Как составить чек-лист

Человеческая память не безгранична. Невозможно удержать в голове множество важных задач, повседневных дел, требующих оперативного выполнения в течение дня. И тем более проконтролировать время и качество их исполнения. Для работы с большими объёмами информации, её своевременной систематизации, в project-менеджменте используется специальный инструмент – чек-лист, представляющий собой контрольный список дел, задач, требующих обязательной проверки после выполнения.

Что это такое

Определение Check list – это перечень действий, оформленный в виде списка дел, в котором ставятся отметки после выполнения каждого этапа. С помощью чек-листа можно проконтролировать любой процесс: от запуска нового проекта на предприятии до запуска машины или производства оборудования. Используя чек-листы, проще избежать ошибок при выполнении повторяющихся задач. Перед глазами у вас всегда будет полноценный бланк, подсказывающий, как каждый этап выполнить эффективно и грамотно согласно образцу. Впервые чек-листы начали писать в сфере авиации. После крушения новой модели «Боинга» в 1934 году, случившегося в результате ошибки лётного экипажа, стало понятно, что пилотам сложно контролировать процессы взлёта, полёта и посадки, не упустив из виду важные детали. Поэтому для них были разработаны подробные инструкции обслуживания самолета, объясняющие, что делать в рядовых, критических или опасных ситуациях.

Первые производственные чек-листы использовались для контроля и тестирования сложных технологий и технических процессов. Постепенно чек-листами стали пользоваться в других сферах человеческой жизни. Грамотно составленный список дел поможет избавиться от нервного напряжения, неизбежно возникающего при попытках удержать в голове бесконечное количество рутинных ежедневных дел. Заполнение чек-листа отлично мотивирует, поднимает самооценку. В процессе прохождения чек-листа, отмечая выполнение очередного пункта, человек испытывает чувство удовлетворённости, понимая, что очередная поставленная задача достигнута. Значит он стал ещё ближе на пути к достижению главной цели.

Правильные check-lists бывают бытовыми и профессиональными. Написание чек-листов очень полезно в ведении бизнеса или личной жизни. Сегодня мы попробуем рассказать зачем и как сделать чек-лист, как оформить чек-лист, его свойства, чем он отличается от других списков и какие функции выполняет.

Отличительные особенности

Достаточно часто данный инструмент сравнивают с пошаговым планом, гайдами или списками дел. В некоторых источниках названия список дел (to do list) и чек-лист (checklist) упоминаются по значению синонимов. Но, такое утверждение некорректно, учитывая как выглядит чек лист. Эти инструменты действительно помогают запоминать информацию, упрощают контроль выполнения задач. Здесь их общие черты заканчиваются.

Отличие от списка дел

Списки дел используются для работы над конкретными задачами. Например, приготовление торта должно состоять из таких этапов: покупка необходимых ингредиентов, подготовка оборудования, процесса замешивания, выпекания теста, мытья посуды и т.д. В списке дел задачи можно поменять местами, убрать или перенести. Чек-лист требует обязательного исполнения каждого указанного в нём действия.

Отличие от гайда

Гайдом называют руководство к действию, либо проверочный опыт. Это введение или практические рекомендации для чайников, как лучше выполнить ту или иную задачу, выполняя последовательные действия. В качестве примера можно привести гайд по работе в Фотошоп или рецепт блюда.

Отличие от плана

Пошаговый план представляет собой поэтапную инструкцию, которую нужно в точности выполнять в рамках плана для достижения нужного результата. А в чек-листе последовательность действий не так важна. Главное, чтобы все описанные в нём пункты были сделаны.

Для чего нужны

Главная задача чек-листов – структурирование, организация ежедневных дел. Они помогают:

• Написать все ежедневные задачи единым списком.
• Проследить, чтобы они были выполнены вовремя.
• Далее проверить результат и достигнутый прогресс.

