Дедлайн — что это такое?
Любому фрилансеру, проектному менеджеру хорошо знакомо выражение дедлайн, обозначающее крайний срок, к которому нужно завершить задачу. В дословном переводе с английского «deadline» звучит как «линия смерти». К счастью, в современной терминологии оно не означает, что вас ожидает немедленное физическое уничтожение за срыв сроков проекта или заказа. Но, когда-то нарушение этой границы действительно пресекалось самым жестким образом. Попробуем разобраться, что такое дедлайн, что это значит, и как это выражение применимо к различным сферам жизни и бизнеса.
История происхождения термина
Со сленга » deadline» можно дословно перевести с англ. языка как мертвая линия. Определение термина deadline имеет англоязычное происхождение. Он был придуман в 1860 году в Соединённых Штатах Америки, во время гражданской войны. Этим словом обозначали некое защитное ограждение, ограничивавшее территорию вокруг тюрьмы. «Смертельную линию» устанавливали на расстоянии примерно 6 метров от забора. Любое приближение заключённого к её границе, вплоть до касания кончиком пальца или ступнёй грозило мгновенным расстрелом.
В 20 веке значение понятия «дедлайн» из тюремного лексикона «перекочевало» в печатную индустрию. Этим термином газетчики обозначали крайний срок сдачи подготовленного издания в печать. Сегодня употребление этого слова в профессиональной этике и обычной жизни стало гораздо больше, дэдлайн активно применяется в лексиконе в разных сферах: у программистов, фрилансеров, дизайнеров, менеджеров, студентов, копирайтеров, специалистов по маркетингу, спортсменов.
Выражение «deadline» относится к ключевым понятиям планирования и тайм-менеджмента. Помогает любые абстрактные планы сделать конкретными и измеримыми. Учит, как распоряжаться своим временем правильно и рационально, чтобы достичь лучших результатов.
Для чего необходим deadline
Дедлайн — это простыми словами «крайний срок» или предельная точка времени, к которой нужно полностью завершить поставленную задачу. Дедлайн может быть максимально точным, вплоть до указания часов и минут. Например, работающие на бирже копирайтеры, сдают заказы к чётко установленному сроку. Не соблюдение этих временных границ приводит к неприятным последствиям. Не вовремя сданный заказ несет вред продажам, снижением репутации на рынке. Задержка подачи налоговой декларации чревата штрафными санкциями. То есть последствия от несоблюдения дедлайнов могут быть исключительно репутационными, либо достаточно серьёзными.
У некоторых людей слово вызывает негативные эмоции из-за навязчивых мыслей о возможных проблемах, которые неизбежно возникнут при срыве сроков. Это приводит к стрессу, эмоциональному напряжению. Итак зачем же усложнять себе жизнь добровольно, и изматывать себя искусственно установленными ограничениями?
На самом деле, используя дедлайны, можно получить немало пользы, преимуществ в работе и в жизни. Благодаря этому инструменту планирования вы сможете:
- Своевременно достигать поставленных целей. Определив, сколько времени у вас в запасе с начала дедлайна, у вас не возникнет желания откладывать ключевые задачи «на потом». Двигаясь от этапа к этапу небольшими шажками, вы заметите, насколько ближе стали к главной цели.
- Улучшить личную и командную производительность, концентрироваться на главном. В компаниях, устанавливающих для сотрудников конкретные сроки исполнения задач, улучшается производительность. Наличие дедлайна не даёт исполнителю погрязнуть в прокрастинации, является прекрасным стимулом для активной работы в течение дня.
- Наладить эффективную работу в команде. Они упрощают согласование последовательных и параллельных этапов работ в рамках общего проекта. В качестве примера можно привести создание рекламной страницы для запуска нового продукта. Для этого нужно привлечь команду из нескольких специалистов: дизайнера, редактора, копирайтера, маркетолога. Грамотно расставив дедлайны для каждого исполнителя, можно избежать временных потерь, что позволит быстро закончить проект. Каждый участник команды будет знать, что ему нужно сделать свою работу к определённому сроку.
- Рационально распределять усилия. Зная, сколько времени есть в запасе на выполнение той или иной задачи, можно разбить работу на равномерные отрезки. Так вы будете меньше перегружаться и чётко понимать объем работы, которую нужно сделать в течение дня.
