Планирование: суть процесса, принципы и методы
Не секрет, что люди, тщательно продумывающие дела заранее, добиваются больших результатов в личной жизни и карьере. Но легко ли освоить такой навык, как планирование и всем ли следует учиться им пользоваться? Какие принципы и методы рекомендуется знать, чтобы своевременно достигать поставленные цели? Необходимо ли владеть всеми? Разберемся в вопросах вместе.
Эффективное планирование с помощью ЛидерТаск
Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.
Что представляет собой планирование как процесс
Планирование - это качественная подготовка к какой-либо деятельности. Она подразумевает постановку целей и формирование задач с оптимальным распределением материальных, временных и психологических ресурсов, необходимых для достижения желаемых результатов. Заблаговременная организация и прогнозирование помогают вернее распределять силы и сталкиваться с меньшими потерями в процессе достижения целей.

При этом краткосрочное и среднесрочное планирование вне зависимости от вида деятельности и возможностей человека чаще всего осуществляется по определенной технологии с выделением следующих этапов:
- Анализ стартового состояния.
- Установление и формулирование целей - базового ориентира дальнейшего движения.
- Создание концепции развития, выбор методов для реализации проектов.
- Стратегическое и тактическое планирование - определение способов и ресурсов для реализации задуманного, их идеальное распределение.
- Оперативно-календарное планирование с пошаговым расписыванием будущих действий с привязкой ко времени.
- Утверждение плана, принятие к исполнению.
Важной особенностью планирования и организации деятельности является движение от масштабного к частному, отталкивание от глобального понимания миссии к маленьким ежедневным задачам дня. При этом принципиальное значение имеет серьезное отношение к собственному расписанию, строгое придерживание графика. Только в этом случае стратегическое планирование облегчает выполнение работы, ускоряет трудовые процессы, приводит к существенной экономиии времени и ресурсов, высвобождает дополнительные часы в сутках.
Зачем нужно планирование
Практическая польза регулярного планирования не вызывает сомнений. Составление расписания на день позволяет человеку:
- ничего не забывать;
- успевать делать большее за меньший срок;
- использовать активный, а не реактивный способ действий;
- принимать лучшие решения из возможных;
- своевременно восстанавливаться, работать после отдыха с наивысшей производительностью.
Помните, что составленный план на день - это всегда гарантия благополучного начала или завершения любых дел, качественного отдыха, возможности все успеть и выполнить работу в срок. Кроме того, никакие серьезные перемены в жизни невозможны без предварительного и эффективного планирования деятельности. Тщательно расписанный график дня помогает верно рассчитать силы, принять стратегически правильное решение.
Принципы планирования
Доскональное и скрупулезное предварительное планирование и продумывание дел становится в несколько раз продуктивнее и помогает достигать целей в кратчайшие сроки при соблюдении ряда базовых рекомендаций. Приведем основные из них:
- Стараться выполнять большую часть запланированного в первой половине дня.
- Создавать реалистичное расписание, не заваливать себя огромным объемом работ.
- Масштабные задания выполнять маленькими частями.
- Оставлять время в сутках для отдыха, форс-мажоров.
- Не стараться успеть сделать разом все дела, если их накопилось слишком много. Отбирать в списке заданий приоритетные и срочные.
- В конце каждого дня составлять расписание на следующие сутки. Также в конце недели аналогичным образом записывать график дел на грядущую неделю.
- Не полагаться на память, вести записи. Носить с собой блокнот с ручкой или диктофон, чтобы фиксировать интересные мысли по ходу их появления.
- Завести дневник успеха, регулярно отмечать собственные достижения.
- Пробовать разные методы планирования, выбрать из них наиболее подходящие.
- Концентрироваться на главном, не тратить время впустую.
- Уметь говорить "нет" ненужным встречам, советам, мероприятиям, предложениям, общению. Не делать чужие дела, не совершать лишних действий.
- Не совершать необдуманных действий и поступков, всегда предварительно взвешивать собственные решения перед тем, как что-либо сделать. Избавиться от непродуктивных привычек и характеристик, отнимающих время и не позволяющих двигаться к целям.
