По утверждению известного бизнес тренера Стивена Кови делегирование полномочий – это высшая форма управленческой деятельности. По статистике только до 10% управленцев используют своё время эффективно. Остальные занимаются выполнением дел, которые можно было бы поручить другим.
С развитием бизнеса количество обязанностей, возлагаемых на управленцев, постоянно увеличивается. Если выполнять все дела, не перепоручая их никому, велик риск выгореть и заработать невроз на почве хронического стресса. Поэтому, если вы хотите заниматься серьёзной работой и совершать великие дела, научитесь делегировать.
Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным подчиненным для совместного контроля процесса.
Как грамотно передавать полномочия подчиненным, чтобы повысить доходность компании и стать успешнее? Разберёмся с этим вопросом более подробно.
Делегирование задач заключается в процессе передачи некоторых функций от управляющего звена к подчинённым для достижения общих целей компании. Поручая какое-либо задание для сотрудника, руководитель высвобождает время для глобальных стратегических дел, связанных с развитием компании. Передавать определённые полномочия персоналу можно единовременно или постоянно.
Собеседования при приёме на работу подлежит проводить менеджеру по персоналу. А расчёт налогов и составление финансовых отчётов стоит предоставить бухгалтерии. Делегирование поможет снизить риск установленных сроков по проектам. Улучшит эффективность компании и всех её сотрудников.
Если большая часть рабочих процессов завязана на одном человеке, это может быть опасно для компании. При увольнении или болезни руководителя пострадает вся команда. Грамотное поручение задач помогает достичь следующих целей:
Сняв с себя лишние обязанности, руководитель сможет заняться решением творческих и стратегических задач, которые повысят статус и успешность компании. Благодаря делегированию обеспечивается качественная занятость работников нижних звеньев.
Правильная постановка задач повышает эффективность компании на 30-40 %. На этом базируются следующие принципы:
Установив сроки выполнения поручения, вы сможете контролировать его на каждом этапе. Правильно выбирайте исполнителя. Поручайте дела тем, кто готов и может за них взяться.
Существуют объективные причины, мешающие руководителям делегировать полномочия своим подчинённым. Это:
Передача полномочий осуществляется от руководителя к одному сотруднику. Постановка одной задачи группе исполнителей не допускается. Давая поручение, важно точно описать суть и границы задачи, чтобы работник смог понять свою зону ответственности.
Эффективное делегирование возможно при внедрении в управленческую структуру компании принципов тайм-менеджмента. Чтобы сделать процесс передачи дел организованным и успешным, стоит ориентироваться на следующие правила:
Объясните зону ответственности работнику. Он должен понимать, по каким вопросам нужно в обязательном порядке получать согласование. Какие проблемы решать самостоятельно. Учитесь чётко формулировать требования, цели и сроки. Отвечайте, если к вам обращаются за помощью. Давая обратную связь подчинённым, вы приобретёте авторитет и уважение в их глазах. Для сложных, больших проектов устанавливайте промежуточные сроки.
При длительной концентрации на оперативном уровне неизбежна деградация. Поэтому простые и рутинные дела необходимо передавать подчинённым более низкого ранга. Время руководящего сотрудника или собственника компании более ценно, чем время рядового сотрудника. Распоряжаться им нужно грамотно и рационально.
Правильно давать поручения подчинённым поможет знание уровней ответственности.
Первый | Сотрудник сам собирает информацию. Предлагает способы решения. |
Второй | Работник самостоятельно принимает решение с обязательным одобрением руководителя. |
Третий | Подчинённый всё делает сам. Руководитель только наблюдает за процессом. |
Четвёртый | Сотрудник предъявляет начальнику результат труда. Тот даёт оценку работе. |
Пятый | Исполнитель занимается решением проблемы самостоятельно, без участия руководства. |
Подчинённым можно и нужно поручать:
Ключевые моменты бизнеса, рисковые проекты, стратегические задачи делегировать нельзя.
Чтобы правильно поручать дела подчинённым, руководитель должен быстро принимать решения. Брать на себя ответственность за действия сотрудников. Грамотный управленец умеет чётко распределять поручения исполнителям. Контролирует их исполнение на каждом этапе. Своевременно вносит необходимые корректировки. Исправляет ошибки, возникающие в ходе работы над заданием. Даёт профессиональную оценку деятельности исполнителя.
Для организации эффективного управления проектами разработаны специальные электронные приложения. В их число входит программа ЛидерТаск, совмещающая функции ежедневника, планировщика, таск-менеджера и личного секретаря руководителя.
Информация о проектах в ЛидерТаск представлена в виде единой базы. Структурировав задачи компании, можно эффективно распределять задачи исполнителям. Отслеживать ход их выполнения от начала до конца. Используя LeaderTask,вы сможете:
Приложение синхронизируется с популярными сервисами, работает на всех цифровых платформах.
Хороший руководитель является учителем, который терпеливо относится к ошибкам подчинённых и искренне радуется их успехам. Не переусердствуйте с контролем. Если постоянно «стоять за спиной у исполнителя», у него не получится сосредоточиться на работе и качественно выполнить задачу.
Чтобы успешно делегировать, вам необходимо научить подчинённых правильно выполнять поручения. Этот процесс упростит разработка подробных инструкций. В них должны быть описаны технологии, алгоритмы работы. Исполнитель должен чётко понимать, что и с какой целью он делает. Тогда он успешно справится с порученной работой, а у вас освободится время для важных и стратегических дел.