Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
Матрица Эйзенхауэра (или матрица расстановки приоритетов, или квадрат Эйзенхауэра) — эффективный инструмент, используемый в тайм-менеджменте. Метод сводит к минимуму время на планирование, делает его проще и быстрее.
В сегодняшней статье мы рассмотрим суть данного принципа тайм-менеджмента и выясним, в чем заключается его структура. А также узнаем, какими критериями он обладает, как использовать матрицу на работе и в быту. Определим, как правильно расставлять задачи и представим готовые примеры.
Что такое матрица Эйзенхауэра: определение
Американский генерал и политик Дуайт Эйзенхауэр наибольшую известность получил будучи 34-м президентом Соединенных Штатов Америки с 1953 по 1961 годы. Напряженная деятельность и непрерывная профессиональная занятость вынуждали командира каждый день фокусироваться на самых разных задачах.
Для оптимизации процесса политик придумал уникальный метод планирования времени, который впоследствии получил название матрицы Эйзенхауэра. Сегодня им пользуются не одни главнокомандующие, но даже простые люди: менеджеры, служащие, фрилансеры, домохозяйки. Простой, но действенный способ позволяет эффективно расставлять приоритеты в текущих задачах, быстро наводить порядок в актуальных делах и добиваться успехов.
Смысл подхода заключается в компетентном распределении дел: умении понять и отличить важное и срочное от менее важного и срочного. Кроме того, с помощью матрицы появляется возможность значительно сократить время на несущественные, бессмысленные занятия.
Как применять матрицу
Данный инструмент тайм-менеджмента помогает оценивать важность собственных дел, точно их классифицировать. Все задачки в соответствии с матрицей делятся на 4 группы, распределенные по двум осям — важности и срочности. В зависимости от их пересечения появляются:
- Группа А — срочные и важные дела.
- Группа В — несрочные и важные задачи.
- Группа С — срочные и неважные задания.
- Группа D — несрочные и неважные действия.
Разделение всех задач и дел на группы позволяет фильтровать второстепенные и незначительные задания от действительно нужных решений, которые имеют важность и ценность для человека. С помощью матрицы появляется возможность сосредотачиваться на том, что необходимо в данную минуту.
Структура матрицы Эйзенхауэра
Матрица состоит из четырех небольших полей с названиями А, В, С, D. Для ее построения необходимо начертить квадрат с четырьмя равными секторами. Затем составить полный список актуальных дел, требующих выполнения. После этого задачи следует распределить по секторам по степени важности и срочности. При этом в квадрат А попадают дела важные и срочные, В — важные и несрочные, С — неважные и срочные, D — неважные и несрочные.
Квадрат A (авральный, кризисный)
В квадранте А содержатся важные и срочные дела, которые рекомендуется выполнять незамедлительно, по мере их поступления. У людей, владеющих навыками тайм-менеджмента, большую часть времени этот квадрат выглядит пустым. Постоянное наличие дел в данном поле говорит о том, что у человека проблемы с планированием, делегированием и распределением сил или неправильно расставлены приоритеты.
Какие дела обычно записываются в поле А:
- форс-мажоры;
- связанные со здоровьем;
- имеющие отрицательное влияние на другие дела при невыполнении;
- приводящие к неприятностям при невыполнении;
- внезапные и благоприятные возможности, которые нельзя упускать.
Чтобы задач в квадрате А не прибывало, следует своевременно выполнять задания из квадранта В. Также для скорейшего разрешения данных дел их выполнение можно делегировать, но только ответственным и проверенным людям. В то же время затягивание исполнения поручений из квадрата А зачастую сопровождается стрессом, тревогами или эмоциональным «выгоранием» человека.
Квадрат B (стратегический, потенциальный)
Самый важный квадрант, который достоин предельного внимания. В этом поле располагаются дела, которые относятся к приоритетным, перспективным и позволяют развиваться человеку в долгосрочной перспективе. Люди, которые уделяют больше всего времени задачам из сектора В, организуют свою жизнь вокруг них, чаще достигают успехов в карьере, быстрее продвигаются по служебной лестнице, получают больше денег, живут счастливее и ярче.
