--> -->

Основные этапы создания проекта

Чтобы ориентироваться в проектном менеджменте, каждый PM специалист должен хорошо разбираться в его терминологии. Все проекты уникальны. Но, есть кое-что общее, что их объединяет. Они имеют свои жизненные циклы, разделённые на отдельные этапы. Каждый этап завершается ключевой точкой, от успешного прохождения, которой во многом будет зависеть успешность реализации проекта. В нашем обзоре мы подробнее рассмотрим основные этапы проекта. Разберёмся, какие действия нужно совершать на каждом из них, чтобы получить запланированный результат.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Из чего состоит проект

Этапы проекта

Понятие проекта гораздо шире идеи или цели. Это – набор определённых действий, в результате последовательного выполнения которых получается готовый продукт. Отличительные особенности проекта:

  • У него есть начало и конец.
  • Он состоит из сложных заданий, которые выполняются в определённом порядке.
  • Его результатом является абсолютно новый, ранее не существовавший продукт или результат, который можно представить заказчику.
  • Для его реализации необходим определённый набор ресурсов.
  • Его бюджет и ресурсы ограничены.
  • В его реализации принимает участие большое количество людей.

Задачи в рамках проекта выполняются ответственным исполнителем или группой исполнителей по списку, задающему последовательность действий. Несколько проектов могут объединяться в программы. В качестве примера можно привести космическую программу США, включающую несколько крупномасштабных проектов, в том числе, Challenger.

Жизненным циклом проекта называют последовательно сменяющие друг друга этапы, в ходе которых совершаются определённые действия, преобразующие идею в конкретный результат. Получив знания об этих процессах, команда, работающая над проектом, получает возможность действовать рационально и осознанно. Благодаря этому:

  • Работа над проектом будет структурированной, организованной и эффективной.
  • Задачи в рамках проекта можно отслеживать на каждом этапе.
  • Проект быстрее завершится, так как все непредвиденные препятствия будут минимизированы в ходе предварительного и текущего планирования.

Используя преимущества концепции жизненного цикла проекта, можно избежать расходования денег впустую, на задачи, не соответствующие изначальным целям.

Этапы работы над проектом

Этапы управления проектами

Итак, мы определились, что жизненный цикл любого проекта состоит из отдельных этапов. Они следуют друг за другом. Чтобы достичь желаемого результата, нужно двигаться последовательно. Чтобы понять, как это сделать правильно, рассмотрим основные этапы работы над проектом. Разберёмся, что происходит на каждом этапе. Как конечный результат каждого из них влияет на успешность и сроки реализации проекта.

В проектном менеджменте выделяют пять этапов управления проектом:

  • Инициацию.
  • Планирование.
  • Выполнение.
  • Мониторинг.
  • Завершение.

На каждом из данных этапов остановимся подробнее.

Что такое инициация проекта

Любой проект начинается с этого этапа. Он начинается, когда проект находится на стадии утверждения. Его цель – выяснить целесообразность проекта. Решить для себя, стоит ли приступать к его реализации. Для этого выполняются следующие действия:

  • Составляется бизнес-сценарий.
  • Определяется выгода от его выполнения.
  • Уточняются необходимые ресурсы.
  • Формируются критерии, по которым он будет оцениваться.
  • Назначается куратор.
  • Уточняются цели, границы.
  • Утверждается список процессов.
  • Производится согласование устава и плана проекта.

На этой стадии составляется подробное описание проекта, изучается бизнес-среда, в которой он будет осуществляться, выбирается путь его реализации с объяснением причины такого решения. Определяются результаты и выгоды, которые будут достигнуты при успешном завершении проекта.

После тщательного анализа всех факторов, влияющих на проект, делаются выводы о возможности и перспективности его осуществления. При положительном решении нужно переходить к следующему этапу. Если по проекту принимается отрицательное решение, необходимо вернуться к фазе обсуждения и найти возможные способы решения проблемы. Для этого можно воспользоваться шаблоном карты проекта.

