Попробуй бесплатный умный таск-менеджер.
50+ возможностей в одном приложении.
Узнать подробнее
Хроническая нехватка времени – бич современного человека. Мы много работаем, загружаем свой мозг, всё время спешим и всё равно не успеваем заняться распределением ресурсов. Тяжело принять, но именно из-за этого мы находимся в состоянии постоянного стресса. Если вы не можете разобраться с огромным количеством текущих проблем, пора научиться самоорганизации и грамотно управлять своим рабочим и личным временем. Для этого наукой разработан специальный комплекс технологий и компонентов, получивших общее название: тайм-менеджмент. Коротко расскажем вам как перестать прокрастинировать и разобраться с хаосом в повседневных делах.
В дословном переводе с английского языка термин «time-management» буквально переводится как «управление временем». Теория менеджмента учит, как правильно распределять время и укладываться в сроки. Это научно-экономическое направление имеет богатую историю и включает различные методики, лайфхаки и способы, обучающие, как распределять дела и обязанности, чтобы всегда и всё успевать. Говоря простыми словами это понятие означает совокупность действий или упражнений, направленных на улучшение личной и командной результативности. Тайм-менеджменту можно дать следующую характеристику – составной свод методик, помогающих не расходовать время впустую. Применяя даже основы тайм-менеджмента в профессиональной сфере и личной жизни, можно освоить управление своими жизненными процессами и научиться всегда добиваться поставленных целей.
Понятие «управлять временем» охватывает разные сферы деятельности:
Современный тайм-менеджмент делится на два основных направления:
Использование данной технологии в работе или личной жизни помогает одновременно решить множество ключевых задач:
Усвоив урок грамотного планирования личного времени, вы сможете выделить из бесконечного потока ежедневных задач важные, и потратить больше усилий на их скорейшее решение. Это даст необходимые средства и силы для полноценной жизни, образования или общения с семьёй.
Термин «тайм-менеджмент» возник в 1960-х и впервые употребляется в книге «Ловушка времени» Алека Маккензи. В книге автор рассматривает проблемы, с которыми сталкиваются люди при планировании времени, и предлагает соответствующие решения. Но, конечно же, вопросами контроля времени люди задавались и ранее.
Около 2 тыс. лет назад древнеримский философ Сенека в письмах поэту Луцилию писал, что нужно постоянно вести учет времени в письменной форме, а потраченное время делить на хорошее, плохое и бесполезное. Выдающийся итальянский ученый и архитектор эпохи Возрождения Леон Баттиста Альберти считал, что если человек способен управлять временами, то он добьется успеха в любом деле. Для себя он вывел два правила планирования своего дня и строго придерживался их до конца жизни. Каждый день Альберти начинал с составления списка дел на ближайшие дни. Сам список формировался с учетом приоритетности. В начале были самые важные дела, а в конце — наименее приоритетные. Такие занятия, как сон, развлечения и приемы пищи, для Альберти были не так важны, как работа.
Большой толчок развитию тайм-менеджмента дала промышленная революция и последующая индустриализация. Фабрики с десятками и сотнями рабочих требовали нового подхода к организации труда. На производствах появился строгий график с расписанием рабочих смен. Принципы научной организации труда и менеджмента в своих работах описал Фредерик Тейлор.
Если XIX век был ориентирован на организацию физического труда, то XX век — на повышение эффективности интеллектуального. Настоящий бум на тему тайм-менеджмента пришелся на вторую половину прошлого столетия. В 1973 году вышла книга Алана Лайкена под названием «Как получить контроль над своим временем и своей жизнью». В 1989 году Стивен Кови выпустил книгу «7 навыков высокоэффективных людей», которая и по сей день остается одной из лучших работ по тайм-менеджменту.
С развитием технологий и появлением интернета интерес к теме только возрос. Сегодня существуют десятки тренингов и курсов, которые помогут научиться управлять своим временем, ежегодно выходят десятки книг, и все больше людей осознают важность тайм-менеджмента. Кроме того, благодаря смартфонам и различным приложениям планировать день и управлять своим расписанием стало удобнее.
Многие продолжают пренебрежительно относиться к организации своего дня, считая это занятие пустой тратой времени. За время существования тайм-менеджмента на тему планирование личного времени возникло множество мифов, и некоторые из них мы сейчас рассмотрим.
У человека может быть предрасположенность к управлению временем, но называть его врожденным навыком нельзя. Например, холерики и сангвиники по своей натуре менее склонны к организованности, чем флегматики и меланхолики. Однако на характер и поведение человека также влияют окружение, образование, материальное положение и в большей степени предыдущий опыт.