Такой конструктор необходим для организации эффективной работы над процессами. Чек-листами пользуются разные сотрудники. Например, в ресторанах или объектах быстрого питания. Такие списки выдаются барменам, официантам, поварам заведения после предварительного инструктажа. После инструктажа они могут приступать к своим самостоятельным обязанностям.

Чек-листы применяют тестировщики на специальных сервисах для проверки исправности сложного оборудования или при проверке показателя проблем противопожарной безопасности зданий и сооружений. Также чек-листами часто пользуются в тестированиях и исследованиях.

В настоящее время из бумажного списка они превратились в полноценный цифровой продукт, который можно передать аудитории в виде файла, сохраняющего свою практическую пользу и информативность. Существует огромное множесто, их продают, используют для привлечения лидов, основу сбора контактных данных от клиентов или используют в качестве бонусов за покупки.

Преимущества применения

Помогает отобразить содержание процесса списком, решить разнообразные задачи, связанные с ежедневным планированием. С помощью чек-листа можно разбить любой сложный процесс на отдельные этапы, не упустив из виду ни одной важной детали. Работа с чек-листом улучшает производительность. Уменьшает вероятность ошибок, помогает сосредоточиться на серьёзных процессах. Другие преимущества:

• Упрощение делегирования полномочий. При наличии подробной инструкции в чек-листе сотрудникам будет проще разобраться с поставленными перед ними задачами без угрозы потери качества.
• Практическая помощь руководителю в отслеживании хода работ с возможностью внесения в него корректив на любом этапе. Благодаря чёткому алгоритму чек листа проверить задачи гораздо проще и быстрее.
• Мотивация и самодисциплина. Наглядное отображение рабочего процесса даёт силы и желание скорейшего завершения запланированных дел. Видя свой прогресс, человек получает дополнительный стимул для дальнейшей работы, понимает, сколько работы сделано, сколько ещё осталось.
• Качественная аналитика. Всю информацию чек-листа можно открыть и структурировать, преобразовать в графики, диаграммы или гистограммы, наглядно показывающие изменения продуктивности.
• Совершенствование рабочих процессов. Соблюдая пункты верной инструкции, сотрудники выполнят работу так, как это необходимо. Не упустят из виду ни одного важного момента чек листа.
• Рациональное использование времени. Работая по шаблону, персоналу не придётся тратить время на ежедневное планирование своего дня, это означает, что работники будут чётко понимать, каким образом и что делать дальше.

То есть чек-листы помогают эффективно организовать рабочие процессы, отследить достигнутый прогресс или полученный результат, оценить, насколько полученная услуга или продукт соответствует установленным требованиям.

Правила составления

Чек-листы делятся на две основные группы:

• Read-Do (Читай и выполняй). Они необходимы новичкам. Читая инструкцию, сотрудники последовательно выполняют её шаги, отмечая завершённые этапы.
• Do-Confirm (Выполни и проверь исполнение). Вариант будет удобен для профессионалов, нуждающихся в самоконтроле. В данном случае после выполнения задач их корректность сверяется со списком.

Оформление чек листа – несложный процесс, требующий соблюдения некоторых правил:

• Один пункт чек листа – одно действие. Так будет проще ориентироваться в общем списке.
• Утвердительная или повелительная форма чек листа для всех пунктов. Для формата Read-Do корректными будут следующие задачи: Закажи рекламные буклеты. Оплати заказ. Забери готовую продукцию. Для списка Do-Confirm: Заказал буклеты. Оплатил. Забрал продукцию.
• Весь цикл нужно уместить в 20 пунктов. Если их получается больше, задачу разбивают на несколько подзадач и для каждой составляют отдельный чек-лист.
• Записи должны быть лаконичными и краткими. Не более 5 слов на один пункт.
• В списке должна быть указана только существенная информация, непосредственно влияющая на результат.

Сложные списки оформляют цветом. Каждой задаче выделяют собственный цвет. Для каждого этапа устанавливают срок исполнения. Так будет проще проконтролировать рабочий процесс.

