Метрика
Поможем вашей команде с переездом из Trello в LeaderTask
Переезд из Trello
Подробнее

Основные виды и методы планирования

Кирилл Попов
19 декабря 2023
6 минут
5/5 - (1 голос)

Планирование — это разработка пошагового плана действий для достижения определенных целей. Данный процесс помогает понять, чего мы хотим достичь, как будем действовать в изменяющихся условиях, какие ресурсы использовать.

В этой статье разберем разные виды планирования. Предложим практические советы и рекомендации по составлению планов, которые помогут стать организованнее, успешнее в работе и обычной жизни.

Эффективное планирование с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск
***

Суть планирования

Суть планирования

Планирование применяется во всех сферах, в том числе, в работе, в жизни, бизнесе, является частью экономики любой страны. Его суть проста: вы заранее определяете нужный результат, после чего разбиваете путь к нему на отдельные этапы:

  1. Постановку целей.
  2. Создание пошагового руководства к действию.
  3. Вариантное проектирование с разработкой нескольких сценариев при возможных отклонениях от плана.
  4. Определение нужных ресурсов, источников их получения.
  5. Назначение ответственных за решение различных задач.
  6. Письменную фиксацию результатов в форме карты, плана или проекта.

Применение планирования дает следующие преимущества:

  • Упрощает сложные процессы, делает их понятными, детализированными;
  • Повышает качество выполняемых задач;
  • Помогает предугадать риски и сложности;
  • Демонстрирует общую рабочую картину под иным углом.

В рамках компании планирование позволяет создать четкую структуру, в которой каждый элемент выполняет отведенную ему функцию, эффективно контролировать, регулировать все рабочие процессы, находить, быстро устранять «узкие места». Таким образом, можно достигнуть 100% результативности.

Стратегическое планирование необходимо для развития любого предприятия. Оно определяет долгосрочное направление его деятельности. В рамках организации объектом планирования является вся сфера ее деятельности (торговля, коммерция, финансы) или отдельный ее компонент (ресурсы, персонал, технологии, запасы и т.д.).

***

Виды планирования

Виды планирования

Для каждой сферы жизни и деятельности предусмотрен отдельный вид планирования:

Классификация по обязательности

  • Директивное, с безусловным исполнением поставленных задач согласно утвержденному плану с подробной детализацией.
  • Рекомендательное или индикативное, не требующее строгого соблюдения установленных дедлайнов и последовательности задач.

По времени исполнения

  • Оперативное или текущее (осуществляется ежедневно).
  • Краткосрочное (охватывает период до года).
  • Среднесрочное (планы составляются на промежуток от 1 до 5 лет).
  • Долгосрочное (охватывает более масштабный временной период: от 5 и более лет).

По содержанию

  • Стратегическое. Определяет направление развития компании. Включает анализ рынка, целевой аудитории, оптимизацию рабочих процессов и другие действия.
  • Тактическое. Направлено на создание условий для решения глобальных задач.
  • Календарное. Распределяет стратегические и тактические задачи по конкретным периодам и датам.
  • Бизнес-планирование, оценивает эффективность запланированных мероприятий. Имеет вид детализированного плана, включающего все основные показатели бизнеса.

По степени охвата

  • Общее, охватывает всю жизнь или бизнес-среду с делением на сферы.
  • Частичное, предназначенное для решения конкретной узкой задачи.

По объектам планирования

  • Целевое (выполняется на основании метрик, действующих в организации).
  • Программное (с использованием шаблона аналогичного проекта).
  • Действий (уточнение конкретных операций в рамках плана).

По глубине

  • Агрегированное, на основании общих параметров.
  • Детальное, с тщательной проработкой каждого шага плана.

По реализации с учетом времени

  • Последовательное, состоящее из отдельных этапов, каждый из которых является логическим продолжением предыдущего.
  • Одновременное, с одномоментным решением параллельных задач.

По функциям

  • Производственное. Включает планирование затрат, использования оборудования, развития структурных подразделений предприятия.
  • Финансовое. В него входят планы доходов и расходов, налоговых отчислений, денежных потоков.
  • Маркетинговое. Планируется ассортимент продукции, реклама, объем продаж и другие показатели.
  • Персонала. Включает планы по развитию, обеспеченности, оплате труда.

