Тайм-менеджмент: технология управления временем
Хроническая нехватка времени – бич современного человека. Мы много работаем, загружаем свой мозг, всё время спешим и всё равно ничего не успеваем. Из-за этого находимся в состоянии постоянного стресса. Если вы не можете разобраться с огромным количеством текущих дел, пора научиться грамотно управлять своим рабочим и личным временем. Для этого разработан специальный набор инструментов и технологий, получивших общее название: тайм-менеджмент.
Что такое тайм-менеджмент и как он работает
С английского языка «time-management» дословно переводится как «управление временем». Это научно-экономическое направление включает различные методики и способы, обучающие, как распределять дела и обязанности, чтобы всегда и всё успевать. Простыми словами это понятие обозначает совокупность действий, направленных на улучшение личной и командной результативности. То есть, свод методик, помогающих не расходовать время впустую. Применяя их в бизнесе или личной жизни, можно научиться управлять своими жизненными процессами и всегда добиваться поставленных целей.
Понятие «управление временем» охватывает разные сферы деятельности:
- постановку целей, определение миссии, стратегии;
- распределение времени;
- управление ресурсами и делегирование задач;
- приоритизацию;
- составление списков повседневных дел;
- анализ временных затрат;
- улучшение производительности труда и личной эффективности;
- формирование самодисциплины и многие другие.
Современный тайм-менеджмент делится на два основных направления:
- личный или индивидуальный(используется для достижения личных целей);
- корпоративный или организационный(преследует цели организации).
Задачи, которые поможет решить тайм-менеджмент
Используя данную технологию в работе или личной жизни, можно одновременно решить множество ключевых задач:
- Успевать больше за меньшее время. Благодаря умению планировать время, можно взять свою жизнь «под контроль», научиться быстрее справляться с серьёзными задачами, чтобы достичь лучших результатов.
- Стать успешнее во всех сферах. Данная методология даёт конкретные рекомендации по поводу повышения производительности труда, грамотной организации рабочего и личного пространства.
- Выделить время для действительно важных дел. Из-за дефицита времени у современного человека часто не хватает времени на саморазвитие, любимое хобби или общение с близкими людьми. Используя умение планировать свое время, вы научитесь эффективно расправляться с «хронофагами». Сможете избавиться от ненужных дел, чтобы заняться тем, что действительно ценно и важно. Это сделает жизнь полноценной, насыщенной и более счастливой.
- Ставить перед собой реальные цели и научиться их достигать. Каждый человек умеет мечтать. Кто-то представляет себя в кресле успешного руководителя, другой мечтает о карьере художника, но, большинство желаний и устремлений остаются нереализованными в обычной жизни. Навык грамотного планирования трансформирует абстрактные мечты в конкретные действия. Имея перед глазами чёткие цели, к ним проще и быстрее приблизиться.
- Управлять своей жизнью. Большинство людей испытывает недовольство своим жизненным укладом, но никогда не предпринимает попыток что-то поменять. В итоге жизнь превращается в «медленный дрейф по течению», который местами превращается в унылое болото. Мы выполняем работу, которая нам не нравится, находимся там, где нас не должно быть. И это существование не доставляет положительных эмоций. Но, своей жизнью можно управлять. И, тайм-менеджмент предоставляет для этого полный набор инструментов.
Грамотное планирование личного времени поможет из бесконечного потока ежедневных задач выделить важные, и потратить больше усилий на их скорейшее решение. Это даст необходимые средства и силы для полноценной жизни, учёбы или общения с семьёй.
Основные принципы тайм-менеджмента
Принципы планирования времени – это его общие правила и законы. У разных людей они отличаются. То, что хорошо и полезно одному, может быть абсолютно неважным для другого. Тем не менее, в тайм-менеджменте можно выделить несколько основных правил, без соблюдения которых его инструменты просто не будут работать:
- Целеполагание. Чтобы что-то изменить в бизнесе или жизни, нужно ставить перед собой соответствующие цели и стремиться достичь их в установленные сроки. По времени реализации они могут глобальными (занимающими всю жизнь) или конкретными (на месяц, день или год). Чётко сформулировав цель, вы сделаете пол работы, так как будете ясно понимать, в каком направлении идти.
- Планирование. Оно помогает любую деятельность сделать организованной и структурированной. Это – один из главнейших инструментов повышения личной эффективности, работающий в разных сферах жизни.
- Приоритизация задач. Глобальные цели состоят из менее крупных задач. Иногда их количество столь велико, что выполнить все текущие действия одновременно физически невозможно. Поэтому среди этого бесконечного потока необходимо вычленять действительно важные и срочные дела, которые дадут лучший результат.
