20 мар. 2023 г.
Читайте также:
Лучшие приложения для тайм-менеджмента в 2025 году
В реестре отечественного ПО
В современном ритме жизни рабочие дедлайны часто накладываются на личные дела. Поздно вечером дописываешь проект и не остается времени погулять с любимой собакой. Утром отвозишь детей в школу и не успеваешь на рабочую встречу.
Умение организовать свое расписание становится необходимым навыком, без которого невозможно достичь продуктивности и баланса между работой и отдыхом. В статье расскажем какие существуют методы и приемы управления личным временем, дадим советы как использовать для этой цели ЛидерТаск.
Тайм-менеджмент дословно переводится с английского как «управление временем». Понятно, что способность остановить или ускорить течение времени доступна только супергероям из комиксов. Все что может человек — организовать свой график с помощью планирования рабочих и личных дел, отдыха и развлечений. Удивительно, но этого оказывается достаточно, чтобы повысить продуктивность.
Тайм-менеджмент — это совокупность разных методов и инструментов, которые помогают организовать свое время и эффективно управлять задачами. Техники тайм-менеджмента применяют и коммерческие организации, и предприниматели для повышения собственной эффективности.
Важно. Основная цель внедрения тайм-менеджмента не в том, чтобы делать больше, а в том, чтобы правильно расставлять приоритеты.
Исключить отвлекающие факторы и не приносящие пользу дела. Если к завтрашнему дню нужно сделать презентацию, то сегодня стоит выделить для этого бо́льшую часть времени. Тогда завтра появится свободное место для других приоритетных дел. Это сильно повысит продуктивность: получается успевать больше за меньшее время.
Избежать перегрузки — если грамотно распределить время, в распорядке дня и недели останется место и для отдыха, и для личных дел. Запланированный отдых мотивирует решить все проблемы в срок. Когда знаешь, что вечером идешь в кино, хочется завершить все рабочие вопросы днем, чтобы после этого спокойно наслаждаться фильмом.
Снизить уровень стресса. Когда точно знаешь чем будешь заниматься на этой неделе, появляется чувство контроля, а тревожность от непредсказуемого будущего снижается.
Повысить дисциплину и приобрести полезные привычки. Постоянное использование техник тайм-менеджмента заставляет мозг перестраиваться. Сначала может быть сопротивление, ведь внешние факторы остаются такими же, но через некоторое несколько недель четкое управление временем поможет улучшить качество жизни.
Все приемы управления временем основываются на трех принципах:
Техники тайм-менеджмента обычно помогают либо расставлять приоритеты, либо планировать дела, либо управлять временем работы. Некоторые методы совмещают две из этих функций, но редко встречается система, которая охватывает все три. Поэтому важно подобрать технологии управления временем, которые подходят именно вам, и использовать сразу несколько, чтобы добиться нужного результата.
Метод расстановки приоритетов, который основывается на принципе Парето: 20% задач обеспечивают 80% результата. По правилам техники ABC-анализа все дела делятся на три категории:
Так же, как и в диаграмме Парето, категории делятся в процентном соотношении: важных задач «А» должно быть не больше 15%, менее важных дел «В» — не больше 20%, второстепенных дел «С» — 65%. Например, если в вашем списке на день 10 задач, то следует выделить одно самое важное дело, две ответственные задачи и семь второстепенных, которые вы сделаете, если на них останется время.
Количество задач в категориях можно увеличивать и уменьшать как вам удобно, но важно сохранять правильное соотношение ответственных и второстепенных дел.
В сервисе ЛидерТаск задачам можно присвоить цветовые метки — это помогает визуально разделить все дела на категории. Вот как может выглядеть список по методике ABC-анализа.
Приоритеты в течение недели могут меняться. Например, в какой-то день самым важным делом станет сходить с друзьями в бар, а не написать очередной рабочий отчет.
Техника ABC-анализа удобна тем, что ее можно применять несколько раз к одному и тому же списку дел: после того как все проблемы категории «А» и «B» решены, задачи с меткой «С» можно снова разбить на три категории в зависимости от приоритетов.
