Методика управления Scrum, разработанная программистами Джеффом Сазерлендом и Кеном Швабером, произвела настоящий переворот в среде управления проектами. Первоначально она применялась в IT-сфере, в разработке кода программного обеспечения. В настоящее время революционная технология Scrum активно используется во многих производственных и некоммерческих отраслях, где требуется совместная работа.
Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Данный подход к управлению впервые в мире был описан сотрудниками японской компании «Toyota» Хиротакой Такэути и Икудзиро Нонакой в 1986 году. В своей статье, опубликованной в издании Harvard Business Review, они отметили, что лучших результатов в проектах достигают небольшие команды, созданные из специалистов разных профилей. Это явление получило название Scrum («схватка»), позаимствованное из спортивных терминов. В регби этим выражением обычно называют «метод захвата мяча путём слаженного взаимодействия внутри команды и дальнейшего ведения его по полю». Это – идеальная модель отношений в рабочей группе.
В некоторых источниках систему организации процессов Scrum ошибочно путают с методологией Agile. Несмотря на похожесть формулировки данных понятий, у них есть существенные ключевые различия. Agile – это общий набор принципов и ценностей, реализующийся путём применения гибких подходов к работе над проектами. Эджайл в своей основе состоит из четырёх ценностей, описанных в Манифесте:
Философия Agile базируется на двенадцати принципах:
Получается, разница методологий в том, что фреймворк Scrum – это один из подходов семейства Agile, использующийся для реализации её принципов в практических условиях.
Руководителям проектов хорошо известно, как сложно организовать работу в команде. Отсутствие взаимопонимания приводит к постоянным разногласиям, спорам, конфликтам между участниками. В результате сотрудники, работающие над общим процессом, двигаются в противоположные стороны. За этим следует срыв сроков, увеличение расходов по проекту, недовольство заказчика качеством выполненных работ.
Методология Scrum, словами создателей, способна предупредить возникновение перечисленных проблем. Данная технология является полной противоположностью классическому поэтапному подходу, применяющемуся в управлении. Метод Scrum основывается на постоянном обучении, адаптации к переменам, не требует внедрения дорогостоящих инструментов. Основные его характеристики – ориентированность на клиента и гибкость. Команда, участвующая в проекте, должна соответствовать следующим критериям:
Основное внимание при подборе команд уделяется их многофункциональности. Это позволяет исключить необходимость взаимодействия между отделами. Все необходимые специалисты: маркетологи, разработчики, дизайнеры, уже присутствуют в команде. Поэтому любые вопросы, возникающие в ходе работы над процессом, разбираются при личном общении, экономя время на создание, подписание документов. Параллельно команда получает обратную связь от заказчика, что позволяет ей уверенно двигаться по намеченному пути и получать качественные результаты.
Рабочий процесс по скраму состоит из коротких циклов с постоянным изменением установленных приоритетов. Такой способ организации благоприятствует постоянному саморазвитию, совершенствованию навыков участников команды.
В противоположность традиционному подходу организации процессов, основанному на предсказуемости и подконтрольности, составлении планов, диаграмм, таблиц, которые не всегда работают, гибкий Scrum метод позволяет в короткие временные циклы (спринты) получить нужный результат с меньшими затратами.
Согласно данной методологии рабочие процессы делятся на короткие временные периоды – спринты, в течение которых команда выполняет заданный объём работы. Стандартная продолжительность спринта составляет 30 дней.
В состав Scrum team входят:
Реализация целей проекта производится с помощью следующих инструментов (артефактов):
В Scrum управлении присутствует три вида практик:
Ежедневные встречи продолжительностью около 15 минут проводятся в первой половине дня. Их организует Scrum-мастер. В процессе ежедневных совещаний выясняется, чем разработчики занимаются в данный момент, какие затруднения испытывают. Встречи по обзорам спринтов проходят по их завершению. Их цель: анализ выполненных работ, оценка соответствия поставленным целям. Аварийные остановки практикуются в исключительных случаях, если достичь нужных результатов невозможно.