Особенности планирования

Планирование проекта

Планирование начинается с момента запуска проекта и продолжается вплоть до его завершения. Даже если вам не терпится приступить к работе, игнорировать этот этап нельзя. От точности, скрупулёзности планирования во многом зависит успешность реализации проекта. Хорошо составленный план поможет избежать многих ошибок и предотвратить провал проекта из-за неточности оценок и плохо налаженных коммуникаций. На данном этапе необходимо ответить на следующие вопросы:

  • С какой целью создаётся проект?
  • Как будут определяться его показатели эффективности (KPI)?
  • В какой области он будет реализован?
  • Какие задачи нужно выполнить исполнителям?
  • Кто будет над ним работать?

Также на стадии планирования уточняется бюджет проекта, рассчитываются его риски, контрольные точки.

Одним из важных разделов планирования является управление рисками. К ним относят факторы, способные повлиять на ход реализации проекта. Риски делят на категории по вероятности возникновения (случится или нет) и по влиянию на процесс (низкое или высокое). Для минимизации последствий рисков резервируют часть ресурсов. Если их слишком много, стоит задуматься о целесообразности проекта. На стадии планирования определяют критический путь проекта – перечень работ, которые невозможно выполнить, не завершив предыдущую задачу.

При использовании итеративного подхода управления проектом составляется план управления событиями (вехами), помогающий установить ориентиры достижения целей на каждом этапе. Веха – это результат, достигнутый к установленному времени. Обычно вехами считают точки, в которых выполнение каких-то действий даёт значимый и заметный результат.

Для определения конечной цели проекта используют систему SMART, основанную на принципах конкретности, достижимости, измеримости, уместности и ограничения во времени. В ходе планирования разрабатывается детальное руководство к действию, составляется календарный план выполнения работ. Результатом данного этапа должен стать чёткий график или план с задачами для каждого исполнителя.

Выполнение проекта

Когда подробный план проекта составлен, пора приступать к выполнению задач, поставленных каждому участнику. При этом выполняются следующие действия:

  • Подбирается команда специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками для выпуска нового продукта.
  • Выбираются поставщики ресурсов, необходимых для выполнения проектных работ.
  • Уточняются параметры, определяющие качество произведённого продукта или услуги. Для этого разрабатываются стандарты производства и взаимодействия с клиентами. Их включают в систему обучения персонала компании.
  • Организуются коммуникации между участниками рабочих процессов, их руководителями и клиентами.
  • Продолжается работа по развитию и обучению команды. Проводятся мероприятия по сплочению её участников, поддержанию корпоративного духа, поддержки в коллективе.
  • Формируются эффективные каналы передачи информации.

Мониторинг проекта

Мониторинг выполнения проекта

В процессе выполнения проекту необходим контроль движения в соответствии с планом. На данном этапе важно отследить, как выполняются поставленные задачи:

  • Сдаются ли они в срок.
  • Как справляются со своими заданиями исполнители.
  • Насколько эффективно расходуется бюджет.

Для мониторинга используются различные инструменты и методики. Например, внезапные проверки совместно с руководителями групп, ежедневные собрания или еженедельные совещания с подробным разбором текущих рабочих процессов. На основе информации, поступающей из всех этих и других источников, вносятся необходимые корректировки.

Проведение регулярных планёрок поможет держать всю команду «в тонусе». Поможет устранить препятствия для решения поставленных задач на начальном этапе их возникновения. Для документальной фиксации обсуждаемых тем разрабатывается шаблон протокола еженедельного собрания. При выявлении отклонения от плана у руководителя проекта будет возможность изменить направление работы или скорректировать начальный план в соответствии с новыми обстоятельствами. Для упрощения мониторинга используется программное обеспечение, обеспечивающее централизованное хранение информации.

На данном этапе выполняются следующие действия, влияющие на ход проекта:

  • Осуществляется мониторинг групп и рабочих процессов на критическом пути.
  • Выявляются возможности для повышения производительности.
  • Сопоставляются фактические и плановые затраты по проекту.
  • Анализируются риски и подбираются пути для их устранения или снижения.

Мониторинг или планомерное, систематическое наблюдение за всеми участниками и процессами проекта направлено на выявление любых отклонений от целей. Для этого используются критерии, зафиксированные в бюджетах, календарных планах, нормативных и финансовых документах, утверждённых в ходе планирования.

