Принцип Парето или правило 80/20

Стараясь уложиться в напряжённый ритм современной жизни, мы часто пытаемся выполнить массу дел за короткое время. Но, часто все эти усилия не дают нужный результат. Почему так происходит, и что с этим делать, объясняет закон Парето, который также называется правило 80/20.

Формулировка и действие закона Парето

В русской транскрипции идею можно сформулировать так: «80% результата достигаются 20% действий. Остальные 4/5 действий дают только оставшиеся 1/5 результата». В тайм-менеджменте он обозначает закон наименьшего усилия.

По истории открытие закона сделано мировая экономика обязана талантливым итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето. Во время работы в своём огороде учёный наблюдал за посадками гороха и обратил внимание, что основную массу наполненных стручков даёт только 20% посаженных растений. Остальные экземпляры производят плоды низкого качества, не приносящие урожая. Позднее закон получил известность и был доработан американцем Джозефом Джураном, занимавшимся исследованиями в области менеджмента качества, который доказал, что правило 80 20 эффективно работает и в других сферах жизни. Например:

• В экономике. 20% населения, работающего обеспечивают 80% пенсионеров.
• В торговле. 80% прибыли предприятия торговли получают от 20% покупателей. 80% продаж приходится на 20% продуктов.
• В области финансов. 20% вложений приносят 80% дохода.
• В быту. 80% одежды, которую носит человек, приходится на 20% от всего гардероба.
• В дорожных ситуациях. Ответственными за 80% аварий являются 20% водителей.
• В производительности сотрудников на предприятиях. 80% работы будет соответствовать 1/5 части рабочего времени. 80% дохода компании приносят только 1/5 часть её работников.

Закон действует в работе, личной жизни, науке и экономике в целом. Правило 80/20 применяют для определения важности исследуемых ресурсов и выбора приоритетных направлений развития. Иногда эти цифры меняются, в зависимости от внешних обстоятельств. Но, суть остаётся неизменной: большая часть результатов достигается под воздействием меньшего количества причин.

Принципы закономерности 80 на 20

Сущность неравномерного распределения усилий и ресурсов реализуется через следующие приемы:

• Чтобы достичь намеченной цели достаточно приложить небольшое количество усилий.
• Большинство действий, которые мы предпринимаем в попытке реализации планов – неэффективны.
• Логичные и понятные на первый взгляд вещи и поступки не всегда являются правильными.
• Большинство неудач происходит из-за минимального процента неблагоприятных факторов.
• Чтобы достичь успеха на 80% достаточно 20% усилий. Стремиться же преуспеть к 100% достижению цели глупо и нерационально, так как на это понадобится 100% усилий.

Данная закономерность проявляется даже во взаимоотношениях детей и взрослых. Вот простой пример из жизни: родители хотят, чтобы сын стал музыкантом и устраивают его в музыкальную школу. Учёба отнимает много времени и усилий, большая часть из которых складывается из уговоров и убеждений в её целесообразности. Ребёнок через силу соглашается с условиями родителей, но занимается «спустя рукава», чтобы от него отстали. В итоге не может достигнуть нужного результата.

Насколько эффективно принцип работает в бизнесе и жизни

Теория принципа Парето 20 на 80 понятно демонстрирует, каким образом усилия влияют на результат. Он применяется в бизнесе и в обычной жизни. Его применяют при выборе приоритетных направлений в деятельности, требующих повышенного внимания и более тщательной проработки. Используя данный подход, можно избавиться от ненужных звеньев в цепи рабочих процессов и от непродуктивных сотрудников, не приносящих пользы компании.

Ориентируясь на эту идею, стоит расшифровать и предполагать скрытые факторы, присутствующие в любом деле. Из-за них не всегда, получается, достигнуть намеченной цели. Вот очередной пример: фирма по пошиву женской одежды выпустила женственные и красивые платья. Но, почему-то спрос на них совсем невелик. Оказывается, девушки, которым они нравятся, не могут позволить себе такие фасоны из-за особенностей фигуры. А те, кому такие наряды придутся впору, интересуются другими моделями.