- Найти необходимые ресурсы для завершения задачи в срок. Чтобы не «завалить» общий проект, некоторые его задания можно поручить другим специалистам. Если у вас в команде нет человека с достаточным опытом или знаниями для разработки дизайна сайта, эту работу лучше поручить фрилансеру, установив ему соответствующий срок. А, вы займётесь другими текущими задачами.
Искусственное ограничение срока работы над проектом новому руководителю позволяет проверить свой трудовой коллектив. Это лучший способ разобраться, кто умеет работать в команде, кто здесь лидер или наоборот, аутсайдер. Кто умеет действовать в стрессовых ситуациях, а кто впадает в ступор или истерику при отклонении от выбранного курса.
Минусы временных ограничений
Жестко установленные сроки выполнения работ – эффективный метод тайм-менеджмента, позволяющий достичь лучших результатов за меньшее время. Но, у него есть и свои определённые недостатки:
- Понимание, что нужно работу нужно закончить к строго определённому времени неизбежно сопровождается стрессом у исполнителя. В небольших дозах это чувство подстёгивает к выполнению активных действий, но со временем оно может превратиться в навязчивый страх неудачи. Если за нарушением сроков следуют материальные наказания или выговоры, стресс может перерасти в затяжную депрессию. И тогда даже привычную работу, которая отлично получалась ранее, работник не сможет сделать должным образом.
- Если сроки поставлены неграмотно, без учёта сложности и специфики назначенных задач, это может привести к финансовым потерям компании. Обещая заказчику сдачу готового продукта к определённому времени, руководитель должен быть абсолютно уверен, что все работы в рамках проекта будут завершены к данному сроку. Поэтому при планировании всегда нужно закладывать запас времени на возможную доработку или корректировку.
Нарушение дедлайна может быть связано с личными причинами, например, с болезнью или непредвиденными обстоятельствами, в которых оказался человек. Но, чаще всего нарушение сроков происходит из-за лени, неорганизованности и привычки всё откладывать «на потом». Исполнители, не соблюдающие сроки, в обычной жизни ведут себя соответствующим образом:
- отправляются за новогодними подарками в магазин 31 декабря;
- оплачивают счета, сдают отчёты в последний день указанного на них срока;
- всё время опаздывают на работу, так как одеваются в спешке буквально перед выходом из-за позднего подъёма.
В процессе работы такие сотрудники всё время смотрят на часы. Так как действовать приходится предельно быстро, чтобы всё успеть, у них нет времени на проверку выполненного задания или выявление допущенных ошибок. Конечно, ни о каком качестве работы при таком режиме не может быть и речи.
Избавиться от вредной привычки откладывать выполнение важных дел «на завтра» можно с помощью ежедневника. Расписав свое время по часам и минутам, следуя намеченному плану, не придётся хвататься за тысячу дел в конце рабочего дня.
Как научиться самоорганизации
Научиться выполнять поставленные задачи вовремя сложно, но возможно. Для этого нужно следовать трём простым принципам:
- Брать на себя ответственность. В общем проекте каждый сотрудник работает над своей задачей, влияющей на конечный результат. Если он не выполнит поручение в срок, это приведёт к сбою в работе всей команды. Отличный стимул для «ускорения» исполнителей – установка промежуточных сроков в задаче.
- Трезвая оценка возможностей и ресурсов. Ставя перед собой определённую задачу, мы часто переоцениваем себя, что неизбежно приводит к срыву её сроков. При планировании обязательно стоит учесть свою скорость работы, сложность задания. Проработать эту информацию в уме. И только после этого ставить себе или исполнителям конкретные сроки. Общаясь с руководством или заказчиком, лучше предварительно оговорить возможность небольшого отклонения от установленного времени (на день-два, несколько часов), для проверки полученного результата.
- Использование редлайна или «красной черты». Этим термином бизнесмены называют предварительную дату сдачи проекта для контроля степени его готовности. При наличии замечаний его отправляют на доработку.
