--> -->

Основы управления проектами: принципы, методики и инструменты

Для быстрой адаптации к постоянно изменяющимся условиям рынка компании 21 века прибегают к разным методам. Одним из них является проектный подход. Кому-то в этом процессе доставалась роль исполнителя, а другой руководил командой, выполняющей определённые функции на пути к общей цели. Управление проектами применяют частные предприниматели и крупные компании, международные корпорации, государственные учреждения и органы власти. Чем объясняется такая востребованность? Попробуем разобраться.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

project management

Что такое управление проектами

Деятельность любой компании можно разделить на проекты. Их целью является получение результата в виде нового продукта, технологии или услуги, запускающейся на рынок.

Управление проектами – это организация работы для достижения запланированного результата в рамках утверждённого времени и бюджета. Приложение усилий, опыта, инструментов для удовлетворения требований, установленных заказчиком.

От масштаба, сложности цели зависит способ управления процессом. При проведении маркетинговой компании или запуске нового программного продукта будут использоваться разные методы.

Как нет одинаковых проектов, так не существует универсальных систем управления «на все случаи жизни». Каждая методология работает в определённых условиях и обстоятельствах. Достаточно вспомнить опыт американских астронавтов, высадившихся на Луну 20 июля 1969 года. Имя Нила Армстронга мгновенно стало известным. Но по факту своим успехом полномасштабный проект обязан 400 тысячам сотрудников НАСА и более 20 тысячам университетов и компаний, принявших участие в реализации миссии «Аполлон».

От традиционного менеджмента проектное управление отличается нацеленностью на конкретный результат. Наглядно различия между данными методами выглядят так:

 

Традиционная методика

Управление проектами

Ориентируется на процесс выполнения работы

Ориентировано на результат

Нет ограничения по срокам

Установлен конкретный дедлайн

Обязанности распределяются по позициям

Происходит распределение ресурсов

Монотонный, рутинный характер работы

Выполнение задач разнообразной специфики

Работа распределяется на постоянных работников по позициям

Работа выполняется узкопрофильными специалистами, имеющими углублённые знания в нужной области

Управление проектами помогает точно контролировать рабочие процессы за счёт разделения работы на отдельные части. Это упрощает оценку бюджета, обеспечивает соблюдение сроков, проверку качества выполнения проекта исполнителями на каждом этапе.

Организация работы над проектом начинается с постановки целей, под которые подбирают команду специалистов с нужными навыками. Ориентируются при этом на стандарты – правила, которые нужно соблюдать для достижения результата. Они бывают:

  • общественными, разработанными, использующимися в специализированных сообществах;
  • корпоративными, действующими в рамках одной компании;
  • частными, утверждёнными для конкретного проекта.

В разных странах действуют международные стандарты, самым известным из которых можно назвать PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), с терминологией, базовыми понятиями управления, применяющимися в более 160-ти странах.

Что должен уметь проект-менеджер

Когда цель поставлена, утверждена, приходит время назначения менеджера проекта. Это – человек, отвечающий за выполнение поставленных задач. Он составляет план, набирает команду, следит за ходом работ, соблюдением сроков, рациональным расходованием бюджета.

Квалифицированный руководитель – это не тот, кто следит, чтобы работа выполнялась в рамках ТЗ, а человек, способный вовремя обнаружить проблему, донести до каждого исполнителя, как её выполнить правильно.

Выполнение функций менеджера проекта требует компетенции, наличия теоретических, практических знаний в области управления, навыков, формирующих лидера, способного мыслить стратегически, составляющего реалистичные прогнозы и планы. Квалифицированный проджект-менеджер должен быть:

  • Опытным. Чтобы быстро решать проблемы на любом этапе достижения цели.
  • Технически оснащённым. Профессия менеджера проектов подразумевает чёткое понимание процессов, которыми он будет руководить. Он должен понимать суть, технические тонкости проекта, будь то строительство, промышленность или IT-сфера.
  • Умеющим наладить работу внутри коллектива.

Также важны ответственность, устойчивость к стрессам, коммуникабельность, аналитическое мышление.

