Эффективность работы компании на любом этапе управления зависит от того, насколько качественно, оперативно и старательно работают ее сотрудники. Этого добиваются только те фирмы, в которых руководители умеют давать задания так, чтобы они исполнялись безукоризненно.
Но не каждый менеджер умеет верно раздавать поручения. В большинстве случаев подчиненные или выполняют задания на автомате, или неправильно толкуют поставленные вопросы, или ленятся и халтурно справляются с проблемами.
Так как же раздавать поручения грамотно, чтобы к конечному результату не было замечаний, а работа делалась идеально? Существует несколько принципов, которые следует знать каждому руководителю, стремящемуся к росту бизнеса. О том, как правильно ставить задачи, поговорим в статье.
Ключевая компетенция руководителя заключается в правильном определении функций, целей компании и задач для бизнеса на конкретный период времени, а затем – в указании оптимальных способов их выполнения подчиненными с четким алгоритмом действий.
Точная формулировка проблемной ситуации, описание последовательных мероприятий и образа результата, который должен быть получен и представлен сотрудниками в результате трудовой деятельности, – это и есть процесс постановки задач в бизнесе.
При отсутствии данного навыка у руководителя персонал может неверно толковать поставленные задачи, из-за чего неправильно выполнять требования и подрывать рабочий процесс.
Безупречная постановка задач – половина успешно выполненного задания, в которой присутствует добрая половина решения проблемы. Она организует коллектив, умножает трудовой эффект каждого отдельного участника трудовой деятельности.
В то время как хаотичные усилия без четкой формулировки всегда непредсказуемы. В результате достигается либо краткосрочный, либо некачественный, либо незначительный эффект. Более того, разрозненные действия группы людей, не объединенные общим планом под присмотром руководства, способны нанести непоправимый ущерб предпринимательской деятельности.
При разработке и постановке текущих задач руководителю следует учитывать их статус, срочность и значимость. В рабочем процессе принято выделять четыре типа входных поручений. Проведем их исследование более подробно.
Представляют собой глобальные задачи, имеющие первостепенное значение для развития бизнеса. Например, войти в десятку лучших интернет-магазинов в сегменте, поднять выручку до десяти миллионов в месяц, открыть десять филиалов по стране, разработать новую IT-технологию.
Данные задачи планируются тщательно, разрабатываются не один день, не раздаются на планерках и совещаниях. Для постановки подобных целей необходима особая атмосфера, определенный состав участников (специалисты по программированию, разработчики, топ-менеджеры, директор по маркетингу и т.д.).
Требуют безотлагательного решения для последующего благополучного развития и организации бизнеса. Например, смена поставщика, разрыв договора с одной курьерской службой и заключение соглашения с другой, выбор нового партнера. Нуждаются в предварительной подготовке и планировании.
Являются основными поручениями, которые должны выполняться сотрудниками ежедневно для полноценного результата работы компании. Данные вопросы обычно решаются по ходу дела, без определенной подготовки и планирования. Например, звонки и рассылка клиентам, заказ товаров.
Предусматривают задания, которые не нуждаются в срочном исполнении. От их реализации не зависит успешность деятельности и достижения компании. Например, покупка новой кофе-машины в офис, проведение корпоратива, переезд административного корпуса в новое здание.
Эффективная постановка задач не имеет ничего общего с примитивным составлением чек-листа или списка дел. Она состоит из нескольких компонентов, к которым зачастую относятся:
При постановке задач подчиненным также важно соблюдать несколько важных коммуникативных правил. В их число входят следующие:
При соблюдении данных правил постановка задач сотрудникам будет эффективной, а исполнение даст максимальный выходной результат.
Ряд промашек и упущений руководителя, допущенных при постановке задач, могут привести к срыву сроков, неточному исполнению поручений или игнорированию задания персоналом. Выделим пять основных моментов, на которые управленцы часто не обращают внимание. И очень зря, т.к. от них сильно страдает производительность и эффективность труда.
Обязательное условие для безупречного выполнения поручения – четкая и детальная инструкция. Объяснение мелких деталей сложных задач занимает всего несколько минут, но при этом предотвращает возможные конфликты, ошибки и просчеты персонала в будущем.
Временные рамки создания нового продукта или услуги, выполнения технического задания и т.д. должны быть четко обозначены. Слова “быстро”, “скоро”, “срочно” интерпретируются по-разному. В результате служащие могут пребывать в уверенности, что у них на выполнение задания есть несколько суток, тогда как вы изначально подразумевали пару часов.
Примеры вносят ясность в дело, помогают формировать более четкое представление о том, что вы хотите получить на выходе. Более всего они необходимы в тех случаях, если сотрудники еще не выполняли данные задания или не сталкивались с поручениями подобной спецификации на практике.
