Законы Паркинсона: как принципы бюрократии влияют на нашу жизнь

Если вы ничего не успеваете и постоянно откладываете дела до последнего момента, то всему виной не лень и прокрастинация, а эмпирические закономерности. Вывел эти закономерности и придал им форму строгих законов британский историк и бюрократ Сирил Паркинсон.

Согласно самому известному Закону Паркинсона работа занимает все отведенное ей время. Это значит, что независимо от того, хотите вы потратить на задачу час или весь день, ее выполнение займет все запланированное время. На первый взгляд звучит глупо, но часто это действительно так. Если мы хотим сделать уборку за 2 часа, то скорее всего она займет именно столько времени. А если отведем час, то спокойно уложимся в этот срок. Сам автор в качестве доказательства действия закона приводит пример со старушкой, которая собирается отправить письмо племяннице. При отсутствии других дел, такая простая задача у пожилой женщины спокойно растягивается на весь день. Сначала она час ищет очки, потом конверт, затем долго обдумывает содержание письма и вспоминает адрес. Прежде чем отправиться на почту старушка выбирает наряд и рассуждает, понадобятся ли ей в пути зонтик и платок. Уже вечером, перед самым закрытием почты, ей удается наконец-то отправить письмо.

История создания законов

Сирил Норткот Паркинсон родился в 1909 году в Англии. Получил историческое образование в Кембридже. Во время Второй мировой войны он служил в Министерстве по делам колоний Великобритании. Первые идеи появились у него в конце 1940-х годов, когда он работал в британском колониальном управлении. Именно там Паркинсон начал замечать, что количество служащих в министерстве росло, несмотря на сокращение Британской империи и уменьшение объема работы. Это натолкнуло его на мысль о существовании определенных закономерностей в развитии бюрократических структур.

В 1955 году в журнале The Economist была опубликована статья под названием “Закон Паркинсона”. В ней с юмором описывалось, как рост административного аппарата происходит независимо от реального объема работ. Эта статья имела большой общественный резонанс.

Уже в 1957 году вышла книга “Законы Паркинсона”, в которой были сформулированы основные законы, описывающие бюрократию. Среди них: закон расширения штатов, закон траты времени и другие. Читать книгу принялись не только чиновники, но и бизнесмены. Книга имела грандиозный успех, хотя нашлись и противники описанных в произведении наблюдений.

Несмотря на споры об эффективности и обоснованности умозаключений Паркинсона, его законы изменили не только представления о работе государственных структур, но и нашли свое применение в тайм-менеджменте и командной работе. Рассмотрим каждый закон подробно.

Первый закон Паркинсона

В самом начале статьи мы уже дали краткий анализ первому закону, но а теперь разберем его детально. Дословно он звучит так: «Работа расширяется до тех пор, пока не заполнит все доступное ей время». То есть, если на выполнение задачи отведено определенное количество времени, работа будет растянута на всё это время.

Это происходит по нескольким причинам:

1. Люди склонны заполнять все отведенное на работу время, чтобы казаться занятыми и востребованными. Если отчет готовится за 2 дня, то может сложиться впечатление, что сотрудник не эффективно использует рабочее время.
2. Расширение работы может быть способом избежать получения новых заданий. Если сотрудник быстро закончил одно задание, то ему сразу же могут дать другое. А заполняя все время текущей работой, можно этого избежать.
3. Люди склонны стремиться к совершенству и постоянному улучшению результатов работы. Поэтому даже если задание можно выполнить быстрее, сотрудники будут улучшать и дорабатывать его до конца отведенного срока.
4. Большие сроки на выполнение работы часто закладываются как резерв на непредвиденные обстоятельства. И даже если все идет гладко, люди используют этот резерв, чтобы казаться занятыми.

Сжатые сроки заставляют человека работать быстрее, так как не оставляют времени на отвлечения. При наличии жесткого дедлайна, мы вынуждены не только ускориться, но и больше думать, искать нестандартные решения. Новые идеи часто помогают сократить временные затраты и повысить качество работы. Если постараться, можно сократить время на выполнение личных и рабочих дел в несколько раз. Отведите на задачу в 2 раза меньше времени чем обычно. Понятно, что с первого раза уложиться в срок получится далеко не у всех, но расстраиваться не стоит. Подумайте, что могло помешать, сделайте выводы и попробуйте снова.

Первый закон можно применять не только в личном тайм-менеджменте, но и при делегировании задач. Менеджеры и руководители заинтересованы в том, чтобы все поручения выполнялись как можно быстрее. В случае с механической, односложной работой следовать закону довольно просто. Но если задание творческое или требует нестандартного подхода, есть риск, что исполнитель нарушит сроки. Поэтому дизайнеры, пиарщики, smm-специалисты и другие представители креативного класса не лучшим образом отзываются об умозаключениях известного британца. Но не все однозначно, чтобы предоставить результат в срок не нужно заморачиваться и стремиться к идеалу.

Второй закон Паркинсона

Второй закон Паркинсона гласит: «Расходы растут вслед за доходами». Согласно закону люди склонны увеличивать траты, если есть прирост доходов. Закон может быть применен как к личным финансам, так и к деловым; он объясняет, почему многие компании и государства тратят больше денег, чем могут позволить себе.

Данное наблюдение имеет важное значение для управления проектами и бизнес-планирования. Если расходы по проекту не контролируются и не ограничиваются, то они будут неуклонно расти, даже если их необходимый объем не увеличивается. В результате проект может стать нерентабельным и неэффективным.

