Принципы эффективного делегирования
По утверждению известного бизнес тренера Стивена Кови термин «делегирование полномочий» – это высшая форма или элемент управленческой деятельности. По статистике только до 10% управленцев используют своё время эффективно. Остальные занимаются выполнением дел, которые можно было бы поручить другим.
С развитием бизнеса количество обязанностей, возлагаемых на управленцев, постоянно увеличивается. Если выполнять все дела, не перепоручая их никому, велик риск выгореть и заработать невроз на почве хронического стресса. Поэтому, если вы хотите заниматься серьёзной работой и совершать великие дела, научитесь делегировать и подчинять ваши задачи сотрудникам.
Как грамотно передавать полномочия подчиненным, чтобы повысить доходность компании и стать успешнее? Разберёмся с этим вопросом более подробно.
Что означает понятие делегирования
Секрет делегирования задач заключается в процессе передачи некоторых функций от управляющего звена к подчинённым для достижения общих целей компании. Основа делегирования полномочий заключается в определении границ доступа и пределов ответственности каждого служащего. Смысл концепции делегирования полномочий заключается в том, что руководитель передает определенные полномочия подчиненным, чтобы они могли принимать более взвешенные решения в своей области компетенции. Поручая какое-либо задание для сотрудника, руководитель высвобождает время для глобальных стратегических дел, связанных с развитием компании. Передавать определённые полномочия персоналу можно единовременно или постоянно.
Собеседования при приёме на работу подлежит проводить менеджеру по персоналу. А расчёт налогов и составление характерных финансовых отчётов стоит предоставить бухгалтерии. Применение практики делегирования позволит снизить риск установленных сроков по проектам на предприятии. Улучшит эффективность компании и всех её сотрудников.
Если большая часть рабочих процессов завязана на одном человеке, это может быть опасно для компании. При увольнении или болезни руководителя пострадает вся команда. Грамотное поручение задач помогает достичь следующих целей:
- Освободить ресурсы руководящего звена для решения тех задач, где его невозможно заменить.
- Повысить уровень квалификации подчиненных. Взяв на себя ответственность, они смогут научиться чему-то новому.
- Улучшить психологический климат в команде. Понимая мотивы руководителей, работники будут более добросовестно относиться к своим обязанностям.
- Проверить способности персонала. Поручая сотрудникам определённые дела, вы можете оценить, насколько хорошо они с ними справляются. На основании полученной оценки принять соответствующее решение.
- Снизить нагрузку на руководство.
- Увеличить продуктивность работы каждого рабочего звена.
- Повысить заинтересованность персонала в труде.
Сняв с себя лишние обязанности, руководитель сможет заняться решением творческих и стратегических задач, которые повысят статус и успешность компании. Благодаря делегированию обеспечивается качественная занятость работников нижних звеньев.
Принципы и методы делегирования
Правильная постановка задач повышает эффективность компании на 30-40 %. На этом базируются следующие принципы:
- Единоначалия. Поручения передаются непосредственно от прямого руководителя к сотруднику. Генеральный директор делегирует полномочия заместителю. Тот даёт поручения менеджерам среднего звена. Рядовые сотрудники получают распоряжения от своих руководителей.
- Ограничения. Руководитель вправе давать поручения только своим подчинённым. За каждым начальником отдела фиксируется ограниченное количество сотрудников. Передавать свои функции чужим подчинённым он не вправе.
- Соблюдения прав и обязанностей. Сотрудники не могут выполнять дела, не соответствующие их должностной инструкции.
- Закрепления ответственности. Передавая задание подчиненному, руководитель не освобождается от ответственности при его невыполнении.
- Передачи ответственности. Ставя перед работником задачу, начальник должен быть уверен в возможности её выполнения.
Установив сроки выполнения поручения, вы сможете контролировать его на каждом этапе. Правильно выбирайте исполнителя. Поручайте дела тем, кто готов и может за них взяться.