При неверном анализе статистических данных будет несоответствие и истина исказится. Поэтому в принятии решений важно ориентироваться только на достоверную информацию. Чтобы определить 20% услуг и товаров, которые принесут прибыль компании, необходимо выполнить классификацию товаров и провести статистический анализ продаж прошлых периодов.

Применение в экономике

В экономической сфере объяснение эффективности по Парето – это такое состояние, при котором показатели системы не могут быть улучшены без ухудшения других показателей. Идеи применяются в различных сферах бизнеса. Их использование помогает:

• Повысить прибыль и объём продаж в компании;
• Улучшить работу персонала;
• Рационально рассчитать инвестиции в рекламу.

Наиболее эффективно подход работает в менеджменте, логистике и маркетинге.

Как провести анализ аудитории по Парето

В маркетинге правило парето применяется для расчета, и как следствие анализа целевой аудитории интернет-магазинов. С учётом того, что 20% людей приносят остальные 80% прибыли, определяют предпочтения основных клиентов. Для этого разрабатывают анкету, в содержании которой присутствуют вопросы, позволяющие ближе узнать о вкусах и интересах пользователей:

• Кто они? (Указывается возраст, пол, место проживания, интересы).
• Что покупают в магазине? (Основные и сопутствующие товары).
• Сколько тратят в среднем за один визит?
• Откуда узнали о магазине?

На основе полученной информации происходит оптимизация, включают акценты на контент и каналы, привлекающие постоянных клиентов. Их расширяют, продвигают и оптимизируют. На аудиторию, совершающую покупки время от времени в малом количестве, не стоит тратить время.

Ассортиментный анализ

В ходе анализа ассортимента по Парето выявляют значительные 20% позиций, приносящих большую часть прибыли компании. Их представляют с помощью программ автоматизированного учёта или аналитических систем. Дополнительную информацию для анализа получают из следующих источников:

• социальных платформ;
• рейтингов тизерных и баннерных сетей;
• сервисов мониторинга и просмотра рекламы;
• анализаторов ключевых слов в Яндексе или Гугл.

На основании полученных данных отбирают товары, пользующиеся наибольшим спросом у потребителей. Их дополнительно продвигают через рекламные каналы, расширяют ассортимент. Другие позиции для баланса также должны присутствовать, но в меньших количествах.

Применение принципа 80/20 в управлении персоналом

Согласно утверждению закона Парето только 1/5 работников в компаниях являются результативными. Остальные 4/5 на работе просто «проводят время». Подразумевает, что даже в таких условиях, усилий «прогрессивных специалистов» вполне хватает, чтобы компания работала прибыльно и эффективно.

Означает ли это, что если уволить 4/5 нерезультативных сотрудников и принять на их места других специалистов, что все они будут работать с 100% отдачей? Вовсе, нет. Потому что, согласно психологии, любым коллективам присуща общая пассивность. То есть, результативными останутся всё те же 20%.

Чтобы повысить производительность труда и эффективность сотрудников компании, не испытывая дисбаланс, необходимо:

• использовать качественную систему мотивации;
• внедрять в организационную структуру компании принципы управления временем;
• своевременно избавляться от «балласта» (работников, с негативным отношением к работе не заинтересованных в сохранении своего рабочего места).

Заключать верные решения в управлении персоналом можно только, проведя со всеми переговоры и после тщательного изучения характеристик сотрудников. Исполнительных и старательных работников необходимо выделить, наградить, предоставить им определённые преференции. Справедливым этапом будет уволить отъявленных лентяев, а остальных членов коллектива мотивировать и обучать.

Где используется диаграмма Парето

В временной статистике часто используется диаграмма Парето, выявляющая наиболее существенные факторы, влияющие на результативность процесса. Диаграмма отражает проблемы в порядке их убывания или частоты возникновения. Данный метод анализа заключается и применяется в следующих ситуациях:

• При необходимости систематизации увеличенного объёма данных;
• Для сообщения заинтересованным сторонам о проблемах, существующих в компании;
• Для структурирования задач по важности и расстановки приоритетов;
• Для уточнения относительной важности данных.

