14 сент. 2022 г.
Читайте также:
Программы для создания чек-листов: обзор лучших решений
В реестре отечественного ПО
Человеческая память не безгранична. Невозможно удержать в голове множество важных задач, повседневных дел, требующих оперативного выполнения в течение дня. И тем более проконтролировать время и качество их исполнения. Для работы с большими объёмами информации, её своевременной систематизации, в project-менеджменте используется специальный инструмент – чек-лист, представляющий собой контрольный список дел, задач, требующих обязательной проверки после выполнения.
Определение Check list – это перечень действий, оформленный в виде списка дел, в котором ставятся отметки после выполнения каждого этапа. С помощью чек-листа можно проконтролировать любой процесс: от запуска нового проекта на предприятии до запуска машины или производства оборудования. Используя чек-листы, проще избежать ошибок при выполнении повторяющихся задач. Перед глазами у вас всегда будет полноценный бланк, подсказывающий, как каждый этап выполнить эффективно и грамотно согласно образцу. Впервые чек-листы начали писать в сфере авиации. После крушения новой модели «Боинга» в 1934 году, случившегося в результате ошибки лётного экипажа, стало понятно, что пилотам сложно контролировать процессы взлёта, полёта и посадки, не упустив из виду важные детали. Поэтому для них были разработаны подробные инструкции обслуживания самолета, объясняющие, что делать в рядовых, критических или опасных ситуациях.
Первые производственные чек-листы использовались для контроля и тестирования сложных технологий и технических процессов. Постепенно чек-листами стали пользоваться в других сферах человеческой жизни. Грамотно составленный список дел поможет избавиться от нервного напряжения, неизбежно возникающего при попытках удержать в голове бесконечное количество рутинных ежедневных дел. Заполнение чек-листа отлично мотивирует, поднимает самооценку. В процессе прохождения чек-листа, отмечая выполнение очередного пункта, человек испытывает чувство удовлетворённости, понимая, что очередная поставленная задача достигнута. Значит он стал ещё ближе на пути к достижению главной цели.
Правильные check-lists бывают бытовыми и профессиональными. Написание чек-листов очень полезно в ведении бизнеса или личной жизни. Сегодня мы попробуем рассказать зачем и как сделать чек-лист, как оформить чек-лист, его свойства, чем он отличается от других списков и какие функции выполняет.
Достаточно часто данный инструмент сравнивают с пошаговым планом, гайдами или списками дел. В некоторых источниках названия список дел (to do list) и чек-лист (checklist) упоминаются по значению синонимов. Но, такое утверждение некорректно, учитывая как выглядит чек лист. Эти инструменты действительно помогают запоминать информацию, упрощают контроль выполнения задач. Здесь их общие черты заканчиваются.
Списки дел используются для работы над конкретными задачами. Например, приготовление торта должно состоять из таких этапов: покупка необходимых ингредиентов, подготовка оборудования, процесса замешивания, выпекания теста, мытья посуды и т.д. В списке дел задачи можно поменять местами, убрать или перенести. Чек-лист требует обязательного исполнения каждого указанного в нём действия.
Гайдом называют руководство к действию, либо проверочный опыт. Это введение или практические рекомендации для чайников, как лучше выполнить ту или иную задачу, выполняя последовательные действия. В качестве примера можно привести гайд по работе в Фотошоп или рецепт блюда.
Пошаговый план представляет собой поэтапную инструкцию, которую нужно в точности выполнять в рамках плана для достижения нужного результата. А в чек-листе последовательность действий не так важна. Главное, чтобы все описанные в нём пункты были сделаны.
Главная задача чек-листов – структурирование, организация ежедневных дел. Они помогают:
Такой конструктор необходим для организации эффективной работы над процессами. Чек-листами пользуются разные сотрудники. Например, в ресторанах или объектах быстрого питания. Такие списки выдаются барменам, официантам, поварам заведения после предварительного инструктажа. После инструктажа они могут приступать к своим самостоятельным обязанностям.