Варианты для повседневной жизни

Для личного использования подойдут следующие форматы:

• Трекер полезных привычек. Основная функция – отслеживание регулярно повторяющегося действия. Например, чек лист посещения занятий в тренажёрном зале или ежедневное употребление воды перед приёмом пищи.
• Бинго. Данный формат получил распространение в соцсетях. Внешне выглядит в виде изображения, разделённого на сектора, в каждом из которых присутствует фраза, характеризующая поведение людей. Если она соответствует вашей жизненной позиции, её вычеркивают или ставят рядом галочку. Темы могут быть абсолютно любыми. Например: «Рабочие совещания», «Финансы» или «Изучение английского».
• Список ошибок. Его цель – напомнить о самых распространённых ошибках и не допустить их повторения. Подобный формат подойдёт для проверки работы, выполненной подрядчиками.
• Лайфхаки, полезные советы. Направлены на оптимизацию любых процессов. Например, как сделать что-либо, советы, как правильно составить резюме, выучить английский за 20 шагов и т.д.

Процессы и цели

Процессы – конкретные действия на пути к достижению поставленной цели. Они могут быть единовременными или периодическими: ежедневными, еженедельными, ежеквартальными. В чек-листах процессы расписываются в виде отдельных шагов, которые нужно совершить для решения поставленной задачи. Пример: список вещей для путешествия.

Чек-листы удобно использовать для контроля различных процессов:

• Проверки прогресса при отслеживании ключевых задач в тайм-менеджменте или project-менеджменте.
• Проверки корректности выполненной работы. По критериям можно оценить, насколько качественно и профессионально выполнено задание.
• Оценки технических характеристик изделия. Пример: сопроводительная документация с указанием объёма оперативной памяти, производительности системы компьютера или другой сложной техники.
• Сбор данных для анализа. Если вы собираете информацию о потенциальных конкурентах, вам будет проще систематизировать сведения, ориентируясь на пункты.

Как сделать чек-лист

Чек-листы создают на обычной бумаге, в электронных таблицах, современных текстовых редакторах. Информационное поле разбивают на три колонки. В первой записывают номера пунктов, во второй – суть задачи, а в третьей ставят отметку об её выполнении. В одном пункте указывается одно действие, описанное несколькими словами. Информация, содержащаяся в нём, не должна быть поводом для размышления. Только конкретные действия и отметка о выполнении.

Он должен полностью вмещаться на главном экране компьютера, другого цифрового устройства, без необходимости его прокрутки вниз. Для выделения важной информации желательно использовать не более двух цветов, чтобы не отвлекаться на яркие элементы во время использования инструмента.

Если вы не знаете, как составить check-list, который станет для вас пошаговым руководством в работе и личной жизни, вам на помощь придут специализированные цифровые сервисы. Мы собрали лучшие из них в нашей следующей подборке.

ТОП-11 сервисов для создания чек-листов

ЛидерТаск

Популярное цифровое приложение для планирования, организации совместной работы над проектами, помогающее структурировать всю важную информацию, сохраняя её в одном месте с возможностью удалённого доступа. Чек-листы в сервисе ЛидерТаск создаются прямо в теле задач. Особенно удобно, когда в задаче присутствует несколько тем. Например, создание рекламных роликов. Вычёркивая готовые варианты, проще концентрировать внимание на невыполненных темах.

Одним из бонусов программы является возможность распечатки чек-листов из задач. Пункты списка можно менять местами, распределять по важности и приоритетности, присваивать им статусы, выделять цветами, ставить напоминания для их выполнения. Систематизировать повторяющиеся элементы управления и действия, сформировав список регулярно повторяющихся задач.

Any.Do

Функциональный planner, совмещающий две основные опции: создание чек-листов и ежедневное календарное планирование. В приложении можно отслеживать процент выполнения задач, делиться ими с другими пользователями. К заданиям прикрепляются метки, примечания, другие файлы. Сервис функционирует совместно с Google Календарем. Поддерживает бесплатную и расширенную базовую версии.