Тайм-менеджмент — это не что иное, как набор приспособлений для управления временем, которые необходимо освоить. У кого-то это займет меньше времени, у кого-то больше. Результат зависит не от врожденных способностей, а от вложенного времени и усилий.
Некоторые считают, что тайм-менеджмент ограничивает свободу и уничтожает любую спонтанность в жизни. Ведь приходится жить по расписанию, придерживать обозначенного на день плана, из-за чего жизнь становится совсем не в радость. Возникновение этого мифа связано с тем, что в книгах по данной технологии часто предлагают планировать каждую минуту, записывать любые действия и заниматься исключительно полезными делами.
Не стоит буквально воспринимать такие советы. Выполнить все запланированные дела на день довольно сложно, и это никак не связано с вашей продуктивностью. Множество не зависящих от вас факторов обязательно внесут свои коррективы, поэтому не стоит планировать более 60% своих суток. Оставляйте время для форс-мажоров и срочных задач.
Обозначьте для себя несколько ключевых задач на день, которые обязательно нужно сделать, а остаток дня посвятите делам, что давно хотели выполнить. В таком случае у вас будет время для спонтанности, а к концу дня — приятная удовлетворенность за продуктивный день. Но учтите, что свободно выбирать, чем заняться в конкретный момент, не означает подчинение сиюминутным желаниям.
На практике значение данного термина намного шире и подразумевает управление жизнью. Тайм-менеджмент предлагает методы, которые помогают сформулировать цели и правильно расставить приоритеты, чтобы сконцентрировать на действительно важных задачах. Такие манипуляции каждый из нас проводит ежедневно.
Под планированием подразумевается следование заранее намеченному списку дел, что совсем противоречит натуре творческих людей, которыми движут чувства и вдохновение. Однако если творчество стало профессией, тайм-менеджмент становится необходим. Нельзя ждать, когда снизойдет вдохновение, иначе вам будет не на что жить.
Тайм-менеджмент — это часть любой работы, в том числе и творческой. Важно укладываться в дедлайны, быстро переключаться между проектами и задачами, а также находить время на совершенствование своих навыков, если вы хотите стать востребованным специалистом.
Благодаря десяткам книг об успехе и продуктивности складывается мнение, что тайм-менеджмент — это пилюля от всех проблем. Но чтобы она заработала нужно изменить свое мышление, а это особенно тяжело для тех, кто никогда ничего не планировал. Также потребуется изучить и перепробовать десятки методов планирования, выбрать подходящие, а затем выстроить свою систему тайм-менеджмента.
При этом систему нужно постоянно дорабатывать. Жизнь очень изменчива, и новые обстоятельства могут заставить пересмотреть подход к планированию. Со временем у вас появятся новые потребности, а количество задач будет только расти. Цель тайм-менеджмента — помочь оставаться продуктивным на протяжении всей жизни. Это потребует от вас постоянной работы над собой.
Принципы планирования времени – это его общие правила и одновременно отличительные признаки. У разных людей они отличаются. Считайте, что хорошо и полезно одному, может быть абсолютно неважным для другого. Тем не менее, в тайм-менеджменте держится несколько основных правил, без соблюдения которых его инструменты просто не будут работать:
Внедряя эти пункты в работу или личную жизнь, не стоит забывать о собственном развитии. Без самодисциплины и освоения навыков самоменеджмента невозможно улучшить личную эффективность.
Стоит отметить, что большая часть методик управления временем базируется на умении планировать, приоритизации и структурировании задач. В нашей следующей подборке мы перечислим и подробно рассмотрим популярные и наиболее эффективные приёмы и техники тайм-менеджмента, которые подойдут как для тимлидов и управленцев, так и для новичков в планировании. Узнайте секреты методик, которые научат вас правильнее распоряжаться временем и в результате подчинить его.
Если вам необходимо выполнить поставленную задачу, а делать этого очень не хочется, убедите себя, что уделите ей не более 10 минут. Приступайте к выполнению сразу, не откладывая на другое время. Сосредоточившись на выполнении задания, вы завершите его с большей вероятностью.
Данная методика поможет использовать рабочее время более рационально и разумно. Для этого нужно составить список из 9 дел. Включить в него одну главную большую задачу, три – средней величины и пять мелких дел. Всего их получится девять. Следуя этому правилу, вы сможете быстро навести порядок в делах. Будете всё успевать и меньше утомляться.
