Методология Kanban
Каждый проект состоит из задач, которыми нужно управлять. Для этого важно грамотно организовать эффективное взаимодействие между всеми участниками команды. Каждый её участник должен чётко выполнять свою работу. Чтобы выпустить новый продукт, запустить проект, нужно соблюдать жёсткие временные рамки и при этом выполнять работу качественно. Для управления проектами разработано много специальных технологий и инструментов. Одним из них является метод Канбан, разработанный в 60-е годы 20 века в Японии.
Что это такое
В буквальном переводе слово «kanban» означает вывеска или рекламный щит. Этот термин, обозначающий систему постановки задач, при которой все этапы проекта отображаются на специальных досках, впервые был использован на одном из заводов японской автомобильной марки Toyota. Его применение в рамках производства позволяло наглядно отслеживать качество изготовления каждой детали на всех этапах.
Автор метода, инженер Тайити Оно, в основе системы использовал принцип работы супермаркетов, в которых покупатели сами выбирали товары и укладывали в тележку. В данном случае эту роль выполнял склад с запчастями для сборки авто. На каждую ёмкость с деталями крепилась карточка. На ней была представлена информация о наименовании, артикуле, количестве деталей. Указывался отдел, отправивший детали, и место их назначения, ответственный за сборку и отгрузку. Позже этой теорией заинтересовались менеджеры Тойота.
На сборке работники забирали детали из тары с карточками. На пустые ящики крепились новые бирки с указанием номенклатуры и количества деталей. Они снова транспортировались на склад. Из информации на карточках сотрудники точно знали, где находится та или иная деталь. Это значительно упрощало и ускоряло процесс сборки, уменьшало процент брака и положительно влияло на качество сборки.
История Kanban методологии началась с начала 2000-х годов, когда она стала активно использоваться в разработке программного обеспечения. В настоящее время она является частью agile-философии и работает на основании принципов «Манифеста гибкой разработки ПО». Главная цель метода: своевременное получение качественного и дееспособного продукта. В каких сферах, кроме project-менеджмента и разработки программного обеспечения, применяется технология, как она работает на практике, разберёмся подробнее.
Где используется методология Канбан
Японская система Канбан подходит для всех проектов, в которых можно выделить этапы и отдельные типы работ. С её помощью можно планировать задания в рамках проекта, распределять их между сотрудниками, контролировать сроки их исполнения. Методика позволяет сделать все рабочие процессы наглядными, отследить степень загрузки специалистов и готовность задач на каждом этапе.
Примеры внедрения в различные сферы бизнеса, включая:
- Производство промышленных товаров. Используя метод Kanban, можно избежать проблем, связанных с дефицитом или переизбытком поставок запчастей, сырья при изготовлении нового продукта. Наглядно видя расход материалов, сотрудники сборочного участка будут заказывать нужные комплектующие, ориентируясь на объём произведённой продукции. Так все цеха и участки будут загружены равномерно.
- Управление командами в IT. В данном случае конечным продуктом будет программное обеспечение. Методика Канбан обеспечит слаженную работу всех участников команды. Процесс разработки сайта с применением данной технологии будет выглядеть примерно так: Для создания сайта привлекается дизайнер, создающий макет. После утверждения макета он поступает к программисту, который прописывает его техническую часть. Далее задача переходит к тестировщику, выявляющему ошибки. Продукт дорабатывается, демонстрируется заказчику. Каждый последующий участник процесса выполняет свою работу, исходя из объёма задач, выполненных его предшественником.
- Продажи. Идея канбан-досок нашла применение в области сотрудничества с клиентами. Её применяют при построении воронок продаж. С её помощью проще наладить коммуникацию между исполнителями и заказчиком.
- Планирование личных дел. Личная Kanban доска успешно заменит привычный многим ежедневник. На ней можно фиксировать личные задачи, распределяя их по дням, неделям или месяцам, и следить за их регулярным выполнением.
Фиксировать задачи можно на меловой, магнитной доске или в виде заметок в специальных цифровых приложениях на компьютере, смартфоне или планшете. Для наглядности доски разбивают на колонки, содержащие информацию о состоянии всех текущих работ по проекту. Описание, приоритетность каждой задачи содержится в её канбан-карточке. По мере завершения каждого этапа карточка передвигается в соответствующую колонку: «В работе», «Сделано», «Доработка» и т.д. На доске можно увидеть всю нужную информацию, касающуюся проекта, включая загрузку каждого участника команды и степень выполнения каждой задачи.