Сюда обычно относятся такие высокоэффективные дела, как:
- учебная, профессиональная и спортивная деятельность;
- мероприятия по саморазвитию и самообразованию (чтение, курсы и пр.);
- поиск новых возможностей, личные проекты и реализация бизнес-идей;
- соблюдение приемлемого графика дня, режима питания;
- медицинские обследования, сдача анализов и регулярные осмотры у врачей, стоматологов, психологов и других специалистов;
- планирование, анализ работы и т.д.
Некоторые дела из сектора В, которым долгое время не уделяется должного внимания, могут перейти в квадрат А. Например, если долго отказываться от необходимости посещения стоматолога, можно однажды проснуться с очень сильной зубной болью, которую уже нельзя будет игнорировать. Более того, задача рискует перерасти в проблему: зуб может полностью разрушиться, сгнить и требовать удаления или дорогостоящего лечения.
Квадрат C (сектор помех, суеты, иллюзий)
Данное поле вмещает в себя дела, которые делают вас постоянно занятыми, но не приближают к намеченной цели, не помогают больше знать, развиваться и становиться лучше в личном и профессиональном планах. К ним относятся, например, такие задачи:
- рассылка документов, проверка электронной почты;
- приборка, готовка, мытье посуды;
- ремонт, стрижка газона, починка электрической плиты или стиральной машинки и т.д.
Большинство задач из третьего списка составляют важную часть нашей жизни, поэтому полностью от них отгородиться не получится. Однако когда человек выполняет преимущественно такие дела, растет его недовольство своей жизнью, появляется ощущение, что он занимается не тем.
Поэтому данные задачи рекомендуется делегировать личному ассистенту, подрядчику, клинингу, службе ремонта или доставки. Если же перепоручение заданий из списка С пока что невозможно или недоступно по ряду причин, то следует снизить их влияние на график дел. Например, ограничить посещение мессенджеров, отключить уведомления, чаще говорить «нет».
Также стоит переходить к выполнению задач из третьего поля таблицы лишь тогда, когда дела из предыдущих двух секторов уже выполнены.
Квадрат D (сектор разрушения, растрат, мусора)
Самое парадоксальное поле в таблице, поскольку оно включает в себя любимые дела, однако не несущие никакой пользы для человека. Например, сюда относятся такие задачи, как:
- поговорить по телефону, встретиться с друзьями в кафе, поиграть с товарищами в гольф или бильярд;
- поиграть в приставку или компьютерную игру, посмотреть сериал;
- зайти в социальную сеть, проверить мессенджер, ответить на сообщение и т.д.
Желание полениться, расслабиться и пообщаться с близкими приятно, но не несет практической пользы в долгосрочной перспективе, убивает время, мешает достичь важных целей.
Конечно, отдыхать необходимо, однако если таких задач будет большинство и на них будет направлен основной фокус человека, то он может застрять в рутине. При этом у индивидуума в целом падает мотивация что-либо делать, возникает стресс, прокрастинация и ощущение бегства от проблем.
Лучшее средство в таком случае — зафиксировать и определить, что из списка в секторе D отнимает больше всего времени. А затем постараться ограничить или заменить данное дело на более продуктивное, например, на задачу из сектора В — йогу, медитацию, изучение иностранного языка, прослушивание музыки, спорт.
Преимущества и недостатки
Матрица Эйзенхауэра — обычный инструмент тайм-менеджмента, который наравне с другими способами управления временем имеет не только плюсы, но и минусы. Рассмотрим их чуть подробнее.