В конце 20 века мотивационный писатель Эдвард Рэй на своем опыте придумал методику тайм-менеджмента, которая используется до сих пор. Этот метод подразумевает распределение всех задач по четырём оценкам. Он подходит для краткосрочного планирования, когда за ограниченное время нужно сделать много различных дел. Названия категорий могут звучать следующим образом:
Данная технология, разработанная Крисом Бейли, утверждает, что ежедневно достаточно выполнять три серьёзных дела, которые дадут больший результат. Это избавит от необходимости тратить силы на пару десятков текущих задач, присутствующих в ежедневном чек-листе. Из общего списка небходимо сделать выбор на трех самых главных пунктах и сосредоточиться на их выполнении. На следующий день выбрать из оставшихся заданий ещё три. Так вы сможете лучше сконцентрироваться на главном, сохраните чёткость мысли и сосредоточенность.
Используя данную технологию, вы должны активно работать в течение 90 минут. Затем выделить себе полчаса на отдых. Потом цикл повторяется. Первые 90 минут нужно выделить для решения важных задач, которые необходимо выполнить в течение суток. Оставшиеся циклы стоит посвятить второстепенным задачам. Такая схема будет удобна людям, мыслящими временными интервалами.
Этот способ будет в самый раз тем, кто часто откладывает все дела «на потом». Из-за этого они всё время накапливаются, и в итоге человек ничего не успевает. А это значит, что важные задачи необходимо выполнять с самого утра, «на свежую голову». Чтобы иметь представление, с чего начать, с вечера составляют списки дел на утро.
Среди всех ежедневных дел нужно выбрать самое неприятное задание. С ним и стоит «разобраться» в первую очередь. Так вы избавитесь от груза ответственности и обеспечите себе позитивный настрой на всё оставшееся время. Автор этой методики — Брайан Трейси, специалист по саморазвитию. По его мнению «съесть лягушку» нужно быстро, без раздумий. И не терзаться мучениями из-за того, что рано или поздно это всё равно придётся сделать.
Сколько бы задач не было в вашем списке, при его изучении сложно понять, сколько времени придётся затратить на то или иное дело. Ведь пунктам «Сделать квартальный отчёт» или «Заказать канцелярскую бумагу» в нём отводятся одинаковые строчки. Но, это совершенно разные дела по продолжительности и уровню трудозатрат. На календаре время, необходимое для решения намеченных задач, можно контролировать визуально. Для этого задачам, в зависимости от времени их выполнения, придают вид блоков. Выполнение начинают с самых сложных, не отвлекаясь на второстепенные задания.
Продуктивный подход управления временем помогает максимально оценить важность собственных дел и классифицировать их.
Матрица состоит из четырех сторон с названиями А, В, С, D. Для ее построения необходимо начертить график Декарта с четырьмя равными секторами. Прежде всего необходимо составить полный список актуальных дел, требующих выполнения. После этого задачи следует распределить и впихнуть по секторам по степени важности и срочности. При этом в квадрат А попадают дела важные и срочные, В — важные и несрочные, С — неважные и срочные, D — неважные и несрочные.
Эту популярную систему, основанную на доведении поставленных задач до конца, описал в своей книге мастер бизнес планирования, который знает в этом толк, Дэвид Аллен. Она строится на элементах тайм-менеджмента и методах обработки информации. Работает следующим образом:
Список должен быть конкретным, не перегруженным размытыми, абстрактными заданиями. Иметься в свободном доступе для регулярного редактирования и внесения корректив.
Эффективная методика, разработанная в Японии, наглядно визуализирующая рабочий процесс. Относится к гибким методам управления Agile, использующимся в компаниях, занимающихся разработкой трекеров и выпуском новых, оригинальных продуктов.
Имеет вид таблицы из нескольких столбцов, в которых записывают задачи по категориям: «Надо сделать», «В работе» и «Сделано». Задачи, записанные на стикерах, ставят в первом столбце. По мере работы над ними записки перемещают по колонкам. Таким образом, можно наглядно отследить занятость, эффективность каждого исполнителя, работающего над задачей. Способ канбан успешно сочетается с другими инструментами, например, с правилом временных блоков.
Способ стал так называться благодаря таймеру в виде помидора, который её создатель, Франческо Чирилло, использовал для контроля времени. Другое её название: «правило 25 минут». Приступая к работе, вы ставите таймер на 25 минут. И всё это время посвящаете активной работе. Потом прерываетесь на 5 минут. По истечении этого времени возвращаетесь к решаемой задаче. Через каждые четыре цикла нужно прерваться на отдых 30 минут. Данный инструмент помогает сделать больше за ограниченное время. Актуален для трудоголиков, которым сложно выделить время на отдых в течение дня. Позволяет ощутить ценность времени, стать более успешным и результативным.