Принципы и правила построения системы
Метод Канбан основан на следующих базовых принципах:
- Визуализации. Его основа – меловая, бумажная или виртуальная доска, разделённая на колонки, соответствующие этапам проекта.
- Чёткого распределения задач между исполнителями. Это улучшает взаимопонимание и взаимодействие в команде.
- Полной концентрации на работе.
Для достижения положительного результата при использовании данного инструмента важно соблюдать следующие правила:
- Для начала нужно организовать работу с теми данными и материалами, которые имеются в вашем распоряжении на данный момент. Не стоит ждать каких-то изменений. В процессе непрерывного хода работы над проектом у вас будет возможность усовершенствовать его с помощью новых технологий и инструментов.
- Все вносимые изменения по проекту должны иметь эволюционный характер. Революция в данном случае не оправдана. Любая глобальная перестройка внесёт диссонанс в рабочий процесс, из-за чего вы рискуете полностью провалить проект. Любые коррективы должны быть дозированными и поступательными.
- Порядок, прежде всего. Каждый участник процесса должен выполнять свою работу. Дизайнеру не стоит браться за тестирование продукта, а программист не должен тратить время на «рисование шапки сайта». Все распределённые роли и обязанности должны чётко выполняться.
- Инициативу сотрудников нужно всячески поощрять. Все предложения, направленные на улучшение работы над проектом, должны быть рассмотрены и приняты во внимание. Достижение многих результатов значительно упрощается при привлечении коллективного мышления.
Преимущества и минусы
Обязательным элементом Канбан разработки является доска. Она присутствует во всех инструментах гибкой методологии, включая Scrum. К ней обеспечен свободный доступ всех участников рабочего процесса. Каждый видит, на каком этапе находится задача.
Условно доску канбан можно сравнить с движением автобуса. Его конечная точка – финал проекта. Остановки, которые он делает по пути, — чек поинты или промежуточные этапы. А сам автобус визуализирован в виде карточек, установленных на доске. Каждый «пассажир», он же участник команды, знает, какой цели в итоге нужно достигнуть, в какое время нужно подключиться к процессу для решения главной задачи. В результате работа каждого становится понятной и прозрачной.
Среди достоинств методики стоит выделить:
- Гибкость планирования с возможностью внесения корректировок по ходу реализации проекта.
- Повышение заинтересованности персонала благодаря совместной работе над проектами.
- Организация сбалансированного потока товаров на производственных складах, их корректная загрузка.
- Абсолютная прозрачность и наглядность без секретов для исполнителей и клиентов.
Его минусы:
- Неудобство для команд большого размера.
- Канбан-метод не подходит для составления стратегических планов. Его цель – решение задач здесь и сейчас.
- Угроза замедления работы или срыва проекта из-за блокировки одной или нескольких задач.
Отличия методик Scrum, Kanban и Lean
Технологию Канбан часто путают с другой методикой, Scrum, входящей в число гибких методологий управления проектами. Но, между ними имеются существенные различия:
| Канбан | Скрам |
| Совещания отсутствуют | Проводятся регулярные совещания (miting). |
| Подбирается команда из узкопрофильных специалистов | Роли исполнителей могут изменяться, они взаимодействуют между собой |
| Прямое руководство проектом отсутствует | Назначается лидер, ответственный за проект, организующий совещания, контролирующий этапы исполнения задач. |
| Планированием занимается команда | Планы по проекту составляет назначенный лидер |
К гибким agile-методам также относится кайдзен и метод Lean Management, получивший название «методики бережливого производства». Так же, как и метод Канбан, он подразумевает эволюционное внесение любых изменений в рамках реализации проекта. Его основная цель – устранение всех возможных помех, которые могут по каким-либо причинам мешать производству.
Сегодня говоря о канбан нельзя не вспомнить и про особенности Waterfall. Данный алгоритм водопада характеризуется чёткостью сроков и процессов в каскадной модели. В сравнении с kanban существуют плюсы и недостатки waterfall методологии. В основном, разница между этих двух известных подходов заключается в их определениях и ценностях. Но визуальная оптимизация является общим элементом для двух методологий.