Чтобы избежать влияния этого вышеуказанного закона при работе над проектами и в бизнес-планировании, важно установить четкие цели и контролировать расходы на каждом этапе. Это поможет избежать излишних затрат и повысить эффективность проекта или бизнеса. Например, можно рассмотреть возможность инвестирования в инновационные технологии, которые могут увеличить производительность и снизить издержки. Также можно разработать стратегию сокращения расходов на рекламу и маркетинг, оптимизировать процессы производства и улучшить качество продукта, что позволит снизить издержки и увеличить доходы.

При управлении личными финансами тщательно планируйте расходы и следите за тем, чтобы они не превышали доходы. Важно также установить приоритеты и отказаться от ненужных или излишних трат. Рекомендуется откладывать часть доходов на сбережения, сформировать пассивный доход или инвестировать в надежные инструменты.

Третий закон Паркинсона

Данный закон является скорее философской теорией, чем строгим правилом. Согласно этому закону рост приводит к усложнению, а усложнение, в свою очередь, является концом пути. То есть, после достижения пика эффективности, неизбежно следует упадок. Однако, это не означает, что любой успех обязательно сменится неудачей. На самом деле, автор акцентирует внимание на том, что всем людям стоит стремиться к тому, чтобы эти законы преодолеть.

Если рассматривать вопрос подробнее, то получается, что количество элементов в любой развивающейся системе постепенно увеличивается. Усложненность такой системы со временем увеличивается, что может привести к деградации. Чтобы не терять темп, необходимо своевременно распределять силы между членами команды, избавляться от лишнего, делегировать задачи и внедрять инструменты, которые позволят упростить работу. Если не организовать процессы грамотно, снижение прибыли или срыв дедлайнов по проектам неизбежен.
Важно понимать, что третий закон Паркинсона не означает, что рост и развитие обязательно приводят к упадку. Напротив, рост и развитие ведут к совершенствованию и непрерывному улучшению. Однако, стоит следить за тем, насколько усложняются процессы, и вовремя принимать меры для оптимизации.

Таким образом, третий закон Паркинсона представляет собой важный философский принцип, который напоминает нам, что необходимо следить за ростом и развитием, чтобы избежать упадка. Понимание этого закона и его применение может помочь не только в бизнесе и проектах, но также в личной жизни. Когда в небольшом кабинете начинают работать первые сотрудники, они испытывают энтузиазм от совместной деятельности и стремление добиться высоких результатов. Работа кипит, люди полны энергии и идей. Это первая фаза становления коллектива.

Жизненный цикл кабинетов

Вместо четвертого закона рассмотрим другое не менее важное наблюдение. Паркинсон заметил, что кабинеты служащих практически всегда проходят одинаковые стадии и сталкиваются со стандартными проблемами. Сначала формируется группа из 2-3 мотивированных сотрудников, которые с энтузиазмом приступают к работе. Как только группа достигает оптимальной численности примерно в 5-6 человек, наступает пик эффективности. Такое количество людей позволяет легко организовывать общение и взаимодействие между всеми членами коллектива. При этом каждый получает достаточную самостоятельность.

Однако по мере дальнейшего увеличения количества сотрудников в кабинете ситуация начинает ухудшаться. Слишком большое число людей затрудняет коммуникацию и координацию совместных усилий. Эффективность группы снижается.

В конечном итоге, когда группа превышает примерно 10-12 человек, наступает кризис. Такое большое скопление людей на ограниченном пространстве мешает нормальной работе. Сплоченность коллектива падает, каждый чувствует себя лишним. Результативность совместного труда резко снижается.
Так проходит жизненный цикл команды в одном кабинете. Учет описанных закономерностей важен для создания благоприятных условий труда и поддержания высокой эффективности сотрудников. Данное наблюдение британского историка актуально не только для государственных учреждений, но и для совместной работы над проектами.

Давайте рассмотрим подробнее, как применять наблюдения Паркинсона при формировании эффективных команд:

1. На этапе создания команды важным фактором является оптимальное количество людей. Слишком маленькие группы (2-3 человека) могут не справиться с объемом работы и быстро утратят энтузиазм. Но и слишком большие команды (более 12 человек) также неэффективны из-за проблем с коммуникацией. Идеальный размер – 6-8 человек.
2. По мере реализации проекта следите за загрузкой команды. Если объем работы растет – оперативно добавляйте новых членов. И наоборот, если рабочая нагрузка снижается, часть людей можно перевести на другие задачи.
3. Организуйте четкое разделение ролей в команде, чтобы избежать дублирования усилий. Также регулярно проводите аудит навыков сотрудников и потребностей проекта.
4. Следите за настроением в коллективе. Если между членами команды возникают трения – своевременно разбирайтесь в конфликтах.
5. Периодически организовывайте совместные мероприятия команды, чтобы укреплять взаимопонимание между сотрудниками.
6. По завершении крупных этапов проекта анализируйте результаты и вносите корректировки в распределение задач и состав команды.

Такой гибкий подход позволит оптимизировать работу команды на каждом этапе для достижения максимальной эффективности.

В дальнейшем Паркинсон продолжал развивать свои идеи в последующих работах. Законы, предложенные им, широко используются при анализе и описании бюрократических структур до сих пор. Таким образом, Паркинсон внес значительный вклад в понимание принципов функционирования организаций. Законы старого британца завоевали популярность, сравнимую разве что с популярностью пирамиды потребностей Маслоу. Его ценные наблюдения позволяют людям становиться успешнее, а командам и целым корпорациям определять издержки и сокращать их.

Если вы стремитесь добиться максимальной продуктивности для себя и своей команды, соблюдать законы Паркинсона необходимо. Используйте таск-менеджер, чтобы составить эффективный список дел и отслеживать выполнение. Онлайн планировщик ЛидерТаск позволит установить разумные сроки для каждой задачи и поможет не пропустить дедлайны по проектам.