- Определиться с жизненными приоритетами, жить в соответствии с ними.
- Регулярно выделять время на саморазвитие и самосовершенствование (читать, заниматься спортом, проходить различные обучения).
- Не останавливаться на достигнутом, держать себя в тонусе. После выполнения какой-либо цели сразу же ставить следующую.
Ежедневное использование данных навыков, регулярное их применение на практике должно быть частью жизни. В этом случае планирование своей деятельности позволит сделать вас эффективнее, организованнее, успешнее.

Основные методы планирования
Рассмотрим наиболее популярные методы планирования. Не нужно пытаться внедрять сразу все. Попробуйте поочередно привнести каждую методику в жизнь, затем отберите среди них самые полезные и удобные для использования в компании или личных целях.
1. SMART
Одна из самых популярных методик планирования в мире, успешно применяется для определения целей и постановки разнообразных задач. Прекрасно подходит как для организации рабочих вопросов, так и для личного развития человека.
Суть методики:
Называется по аббревиатуре из слов, расшифровывается следующим образом: S - specific (конкретный), M - measurable (измеримый), A - assignable (назначаемый), R - realistic (реальный), T - time related (связанный временем).
Таким образом, все цели, которые перед собой ставит человек, должны:
- быть четко сформулированы и конкретизированы;
- иметь измеримость и достижимость;
- соотноситься с другими задачами;
- обладать четко установленными временными рамками на исполнение.
Данные факторы позволяют не только правильно задать цель, но и определить необходимые действия для планового достижения нужного результата, учесть все возможные факторы, иметь возможность отслеживать собственный прогресс.
2. ABC
Простой прием, позволяющий классифицировать задачи по степени их важности. В основе лежит знаменитый принцип Парето, сущность которого гласит, что 20% всех дел приносят 80% результатов, тогда как оставшиеся 80% дел приносят по итогу 20% результатов.
Суть методики:
Планирование подразумевает деление текущих дел на три категории, среди которых бывают:
- категория А - самые важные поручения (15%), которые требуют первоочередного разрешения и приносят до 65% результатов;
- категория В - важные задачи (20%), также полезны для выполнения и приносят около 20% результатов;
- категория С - задания, не имеющие особой важности (65%), приносящие не более 15% результатов.
При планировании дня по данной системе необходимо обращать внимание на задачи, обозначенные в первой категории. В большинстве случаев они требуют меньших усилий и выработки, нежели дела из категории С, однако приносят большую пользу и нуждаются в скорейшем разрешении.
3. GTD (Getting Things Done)
В переводе на русский язык методика дословно означает "Доведение дел до завершения" ("Как привести дела в порядок"). Первым о ней заговорил американский эксперт по тайм-менеджменту и консультант по личной продуктивности Дэвид Аллен. Техника отлично подходит для ведения настольного ежедневника и позволяет качественно концентрироваться на реализации поставленных задач.
Суть методики:
Планирование предполагает записывание стоящих перед человеком целей в деловой дневник. При этом каждое дело начинается с обозначения особыми символами:
- пустой кружок - задача для выполнения;
- перечеркнутый круг - выполняемое на данный момент поручение;
- закрашенный наполовину кружок - не полностью выполненная задача;
- закрашенный круг - выполненное задание;
- кружок с крестиком внутри - отмененная задача;
- закрашенный круг со стрелкой - делегированная миссия;
- восклицательный знак - проблема с приоритетом;
- кружок с точкой внутри - задача, о которой необходимо постоянно помнить.
Данная методика с отслеживанием показателей отлично вписывается в моментальное планирование дел, но не очень подходит для долгосрочного. Поэтому технологию GTD лучше использовать в качестве дополнения, чтобы отсматривать приоритетность имеющихся целей в бизнесе или личной жизни.
4. Метод 1 - 3 - 5
Универсальная технология, очень популярная среди адептов личной продуктивности. Имеет разнообразные формы и вариации. Вписывается в жизнь любого человека и организации, подходит для составления планов на день, неделю, месяц, год и более.