Планирование всегда выполняется с учетом данных прошлых лет, носит постоянный, систематический характер. При составлении планов учитывается вид деятельности, тип проекта, степень его сложности и сроки реализации. Исходя из данных критериев, для планирования используются различные методы и инструменты.

***

Методы и инструменты планирования

К популярным методам планирования относятся:

Принцип Парето

Данное правило имеет второе название: «Закона 80/20». Оно утверждает: 20% всех наших действий дают до 80% результатов и применяется во многих сферах деятельности: от бизнеса до научно-исследовательских изысканий. С его помощью можно грамотно распределить текущие и стратегические задачи, избавиться от стресса, возникающего из-за страха упустить из виду важные моменты. Это положительно отразится на качестве жизни, повысит результативность.

АВС – анализ

Основан на ранее упомянутом правиле Парето. Используется для приоритизации задач. В данном случае они делятся на три группы:

  • В группу «А» включаются 20% наиболее важных действий, успешное выполнение которых дает 80% результатов.
  • Группа «В» состоит из заданий средней степени значимости, составляющих 30 % от общего числа. С их помощью достигается до 15% результатов.
  • В группе «С» находятся оставшиеся 50% действий, дающих до 5% результатов.

Руководитель распределяет свои задачи по данным категориям следующим образом:

  1. Действия из группы «А» он выполняет самостоятельно, так как они требуют его непосредственного участия.
  2. Задания типа «В» исполняются во вторую очередь. Часть дел из данной категории делегируется подчиненным при условии контроля со стороны руководителя за ходом их исполнения.
  3. Задачи, отнесенные в группу «С», отдаются другим исполнителям. Контролируются только сроки их завершения.

Матрица Эйзенхауэра

Смысл методики в измерении задач по важности и приоритетности. Это позволяет выделить в общем списке первостепенные дела, которые нужно закончить к определенному сроку. Их разделяют на четыре группы:

Срочные и важные (первостепенные задачи проекта, внезапно возникшие проблемы, требующие немедленного решения).Важные, но не срочные (обучение, планирование будущих проектов).
Неважные, но срочные (ответы на письма, звонки партнерам и клиентам).Не важные и не срочные (чтение новостной ленты, просмотр видео).

Заполнять матрицу необходимо с важных и срочных задач. Оставшиеся действия распределить по соответствующим категориям. Таким образом, вы сможете использовать самое продуктивное время для выполнения первостепенных дел, сэкономите время и будете эффективно управлять расписанием самого загруженного и напряженного дня.

Методика Г. Ганта

После составления пошагового списка действий важно понять, сколько времени и ресурсов потребуется на их совершение. В стандартных ситуациях руководитель может ориентироваться на свой опыт. Но, чтобы разобраться со сложными задачами, нужно учесть множество разных факторов, включая последовательность их выполнения, наличие свободных сотрудников и ресурсов и другие моменты. В данном случае планирование происходит на сетевых графиках с помощью таблиц Ганта.

Метод работает следующим образом:

  • Создается таблица из пяти колонок. В первой указываются сами задачи. Во второй – время начала их выполнения. В третьей – период, за которой их нужно довести до конца. Четвертая колонка содержит информацию о способе действия. Задания могут выполняться в последовательном порядке или параллельно с другими заданиями. Пятая колонка подробно описывает, как выполняются действия.
  • Далее на основе этих данных составляется другая таблица, где в первой строке указываются недели или другие отрезки времени для измерения . Задачи и подзадачи изображают в виде отрезков, длина которых соответствует продолжительности действия.

После заполнения таблицы вы получите наглядную картину проекта. Сможете оценить, сколько времени нужно потратить на завершение его отдельных задач, на каких участках можно ускориться. Отследите ход их выполнения, уточнив по рисунку, какие работы выполнены к данному моменту.

Техника SMART

Данный метод целеполагания — один из лучших в менеджменте задач. В его названии скрыта аббревиатура, определяющая требования для целей. Они должны быть:

  • S — определенными и понятными (Specific), описывать конкретный результат.
  • M – измеримыми (Measurable).
  • A – достижимыми и реалистичными (Achievable).
  • R – релевантными целям и текущей ситуации, актуальными (Relevant).
  • T – с четким сроком выполнения (Time-bound).