Ретроспектива необходима для обсуждения успехов, неудач участников проекта. Её цель – создание условий для того, чтобы в следующий раз избежать возникших сложностей, не зацикливаясь на проблемах и промахах.
Краткая схема фрэймворка Scrum выглядит следующим образом:
Спринт считается завершённым, если к сроку его окончания команда представила готовый продукт. К следующему спринту команда приступает при условии, что заказчик доволен результатами работы и принял их без доработок. Если по каким-то причинам достигнуть цели в определённых временных рамках не получается, об этом уведомляют Владельца продукта, который перераспределяет сроки по проекту. Если работа завершается досрочно – в оставшееся время могут быть добавлены дополнительные цели.
В Scrum существует определённый свод правил, добавляющий фрэймворку эффективности:
Ограничения, действующие в Scrum:
Чтобы система работала должным образом, все участники команды должны работать с полной отдачей. Если кто-то из них уйдёт в разгаре проекта, это негативно отразится на общих результатах.
К философии Agile относится популярная методология Kanban. Отличия между данными технологиями – в подходе к организации рабочих процессов. Задача Kanban-метода – обеспечить всех членов команды одинаковым количеством работы. Ситуации, когда часть работников перегружена, а оставшиеся участники не знают, чем себя занять, не допускаются.
Организация рабочего процесса по Scrum подразумевает его чёткое деление на отдельные участки, стримы, за время которых нужно выполнить определённый объем работ. В Kanban системе новые задачи могут добавляться участникам команды в любое время.
В первом случае рабочие группы ориентируются на время, а во втором – постоянно выполняют задачи в режиме нон-стоп. Достижения при использовании Канбан метода фиксируются на досках. На них наглядно отображается ход и степень выполнения задач. В Scrum достижения оцениваются по окончанию спринтов.
Данный метод организации подходит для создания новых продуктов. С его помощью проще организовать взаимодействие между сотрудниками разных отделов компании. Методика отличается простотой, не требует привлечения дорогостоящих ресурсов. Понять роли, артефакты, мероприятия, входящие в систему, не сложно. Она структурирует рабочий процесс, оставляя свободу для принятия решений с учётом специфики компании. Другие преимущества методологии Scrum:
Недостатки у Scrum также имеются. Это:
В долгосрочной перспективе перечисленные минусы полностью нивелируются. Применение Scrum технологий в компаниях разного уровня помогает реализовать разнообразные проекты, повышая свою конкурентоспособность и прибыльность.
Изначально Scrum использовался в компаниях, производящих программное обеспечение. Первым проектом, работающим по принципам данного управленческого метода, стало ПО для сети банкоматов. В настоящее время основными потребителями данного продукта остаются IT компании. Хотя разработчики утверждают, что скрам-методы универсальны и подходят для решения разнообразных задач в различных сферах производства, включая строительство, производство, образование или политику.
С 90-х годов прошлого века фрэймворк Scrum активно внедряется в различные бизнес процессы. Используется для:
В качестве примера эффективного использования Scrum можно привести e-mail рассылку. В команду в этом случае войдут: маркетолог, копирайтер, редактор, дизайнер и верстальщик. Роль «владельца продукта» отводится e-mail-маркетологу, а функции Scrum-мастера, при наличии соответствующих знаний и навыков, может выполнять редактор. Процесс разработки делится на спринты:
По окончании каждого спринта будет представлен готовый продукт в виде рассылки, полностью готовой к запуску. При этом исходный материал постоянно совершенствуется: вносятся коррективы в тексты писем, добавляются или убираются различные элементы, входящие в рассылку. Конечная цель проекта – эффективная рассылка с высокой конверсией.