- Структурирование задач. Чтобы понять, насколько успешно выполнена задача, нужно определиться, по каким критериям её оценивать. То есть любые поставленные цели, задачи, вытекающие из них действия, должны быть реально измеримы.
- Формирование навыка самодисциплины. Это – одно из важнейших качеств организованного и успешного человека. Не выработав в себе привычки чётко и последовательно двигаться к намеченным целям, невозможно полноценно использовать тайм-менеджмент.
- Письменная фиксация задач. Мало ставить перед собой реалистичные и достижимые цели. Их нужно фиксировать в ежедневник или специальное приложение – таск-менеджер. Это поможет разгрузить голову от ненужной информации и ничего не забыть, что будет способствовать улучшению производительности и снижению стресса.
- Декомпозиция. Чтобы успешно выполнить масштабную, сложно достижимую задачу, её нужно разбить на более мелкие подзадачи. Тогда глобальная цель не будет казаться абстрактной и невыполнимой. Разбив все дела на отдельные действия и этапы, можно достичь лучшего прогресса в планировании.
- Иерархия целей. Меньшие по объёму и размеру задачи должны быть своеобразными «ступеньками» на пути к достижению главной цели. Составляя план на год, нужно сопоставлять его с планом на месяц. Планируя дела на неделю, важно учитывать расписание задач на день. Так будет проще двигаться в нужном направлении к ключевой цели.
- Устранение хронофагов («пожирателей времени»). Есть масса отвлекающих факторов, безжалостно уничтожающих наше драгоценное время. К ним относятся бесконечные разговоры по телефону, просмотр сериалов или «зависание в соцсетях». Постоянный шум в офисном помещении, визитёры, прерывающие выполнение основных задач, совещания, организующиеся без повода, также отрицательно влияют на результативность и производительность труда. А главным виновником отвлечения от выполнения намеченных целей является отсутствие самодисциплины и личная неорганизованность.
- Борьба с мультизадачностью. Стремление сделать всю работу быстро и качественно – очень похвально и положительно. Но, когда один человек стремится одновременно выполнить огромный объём задач, зачастую никак не связанных друг с другом, это приводит к снижению продуктивности и развитию хронического стресса. Каждый момент времени нужно посвящать одному делу.
3 главных правила тайм-менеджмента:
Для того, чтобы овладеть навыком тайм-менеджмента, не нужно читать сотни книг. Нужно всегда помнить эти простые правила:
Первое — планируй, то есть запиши все свои задачи.
Второе — выделяй главное, главную задачу ставь наверх самой первой в списке.
И третье — делай только эти главные задачи, не отвлекаясь на все второстепенные вещи.
Внедряя эти принципы в работу или личную жизнь, не стоит забывать о собственном развитии. Без самодисциплины и освоения навыков самоменеджмента невозможно улучшить личную эффективность.
Современные методы тайм-менеджмента
Большая часть методик управления временем базируется на умении планировать, приоритизации и структурировании задач. В нашей следующей подборке мы рассмотрим популярные и наиболее эффективные приёмы и техники тайм-менеджмента, которые можно с успехом применять в работе и повседневной жизни.
Метод 10 минут
Если вам необходимо выполнить поставленную задачу, а делать этого очень не хочется, убедите себя, что уделите ей не более 10 минут. Приступайте к выполнению сразу, не откладывая на другое время. Сосредоточившись на выполнении задания, вы завершите его с большей вероятностью.
Техника 1-3-5
Данная методика поможет использовать рабочее время более рационально и разумно. Для этого нужно составить список из 9 дел. Включить в него одну главную большую задачу, три – средней величины и пять мелких дел. Всего их получится девять. Следуя этому правилу, вы сможете быстро навести порядок в делах. Будете всё успевать и меньше утомляться.
4D
Этот метод предполагает распределение всех задач по четырём категориям. Она подходит для краткосрочного планирования, когда за ограниченное время нужно сделать много различных дел. Названия категорий могут звучать следующим образом:
- Do (сделать). Сюда войдут дела наивысшей важности, которые нужно завершить как можно скорее.
- Delegate (делегировать). Здесь будут находиться задания, которые можно делегировать помощнику, коллеге или секретарю.
- Delete (удалить). В данную категорию стоит поместить задачи, которые можно безболезненно удалить из списка без каких-либо последствий.
- Delay (отложить). Будет включать долгосрочные задачи, которые можно отложить до определённого времени. Чтобы не упустить их из виду важно установить для каждого задания конкретную дату выполнения.
