Каждый проект состоит из задач, которыми нужно управлять. Для этого важно грамотно организовать эффективное взаимодействие между всеми участниками команды. Каждый её участник должен чётко выполнять свою работу. Чтобы выпустить новый продукт, запустить проект, нужно соблюдать жёсткие временные рамки и при этом выполнять работу качественно. Для управления проектами разработано много специальных технологий и инструментов. Одним из них является метод Канбан, разработанный в 60-е годы 20 века в Японии.
Создавайте Kanban-доски и ведите проекты в электронном планировщике задач ЛидерТаск. Создавайте карточки, перемещайте их между этапами вашего проекта, приглашайте коллег для совместной работы – весь рабочий процесс у вас перед глазами.
В буквальном переводе слово «kanban» означает вывеска или рекламный щит. Этот термин, обозначающий систему постановки задач, при которой все этапы проекта отображаются на специальных досках, впервые был использован на одном из заводов японской автомобильной марки Toyota. Его применение в рамках производства позволяло наглядно отслеживать качество изготовления каждой детали на всех этапах.
Автор метода, инженер Тайити Оно, в основе системы использовал принцип работы супермаркетов, в которых покупатели сами выбирали товары и укладывали в тележку. В данном случае эту роль выполнял склад с запчастями для сборки авто. На каждую ёмкость с деталями крепилась карточка. На ней была представлена информация о наименовании, артикуле, количестве деталей. Указывался отдел, отправивший детали, и место их назначения, ответственный за сборку и отгрузку. Позже этой теорией заинтересовались менеджеры Тойота.
На сборке работники забирали детали из тары с карточками. На пустые ящики крепились новые бирки с указанием номенклатуры и количества деталей. Они снова транспортировались на склад. Из информации на карточках сотрудники точно знали, где находится та или иная деталь. Это значительно упрощало и ускоряло процесс сборки, уменьшало процент брака и положительно влияло на качество сборки.
История Kanban методологии началась с начала 2000-х годов, когда она стала активно использоваться в разработке программного обеспечения. В настоящее время она является частью agile-философии и работает на основании принципов «Манифеста гибкой разработки ПО». Главная цель метода: своевременное получение качественного и дееспособного продукта. В каких сферах, кроме project-менеджмента и разработки программного обеспечения, применяется технология, как она работает на практике, разберёмся подробнее.
Японская система Канбан подходит для всех проектов, в которых можно выделить этапы и отдельные типы работ. С её помощью можно планировать задания в рамках проекта, распределять их между сотрудниками, контролировать сроки их исполнения. Методика позволяет сделать все рабочие процессы наглядными, отследить степень загрузки специалистов и готовность задач на каждом этапе.
Примеры внедрения в различные сферы бизнеса, включая:
Фиксировать задачи можно на меловой, магнитной доске или в виде заметок в специальных цифровых приложениях на компьютере, смартфоне или планшете. Для наглядности доски разбивают на колонки, содержащие информацию о состоянии всех текущих работ по проекту. Описание, приоритетность каждой задачи содержится в её канбан-карточке. По мере завершения каждого этапа карточка передвигается в соответствующую колонку: «В работе», «Сделано», «Доработка» и т.д. На доске можно увидеть всю нужную информацию, касающуюся проекта, включая загрузку каждого участника команды и степень выполнения каждой задачи.
Метод Канбан основан на следующих базовых принципах:
Для достижения положительного результата при использовании данного инструмента важно соблюдать следующие правила:
Обязательным элементом Канбан разработки является доска. Она присутствует во всех инструментах гибкой методологии, включая Scrum. К ней обеспечен свободный доступ всех участников рабочего процесса. Каждый видит, на каком этапе находится задача.
Условно доску канбан можно сравнить с движением автобуса. Его конечная точка – финал проекта. Остановки, которые он делает по пути, — чек поинты или промежуточные этапы. А сам автобус визуализирован в виде карточек, установленных на доске. Каждый «пассажир», он же участник команды, знает, какой цели в итоге нужно достигнуть, в какое время нужно подключиться к процессу для решения главной задачи. В результате работа каждого становится понятной и прозрачной.
Среди достоинств методики стоит выделить:
Его минусы:
Технологию Канбан часто путают с другой методикой, Scrum, входящей в число гибких методологий управления проектами. Но, между ними имеются существенные различия:
Канбан | Скрам |
Совещания отсутствуют | Проводятся регулярные совещания (miting). |
Подбирается команда из узкопрофильных специалистов | Роли исполнителей могут изменяться, они взаимодействуют между собой |
Прямое руководство проектом отсутствует | Назначается лидер, ответственный за проект, организующий совещания, контролирующий этапы исполнения задач. |
Планированием занимается команда | Планы по проекту составляет назначенный лидер |
К гибким agile-методам также относится кайдзен и метод Lean Management, получивший название «методики бережливого производства». Так же, как и метод Канбан, он подразумевает эволюционное внесение любых изменений в рамках реализации проекта. Его основная цель – устранение всех возможных помех, которые могут по каким-либо причинам мешать производству.
Сегодня говоря о канбан нельзя не вспомнить и про особенности Waterfall. Данный алгоритм водопада характеризуется чёткостью сроков и процессов в каскадной модели. В сравнении с kanban существуют плюсы и недостатки waterfall методологии. В основном, разница между этих двух известных подходов заключается в их определениях и ценностях. Но визуальная оптимизация является общим элементом для двух методологий.
Несмотря на прозрачность и простоту восприятия, некоторые команды совершают ошибки при внедрении Kanban-технологии в рабочие процессы. Из-за этого инструмент не работает должным образом, не оправдывая возложенные на него надежды. Часто это происходит по следующим причинам:
Как уже упоминалось ранее, доски Канбан могут быть физическими или цифровыми. В первом случае обычную магнитную или меловую доску делят на несколько столбцов. Тексты и описания задач помещают на стикеры, которые фиксируют в соответствующих колонках, перемещая оттуда по мере завершения каждого этапа задачи. Электронные доски работают по тому же принципу. Но, в отличие от физических, к ним есть доступ абсолютно у всех сотрудников. Это особенно удобно при работе с командами удалённых сотрудников. В их число входят самые популярные зарубежные сервисы:
Современный цифровой сервис ЛидерТаск предлагает разнообразные инструменты для эффективной совместной работы над проектами. В число её основных функций входит электронная доска Канбан, предназначенная для визуализации работы над проектами.
В приложении можно:
При помощи доски Канбан в программе ЛидерТаск можно всегда видеть полную картину происходящего на проекте. Это поможет дисциплинировать команду, сделает работу более организованной и качественной. От других топ сервисов отличается тем, что работает в автономном режиме, без интернета. Синхронизируется с другими популярными приложениями. Подходит для всех цифровых платформ.
В жизни приступая к использованию японской методики Канбан, важно соблюдать дисциплину. Данный метод можно внедрить в любой проект. Используя инструментарий метода, гораздо проще добиться реализации профессиональных и личных задач. С его помощью удобно отслеживать прогресс в работе над проектами, контролировать расход ресурсов, вносить своевременные корректировки в случае необходимости.
Видя все рабочие процессы на доске, каждый сотрудник будет иметь представление о важности и приоритетности своей задачи. От того, насколько корректно он её выполнит, будет зависеть дальнейшее движение проекта.