Метод распределения задач по приоритетам, созданный 34-м президентом США Дуйатом Эйзенхауэром. В основе техники лежат два критерия: важность и срочность.
К важным и срочным делам относят визиты к врачу, рабочие поручения, которые влияют на планы и проекты коллег, безотлагательные проблемы в личной жизни или благоприятные возможности, которые нельзя упускать. Задачи из этого квадрата выполняются в первую очередь.
Квадрат важных и несрочных дел нужен, чтобы в первом скапливалось как можно меньше безотлагательных задач. Можно привести такую аналогию: в первом квадрате мы тушим пожары, во втором — устанавливаем пожарную сигнализацию и закупаем огнетушители.
Третий квадрат со срочными и неважными делами часто называют сектором суеты. В него записывают задачи, которые создают сильную занятость, но не двигают работу. Примеры таких дел: рассылка документов, сортировка электронной почты, домашняя уборка и приготовление еды. Совсем исключить эту занятость не получится, поэтому для нее тоже нужно выделять время после первых двух квадратов.
В четвертом квадрате собирают поступки и дела, которые не приносят пользы, но занимают время: полистать соцсети, поиграть в компьютерную игру, посмотреть телевизор. Эти задачи отвечают за отдых и расслабление после мозговой или физической нагрузки. Отказываться от них не нужно, но для эффективной работы необходимо осознанно подходить к трате времени на задачи в этом квадрате и в нужный момент переключать фокус на более важные и срочные дела.
Чтобы пользоваться матрицей Эйзенхауэра в ЛидерТаск, можно создать четыре проекта. В каждый проект заносят задачи в соответствии с их важностью и срочностью. Если создавать проекты не хочется, можно назначать приоритет цветными метками.
Техника Помидора или, как ее еще называют, Помидор — это инструмент тайм-менеджмента, который помогает отслеживать рабочее время и не забывать делать разгрузочные перерывы.
Суть метода в чередовании временных промежутков нагрузки и отдыха. Классическое значение — 25 минут работы, 5 минут перерыва. Этот 30-минутный цикл и называется помидором. После четырех коротких перерывов следует длинный 15-минутный.
Работа по технике Помидоро строится так:
Важно. Нельзя пропускать перерывы. Они нужны, чтобы дать мозгу расслабиться. Если работать над задачей без отдыха, сил на весь день не хватит.
Метод Помидора не поможет распределить задачи по важности и срочности, но даст возможность понять сколько времени уходит на однотипные дела. Эта информация пригодится при планировании нагрузки на следующий день, неделю или месяц.
Пользоваться таймером Pomodoro удобно на смартфоне, для этого в Google Play и AppStore есть специальные приложения. Обычно они позволяют настроить продолжительность рабочего отрезка и перерыва. Например, увеличить время работы до 45, а перерыв до 10 или 15 минут.
Слон — это большая трудновыполнимая задача. Приступить к ней страшно, поэтому появляется прокрастинация и откладывание на завтра. Примеры таких задач: написать книгу, получить водительские права, создать личный сайт, сделать ремонт.
«Съесть слона» за день или даже неделю сложно. Поэтому непонятно как использовать планирование и включить большую задачу в распорядок дня.
Техника деления слона или, как ее еще называют, поедания бифштексов предлагает разделить большую цель на маленькие «куски» — подзадачи, выполнить которые можно в течение дня.
В ЛидерТаске деление слона может выглядеть так:
Метод деления слона применяют не только к большим задачам, но и к тем, на которые никогда не хватает времени. Например, давно собираетесь сделать уборку в квартире, но каждый раз переносите на завтра. Что можно сделать — делим слона на части и убираемся сначала в одной комнате, завтра в другой, а послезавтра в третьей. Или можно в один день пропылесосить, во второй сделать влажную уборку, а в третий снять и постирать шторы.
Метод организации работы, который придумали на заводе Toyota, чтобы эффективно управлять производством. Рабочие участков крепили на пробковую доску карточки с операциями, которые нужно выполнить. Так удавалось визуализировать весь процесс изготовления технически сложных изделий.