Правило трёх важных дел
Данная технология, разработанная Крисом Бейли, утверждает, что в течение дня достаточно выполнять три серьёзных дела, которые дадут больший результат. Это избавит от необходимости тратить силы на пару десятков текущих задач, присутствующих в ежедневном чек-листе. Из общего списка нужно выбрать три самых главных пункта и сосредоточиться на их выполнении. На следующий день выбрать из оставшихся заданий ещё три. Так вы сможете лучше сконцентрироваться на главном, сохраните чёткость мысли и сосредоточенность.
90/30
Используя данную технологию, вы должны активно работать в течение 90 минут. Затем выделить себе полчаса на отдых. Потом цикл повторяется. Первые 90 минут нужно выделить для решения важных задач, которые необходимо выполнить в течение дня. Оставшиеся циклы стоит посвятить второстепенным задачам. Методика будет удобна людям, мыслящими временными интервалами.
Fresh or Fried
Подойдёт для людей, привыкших откладывать все дела «на потом». Из-за этого они всё время накапливаются, и в итоге человек ничего не успевает. Эта техника учит, что важные задачи необходимо выполнять с самого утра, «на свежую голову». Чтобы иметь представление, с чего начать, с вечера составляют списки дел на утро.
Съешь лягушку
Среди всех ежедневных дел нужно выбрать самое неприятное задание. С ним и стоит «разобраться» в первую очередь. Так вы избавитесь от груза ответственности и обеспечите себе позитивный настрой на всё оставшееся время. «Съесть лягушку» нужно быстро, без раздумий. И не терзаться мучениями из-за того, что рано или поздно это всё равно придётся сделать.
Блоки времени
Сколько бы задач не было в вашем списке, при его изучении сложно понять, сколько времени придётся затратить на то или иное дело. Ведь пунктам «Сделать квартальный отчёт» или «Заказать канцелярскую бумагу» в нём отводятся одинаковые строчки. Но, это совершенно разные дела по продолжительности и уровню трудозатрат. На календаре время, необходимое для решения намеченных задач, можно контролировать визуально. Для этого задачам, в зависимости от времени их выполнения, придают вид блоков. Выполнение начинают с самых сложных, не отвлекаясь на второстепенные задания.
GTD (Getting Things Done)
Эту популярную систему, основанную на доведении поставленных задач до конца, описал в своей книге бизнес-тренер Дэвид Аллен. Она строится на элементах тайм-менеджмента и методах обработки информации. Работает следующим образом:
- Все задачи фиксируют в одном месте, носящем название Inbox (входящие).
- Содержимое папки периодически сортируют, расставляя присутствующие в списке дела по приоритетности и срокам. Одинаковые по смыслу задачи объединяют в общие папки: «Работа», «Учёба», «Дом», «Путешествие» и так далее.
- По результатам регулярных ревизий выполненные или потерявшие актуальность дела вычёркивают или отправляют в архив.
- После составления плана переходят к конкретным действиям. Быстрые дела, на которые потребуется пару минут, выполняют незамедлительно. Другие делегируют коллегам, сотрудникам или перемещают в ежедневник с установкой даты выполнения.
Список должен быть конкретным, не перегруженным размытыми, абстрактными заданиями. Иметься в свободном доступе для регулярного редактирования и внесения корректив.
Kanban-доска
Эффективная методика, разработанная в Японии, наглядно визуализирующая рабочий процесс. Относится к гибким методам управления Agile, использующимся в компаниях, занимающихся разработкой программного обеспечения и выпуском новых, оригинальных продуктов.
Имеет вид таблицы из нескольких столбцов, в которых записывают задачи по категориям: «Надо сделать», «В работе» и «Сделано». Задачи, записанные на стикерах, ставят в первом столбце. По мере работы над ними записки перемещают по колонкам. Таким образом, можно наглядно отследить занятость, эффективность каждого исполнителя, работающего над задачей. Техника канбан успешно сочетается с другими инструментами тайм-менеджмента, например, с правилом временных блоков.
Метод Pomodoro
Своё оригинальное название техника получила благодаря таймеру в виде помидора, который её создатель, Франческо Чирилло, использовал для контроля времени. Другое её название: «правило 25 минут». Приступая к работе, вы ставите таймер на 25 минут. И всё это время посвящаете активной работе. Потом прерываетесь на 5 минут. По истечении этого времени возвращаетесь к решаемой задаче. Через каждые четыре цикла нужно прерваться на отдых 30 минут. Данный инструмент помогает сделать больше за ограниченное время. Актуален для трудоголиков, которым сложно выделить время на отдых в течение дня. Позволяет ощутить ценность времени, стать более успешным и результативным.
Метод айсберга
Данная методика учит, как грамотно обращаться с входящей информацией. Все электронные письма, заметки, другую важную информацию сохраняют в одном общем месте. Например, в электронном приложении-ежедневнике, таск-менеджере или другом сервисе. Потом структурируют эти данные с помощью папок, категорий и тегов. Каждые несколько недель эту информацию изучают и анализируют, что можно использовать на практике. Ненужные файлы архивируют или удаляют. Так можно сформировать личную базу знаний.