Методика Scrum отлично подходит для областей бизнеса, связанных с созданием, производством сложных продуктов, работающих в нестабильных, изменяющихся условиях. Принципы этого способа организации процессов также удобно использовать в любой командной работе. Поэтому Scrum технологии пользуются популярностью во многих сферах.
Несмотря на свою гибкость и универсальность, фрэймворк Scrum подходит не для всех компаний. Его не стоит использовать для текущей операционной деятельности. Это – способ организации работы над проектами. Чтобы метод работал, необходимо точно и полно исполнять его правила, прописанные в гайде.
Основной движущей силой в Scrum являются многофункциональные, самоорганизующиеся команды. Они умеют работать самостоятельно, и настроены на достижение положительного результата в короткие сроки. Но, согласно социологическим наблюдениям, общее количество таких сотрудников, способных к самостоятельной мотивации, составляет не более 15% от общего числа трудоспособного персонала. То есть, эффективно работать в Scrum системе может очень небольшая часть работников. Из-за этого в некоторых случаях происходит изменение функций в ролях Scrum мастера и Владельца продукта, приводящего к неверному использованию принципов методологии. Естественно, в таких условиях, система не может работать корректно.
Не стоит пытаться внедрять Scrum для создания продуктов в проектах с фиксированной ценой или таймингом. Данная идеология основана на отсутствии необходимости предварительного планирования всего проекта. Планируется только та работа, которая выполняется в текущем спринте. Существуют и другие ограничения по применению Скрам-практик.
Облегчить взаимодействие между участниками проекта, работающими по Скрам-технологии, помогают специальные сервисы. Они активно используются при дистанционном управлении рабочими процессами. Один из популярных сервисов – электронный таск-менеджер ЛидерТаск, объединяющий в себе функции органайзера и эффективной системы управления проектами.
Планировщик подходит для компаний любого масштаба. Успешно заменяет сразу несколько цифровых сервисов, включая Trello, Todoist и Microsoft To-Do. Поддерживает принципы agile-методологии. Помогает легко, эффективно работать с любыми задачи и контролировать полученный результат. К преимуществам приложения можно отнести:
При помощи приложения ЛидерТаск проще наладить взаимодействие между участниками команды благодаря применяемому чату для обсуждения текущих вопросов. В чате можно вести переписку, обмениваться голосовыми сообщениями, комментировать прикреплённые документы. Программа совместима со всеми цифровыми платформами, имеет функцию автономной работы, без интернета.
По утверждению Джеффа Сазерленда планы важны для организации рабочего процесса. Но, часто следовать им сложно или невозможно ввиду сложившихся обстоятельств. Часто случается так, что красивые диаграммы и графики, разработанные на старте проекта, в ходе его выполнения превращаются в пустые картинки.
Спасением в таких ситуациях становится постоянная адаптация под происходящие изменения. Используя Scrum технологии, выявить и устранить ошибки в проекте можно на самых ранних этапах, так как работа над ним ведётся небольшими по продолжительности циклами – спринтами. Благодаря постоянному сотрудничеству с заказчиком на каждом этапе создания продукта минимизируются будущие доработки по проекту. Это значительно сокращает издержки, повышает прибыльность компании и заинтересованность сотрудников в результатах труда.
Следуя принципам Scrum, проще попасть в «нужную струю», работая в комфортных условиях, без перегрузок и лишних усилий. Достичь этого состояния можно благодаря внутренней самодисциплине. Ни одно движение не должно быть потрачено впустую.
Использование Scrum-системы для организации рабочего процесса подразумевает абсолютную открытость и прозрачность действий всех участников команды. Они располагают всей необходимой информацией, включая финансовые данные.
Внедрение фреймворка стоит начинать с общего сбора команды, разработки концепции продукта. Затем его дробят на задачи, составляют бэклог. В него необязательно включать все требования. Вносить нужные коррективы в список можно в ходе ежедневных совещаний в рамках первого спринта. Попробуйте эту систему на практике в своей команде и узнайте, как она работает в действительности!