Ошибки при использовании метода
Несмотря на прозрачность и простоту восприятия, некоторые команды совершают ошибки при внедрении Kanban-технологии в рабочие процессы. Из-за этого инструмент не работает должным образом, не оправдывая возложенные на него надежды. Часто это происходит по следующим причинам:
- Сотрудники не понимают, в чём заключается суть методики,зачем нужны называемые карточки и как их заполнение влияет на скорость работы над проектом.
- Не соблюдаются сроки, установленные для выполнения каждого задания. Из-за этого возникают переработки. Количество карточек увеличивается, теряется смысл многих из них.
- Не своевременно меняются статусы задач. После завершения этапа карточка по прежнему остаётся на своём месте. Это мешает отследить реальную загруженность участников, вводит в заблуждение других участников команды.
- Задачи не группируются по приоритетам. По этой причине действительно важные и серьёзные задания могут отодвигаться «на задний план» и теряться среди второстепенных задач.
- Отсутствует полноценное общение с командой. Это мешает улучшить работу, ухудшает взаимопонимание между участниками рабочего процесса. Каждый должен иметь возможность внести свои предложения по проекту. И они обязательно должны быть услышаны остальными участниками.
Как это работает на практике
Как уже упоминалось ранее, доски Канбан могут быть физическими или цифровыми. В первом случае обычную магнитную или меловую доску делят на несколько столбцов. Тексты и описания задач помещают на стикеры, которые фиксируют в соответствующих колонках, перемещая оттуда по мере завершения каждого этапа задачи. Электронные доски работают по тому же принципу. Но, в отличие от физических, к ним есть доступ абсолютно у всех сотрудников. Это особенно удобно при работе с командами удалённых сотрудников. В их число входят самые популярные зарубежные сервисы:
- Trello. Поддерживает любое число проектов. В программе предусмотрено цветовое обозначение задач, прикрепление к ним вложений, комментариев. Интегрируется с другими цифровыми приложениями. Имеет бесплатную и платную версию.
- Taskify. Очень понятный инструмент с тремя колонками: «Список», «В работе» и «Готово».
- Asana. Полноценная CRM система для управления проектами и командами с поддержкой функции Канбан-доски.
- JIRA. Применяют для организации работы команд в IT-сфере. Подходит для крупных промышленных компаний с увеличенным штатом специалистов. Предназначена для создания, ведения проектов и отслеживания программных ошибок. Интегрируется с многими цифровыми сервисами.
Доски Канбан в приложении ЛидерТаск
Современный цифровой сервис ЛидерТаск предлагает разнообразные инструменты для эффективной совместной работы над проектами. В число её основных функций входит электронная доска Канбан, предназначенная для визуализации работы над проектами.
В приложении можно:
- Создавать проекты, задачи и карточки.
- Перемещать их между этапами по мере выполнения каждой задачи.
- Контролировать загруженность каждого участника команды.
- Распределять поручения между ответственными исполнителями.
- Установить приоритеты для задач.
- Организовать взаимодействие между клиентами и исполнителями.
При помощи доски Канбан в программе ЛидерТаск можно всегда видеть полную картину происходящего на проекте. Это поможет дисциплинировать команду, сделает работу более организованной и качественной. От других топ сервисов отличается тем, что работает в автономном режиме, без интернета. Синхронизируется с другими популярными приложениями. Подходит для всех цифровых платформ.
Заключение
В жизни приступая к использованию японской методики Канбан, важно соблюдать дисциплину. Данный метод можно внедрить в любой проект. Используя инструментарий метода, гораздо проще добиться реализации профессиональных и личных задач. С его помощью удобно отслеживать прогресс в работе над проектами, контролировать расход ресурсов, вносить своевременные корректировки в случае необходимости.
Видя все рабочие процессы на доске, каждый сотрудник будет иметь представление о важности и приоритетности своей задачи. От того, насколько корректно он её выполнит, будет зависеть дальнейшее движение проекта.
-
Повышение эффективности работыЭффективность каждого сотрудника напрямую связана с успешностью и прибыльностью компании. Чем лучше - Что такое бэклог: виды и основные принципыДля организации и структуризации работ в IT сфере используется специальный инструмент –
- Что такое Брейншторм и чем он полезенРешение некоторых вопросов требует коллективного обсуждения. Только в таком формате возможно рождение