Суть методики:
Предусматривает ежедневное выделение девяти дел из полного списка. При этом требует обязательного ранжирования: 1 задание - ключевое, имеет глобальный приоритет; 3 задачи - дела, которые следует решить в течение рабочего дня; 5 - мелкие поручения, выполняемые по мере возможности.
Количество дел не должно превышать девяти, иначе метод считается неэффективным и нерабочим. Этого правила сложно придерживаться в те дни, когда список необходимых заданий сильно разрастается. Однако плюс данной технологии заключается в том, планирование деятельности отсеивает большинство ненужных дел само собой, в списке автоматически остаются только важные.
5. Принцип Эйзенхауэра
Основоположником данного популярного метода тайм-менеджмента являлся американский генерал, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Будучи занятым человеком, он оптимизировал собственный рабочий график с помощью последовательности специальной матрицы.
Ее смысл заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять задачи в течение дня, отличать важные и срочные задания в череде множества несрочных и неважных дел. Подходит для руководства и подчиненных, для личных и профессиональных планов.
Суть методики:
Управленческая технология предполагает деление дел на четыре количественные категории, среди которых:
- А - важные и срочные задания;
- В - важные и несрочные задачи;
- С - неважные и срочные дела;
- D - неважные и несрочные задания.
Первая категория должна выполняться в быстром темпе, как только в ней появляются какие-либо поручения. Если их становится слишком много, то это сигнализирует о неорганизованности, неправильной расстановки приоритетов и лени человека.
Наибольшее внимание рекомендуется уделять категории среднесрочных дел, т.к. они зачастую являются самыми приоритетными и перспективными. От них зависят карьера и личная успешность индивидуума. Однако именно их люди откладывают чаще других, забывают планировать. Сюда относятся спортивные тренировки, занятия иностранным языком, повышения квалификации, различные курсы, все варианты саморазвития.
Дела из категории С следует делегировать, чтобы достигать больших результатов в жизни (к примеру, починку микроволновки, замену лампочки). А дела из категории D и вовсе необходимо избегать, т.к. они не несут никакой пользы, лишь отнимают время. К ним обычно относятся разговоры по телефону, просмотр социальных сетей, игры в компьютер и т.д.
Проложение ЛидерТаск - успешное командное и стратегическое планирование

Бумажные носители по-прежнему используются абсолютным большинством людей в качестве планировщиков. Лишь немногие ценители тайм-менеджмента предпочитают применять специальный софт для постановки задач и планирования дел. А ведь электронный подход значительно упрощает постановку заданий, обеспечивает дальнейшее их выполнение лично и на предприятии.
Например, отечественная разработка - сервис ЛидерТаск - состоит из целого комплекса инструментов, функций и средств для индивидуального и командного планирования и организации деятельности с помощью компьютера или мобильного телефона. Приложение подходит для работы в любом направлении: в отделах продаж, строительстве, туризме, бьюти-сфере, научной и образовательной деятельности.
С помощью программы в онлайн- или оффлайн-режиме можно создавать записи для запланированных задач и подзадач, заметок, различных файлов, чек-листов. Изменять порядок дел, удалять достигнутые цели, корректировать условия или менять даты. А также вести базу списков, документов, контактов, проектов в разных категориях, темах, цветах.
Встроенный ежедневник позволяет отслеживать расписание по шкале времени, устанавливать часы рабочего дня, составлять расписание на день, неделю, месяц или любую выбранную дату в будущем. Визуализацию проектов можно осуществлять на канбан-досках. Всплывающие уведомления и напоминания помогают не забывать о встречах и датах, невыполненных делах.
Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни. Выберите предложенный метод. Записывайте цели, будьте четкими и краткими. Используйте для фиксации и напоминаний онлайн-сервис ЛидерТаск. Никогда не откладывайте дела на потом, выполняйте важное и проводите срочное в начале дня. И тогда успеха не избежать! Удачи!