Метрика
Поможем вашей команде с переездом из Trello в LeaderTask
Переезд из Trello
Подробнее

Основные этапы создания проекта

Ярослав Кириллов
30 мая 2022
8 минут
4/5 - (4 голоса)

Чтобы ориентироваться в проектном менеджменте, каждый PM специалист должен хорошо разбираться в его терминологии. Все проекты уникальны. Но, есть кое-что общее, что их объединяет. Они имеют свои жизненные циклы, разделённые на отдельные этапы. Каждый этап завершается ключевой точкой, от успешного прохождения, которой во многом будет зависеть успешность реализации проекта. В нашем обзоре мы подробнее рассмотрим основные этапы проекта. Разберёмся, какие действия нужно совершать на каждом из них, чтобы получить запланированный результат.

Управляйте каждым этапом проекта с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск
🟠 Содержание:Этапы создания проекта
🟠 Раздел:Управление проектами
🟠 Время прочтения:7 минут
🟠 Автор:Ярослав Кириллов
***

Из чего состоит проект

Понятие проекта гораздо шире идеи или цели. Это – набор определённых действий, в результате последовательного выполнения которых получается готовый продукт. Отличительные особенности проекта:

Особенности структуры проекта
  • У него есть начало и конец.
  • Он состоит из сложных заданий, которые выполняются в определённом порядке.
  • Его результатом является абсолютно новый, ранее не существовавший продукт или результат, который можно представить заказчику.
  • Для его реализации необходим определённый набор ресурсов.
  • Его бюджет и ресурсы ограничены.
  • В его реализации принимает участие большое количество людей.

Задачи в рамках проекта выполняются ответственным исполнителем или группой исполнителей по списку, задающему последовательность действий. Несколько проектов могут объединяться в программы. В качестве примера можно привести космическую программу США, включающую несколько крупномасштабных проектов, в том числе, Challenger.

Жизненным циклом проекта называют последовательно сменяющие друг друга этапы, в ходе которых совершаются определённые действия, преобразующие идею в конкретный результат. Получив знания об этих процессах, команда, работающая над проектом, получает возможность действовать рационально и осознанно. Благодаря этому:

  • Работа над проектом будет структурированной, организованной и эффективной.
  • Задачи в рамках проекта можно отслеживать на каждом этапе.
  • Проект быстрее завершится, так как все непредвиденные препятствия будут минимизированы в ходе предварительного и текущего планирования.

Используя преимущества концепции жизненного цикла проекта, можно избежать расходования денег впустую, на задачи, не соответствующие изначальным целям.

***

Этапы работы над проектом

Итак, мы определились, что жизненный цикл любого проекта состоит из отдельных этапов. Они следуют друг за другом. Чтобы достичь желаемого результата, нужно двигаться последовательно. Чтобы понять, как это сделать правильно, рассмотрим основные этапы работы над проектом. Разберёмся, что происходит на каждом этапе. Как конечный результат каждого из них влияет на успешность и сроки реализации проекта.

В проектном менеджменте выделяют пять этапов управления проектом:

Этапы управления проектом
  • Инициацию.
  • Планирование.
  • Выполнение.
  • Мониторинг.
  • Завершение.

На каждом из данных этапов остановимся подробнее.

Что такое инициация проекта

Любой проект начинается с этого этапа. Он начинается, когда проект находится на стадии утверждения. Его цель – выяснить целесообразность проекта. Решить для себя, стоит ли приступать к его реализации. Для этого выполняются следующие действия:

Как узнать целесообразность проекта
  • Составляется бизнес-сценарий.
  • Определяется выгода от его выполнения.
  • Уточняются необходимые ресурсы.
  • Формируются критерии, по которым он будет оцениваться.
  • Назначается куратор.
  • Уточняются цели, границы.
  • Утверждается список процессов.
  • Производится согласование устава и плана проекта.

На этой стадии составляется подробное описание проекта, изучается бизнес-среда, в которой он будет осуществляться, выбирается путь его реализации с объяснением причины такого решения. Определяются результаты и выгоды, которые будут достигнуты при успешном завершении проекта.

После тщательного анализа всех факторов, влияющих на проект, делаются выводы о возможности и перспективности его осуществления. При положительном решении нужно переходить к следующему этапу. Если по проекту принимается отрицательное решение, необходимо вернуться к фазе обсуждения и найти возможные способы решения проблемы. Для этого можно воспользоваться шаблоном карты проекта.

Особенности планирования

Планирование начинается с момента запуска проекта и продолжается вплоть до его завершения. Даже если вам не терпится приступить к работе, игнорировать этот этап нельзя. От точности, скрупулёзности планирования во многом зависит успешность реализации проекта. Хорошо составленный план поможет избежать многих ошибок и предотвратить провал проекта из-за неточности оценок и плохо налаженных коммуникаций. На данном этапе необходимо ответить на следующие вопросы:

Какие вопросы задать на этапе планирования
  • С какой целью создаётся проект?
  • Как будут определяться его показатели эффективности (KPI)?
  • В какой области он будет реализован?
  • Какие задачи нужно выполнить исполнителям?
  • Кто будет над ним работать?

При планировании проекта целесообразно использовать таск-менеджеры и другие программы для управления проектами. Они помогут составить детализированный план, подробно расписать задачи, назначить дедлайны и ответственных. Лучшие планировщики задач собрали в отдельной подборке.