Основы управления проектами

Комплекс определённых действий, выполняемых в рамках поставленных задач является основой проектного управления. Их количество, сложность, сроки исполнения зависят от специфики проекта. Он имеет несколько стадий развития, формирующих жизненный цикл:

  • Инициирование. Определяют цель, назначают руководителя, выполняют предварительный расчёт бюджета, необходимых ресурсов.
  • Планирование. Разрабатывают план стратегических действий руководителя и команды, способный адаптироваться под возможные изменения в ходе работы.
  • Исполнение. Каждый исполнитель выполняет свою часть работы. Руководитель ставит задачи, мотивирует участников своей команды, чётко доводит до каждого исполнителя суть задания, управляет проектом.
  • Мониторинг, контроль. Эту задачу значительно упрощает применение CRM-систем, наглядно отображающих эффективность выполненных мероприятий.
  • Завершение. Подразумевает оформление документов, передачу выполненной работы заказчику. Не стоит забывать об обратной связи. Учтя критические замечания, сделав соответствующие выводы можно избежать многих ошибок при реализации новых проектов.

В управлении жизненными циклами применяются несколько подходов, влияющих на их дальнейшую результативность и успешность. В project-менеджменте используют следующие модели управления:

 

Предиктивные

Задачи, сроки, бюджет утверждаются на стадии подготовки и остаются неизменными на всем протяжении проекта. Для внесения изменений необходимо реструктуризировать всю построенную систему. Подходят для процессов, связанных с конкретным продуктом.

Итеративно-инкрементные

Проект разбивается на отдельные операции, повторяющиеся столько, сколько нужно для получения определённого результата. При этом процессы постоянно совершенствуются.

Гибкие

Для процессов, требующих оперативного реагирования на изменения. Сочетает итеративные и инкрементные методы

Самым простым вариантом реализации любого проекта в рамках команды или офиса является разбивка его на этапы или задачи. Всё, что для этого необходимо: составить простой чек-лист, описывающий последовательность действий, которые нужно совершить для получения конкретного результата.

Разные по характеру, наполненности, сложности проекты нуждаются в различной степени контроля и организации. При их выполнении используются разнообразные управленческие методологии.

Популярные методы управления проектами

Под данным понятием понимают не просто рекомендации или стандарты, которых нужно придерживаться при выполнении проекта, а конкретные действия, задающие ход, направление работы. В их число входят:

1. Agile

Популярный итеративно-инкрементальный подход, основанный на формировании требований и их реализации путём взаимодействия команд из специалистов разного профиля. Проще говоря, это набор гибких методов, позволяющий получить продукт высокого качества благодаря постоянному контакту между исполнителями и заказчиками. Применяется в IT-отрасли, в некрупных компаниях, реализующих творческие проекты.

Ключевые принципы Agile-подхода:

  • Взаимоотношения в команде важнее технической составляющей.
  • Программное обеспечение нужнее документации.
  • На первом плане – взаимодействие с клиентом.
  • Внесение корректив на любом этапе.

Сильные стороны:

  • Гибкость, способность подстроиться под интересы любого клиента.
  • Быстрый запуск, повышенный уровень безопасности.
  • Получение качественного продукта готового к использованию (MVP) Minimum Viable Product.

Слабые стороны:

  • Потребность в постоянном участии заказчика.
  • Отсутствие понимания конечного результата на ранних этапах.
  • Потребность в специалистах высокой квалификации с соответствующей мотивацией.

2. Scrum

Является частью методологии Agile, нацеленной на потребности заказчика. Гибкий фреймворк – самый структурированный среди других представителей семейства, включающего наборы практик для предприятий и компаний различной специфики.

В основе метода используется деление проекта на отдельные временные периоды, спринты, в рамках которых создаются отдельные части продукта, называемые бэклогами (product backlog), представляющиеся представителю заказчика на оценку. Получая обратную связь, команда вносит необходимые корректировки. Scrum ориентирован на проекты «быстрых побед», способные изменяться в оперативном режиме.

Плюсы методики:

  • Подходит для команд, в которых не все участники обладают нужной компетенцией или опытом. Постоянное взаимодействие между участниками групп компенсирует этот недостаток благодаря своевременной помощи коллег в затруднительных ситуациях.
  • Благодаря быстрому обновлению результатов процессы легко отслеживать, исправляя при необходимости.

