По утверждению известного бизнес тренера Стивена Кови термин «делегирование полномочий» – это высшая форма или элемент управленческой деятельности. По статистике только до 10% управленцев используют своё время эффективно. Остальные занимаются выполнением дел, которые можно было бы поручить другим.
С развитием бизнеса количество обязанностей, возлагаемых на управленцев, постоянно увеличивается. Если выполнять все дела, не перепоручая их никому, велик риск выгореть и заработать невроз на почве хронического стресса. Поэтому, если вы хотите заниматься серьёзной работой и совершать великие дела, научитесь делегировать и подчинять ваши задачи сотрудникам.
Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным подчиненным для совместного контроля процесса.
Как грамотно передавать полномочия подчиненным, чтобы повысить доходность компании и стать успешнее? Разберёмся с этим вопросом более подробно.
Секрет делегирования задач заключается в процессе передачи некоторых функций от управляющего звена к подчинённым для достижения общих целей компании. Основа делегирования полномочий заключается в определении границ доступа и пределов ответственности каждого служащего. Смысл концепции делегирования полномочий заключается в том, что руководитель передает определенные полномочия подчиненным, чтобы они могли принимать более взвешенные решения в своей области компетенции. Поручая какое-либо задание для сотрудника, руководитель высвобождает время для глобальных стратегических дел, связанных с развитием компании. Передавать определённые полномочия персоналу можно единовременно или постоянно.
Собеседования при приёме на работу подлежит проводить менеджеру по персоналу. А расчёт налогов и составление характерных финансовых отчётов стоит предоставить бухгалтерии. Применение практики делегирования позволит снизить риск установленных сроков по проектам на предприятии. Улучшит эффективность компании и всех её сотрудников.
Если большая часть рабочих процессов завязана на одном человеке, это может быть опасно для компании. При увольнении или болезни руководителя пострадает вся команда. Грамотное поручение задач помогает достичь следующих целей:
Сняв с себя лишние обязанности, руководитель сможет заняться решением творческих и стратегических задач, которые повысят статус и успешность компании. Благодаря делегированию обеспечивается качественная занятость работников нижних звеньев.
Правильная постановка задач повышает эффективность компании на 30-40 %. На этом базируются следующие принципы:
Установив сроки выполнения поручения, вы сможете контролировать его на каждом этапе. Правильно выбирайте исполнителя. Поручайте дела тем, кто готов и может за них взяться.
Краткий минус метода делегирования — возможность появления барьеров в коммуникации между руководителем и подчиненным, если необходимость делегирования полномочий не была определена с учетом потребностей организации и ее целей. Недостаток делегирования полномочий может возникнуть, если не определены границы ответственности.
Существуют объективные причины, мешающие руководителям делегировать полномочия своим подчинённым. Это:
Передача полномочий осуществляется от руководителя к одному сотруднику, значит, постановка одной задачи группе исполнителей не допускается. Давая поручение, важно точно описать суть и границы задачи, чтобы работник смог понять свою зону ответственности.
Эффективное делегирование предполагает внедрение в управленческую структуру компании принципов тайм-менеджмента. Чтобы сделать процесс передачи дел организованным и успешным, стоит ориентироваться на следующие правила:
Объясните зону ответственности работнику. Он должен понимать, по каким вопросам нужно в обязательном порядке получать согласование. Какие проблемы решать самостоятельно. Учитесь чётко формулировать требования, цели и сроки. Отвечайте, если к вам обращаются за помощью. Давая обратную связь подчинённым, вы приобретёте авторитет и уважение в их глазах. Для сложных, больших проектов устанавливайте промежуточные сроки.
При длительной концентрации на оперативном уровне неизбежна деградация. Поэтому простые и рутинные дела необходимо передавать подчинённым более низкого ранга. Время властного руководящего сотрудника или собственника компании несет большую ценность, чем время рядового сотрудника. Распоряжаться им нужно грамотно и рационально.
Правильно давать поручения подчинённым поможет знание особенностей организационных уровней ответственности.
Первый | Сотрудник сам собирает информацию. Предлагает способы решения. |
Второй | Работник самостоятельно принимает решение с обязательным одобрением вышестоящего руководителя. |
Третий | Подчинённый всё делает сам. Руководитель только наблюдает за процессом. |
Четвёртый | Сотрудник предъявляет и рассказывает начальнику результат труда. Тот даёт совет и оценку работе. |
Пятый | Исполнитель занимается решением проблемы самостоятельно, без ответа сверху. |
Подчинённым можно и нужно поручать:
Ключевые моменты бизнеса, рисковые проекты, стратегические или административные задачи делегировать нельзя.
Чтобы правильно поручать дела подчинённым, руководитель должен быстро принимать решения. Брать на себя ответственность за действия целой команды сотрудников. Грамотный управленец умеет чётко создавать поручения исполнителям и занимается их распределением. Контролирует их исполнение на каждом этапе. Своевременно вносит необходимые корректировки, составные задачи в соответствии с планом и важностью задач. Исправляет ошибки, возникающие в ходе работы над заданием. Даёт профессиональную оценку деятельности исполнителя.
Для организации эффективного управления проектами разработаны специальные электронные приложения, об одном из них мы хотим вам рассказать. Программа ЛидерТаск, совмещающая функции ежедневника, планировщика, таск-менеджера и личного секретаря руководителя.
Информация о проектах в ЛидерТаск представлена средством единой базы. Структурировав задачи компании, можно эффективно распределять задачи исполнителям. Отслеживать ход их выполнения от начала до конца. Используя LeaderTask,вы сможете:
Приложение синхронизируется с популярными сервисами, работает на всех цифровых платформах.
Хороший руководитель является учителем, который терпеливо относится к ошибкам подчинённых и искренне радуется их успехам. Не переусердствуйте с контролем. Если постоянно «стоять за спиной у исполнителя», у него не получится сосредоточиться на работе и качественно выполнить задачу, поэтому важно состоять с сотрудниками в хороших отношениях.
Чтобы успешно делегировать, вам необходимо научить подчинённых позитивно относится к работе и правильно выполнять поручения. Этот процесс упростит разработка подробных инструкций. В них должны быть описаны технологии, факторы, алгоритмы работы. Исполнитель должен чётко понимать, что, зачем и с какой целью он делает, следовать этим и инструкциям в ходе работы и при принятии решений. Тогда он успешно справится с порученной работой, а у вас освободится время для важных и стратегических дел.