TickTick

Простой в понимании и управлении таск-менеджер, предлагающий пользователям «продвинутый» набор функций для эффективного управления рабочими процессами и временем. Приложение обладает возможностями создания списков задач с распределением по приоритетности. Поддерживает опции добавления тегов и комментариев. Напоминания в программе можно создать в виде текста или воспользоваться функцией голосового набора. Также задачи можно создавать непосредственно из электронной почты.

MyLifeOrganized

Пользователи оценили сервис за возможность автоматического создания списков задач, к которым нужно переходить после завершения первых этапов. Цели и задачи в программе имеют древовидную структуру, наглядно демонстрирующую положение дел в интересующие моменты времени. Приложение идеально подходит для создания списков Read-Do, требующих исполнения всех действий в установленном порядке.

Notion

Серьёзный и взрослый продукт на рынке, многофункциональный сервис для структуризации и организации дел, с успехом заменяющий несколько популярных приложений. Подходит для создания и работы над текстовыми документами, таблицами. Позволяет сохранить в одном месте любой контент, включая видео, аудио файлы, карты или другие материалы. Располагает богатым набором шаблонов для создания списков задач. Интегрируется со многими популярными цифровыми сервисами, включая Slack, Invision, Twitter, Google Drive или другие. Помогает организовать эффективную совместную работу над любыми сложными проектами.

Remember The Milk

Комфортное в применении, современное приложение для тех, кому важно никогда ничего не забывать. Планировщик заблаговременно отправит о предстоящем событии или мероприятии уведомление через СМС, популярные мессенджеры или на электронную почту. Синхронизация с Google Maps обеспечит доставку сообщения по месту назначения. В приложении можно создавать задачи, формировать из них списки, делегировать задачи другим исполнителям.

Connecteam

Профессиональный электронный сервис для компаний малого бизнеса, предназначенный для планирования, создания отчётов, управления удалёнными сотрудниками через мобильное приложение. В функционал программы входит отслеживание продуктивности персонала, совместная командная работа посредством корпоративного чата. Работает на мобильных устройствах.

Canva

Красивый, удобный в использовании инструмент для создания графических материалов, для овладения и начала работы, с которым совершенно не нужны навыки дизайнера. Создавать чек-листы в нём можно прямо из коллекции шаблонов. В приложении можно делать эффектные презентации, оригинально оформлять посты в социальных сетях.

Adobe Creative Cloud Express

Новинка на рынке программного обеспечения, постепенно набирающая популярность. Программа располагает огромным количеством шаблонов, которые можно адаптировать в соответствии с собственными потребностями. Среди минусов стоит отметить отсутствие русскоязычной версии, необходимость доплаты за оригинальные шрифты и другие приятные «фишки». Но, в целом, сервис интересный и достойный.

WorkFlowy

Современный, многофункциональный планировщик, с возможностью бесплатного создания до 100 списков. В платной версии эти ограничения снимаются. В программе можно работать в различных форматах, делиться информацией с коллегами, добавлять заметки, комментарии к задачам, вписывать задачи в своё или чужое расписание.

Google Keep

В расширении Google можно создавать ежедневные списки в онлайн режиме. Делиться ими с друзьями, коллегами или знакомыми. К задачам можно добавлять заметки, голосовые файлы, фото, создавать напоминания о событиях по месторасположению. В сервисе присутствует функция объединения задач с группировкой по цвету, приоритету.

Заключение

Чтобы чек-лист стал полезным инструментом для решения любых персональных или профессиональных задач, при его составлении стоит руководствоваться принципами последовательности, краткости и логичности. Он поможет разбить сложные процессы на отдельные этапы, которые будет проще отслеживать и контролировать.

Каждый список действий должен быть посвящён отдельной тематике и направлен на решение конкретной задачи. Не стоит вписывать туда все аспекты, касающиеся вашей деятельности. Так вы только запутаетесь в огромном количестве лишней информации.

Грамотно пользуясь чек-листами, соблюдая несложные правила их составления, можно легко навести порядок в своих делах и планах, отслеживая их выполнение на бумаге или в специальных цифровых приложениях.