Слабые стороны:

  • Требовательность к команде, числу её участников, их «полезности», функциональности. Они должны быть компетентными в нескольких областях, чтобы при необходимости подменять друг друга.
  • Члены команды должны обладать навыками самоорганизации, не бояться брать на себя ответственность.

Методология Scrum применима не для всех организаций. Её не всегда можно использовать для реализации определенного проекта, например, возведения здания.

3. Kanban

Или «доска объявлений». Базируется на теоретических и практических принципах Agile методологии, представляя собой визуализацию задач, для наглядного представления о том, какие функции выполняет каждый сотрудник команды или офиса.

Создатель данного метода, ведущий инженер компании «Тойота», господин Тайичи Оно, применил в его основе «принцип супермаркета», держащего на своих полках «только то, что необходимо клиентам».

Работа с Kanban начинается с определения операционных потоков (workflow), изображающихся в виде столбцов, в которых устанавливают карточки с задачами. При завершении каждой операции отмечается процент выполнения задачи. На доске данные графы выглядят следующим образом:

 

Сделано

В работе

Готово

Каждый столбец заполняют участники команды, одновременно имея возможность контролировать прогресс выполняющейся работы на каждом уровне, внося нужные поправки для его ускорения. Доска может быть стандартной или электронной. Благодаря гибкости систему Kanban легко подстроить под себя, в качестве основы используя главные тезисы метода:

  • Карточки для задач с корректной информацией о процессе.
  • Ограниченное количество карточек на каждом из этапов.
  • Непрерывная работа над задачами, перемещающимися по этапам.
  • Постоянное совершенствование (kaizen), путем внесения изменений на основе регулярного анализа.

По сравнению со Scrum система более мягкая. В ней допускается оставление неоконченной задачи на каком-либо этапе для решения приоритетных заданий. Здесь не ограничено время спринтов, роли не расписаны, за исключением владельца проекта.

Сильные стороны:

  • Позволяет сплотить команду из опытных и квалифицированных специалистов, способствуя быстрому достижению результата.
  • Экономия ресурсов, чёткое соблюдение дедлайнов.
  • Гибкость, позволяющая методике адаптироваться под любые потребности.

Слабые стороны:

  • Не подходит для проектов, реализующихся в жёстких временных рамках.

Выбирая методологию управления, важно учитывать ее направленность и специфику. Для организации работы в типовых процессах более предпочтительным будет проверенный временем классический подход, в Project-менеджменте носящий название водопадного (Waterfall).

Суть технологии заключается в чётком следовании составленному плану с соблюдением всех его этапов. Все непредвиденные ситуации в данном случае практически исключаются, так как каждый шаг продумывается и фиксируется. Он уместен для проектов с заранее утверждёнными требованиями, в которые не вносятся изменения по ходу выполнения.

Бизнесы нового поколения, развивающиеся в банковской, финансовой сферах, построить на основании Waterfall-технологии невозможно. Поэтому при управлении такими компаниями применяют методы agile-методологии.

Управление проектами и популярные инструменты

Project-management требует применения соответствующих инструментов. Это могут быть простые программы или сервисы со сложной структурой, основанные на внутренних разработках компании. Самые популярные из них представлены в ТОП нашего обзора:

1. LeaderTask

Главный экран ЛидерТаск полный экран

Одна из лучших систем для проектного управления с бесплатным пробным периодом, выполненная в форме мультиплатформенного планировщика задач с функцией синхронизации данных между участниками и разными устройствами. Обладает возможностями органайзера и task manager. Помогает создавать заметки, планировать встречи, сразу отображающиеся в календаре, вести персональные или коллективные проекты с задачами, которым присваивается определённый уровень важности. Благодаря разбивке сложных задач на подзадачи упрощает ведение многоэтапных проектов. 

Её плюсы:

  • Совместима с цифровыми платформами любых типов, включая Windows, Android, iPhone или iPad.
  • Наглядно отображает задачи цветовым выделением.
  • Может работать в автономном режиме.
  • Возможность работы с сервисами GTD, Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, Системой Стивена Кови, др.
  • Хранение данных, защищённых шифрованием, в облаке.
  • Поддержка методологий Agile и Scrum.
  • Наличие Kanban-досок.

