Принципы эффективного делегирования задач

По утверждению известного бизнес тренера Стивена Кови термин “делегирование полномочий” – это высшая форма или элемент управленческой деятельности. По статистике только до 10% управленцев используют своё время эффективно. Остальные занимаются полномочиями, которые можно было бы поручить другим.

С развитием бизнеса количество обязанностей, возлагаемых на управленцев, постоянно увеличивается. Если выполнять все дела, не перепоручая их никому, велик риск выгореть и заработать невроз на почве хронического стресса. Поэтому, если вы хотите заниматься серьёзной работой и совершать великие дела, научитесь делегировать ваши задачи сотрудникам.

Как грамотно передавать полномочия подчиненным, чтобы повысить доходность компании и стать успешнее? Разберёмся с этим вопросом более подробно.

Что означает понятие

Делегирование – процесс передачи некоторых функций руководителя подчинённым. Это необходимо для достижения общих целей компании. Суть делегирования заключается в определении для полномочий границ доступа и пределов ответственности каждого служащего. Смысл концепции заключается в том, что руководитель передает определенные задачи подчиненным, чтобы они могли принимать более взвешенные решения в своей области компетенции. Поручая какое-либо задание для сотрудника, руководитель высвобождает время для глобальных стратегических дел, связанных с развитием компании. Передача определённых задач персоналу может быть единовременно или постоянно.

Собеседования при приёме на работу подлежит проводить менеджеру по персоналу. А расчёт налогов и составление характерных финансовых отчётов стоит предоставить бухгалтерии. Применение делегирования полномочий позволит снизить риск установленных сроков по проектам на предприятии. Это улучшит эффективность компании и всех её сотрудников.

Если большая часть рабочих заданий завязана на одном человеке, это может быть опасно для компании. При увольнении или болезни руководителя пострадает вся команда. Поэтому необходимо прибегнуть к практике делегирования. Грамотное поручение задач помогает достичь следующих целей:

• Освободить ресурсы руководящего звена для решения тех дел, где его невозможно заменить.
• Повысить уровень квалификации подчиненных. Взяв на себя ответственность, они смогут научиться чему-то новому.
• Улучшить психологический климат в команде. Понимая мотивы руководителей, работники будут более добросовестно относиться к своим полномочиям.
• Проверить способности персонала. Поручая сотрудникам определённые полномочия, вы можете оценить, насколько хорошо они с ними справляются. На основании полученной оценки принять соответствующее решение.
• Снизить нагрузку на руководство.
• Увеличить продуктивность работы каждого рабочего звена.
• Повысить заинтересованность персонала в труде.

Сняв с себя лишние обязанности, руководитель сможет заняться решением творческих и стратегических работ, которые повысят статус и успешность компании. С помощью делегирования обеспечивается качественная занятость работников нижних звеньев.

Принципы и методы

Правильная постановка поручений повышает эффективность компании на 30-40 %. На этом базируются следующие принципы делегирования полномочий:

• Единоначалия. Поручения передаются непосредственно от прямого руководителя к сотруднику. Генеральный директор делегирует полномочия заместителю. Тот даёт поручения менеджерам среднего звена. Они передают задачи своим подчиненным. Рядовые сотрудники получают распоряжения от своих руководителей.
• Ограничения. Руководитель вправе давать поручения только своим подчинённым. За каждым начальником отдела фиксируется ограниченное количество сотрудников. Передачу делегированной задачи чужим подчинённым он осуществить не может.
• Соблюдения прав и обязанностей. Сотрудники не могут выполнять дела, не соответствующие их должностной инструкции.
• Закрепления ответственности. Передавая задание подчиненному, руководитель не освобождается от ответственности при его невыполнении.
• Передачи ответственности. Ставя перед работником поручение, начальник должен быть уверен в возможности её выполнения.

Используйте эти простые принципы эффективного делегирования в своей комадне. Установив сроки выполнения поручения, вы сможете контролировать его на каждом этапе. Правильно выбирайте исполнителя. Поручайте дела тем, кто готов и может за них взяться.

Почему делегировать так сложно

Делегирование задач имеет и минусы – возможность появления барьеров в коммуникации между руководителем и подчиненным, если необходимость передачи задач не была определена с учетом потребностей организации и ее целей. Недостаток в передаче задач может возникнуть, если не определены границы ответственности.

Существуют объективные причины, мешающие руководителям делегировать полномочия своим подчинённым. Например:

1. Желание продемонстрировать себя универсалом. Ранее считалось, что хороший руководитель должен уметь активно действовать «на всех фронтах». И с клиентами общаться, и товар подбирать, и рекламу продумать. Эта модель давно не используется даже в малом бизнесе. Каждый должен заниматься своим делом, не отвлекаясь на второстепенные дела.
2. Страх, что работники не справятся с заданием, и его придётся переделывать. Или нанесут урон компании. Такой минимальный риск имеет право на существование. В любом случае, избежать его совсем или минимизировать можно, тщательно выбирая, кому поручать задания.
3. Сложность. Человека нельзя ставить перед фактом, что он обязан выполнить ту или иную работу. Его нужно подготовить и помогать.

Передача задач осуществляется от руководителя к одному сотруднику, значит, постановка одной задачи группе исполнителей не допускается. Давая поручение, важно точно описать суть и границы задачи, чтобы работник смог понять свою зону ответственности.