Чек-листы применяют тестировщики на специальных сервисах для проверки исправности сложного оборудования или при проверке показателя проблем противопожарной безопасности зданий и сооружений. Также чек-листами часто пользуются в тестированиях и исследованиях.
В настоящее время из бумажного списка они превратились в полноценный цифровой продукт, который можно передать аудитории в виде файла, сохраняющего свою практическую пользу и информативность. Существует огромное множесто, их продают, используют для привлечения лидов, основу сбора контактных данных от клиентов или используют в качестве бонусов за покупки.
Помогает отобразить содержание процесса списком, решить разнообразные задачи, связанные с ежедневным планированием. С помощью чек-листа можно разбить любой сложный процесс на отдельные этапы, не упустив из виду ни одной важной детали. Работа с чек-листом улучшает производительность. Уменьшает вероятность ошибок, помогает сосредоточиться на серьёзных процессах. Другие преимущества:
То есть чек-листы помогают эффективно организовать рабочие процессы, отследить достигнутый прогресс или полученный результат, оценить, насколько полученная услуга или продукт соответствует установленным требованиям.
Чек-листы делятся на две основные группы:
Оформление чек листа – несложный процесс, требующий соблюдения некоторых правил:
Сложные списки оформляют цветом. Каждой задаче выделяют собственный цвет. Для каждого этапа устанавливают срок исполнения. Так будет проще проконтролировать рабочий процесс.
Для личного использования подойдут следующие форматы:
Процессы – конкретные действия на пути к достижению поставленной цели. Они могут быть единовременными или периодическими: ежедневными, еженедельными, ежеквартальными. В чек-листах процессы расписываются в виде отдельных шагов, которые нужно совершить для решения поставленной задачи. Пример: список вещей для путешествия.
Чек-листы удобно использовать для контроля различных процессов:
Чек-листы создают на обычной бумаге, в электронных таблицах, современных текстовых редакторах. Информационное поле разбивают на три колонки. В первой записывают номера пунктов, во второй – суть задачи, а в третьей ставят отметку об её выполнении. В одном пункте указывается одно действие, описанное несколькими словами. Информация, содержащаяся в нём, не должна быть поводом для размышления. Только конкретные действия и отметка о выполнении.
Он должен полностью вмещаться на главном экране компьютера, другого цифрового устройства, без необходимости его прокрутки вниз. Для выделения важной информации желательно использовать не более двух цветов, чтобы не отвлекаться на яркие элементы во время использования инструмента.
Если вы не знаете, как составить check-list, который станет для вас пошаговым руководством в работе и личной жизни, вам на помощь придут специализированные цифровые сервисы. Мы собрали лучшие из них в нашей следующей подборке.
Популярное цифровое приложение для планирования, организации совместной работы над проектами, помогающее структурировать всю важную информацию, сохраняя её в одном месте с возможностью удалённого доступа. Чек-листы в сервисе ЛидерТаск создаются прямо в теле задач. Особенно удобно, когда в задаче присутствует несколько тем. Например, создание рекламных роликов. Вычёркивая готовые варианты, проще концентрировать внимание на невыполненных темах.
Одним из бонусов программы является возможность распечатки чек-листов из задач. Пункты списка можно менять местами, распределять по важности и приоритетности, присваивать им статусы, выделять цветами, ставить напоминания для их выполнения. Систематизировать повторяющиеся элементы управления и действия, сформировав список регулярно повторяющихся задач.
Функциональный planner, совмещающий две основные опции: создание чек-листов и ежедневное календарное планирование. В приложении можно отслеживать процент выполнения задач, делиться ими с другими пользователями. К заданиям прикрепляются метки, примечания, другие файлы. Сервис функционирует совместно с Google Календарем. Поддерживает бесплатную и расширенную базовую версии.