Почему делегировать так сложно
Краткий минус метода делегирования — возможность появления барьеров в коммуникации между руководителем и подчиненным, если необходимость делегирования полномочий не была определена с учетом потребностей организации и ее целей. Недостаток делегирования полномочий может возникнуть, если не определены границы ответственности.
Существуют объективные причины, мешающие руководителям делегировать полномочия своим подчинённым. Это:
- Желание продемонстрировать себя универсалом. Ранее считалось, что хороший руководитель должен уметь активно действовать «на всех фронтах». И с клиентами общаться, и товар подбирать, и рекламу продумать. Эта модель давно не используется даже в малом бизнесе. Каждый должен заниматься своим делом, не отвлекаясь на второстепенные обязанности.
- Страх, что работники не справятся с заданием, и его придётся переделывать. Или нанесут урон компании. Такой минимальный риск присутствует всегда. Но, избежать его совсем или минимизировать можно, тщательно выбирая, кому поручать задания.
- Сложность процесса. Человека нельзя ставить перед фактом, что он обязан выполнить ту или иную задачу. Его нужно подготовить и помогать в работе.
Передача полномочий осуществляется от руководителя к одному сотруднику, значит, постановка одной задачи группе исполнителей не допускается. Давая поручение, важно точно описать суть и границы задачи, чтобы работник смог понять свою зону ответственности.
Правила делегирования
Эффективное делегирование предполагает внедрение в управленческую структуру компании принципов тайм-менеджмента. Чтобы сделать процесс передачи дел организованным и успешным, стоит ориентироваться на следующие правила:
- До назначения сотрудника на новую задачу, убедитесь, что он понял её сущность и хорошо справится с поручением.
- Не ищите себе замену. Ориентируйтесь на профессионалов.
- Используйте вертикальную структуру управления с разделением основных направлений деятельности компании. У каждого звена должен быть свой руководитель.
- Не бойтесь наделять подчиненных полномочиями. Если перед выполнением задания они задают вопросы по её решению, спросите, как они поступят в данной ситуации.
- Не пытайтесь контролировать каждую мелочь. Это может вызвать снижение инициативности и утрату ответственности сотрудников. Так вы снова всё взвалите на себя и будете возмущаться по поводу того, что «без вас никто ничего не делает». Уделите этому правилу большое значение, т.к. этот фактор может сказаться на вас как в позитивную, так и в негативную сторону.
Объясните зону ответственности работнику. Он должен понимать, по каким вопросам нужно в обязательном порядке получать согласование. Какие проблемы решать самостоятельно. Учитесь чётко формулировать требования, цели и сроки. Отвечайте, если к вам обращаются за помощью. Давая обратную связь подчинённым, вы приобретёте авторитет и уважение в их глазах. Для сложных, больших проектов устанавливайте промежуточные сроки.
Какие типы дел можно делегировать
При длительной концентрации на оперативном уровне неизбежна деградация. Поэтому простые и рутинные дела необходимо передавать подчинённым более низкого ранга. Время властного руководящего сотрудника или собственника компании несет большую ценность, чем время рядового сотрудника. Распоряжаться им нужно грамотно и рационально.
Правильно давать поручения подчинённым поможет знание особенностей организационных уровней ответственности.
| Первый | Сотрудник сам собирает информацию. Предлагает способы решения. |
| Второй | Работник самостоятельно принимает решение с обязательным одобрением вышестоящего руководителя. |
| Третий | Подчинённый всё делает сам. Руководитель только наблюдает за процессом. |
| Четвёртый | Сотрудник предъявляет и рассказывает начальнику результат труда. Тот даёт совет и оценку работе. |
| Пятый | Исполнитель занимается решением проблемы самостоятельно, без ответа сверху. |
Подчинённым можно и нужно поручать:
- Подготовительные работы по проекту, включая сбор информации, анализ конкурентных преимуществ. Создание базы для обзвона потенциальных клиентов.