Правила делегирования

Делегирование задач предполагает внедрение в управленческую структуру компании принципов тайм-менеджмента. Чтобы сделать процесс делегирования полномочий организованным и успешным, стоит придерживаться следующих правил:

• До назначения сотрудника на новое задание, убедитесь, что он понял её сущность и хорошо справится с поручением.
• Не ищите себе замену. Ориентируйтесь на профессионалов.
• Используйте вертикальную структуру управления с разделением основных направлений деятельности компании. У каждого звена должен быть свой руководитель.
• Не бойтесь наделять подчиненных полномочиями. Если перед выполнением задания они задают вопросы по её решению, спросите, как они поступят в данной ситуации.
• Не пытайтесь контролировать каждую мелочь. Такой подход может вызвать снижение инициативности и утрату ответственности сотрудников. Так вы снова всё взвалите на себя и будете возмущаться по поводу того, что «без вас никто ничего не делает». Уделите данному правилу большое значение, т.к. этот фактор может сказаться на вас как в позитивную, так и в негативную сторону.

Объясните зону ответственности работнику. Он должен понимать, по каким вопросам и задачам нужно в обязательном порядке получать согласование. Какие проблемы решать самостоятельно. Учитесь чётко формулировать задачу, требования, цели и сроки. Отвечайте, если к вам обращаются за помощью. Давая обратную связь подчинённым, вы приобретёте авторитет и уважение в их глазах. Для сложных, больших проектов устанавливайте промежуточные сроки для полномочий.

Какие типы дел можно делегировать

При длительной концентрации на оперативном уровне неизбежна деградация. Поэтому простые и рутинные дела необходимо передавать подчинённым более низкого ранга. Время властного руководящего сотрудника или собственника компании несет большую ценность, чем время рядового сотрудника. Распоряжаться им нужно грамотно и рационально.

Правильно давать поручения подчинённым поможет знание особенностей организационных уровней ответственности.

Первый	Сотрудник сам собирает информацию. Предлагает способы решения.
Второй	Работник самостоятельно принимает решение с обязательным одобрением вышестоящего руководителя.
Третий	Подчинённый всё делает сам. Руководитель только наблюдает за процессом работы.
Четвёртый	Сотрудник предъявляет и рассказывает начальнику результат труда. Тот даёт совет и оценку работе.
Пятый	Исполнитель занимается решением проблемы самостоятельно, без ответа сверху.

Подчинённым можно и нужно поручать решение задач:

• Подготовительные работы по проекту, включая сбор информации, анализ конкурентных преимуществ. Создание базы для обзвона потенциальных клиентов.
• Лёгкие дела. Как пример, заполнение каталога интернет-магазина или введение накладных в бухгалтерскую систему. Все дела, сопровождающиеся чек-листами или инструкциями должны быть делегированы.
• Повторяющиеся дела (публикация постов в соцсетях, рассылка).
• Разовые задания, не влияющие на функционирование компании (организация корпоративного мероприятия).

Ключевые моменты бизнеса, которые сложнее рутинной задачи, важные процессы, рисковые проекты, стратегические или административные задачи делегировать нельзя.

ЛидерТаск – эффективный инструмент для постановки задач

Делегирование полномочий в менеджменте нельзя назвать простым процессом. Чтобы правильно поручать дела подчинённым, руководитель должен быстро принимать решения. Брать на себя ответственность за действия целой команды сотрудников. Грамотный управленец умеет чётко создавать поручения исполнителям и занимается их распределением. Контролирует их исполнение на каждом этапе. Своевременно вносит необходимые корректировки в задачу, составные задачи в соответствии с планом и важностью. Исправляет ошибки, возникающие в ходе работы над задачей. Даёт профессиональную оценку деятельности исполнителя.

Для организации управления проектами разработаны специальные электронные приложения, об одном из них мы хотим вам рассказать. Программа ЛидерТаск, совмещающая функции ежедневника, планировщика, таск-менеджера и личного секретаря руководителя.

Информация о проектах в ЛидерТаск представлена средством единой базы. Структурировав задачи организации, можно должным образом распределять задачу исполнителю. Отслеживать ход их выполнения от начала до конца. Используя LeaderTask,вы сможете:

• Упорядочить бумажную и электронную документацию. Удобно хранить договора, регламенты, теорию, схемы.
• Распланировать важные сделки, встречи, переговоры на удобное время.
• Организовать совместную работу над проектами.
• Выбирать лучшего исполнителя для выполнения задания.
• Оценивать качество и выгоду от работы исполнителей.
• Получать подробную информацию о ходе работы над проектом даже при отсутствии в офисе.

Приложение синхронизируется с популярными сервисами, работает на всех цифровых платформах.

Заключение

Хороший руководитель является учителем, который терпеливо относится к ошибкам подчинённых и искренне радуется их успехам. Не переусердствуйте с контролем. Если постоянно «стоять за спиной у исполнителя», у него не получится сосредоточиться на работе и качественно выполнить задачу, поэтому важно состоять с сотрудниками в хороших отношениях.

Чтобы успешно делегировать, вам необходимо научить подчинённых позитивно относится к работе и правильно выполнять поручения, что упростит разработку подробных инструкций. В них должны быть описаны технологии, факторы, алгоритмы работы. Исполнитель должен чётко понимать, что, зачем и с какой целью он делает, следовать этим и инструкциям в ходе работы над задачей и при принятии решений. Тогда он успешно справится с порученной задачей, а у вас освободится время для важных и стратегических дел.