Техника ZTD
Автор методики — Лео Бабаута, автор блога Zenhabits, посвящённого личной эффективности. В расшифровке это название звучит как «Zen to Done». Представляет собой упрощённую версию метода GTD и базируется на 10 простых навыках:
- Всю информацию нужно собирать в общей папке («Входящие»).
- Новые файлы обрабатывают сразу при поступлении.
- Сортируют задачи по категориям, в зависимости от их содержания и сложности.
- Ключевые задачи планируют заранее. Если они крупные и масштабные – продумывают их выполнение на неделю вперёд.
- Каждой задаче нужно уделить отдельное время. Не распылять внимание на кучу мелких дел.
- Списки дел должны быть конкретными, короткими и понятными.
- Придерживайтесь постоянного режима дня.
- Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.
- Оставляйте в списке задач только важные и актуальные дела. Задания, присутствующие в нём, должны иметь предельно чёткую и ясную формулировку.
- Список нужно регулярно анализировать, удаляя оттуда лишнее.
Методика подойдёт людям, испытывающим затруднения с внедрением техники GTD.
Советы по внедрению технологий управления временем
Если вы не готовы погружаться в серьёзные исследования и кардинально менять жизнь, но хотите стать результативнее и успешнее, рекомендуем взять на заметку следующие простые способы саморазвития, взятые из разных методик:
- Ежедневно решайте одну важную задачу, которая поможет приблизиться к главной цели. Этому делу нужно уделять около часа в день.
- Глобальную цель разделите на меньшие по масштабу задачи, которые можно завершить в течение месяца. Каждый месяц выполняйте одну из них. Так вы постепенно будете двигаться в правильном направлении к достижению главной цели.
- Используйте правило двух минут. Оно гласит: дела, занимающие не более нескольких минут, нужно выполнять немедленно, не откладывая на потом. Сделали – вычеркнули из списка.
- Чередуйте разные виды деятельности. Это избавит от переутомления, поможет передохнуть от однообразной, монотонной работы.
- Ставьте конкретные сроки для каждой задачи. Это будет отличным стимулом для поддержания навыка самодисциплины и поможет грамотно распределить время.
- Избавляйтесь от хлама в голове, планах и жизни. На эту тему написано немало интересных статей и книг. Пример: «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни» от Мари Кондо.
Пользуйтесь электронными планировщиками. Они помогут сэкономить время и качественно сделать рутинную работу.
Как планировать личное время в ЛидерТаске
Таск менеджер ЛидерТаск – высокоэффективный, современный инструмент для управления личным временем. Он предназначен для создания списков дел, чек-листов, постановки целей и задач, распределения обязанностей между исполнителями, контроля качества и своевременности поставленных им задач.
Приложение идеально подходит тайм-менеджерам и компаниям, использующим технологию Getting Things Done. Программу можно использовать как планер и личный ежедневник. В ЛидерТаск присутствует множество функций, полезных для делового человека. К ним относятся Заметки, Напоминания, Синхронизация с КПК, с Outlooк, импорт и экспорт любых файлов, обмен ими между сотрудниками. Приложение функционирует на всех цифровых платформах. Имеет полноценную бесплатную версию.
Заключение
Используя технологии тайм-менеджмента, проще добиться важных целей, поставленных на работе и в жизни. Научившись обращаться с таким ценным ресурсом как время, вы станете успешнее и увереннее в себе. Суть методики не в том, чтобы сделать как можно больше разнообразных дел, а в том, чтобы находить среди бесконечного потока действительно ценные и важные, которые помогут достичь нужного результата.
Тайм-менеджмент — это метод управления временем, направленный на более эффективное распределение задач в рамках интервала. Нужен для снижения стресса, повышения продуктивности, достижения целей и сохранения баланса между работой и личной жизнью. Помогает избежать срыва сроков и увеличить производительность без ущерба для здоровья.
Инструменты, которые помогают в управлении временем, включают календари, приложения для управления задачами, таймеры и методы, такие как Помодоро-техника и GTD. Автоматизация рутинных задач и делегирование также могут помочь в управлении временем.
-
Принципы эффективного делегированияПо утверждению известного бизнес тренера Стивена Кови делегирование полномочий – это высшая - Цели и задачи планированияДля быстрого достижения целей важно двигаться к ним поступательно и планомерно. Неорганизованная,
- Work-life balance: 9 советов о том как его найтиМногие считают образ жизни, когда все время уходит только на работу, вполне