В самом начале проекта определяются возможные отклонения от плана. В исследовательских проектах отклонения могут составлять до 20 %. Из-за высокой доли неопределённости план таких проектов обычно бывает приблизительным и корректируется по ходу выполнения.

Контроль проекта

Совместно с этапом мониторинга осуществляется контроль над реализацией проекта. Он бывает:

  • предварительным.
  • текущим;
  • заключительным.

Задача предварительного контроля – обеспечение соблюдения установленных правил и процедур. Он действует до начала фактических работ по проекту. Затрагивает материальные, финансовые и трудовые ресурсы. В ходе предварительного контроля определяются требования к качеству материалов и оборудования, происходит отбор поставщиков. Изучаются профессиональные навыки и знания исполнителей. Устанавливаются лимиты по расходованию средств на каждом этапе.

Текущий контроль необходим для отслеживания рационального расходования времени (достижения определённых результатов к намеченным срокам), бюджета и ресурсов. Цель заключительного контроля – обобщение полученного опыта для последующих разработок и реализации проектов аналогичного плана.

Завершение проекта

Данный этап означает формальное завершение работ по проекту. Включает следующие фазы:

  • Передачу заказчику описания продукта, отчётов, протоколов тестирования.
  • Финальную оценку финансовой ситуации по проекту.
  • Составление заключительного отчёта и проектной документации.
  • Формирование списка незавершённых вопросов и финишных работ.
  • Регулирование спорных вопросов.
  • Закрытие проекта приказом компании.

Документация по проекту сохраняется в надёжном месте, обеспечивающем свободный доступ для дальнейшего использования. После сдачи работы заказчику производится оценка его удовлетворённости, на основании которой делаются выводы для будущих проектов. Неудачи и успехи фиксируются для более успешной работы в дальнейшем.

Перспективы применения ПО в сфере управления проектами

Учитывая сложность управления проектами, отслеживать все процессы вручную достаточно проблемно. На помощь приходят современные цифровые технологии. Для планирования и мониторинга его процессов разумно использовать соответствующее программное обеспечение. Благодаря его применению повышаются шансы на успех, снимается нагрузка на менеджеров. Среди преимуществ автоматизации управления проектами стоит отметить:

  • Повышение прозрачности и наглядности работы.
  • Детальное пояснение ролей и обязанностей каждого участника.
  • Упрощение практической работы благодаря назначению задач исполнителям.
  • Организацию эффективных коммуникаций, устраняющих риск потери важной информации.

Приложение ЛидерТаск – программа для управления проектами

Главный экран ЛидерТаск полный экран

ЛидерТаск – инновационный инструмент для управления проектами, выполненный в виде мультиплатформенного планировщика задач с возможностью обмена данными между устройствами и участниками проекта. Помогает организовать работу в команде, создавать задачи для исполнителей и контролировать их исполнение на каждом этапе работы над проектом.

Экономит время, обеспечивает систематизацию и надёжное хранение информации в одном месте с возможностью доступа к задачам и организации совместного контроля над процессом. Поддерживает Agile-методологию управления проектами. Имеет функции электронного органайзера, таск-менеджера и планировщика задач.

Программа удобна для ежедневного и стратегического планирования, ведения персональных и групповых проектов с задачами, разбивающимися на отдельные подзадачи. Функционирует на всех цифровых платформах. Позволяет организовать эффективную работу над проектом, как в офисе, так и в дистанционном режиме.

Заключение

Рассматривая этапы реализации проекта, важно затронуть вопрос об управлении каждым из них. Для этого нужно определить правильный способ коммуникации с участниками процесса, выбрать подходящую методологию.

Для управления жизненным циклом проекта используются предективные, итеративно-инкрементные и гибкие модели. Каждая методология базируется на собственной стратегии, от которой зависит способ и успешность реализации проекта. Грамотно подобрав модель управления, вы получите правильные принципы, эффективную командную работу и другие преимущества в работе над проектами.

LeaderTask
Космонавтов, 11, помещение 1
Ярославль, РФ 150062
+7 (4852) 68-58-20 911@leadertask.com