Данная концепция учит, как грамотно обращаться с входящей информацией. Все электронные письма, заметки, другую важную информацию сохраняют в одном общем месте. Например, в электронном приложении-ежедневнике, таск-менеджере или другом сервисе. Потом структурируют эти данные с помощью папок, категорий и тегов. Каждые несколько недель эту информацию изучают и анализируют, что можно использовать на практике. Ненужные файлы архивируют или удаляют. Так можно сформировать личную базу знаний.
Автор методики – Лео Бабаута, автор блога Zenhabits, посвящённого личной эффективности. В расшифровке это название звучит как «Zen to Done». Представляет собой упрощённую версию метода GTD и в его основе лежат 10 простых навыках:
Методика подойдёт людям, испытывающим затруднения с внедрением техники GTD.
Проверенных и протестированных систем управления временем много, главное мотивировать себя на самодисциплину и начать практиковать и тестировать самые интересные из них.
Если вы не готовы погружаться в науку, изучать серьёзные исследования, проходить онлайн тренинги и кардинально менять жизнь или восприятие окружающего, но хотите стать результативнее и успешнее, рекомендуем освоить основы саморазвития, взятые из разных методик:
Все перечисленные способы обладают 1 важной особенностью – они доступны всем и могут применяться практически кем угодно и когда угодно. Эти способы позволяют правильно управлять временем и достигать успеха во всех начинаниях независимо от вашей компетенции.
Пользуйтесь электронными планировщиками. Они помогут сэкономить время, качественно сделать рутинную работу, увеличить выработку.
Таск менеджер ЛидерТаск – высокоэффективный, современный инструмент для управления личным временем. Он предназначен для создания и ведения списков дел, чек-листов, постановки целей и задач, распределения обязанностей между исполнителями, контроля качества и своевременности поставленных им задач. И это лишь краткий список всех возможной таск-менеджера.
Приложение идеально подходит тайм-менеджерам и компаниям, использующим технологию Getting Things Done. Программа предлагает несколько вариантов использования: в качестве планера, персонального ежедневника или менеджера задач для команды. В ЛидерТаск присутствует множество крутых функций, полезных для делового мужчины. К ним относятся Заметки, Напоминания, Синхронизация с КПК, с Outlooк, прямой импорт и экспорт любых файлов, обмен ими между сотрудниками, отправка сообщений в чате задачи. Приложение функционирует на всех цифровых платформах. Имеет полноценную бесплатную версию. С обзором всех функций таск менеджера ЛидерТаск вы можете узнать и ознакомиться в разделе возможности.
Используя данную технологию проще добиться важных целей, поставленных на работе и в жизни. Научившись обращаться с таким ценным ресурсом как время, вы станете успешнее и увереннее в себе. Сущность и преимущество методики не в том, чтобы сделать как можно больше разнообразных дел, а в том, чтобы находить среди бесконечного потока действительно ценные и важные, которые помогут достичь оптимального результата.
Остановить время невозможно. Но, можно научиться им управлять. От того, насколько рационально используется этот ресурс в компании, зависит производительность труда персонала. Организовать работу в команде так, чтобы получать лучший результат с меньшими затратами помогает корпоративный тайм менеджмент. Это – комплекс инструментов и методов для эффективного распределения рабочего времени. Значение тайм менеджмента в управлении компанией Можно… Читать далее Корпоративный тайм-менеджмент
Над проблемой повышения личной эффективности думали и ученые, и президенты. В результате было предложено множество методик тайм-менеджмента, разобраться в которых бывает непросто. Задачи любого метода – избавиться от хаоса, упорядочить график своих дел и повысить производительность труда. В этой статье мы описали 15 популярных методов. Вы можете выбрать подходящую вам методику или объединить несколько техник… Читать далее Как успеть все: 15 самых эффективных методов тайм-менеджмента
Современному человеку приходится постоянно ускоряться, чтобы всё успеть. Время – драгоценный ресурс, требующий бережного обращения. При его рациональном использовании можно улучшить результативность, сделать жизнь и работу более организованной и эффективной. Чтобы грамотно обращаться с личным и рабочим временем существует немало техник, объединённых в комплексный подход, называемый тайм-менеджментом. Основная идея темы тайм-менеджмента сводится к четкой осознанности того, что… Читать далее Подборка лучших книг по тайм-менеджменту