Сегодня канбан-доски используют на компьютере, а для разных личных и рабочих проектов придуманы удобные шаблоны. Применение канбан-досок помогает:
В ЛидерТаске доской можно пользоваться для личных задач или при командном взаимодействии.
Классическая канбан-доска содержит три столбца: «Новые», «В работе» и «Выполнено». Названия колонок можно изменить или добавить новые столбцы. Например, в редакционной команде используют колонки «На проверке у шефреда», «На проверке у главреда» и «Верстка».
В каждой колонке можно создать неограниченное количество карточек-задач. Обычно руководитель проекта назначает лимит карточек в колонке. Если он превышается — ресурсы команды направляются на решение проблемы. К задачам легко прикрепить файл, сделать обложку и написать комментарий — так вновь подключившиеся к процессу сотрудники смогут быстро войти в курс дела.
Функция задач и поручений поможет создавать карточки поручений и делегировать их коллегам. Например, менеджер ставит задачу подчиненному, а ЛидерТаск напоминает о дедлайне.
Напоминания и уведомления помогают не забыть о важных встречах и поручениях. Например, можно настроить напоминание за час и за 10 минут до начала созвона.
Чек-листы удобны для детализированного планирования. В каждой задаче можно составить чек-лист и вычеркивать пройденные этапы. Так исполнитель не забудет про важный шаг проекта, а руководитель сможет видеть прогресс и своевременно вносить коррективы.
Хронометраж отслеживает время, затраченное на выполнение карточки. Исполнитель приступает к задаче и ставит статус «в работе», после выполнения поручения меняет статус на «завершено». Фактическое время выполнения поручения можно сравнить с запланированным и скорректировать планы на следующий проект.
Функция «В фокусе» поможет сконцентрировать внимание на важных делах. Задачи с меткой «в фокусе» отображаются на главном экране, а в левой панели навигатора подсвечиваются отдельной строкой.
Рассмотрим этапы, которые нужно пройти, чтобы настроить таск-менеджер для комфортной работы и повысить личную и командную продуктивность:
1. Простота использования. Интуитивно понятный интерфейс и возможность быстро и легко перейти с другого сервиса для управления задачами.
2. Индивидуальное планирование и командная работа. Можно назначать задачи коллегам, делегировать поручения подчиненным и отслеживать выполнение на канбан-доске.
3. Управление задачами. Связанные цели и проблемы можно структурировать и объединять в проект. Проекты легко разделить на личные и корпоративные. Каждый из них может содержать разные по срочности и важности задачи.
4. Организация времени. В ЛидерТаск есть встроенный календарь и ежедневник. С помощью этих инструментов можно планировать свое время и рабочую нагрузку.
5. Гибкая настройка уведомлений — получайте напоминания только о важных задачах и встречах. Ненужные уведомления легко отключить.
6. Синхронизация между разными устройствами. Работать легко и на рабочем компьютере, и на смартфоне. Если потерялся доступ к интернету, можно работать в офлайн-режиме. При подключении к сети все внесенные в проект изменения синхронизируются.
7. Персонализация приложения. Настроить ЛидерТаск можно так, чтобы было максимально удобно пользоваться им постоянно. Главный экран, календарь, отображение списка дел и уведомлений, периодичность резервного копирования — все это управляется пользователем.
Тайм-менеджмент — ключ к личной и командной продуктивности. Освоение техник и методов управления временем помогает не только выполнять больше дел за день, но и регулярно находить время для отдыха.
Планирование и приоритизация дел помогают снизить уровень стресса, улучшить качество жизни и избежать выгорания.
ЛидерТаск предлагает все необходимые инструменты для управления задачами в рамках ограниченного времени. У сервиса простой и понятный интерфейс — можно сосредоточиться на главном, а не читать инструкцию по пользованию программой.
Начать внедрять тайм-менеджмент и приобретать полезные привычки легко — зарегистрируйтесь бесплатно в ЛидерТаск, чтобы уже завтра организовать свой идеальный рабочий день.