| Плюсы | Минусы |
| простота использования — не требует специальных знаний, предварительного обучения по применению; | способ имеет смысл только в том случае, если у человека есть ежедневные дела; |
| универсальность — быстро и без труда вписывается в жизнь любого человека, любую сферу деятельности; | матрица не подходит для долгосрочного планирования; |
| отсутствие сложностей, дополнительных инструментов, каких-либо вспомогательных настроек — следует лишь составить список текущих задач и распределить по секторам; | ранжирование текущих задач осуществляется субъективно, поэтому может выполняться с ошибками; |
| мгновенное выявление верной стратегии развития — сразу после распределения задач по квадрантам становится понятно, чем нужно заняться в данную минуту; | инструмент не учитывает сторонние факторы, окружающую среду, других людей и т.д. |
| быстрое выявление недочетов и ошибок в уже существующем тайм-менеджменте — сразу же после составления матрицы будет видно, какие дела занимают слишком много времени или не нуждаются в решении, отнимая на данный момент много времени и сил. |
Таким образом, матрица Эйзенхауэра хоть и является палочкой-выручалочкой при краткосрочном планировании и аврале дел, однако в некоторых случаях будет малоэффективна. Учитывайте данные факты, когда составляете таблицу.
Кому подходит
Матрицей Эйзенхауэра может пользоваться абсолютно любой человек как в быту, самосовершенствовании, так и профессиональной деятельности. Способ прекрасно и просто вписывается в решение коллективных проектов, индивидуальное планирование рабочих задач. Кроме того, он позволяет быстро решать рутинные, бытовые, личные вопросы.
Поэтому данный инструмент отлично подойдет любому человеку, который хочет научиться правильно и эффективно планировать рабочее и личное время. Также он будет полезен каждому, кто желает срочно, качественно и результативно выполнять задачи, избавиться от огромного списка дел, отсортировать важное от ненужного, высвободить время для отдыха и семьи.
ЛидерТаск — приложение для постановки целей и задач по матрице Эйзенхауэра
Сегодня существует немало электронных средств, позволяющих упростить и оптимизировать составление матрицы. К ним относится удобный и современный сервис ЛидерТаск. Он состоит из полноценного комплекса инструментов, функций и средств для планирования, в том числе на основе метода Эйзенхауэра.
Приложение помогает создавать списки запланированных задач и заметок, изменять порядок дел, удалять выполненные задания, корректировать условия их исполнения или изменять даты. Кроме того, ЛидерТаск имеет понятный интерфейс, ведет записи в разных категориях, цветах и темах.
Пользоваться программой можно в совместном и индивидуальном доступе как в онлайн-, так и в оффлайн-режиме. Она прекрасно синхронизируется на разных устройствах, работает на всех существующих операционных системах, имеет браузерную и мобильную версию.
Заключение
Матрица Эйзенхауэра при умелом использовании позволяет эффективно и грамотно управлять временем. Спустя недели после ежедневного применения данного инструмента тайм-менеджмента каждый человек заметит, что успевает сделать гораздо больше дел, обретает контроль над любыми задачами.
Кроме того, матрицей можно продуктивно пользоваться как на бумаге, так и в специальном приложении ЛидерТаск. Ее можно применять как для решения рутинных дел, вопросов саморазвития, так и для задач, связанных с карьерой.
Таким образом, данный метод — отличный способ управления собственной жизнью, который в то же время позволяет справиться с эмоциональным и профессиональным выгоранием, начать получать удовольствие от работы и бытовых дел.
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для планирования и управления задачами в организации, который разделяет задачи по двум критериям: важность и срочность. На пересечении этих критериев образуется матрица из четырех квадрантов, каждый из которых соответствует своему типу задач. Она помогает определить приоритеты и контролировать распределение времени и ресурсов, чтобы достичь максимальной эффективности работы.
Матрица Эйзенхауэра помогает организации более эффективно распределять время и ресурсы, улучшить качество работы, повысить производительность и достигать поставленных целей. Она помогает сотрудникам определить приоритеты задач и сосредоточиться на тех, которые важны и срочны, а также убрать излишнюю активность и снизить стресс. Кроме того, использование матрицы Эйзенхауэра позволяет контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения в рабочей среде.
-
Подборка лучших книг по тайм-менеджментуСовременному человеку приходится постоянно ускоряться, чтобы всё успеть. Время – драгоценный ресурс, - Как организовать удаленную работу сотрудниковДо 2020 года удаленная работа в зарубежных странах и России была прерогативой
- Голосовое управление планамиПросто скажите, что следует сделать Планировать теперь можно прямо на ходу, в