Иногда задача может быть невыполнимой в силу разных обстоятельств и причин. Тогда неплохо сразу обозначать альтернативные варианты исполнения задания. Это позволит сотруднику спокойно делать свою работу, не дергая руководителя по мелочам. При этом происходит существенная экономия времени.
Важное условия постановки задач – осознание того, что персонал понял поставленную задачу, имеет представление о конечном результате. Поэтому грамотный руководитель обязан выяснить, остались ли у коллектива к нему вопросы. Но здесь также есть важный нюанс: многие члены команды стесняются переспрашивать или уточнять непонятые ими моменты, темы.
Во избежание данной ситуации руководителю после постановки задачи рекомендуется самостоятельно задать подчиненным открытые вопросы такого плана, как: “Где вы найдете информацию для выполнения задачи?”, “Какие дополнительные инструменты понадобятся для выполнения задания?”, “Какие методы и методики будете использовать?”, “Нужна ли будет помощь программистов или других специалистов до завершения проекта?”, “Чему вам нужно будет научиться в ходе работы?”.
В этом случае руководящее лицо имеет возможность лично убедиться в том, что каждый член коллектива понимает, в каком направлении ему нужно работать и какие шаги предпринять для успешного завершения дела.
Также есть ряд табу, которые ни в коем случае нельзя допускать. Например, нельзя формулировать поручения агрессивным или диктаторским тоном, просить выполнить одно и то же задание сразу нескольких людей, отказываться признавать ошибки, игнорировать хорошо выполненную работу, оставляя ее без морального или финансового поощрения.
Современные CRM-платформы представляют собой удобный и простой способ держать все порученные задачи и информацию о них в одном месте. С помощью данных программ появляется возможность формулировать и раздавать поручения в режиме реального времени, контролировать ход выполнения.
Популярные сервисы собирают научную и математическую аналитику, помогают выявить успешных менеджеров и определить непродуктивных сотрудников, затягивающих сроки и не выполняющих задания.
Отечественная CRM-система ЛидерТаск позволяет объединить в одном месте всю документацию компании, в том числе процессы, задачи и проекты. В программе легко осуществляются процессы делегирования, контролируются любые поставленные задачи, которые выполняются коллективом. Сервис мониторит реализацию поручений любых масштабов.
Кроме того, на платформе можно в групповой или индивидуальной беседе пообщаться с подчиненными по каждой конкретной задаче, поставить определенные сроки на выполнение того или иного поручения. Также есть возможность прикреплять документы, пользоваться множеством дополнительных программ, облегчающих отчетность и контроль. ЛидерТаск работает как на сайте, так и в оффлайн-режиме.
Итак, как же достичь успехов в постановке задач подчиненным и добиться максимальной эффективности бизнеса при их исполнении сотрудниками? Все просто. Тщательно формулируйте детали каждого поручения, устанавливайте дедлайны, общайтесь с персоналом уважительно и назначайте ответственных лиц. Не забывайте, что поставленные задачи должны быть четкими, прозрачными и понятными.
Не забывайте контролировать процесс, но без жесткого мониторинга, чтобы не создавать напряжения в коллективе. Организуйте работу с помощью специальных инструментов, CRM-системы и трекеров. В этом случае задачи будут выполняться в срок, работа внутри компании будет отличаться сплоченностью и организованностью, а лояльность клиентов только расти.
Программы для чек-листов — это незаменимые инструменты для упрощения задач, улучшения контроля и оптимизации рабочего процесса. Будь то работа в офисе, личные проекты или командная работа, правильное приложение поможет вам структурировать задачи и избежать хаоса. Но в какой программе сделать чек-лист, чтобы он был удобным и эффективным? Мы подготовили обзор лучших приложений и сервисов для… Читать далее Программы для создания чек-листов: обзор лучших решений
Календарные дни в Марте 2025 Календарных дней: 31 Выходных и праздничных: 10 Рабочих дней: 21 Норма отработки в Марте 2025 года: 40-часовая рабочая неделя: 167 часов 36-часовая рабочая неделя: 150.2 часа 24-часовая рабочая неделя: 99.8 часов Как работаем и отдыхаем в марте Всего по производственному календарю за Март 2025 года: 31 календарный день; Из них… Читать далее Календарь на Март 2025
Современная медицина немыслима без автоматизации и технологий. Программы для врачей упрощают управление расписанием, работу с пациентами и доступ к медицинской информации. Если вы хотите облегчить повседневные задачи, повысить эффективность работы и обеспечить качественное обслуживание пациентов, выбирайте лучшие приложения для врачей, доступные сегодня. В этой статье мы собрали обзор популярных медицинских программ и сервисов, которые помогут… Читать далее ТОП приложений для врачей: какие программы помогут в работе