Формула диаграммы Парето рассматривается вместе с анализом выгод и затрат. Иногда способ устранить несколько факторов, влияющих на 30% проблем, экономически целесообразнее, чем убрать единственный фактор, воздействующий на 50% проблем. В данном случае решение принимают, исходя из экономической выгоды, не учитывая место, которое в котором фактор должен состоять.

Как правильно использовать закон Парето для улучшения результативности

Используя принципы Парето, можно улучшить личную производительность и научиться среди огромного количества повседневных дел выделять самые важные, которые принесут больше результата. Обратите внимание на коллег по офису: большую часть своего времени они тратят на рефлексию. Отвлекаясь на разные посторонние дела, социальные сети, пустые разговоры, в итоге они не успевают уделить время своим прямым обязанностям. Поэтому ничего не успевают.

Чтобы получить лучший результат от работы, затратив меньших усилий на её выполнение, нужно уметь выделять в рабочем процессе главные задачи. На них стоит потратить большую часть своей энергии. Мелочи необходимо положить на дальнюю полку и работать по остатку.

На практике это выглядит так:

• Составляйте широкие списки дел на месяц, на неделю и каждый день. Определите, какие из них более важны и расположите в списке по приоритетности. Это удобно делать с помощью специальных программ для планирования времени.
• Рассчитав затраты времени и энергии на каждую задачу, поставьте им оценки по 10 балльной шкале.
• Чтобы найти среднее значение между двумя видами затрат сложите их оценки между собой и разделите на 2.
• Также оцените текущую и будущую результативность, поставив оценки от 1 до 10. На основании полученных данных рассчитайте среднюю результативность.
• Рассчитать эффективность каждой задачи можно путём деления результативности на средние затраты.

Распределив дела по эффективности, можно выбрать более важные дела. Чем выше этот показатель, тем приоритетнее выполнение данного задания. От несущественных дел лучше отказаться, делегировав их другим или полностью отказавшись от выполнения.

Преимущества применения приложения ЛидерТаск в тайм-менеджменте

Организация управления личным и рабочим временем значительно упростилась с появлением специальных программ, помогающих создавать расписания, составлять описания и контролировать выполнение планов. В их число входит отечественная разработка ЛидерТаск, поддерживающая все современные методики управления временем, включая:

• GTD;
• AutoFocus;
• Pomodoro;
• Do It Tomorrow;
• Final Version;
• и другие.

ЛидерТаск с успехом заменит традиционный ежедневник, планер и много других инструментов, использующихся в управлении. Программа подходит для следующих целей:

• Составления списков дел на год, месяц, неделю или на день.
• Объединения их в общие списки дел с распределением по категориям с помощью цветовых выделений или меток.
• Управления проектами.
• Внедрения принципов управления временем в деятельность компании.

Приложение функционирует на всех типах платформ, включая iOS, Android, Windows, MacOS и Apple Watch.

Заключение

Сложно не согласиться с тем, что применять данный метод можно на все сферы жизни. Знать и правильно пользоваться его правилами, можно добиться внушительных результатов. Определив приоритетные направления, стоит направить на них максимум усилий. Лучше полностью завершить одну важную задачу, чем «почти закончить» несколько второстепенных.

Мы постарались провести краткий анализ по этой теме и рассказать вам подробнее про принцип Парето. Руководствуясь законом парето, можно повысить продуктивность, сделать бизнес более прибыльным, избавиться от ненужной нагрузки и разработать эффективную маркетинговую политику для компании. Но, при этом стоит учитывать различные сопутствующие факторы из-за которых метод не будет работать должным образом.

Чтобы сделать свою жизнь и рабочие процессы гармоничными и организованными, удобно использовать специальные цифровые приложения для тайм-менеджмента. Они помогут распределить дела по приоритетности, своевременно напомнят о времени их завершения, не позволят пропустить ни одно важное событие, освободив время для личных дел и отдыха.