Техника позволяет учитывать максимальное количество факторов, влияющих на достижение целей, отслеживать прогресс и подбирать нужные действия для получения результата.

***

Типичные ошибки, возникающие при планировании

Казалось бы, в составлении планов нет ничего сложного. Но, далеко не у всех это получается «с первого раза». Вот несколько самых распространенных ошибок, с которыми сталкиваются новички:

  1. Непонимание ценности времени. Без понимания, куда уходит каждая его минута, планирование не даст должного результата. Сколько планов бы вы не составляли, они так и останутся нереализованными, в электронном приложении или на бумаге.
  2. Неправильная постановка целей. Чтобы поставить для себя правильные цели, начните с формирования списка ценностей. Необходимо понять: что важно конкретно для вас?
  3. Неумение расставлять приоритеты. Не нужно пытаться выполнить огромное количество задач. Гораздо важнее сконцентрироваться на самых главных из них.
  4. Отсутствие систематического анализа и подведения итогов. Найдите время, чтобы спросить себя: «Насколько хорошо у меня получается работа? Приносит ли она ожидаемый результат? Каким образом можно ее усовершенствовать? Это даст толчок для нового развития, поможет избежать ошибок, допущенных на предыдущих этапах.
  5. Нарушения режима сна и отдыха. Чтобы избежать перегрузок, периоды отдыха необходимо обязательно включать в план.

Одной из частых проблем, с которыми сталкиваются руководители и менеджеры при планировании, является перенос дел. Ее можно успешно решить с помощью специального инструмента – электронного планировщика.

***

Используйте ЛидерТаск для планирования

ЛидерТаск

Приложение объединяет возможности планера, таск-менеджера, ежедневника и системы управления проектами. С его помощью вы легко распланируете дела, распределите их в порядке важности и приоритетности с помощью цветовых меток, выделив в самом напряженном и загруженном графике время на полноценный отдых и общение с семьей.

Умный сервис напомнит о назначенной встрече или важном событии. Сообщит об изменениях, произошедших в задаче. Вы сможете контролировать выполнение порученных вам заданий на графике или доске Канбан. Создавать списки дел, прикреплять к ним различные вложения и файлы. Автоматизируете регулярные действия, установив для них удобный режим выполнения (ежемесячно, еженедельно или в определенные числа месяца), со стандартными или индивидуальными повторами.

Выполняйте задачи самостоятельно или делегируйте их другим исполнителям, создавайте заметки, записывайте идеи, ведите командные или персональные проекты. Улучшайте свою результативность, используя популярные инструменты и методики тайм-менеджмента: технику Помодоро, метод GTD, матрицу Эйзенхауэра, SMART. Общайтесь с другими пользователями в корпоративном чате. Программа работает на всех цифровых платформах, в том числе, без подключения к интернету, в автономном режиме. Имеет удобную мобильную версию. Для индивидуального пользования вы можете скачать и использовать приложение бесплатно. Также у него имеются выгодные тарифы с расширенными функциями для бизнеса и команд.

***

Итоги

Грамотное планирование приносит до 50 % успеха. Оно дает возможность рационально обращаться с самым ценным ресурсом – временем. Люди, владеющие подобными знаниями, эффективно управляют своей жизнью, достигают больших успехов в работе.

Планирование помогает подготовиться к будущим событиям, предотвратить появление многих проблем. С его помощью можно предельно четко определить цели, задачи, сроки, бюджет любого проекта с учетом влияющих на него внешних и внутренних факторов.

Для каждой сферы деятельности существуют свои виды планирования, различающиеся по способу обработки информации, сложности, срокам, другим критериям. Для их реализации на практике применяются различные методики и инструменты.

Планирование способствует повышению эффективности работы компании и открывает новые направления ее развития, проводится на регулярной основе.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
5/5 - (1 голос)
Планировщик-органайзер для профессионала
Наслаждайся
простотой и удобством
планирования своих
задач.
Скачать