Простой в понимании и управлении таск-менеджер, предлагающий пользователям «продвинутый» набор функций для эффективного управления рабочими процессами и временем. Приложение обладает возможностями создания списков задач с распределением по приоритетности. Поддерживает опции добавления тегов и комментариев. Напоминания в программе можно создать в виде текста или воспользоваться функцией голосового набора. Также задачи можно создавать непосредственно из электронной почты.
Пользователи оценили сервис за возможность автоматического создания списков задач, к которым нужно переходить после завершения первых этапов. Цели и задачи в программе имеют древовидную структуру, наглядно демонстрирующую положение дел в интересующие моменты времени. Приложение идеально подходит для создания списков Read-Do, требующих исполнения всех действий в установленном порядке.
Серьёзный и взрослый продукт на рынке, многофункциональный сервис для структуризации и организации дел, с успехом заменяющий несколько популярных приложений. Подходит для создания и работы над текстовыми документами, таблицами. Позволяет сохранить в одном месте любой контент, включая видео, аудио файлы, карты или другие материалы. Располагает богатым набором шаблонов для создания списков задач. Интегрируется со многими популярными цифровыми сервисами, включая Slack, Invision, Twitter, Google Drive или другие. Помогает организовать эффективную совместную работу над любыми сложными проектами.
Комфортное в применении, современное приложение для тех, кому важно никогда ничего не забывать. Планировщик заблаговременно отправит о предстоящем событии или мероприятии уведомление через СМС, популярные мессенджеры или на электронную почту. Синхронизация с Google Maps обеспечит доставку сообщения по месту назначения. В приложении можно создавать задачи, формировать из них списки, делегировать задачи другим исполнителям.
Профессиональный электронный сервис для компаний малого бизнеса, предназначенный для планирования, создания отчётов, управления удалёнными сотрудниками через мобильное приложение. В функционал программы входит отслеживание продуктивности персонала, совместная командная работа посредством корпоративного чата. Работает на мобильных устройствах.
Красивый, удобный в использовании инструмент для создания графических материалов, для овладения и начала работы, с которым совершенно не нужны навыки дизайнера. Создавать чек-листы в нём можно прямо из коллекции шаблонов. В приложении можно делать эффектные презентации, оригинально оформлять посты в социальных сетях.
Новинка на рынке программного обеспечения, постепенно набирающая популярность. Программа располагает огромным количеством шаблонов, которые можно адаптировать в соответствии с собственными потребностями. Среди минусов стоит отметить отсутствие русскоязычной версии, необходимость доплаты за оригинальные шрифты и другие приятные «фишки». Но, в целом, сервис интересный и достойный.
Современный, многофункциональный планировщик, с возможностью бесплатного создания до 100 списков. В платной версии эти ограничения снимаются. В программе можно работать в различных форматах, делиться информацией с коллегами, добавлять заметки, комментарии к задачам, вписывать задачи в своё или чужое расписание.
В расширении Google можно создавать ежедневные списки в онлайн режиме. Делиться ими с друзьями, коллегами или знакомыми. К задачам можно добавлять заметки, голосовые файлы, фото, создавать напоминания о событиях по месторасположению. В сервисе присутствует функция объединения задач с группировкой по цвету, приоритету.
Чтобы чек-лист стал полезным инструментом для решения любых персональных или профессиональных задач, при его составлении стоит руководствоваться принципами последовательности, краткости и логичности. Он поможет разбить сложные процессы на отдельные этапы, которые будет проще отслеживать и контролировать.
Каждый список действий должен быть посвящён отдельной тематике и направлен на решение конкретной задачи. Не стоит вписывать туда все аспекты, касающиеся вашей деятельности. Так вы только запутаетесь в огромном количестве лишней информации.
Грамотно пользуясь чек-листами, соблюдая несложные правила их составления, можно легко навести порядок в своих делах и планах, отслеживая их выполнение на бумаге или в специальных цифровых приложениях.