Виды дедлайнов
Данный инструмент применим к любым сферам жизни. В законодательстве им является крайний срок сдачи отчётности. В журналистике данным термином обозначают время выхода издания в печать. У программистов, копирайтеров, фрилансеров – это время, когда нужно полностью завершить работу над заказом или проектом. Дедлайны являются эффективным инструментом маркетологов. Они используются для стимулирования потребительского интереса и повышения активности покупателей. Сложно удержаться от покупки, если тебе приходит СМС, сообщающая, что на продукцию любимого бренда сегодня скидка 50%. Причём действует она только до окончания дня. Получив такое сообщение, многие незамедлительно отправляются в магазин, хотя на этот день покупок запланировано не было.
Правила соблюдения дедлайнов
Какими бы уважительными не были причины срыва срока проектов, их систематическое нарушение приводит к потере репутации, появлению финансовых убытков у исполнителя и компании. Чтобы не подводить себя, коллег и компанию, при работе с дедлайнами нужно соблюдать несколько простых правил:
- Предварительно рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи. Вспоминайте, в какой период вы уложились, работая над аналогичным проектом. Всегда планируйте срок с достаточным запасом времени.
- Проведите честный анализ причин нарушения сроков предыдущих заданий. Может быть, вы постоянно отвлекаетесь на посторонние дела? Или у вас не хватает знаний, опыта, возможностей, чтобы справиться с задачей?
- Приступайте к работе сразу со старта проекта. Подготовьте нужную информацию, составьте структуру будущих процессов. Небольшие задачи делайте незамедлительно, сдавая раньше установленного для них дедлайна.
Выполняя эти несложные действия, вы избавитесь от страха и неуверенности в себе. Поймёте, что соблюдение строгих временных рамок – это не наказание, а отличный стимул работать качественнее и эффективнее для получения лучшего результата.
ЛидерТаск для планирования и постановки целей и задач
Чтобы не запутаться в потоке ежедневных дел, не допускать срывов сроков важных задач, можно использовать личного электронного помощника. Одним из лучших сервисов для планирования и организации работы над проектами является сервис ЛидерТаск, совмещающий функции ежедневника, планера, таск-менеджера и органайзера.
Приложение подходит для личного применения и управления компаниями малого и среднего бизнеса. Объединяет в себе все популярные инструменты тайм-менеджмента, включая методики: GTD, Pomodoro Technique, TimeDrive Глеба Архангельского и многие другие.
В программе есть всё необходимое для ежедневного и стратегического планирования. В ней можно составлять и вести личные и командные проекты, распределять задачи по различным сферам. Делегировать поручения сотрудникам и контролировать качество их выполнения.
Составляйте списки задач на день, неделю или любой другой период. Для каждой из них можно создать собственный чек-лист с подробным описанием этапов. Установить сроки выполнения. Приложение своевременно напомнит о приближающемся дедлайне: за час, за день или за 15 минут. Предупредит о регулярном задании или важных переговорах.
Задачи в ЛидерТаск можно распределить в ежедневнике по часам, чтобы наглядно видеть ежедневную картину рабочего дня на календаре. Вы всегда будете в курсе, что необходимо выполнить прямо сейчас, какие планы у вас на следующий месяц или на завтра.
Заключение
Понимая, какие плюсы можно извлечь из соблюдения дедлайнов, можно стать организованнее, продуктивнее в работе и в жизни. Чтобы не испытывать морального давления и стресса из-за необходимости соблюдения жёстких сроков, важно, чтобы они были реально выполнимыми. При планировании обязательно учитывайте свои возможности и ресурсы. Чтобы легче выполнить сложную задачу, разбивайте её на меньшие отрезки. Используйте инструменты тайм-менеджмента для выработки самодисциплины и борьбы с прокрастинацией. Так вы сможете всё успевать в срок без стресса и неприятных последствий.
-
Тайм-менеджмент в бизнесе: 7 советов как предпринимателю все успеватьАвтор: Юлия Шевалдова, специалист по маркетингу ADVANTSHOP Великий теоретик менеджмента Питер Друкер - Профессиональное выгораниеЕсли любимая ранее работа стала восприниматься вами как пытка, вы чувствуете упадок
- Как запустить в своей жизни Колесо балансаСовременный мир задает высокий темп жизни. Для того чтобы не быть погребенным