Минусы:

  • Высокая стоимость полной версии для командной работы.

2. Мегаплан

Мегаплан

Совместная разработка бывших студентов Мехмата МГУ, появившаяся ещё в 2007 году. Представляет полноценную систему управления бизнесом, способную контролировать выполнение задач по срокам, настраивать индивидуальный маркетинг и оптимизировать процессы в команде проекта.

В составе инструмента присутствует комфортная в работе CRM, дополненная функцией контроля исполнителей. Активно эксплуатируется государственными органами.

Плюсы:

  • Возможность ведения неограниченного количества проектов.
  • Контроль над расходованием финансов.
  • Отчёты и аналитика в автоматизированном режиме.
  • Совместимость с технологиями 1C.

Минусы:

  • Отсутствие связи с Google Adwords и Яндекс.Директ, не позволяющее напрямую строить аналитику.
  • Проблемы с «подвисанием» из-за технических работ, направленных на обновление основных модулей.
  • Платное подключение дополнительных сервисов.

3. Trello

Trello

Удобный, простой и доступный инструмент для использования внутри небольшой группы исполнителей. Позволяет организовать общий канал связи. Подходит для Web, macOS, Windows, iOS, Android. Присутствует платная версия, с дополнительными функциями. Интерфейс выполнен в виде Kanban-досок со списками дел. Предусмотрена отдельная опция для руководителя, обеспечивающая наблюдение за ходом реализации проекта.

Плюсы:

  • Подходит для небольших команд;
  • Обмен файлами;
  • Цели устанавливаются для каждого сотрудника.

Минусы:

  • Ограничение на одновременное открытие досок (не больше 10-ти).
  • Экспорт данных на платной основе.
  • Доступ для сотрудников только в платных пакетах.

Стоимость ежемесячной подписки для обслуживания команды численностью до 100 человек составляет 10 долларов. Для обеспечения деятельности крупных компаний данный инструмент не подходит из-за недостаточного функционала софта.

Заключение

Развитие новых технологий лидерства, изменение условий функционирования многих компаний в современных условиях диктует требования к стандарту управления проектами. Трендами последнего времени стали:

  • Дистанционная работа с командами, требующая от проект-менеджера умения выстраивания эффективного взаимодействия сотрудников, находящихся «на удалёнке».

Удалённая работа требует эффективных коммуникаций. Сотрудникам нужно помочь освоиться в новом формате, при необходимости организовав обучение в виде онлайн-лекций, предоставления понятных пособий по техникам организации рабочего пространства и основам планирования.

  • Гибридные подходы к управлению проектами

Несмотря на множество научных подходов, разработанных для применения на различных уровнях управления, универсальных методик не существует. Технологии, эффективные для одной компании, грозят серьёзными рисками при нерациональном применении в другой. Если 10-15 лет назад управленческий менеджмент функционировал, в основном, в традиционном направлении, то в настоящее время более востребованы гибкие гибридные методики. Согласно аналитическим исследованиям, 47% организаций в разных странах мира используют Agile-подход.

  • Развитие Soft Skills

Подразумевает создание благоприятной среды для эффективного взаимодействия всех участников команды проекта. Чтобы достигнуть запланированной цели руководитель должен стать вдохновляющим лидером, мотиватором, научиться формулировать и доносить свои мысли подчинённым сотрудникам, решать конфликты, слушать и слышать.

Обеспечение коммуникации в команде повышает мотивацию сотрудников, улучшает дисциплину внутри коллектива, предотвращает возникновение спорных ситуаций, недопонимания, приводящего к расхождению общих и индивидуальных целей.

Вне зависимости от того, являетесь ли вы новичком в управлении проектами или обладаете достаточной компетенцией в данной сфере, стоит регулярно работать над эмоциональным интеллектом, особенно во время кризисов и нестабильности в компании.

LeaderTask
Космонавтов, 11, помещение 1
Ярославль, РФ 150062
+7 (4852) 68-58-20 911@leadertask.com