- Лёгкие дела. Как пример, заполнение каталога интернет-магазина или введение накладных в бухгалтерскую систему. Все процессы, сопровождающиеся чек-листами или инструкциями должны быть делегированы.
- Повторяющиеся дела (публикация постов в соцсетях, рассылка).
- Разовые задания, не влияющие на рабочие процессы компании (организация корпоративного мероприятия).
Ключевые моменты бизнеса, рисковые проекты, стратегические или административные задачи делегировать нельзя.
ЛидерТаск – эффективный инструмент делегирования
Чтобы правильно поручать дела подчинённым, руководитель должен быстро принимать решения. Брать на себя ответственность за действия целой команды сотрудников. Грамотный управленец умеет чётко создавать поручения исполнителям и занимается их распределением. Контролирует их исполнение на каждом этапе. Своевременно вносит необходимые корректировки, составные задачи в соответствии с планом и важностью задач. Исправляет ошибки, возникающие в ходе работы над заданием. Даёт профессиональную оценку деятельности исполнителя.
Для организации эффективного управления проектами разработаны специальные электронные приложения, об одном из них мы хотим вам рассказать. Программа ЛидерТаск, совмещающая функции ежедневника, планировщика, таск-менеджера и личного секретаря руководителя.
Информация о проектах в ЛидерТаск представлена средством единой базы. Структурировав задачи компании, можно эффективно распределять задачи исполнителям. Отслеживать ход их выполнения от начала до конца. Используя LeaderTask,вы сможете:
- Упорядочить бумажную и электронную документацию. Удобно хранить договора, регламенты, теорию, схемы.
- Распланировать важные сделки, встречи, переговоры на удобное время.
- Организовать эффективную совместную работу над проектами.
- Выбирать лучшего исполнителя для выполнения задания.
- Оценивать качество и выгоду от работы исполнителей.
- Получать подробную информацию о ходе работы над проектом даже при отсутствии в офисе.
Приложение синхронизируется с популярными сервисами, работает на всех цифровых платформах.
Заключение
Хороший руководитель является учителем, который терпеливо относится к ошибкам подчинённых и искренне радуется их успехам. Не переусердствуйте с контролем. Если постоянно «стоять за спиной у исполнителя», у него не получится сосредоточиться на работе и качественно выполнить задачу, поэтому важно состоять с сотрудниками в хороших отношениях.
Чтобы успешно делегировать, вам необходимо научить подчинённых позитивно относится к работе и правильно выполнять поручения. Этот процесс упростит разработка подробных инструкций. В них должны быть описаны технологии, факторы, алгоритмы работы. Исполнитель должен чётко понимать, что, зачем и с какой целью он делает, следовать этим и инструкциям в ходе работы и при принятии решений. Тогда он успешно справится с порученной работой, а у вас освободится время для важных и стратегических дел.
Риски, связанные с делегированием полномочий, могут включать потерю контроля над процессом, опасность ошибок и неправильных решений, потерю конфиденциальности и возможные конфликты между сотрудниками. Важно учитывать эти риски при выборе того, кому делегировать полномочия, и обеспечивать достаточный уровень контроля и связи, чтобы избежать возможных проблем.
Делегирование полномочий – это процесс передачи части ответственности и контроля сотрудникам. Это не только помогает разгрузить руководство, но также дает возможность повысить мотивацию и производительность сотрудников, а также развивать их лидерские качества. Благодаря делегированию, компания может быстрее реагировать на изменения внешней среды и добиваться больших успехов. Важно найти правильный баланс между контролем и свободой действий.
-
Преимущества планировщика времениУзнайте за полторы минуты Главная задача органайзера LeaderTask – это помочь людям - Принцип Парето или правило 80/20Стараясь уложиться в напряжённый ритм современной жизни, мы часто пытаемся выполнить массу
- Scrum-мастер, его роль в командеВ сфере IT разработки для управления проектами используются гибкие Scrum технологии. Подобная
