн.

Пользователи имеют возможность выбора из огромного числа программ. Они используют помидорковые таймеры, текстовые веб-редакторы с минималистичным интерфейсом, блокаторы сайтов, трекеры, приложения для записей и напоминаний.

Мы же предлагаем нашим читателям наиболее эффективный инструмент, который включает в себя все основные функции планировщика задач - ЛидерТаск. Он позволяет не только упорядочить хаос в делах с помощью составления расписания, списков дел, планирования на день, неделю и месяц, но и в нужный момент вышлет напоминание, сообщит о предстоящей встрече, поможет делегировать задачи и настроит работу с проектами.

Кроме того, сервис поддерживает возможность использования системы канбан с ее досками, которые быстро визуализируют ваши цели, наглядно покажут рабочие и личные задачи. Отображение процессов на экране позволит организовать работу и не упустить ничего важного в течение дня.

Итак, в статье мы рассмотрели немало лучших принципов и техник, способных качественно улучшить жизнь современного человека. Эффективные методы тайм-менеджмента включают немало инструментов, рекомендаций и практик, перечисленных выше.

Но нужно понимать, что все мы разные. Кому-то могут пригодиться несколько способов, кто-то вполне организует свое время и повысит личную эффективность с помощью всего одной техники. В любом случае, чтобы найти свой персональный метод, необходимо их регулярно практиковать и внедрять. Так вы точно поймете, какой из данных способов подходит вам лучше всего. Удачи!

LeaderTask
Космонавтов, 11, помещение 1
Ярославль, РФ 150062
+7 (4852) 68-58-20 911@leadertask.com