Одним из важных разделов планирования является управление рисками. К ним относят факторы, способные повлиять на ход реализации проекта. Риски делят на категории по вероятности возникновения (случится или нет) и по влиянию на процесс (низкое или высокое). Для минимизации последствий рисков резервируют часть ресурсов. Если их слишком много, стоит задуматься о целесообразности проекта. На стадии планирования определяют критический путь проекта – перечень работ, которые невозможно выполнить, не завершив предыдущую задачу.

При использовании итеративного подхода управления проектом составляется план управления событиями (вехами), помогающий установить ориентиры достижения целей на каждом этапе. Веха – это результат, достигнутый к установленному времени. Обычно вехами считают точки, в которых выполнение каких-то действий даёт значимый и заметный результат.

Для определения конечной цели проекта используют систему SMART, основанную на принципах конкретности, достижимости, измеримости, уместности и ограничения во времени. В ходе планирования разрабатывается детальное руководство к действию, составляется календарный план выполнения работ. Результатом данного этапа должен стать чёткий график или план с задачами для каждого исполнителя.

Выполнение проекта

Когда подробный план проекта составлен, пора приступать к выполнению задач, поставленных каждому участнику. При этом выполняются следующие действия:

  • Подбирается команда специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками для выпуска нового продукта.
  • Выбираются поставщики ресурсов, необходимых для выполнения проектных работ.
  • Уточняются параметры, определяющие качество произведённого продукта или услуги. Для этого разрабатываются стандарты производства и взаимодействия с клиентами. Их включают в систему обучения персонала компании.
  • Организуются коммуникации между участниками рабочих процессов, их руководителями и клиентами.
  • Продолжается работа по развитию и обучению команды. Проводятся мероприятия по сплочению её участников, поддержанию корпоративного духа, поддержки в коллективе.
  • Формируются эффективные каналы передачи информации.

Мониторинг проекта

В процессе выполнения проекту необходим контроль движения в соответствии с планом. На данном этапе важно отследить, как выполняются поставленные задачи:

  • Сдаются ли они в срок.
  • Как справляются со своими заданиями исполнители.
  • Насколько эффективно расходуется бюджет.

Для мониторинга используются различные инструменты и методики. Например, внезапные проверки совместно с руководителями групп, ежедневные собрания или еженедельные совещания с подробным разбором текущих рабочих процессов. На основе информации, поступающей из всех этих и других источников, вносятся необходимые корректировки.

Проведение регулярных планёрок поможет держать всю команду «в тонусе». Поможет устранить препятствия для решения поставленных задач на начальном этапе их возникновения. Для документальной фиксации обсуждаемых тем разрабатывается шаблон протокола еженедельного собрания. При выявлении отклонения от плана у руководителя проекта будет возможность изменить направление работы или скорректировать начальный план в соответствии с новыми обстоятельствами. Для упрощения мониторинга используется программное обеспечение, обеспечивающее централизованное хранение информации.

На данном этапе выполняются следующие действия, влияющие на ход проекта:

Какие действия выполняются на этапе мониторинг
  • Осуществляется мониторинг групп и рабочих процессов на критическом пути.
  • Выявляются возможности для повышения производительности.
  • Сопоставляются фактические и плановые затраты по проекту.
  • Анализируются риски и подбираются пути для их устранения или снижения.

Мониторинг или планомерное, систематическое наблюдение за всеми участниками и процессами проекта направлено на выявление любых отклонений от целей. Для этого используются критерии, зафиксированные в бюджетах, календарных планах, нормативных и финансовых документах, утверждённых в ходе планирования.

В самом начале проекта определяются возможные отклонения от плана. В исследовательских проектах отклонения могут составлять до 20 %. Из-за высокой доли неопределённости план таких проектов обычно бывает приблизительным и корректируется по ходу выполнения.

Контроль проекта

Совместно с этапом мониторинга осуществляется контроль над реализацией проекта. Он бывает:

  • предварительным.
  • текущим;
  • заключительным.

Задача предварительного контроля – обеспечение соблюдения установленных правил и процедур. Он действует до начала фактических работ по проекту. Затрагивает материальные, финансовые и трудовые ресурсы. В ходе предварительного контроля определяются требования к качеству материалов и оборудования, происходит отбор поставщиков. Изучаются профессиональные навыки и знания исполнителей. Устанавливаются лимиты по расходованию средств на каждом этапе.

Текущий контроль необходим для отслеживания рационального расходования времени (достижения определённых результатов к намеченным срокам), бюджета и ресурсов. Цель заключительного контроля – обобщение полученного опыта для последующих разработок и реализации проектов аналогичного плана.

Завершение проекта

Данный этап означает формальное завершение работ по проекту. Включает следующие фазы:

Фазы завершения проекта
  • Передачу заказчику описания продукта, отчётов, протоколов тестирования.
  • Финальную оценку финансовой ситуации по проекту.
  • Составление заключительного отчёта и проектной документации.
  • Формирование списка незавершённых вопросов и финишных работ.
  • Регулирование спорных вопросов.
  • Закрытие проекта приказом компании.

Документация по проекту сохраняется в надёжном месте, обеспечивающем свободный доступ для дальнейшего использования. После сдачи работы заказчику производится оценка его удовлетворённости, на основании которой делаются выводы для будущих проектов. Неудачи и успехи фиксируются для более успешной работы в дальнейшем.

***

Перспективы применения ПО в сфере управления проектами

Учитывая сложность управления проектами, отслеживать все процессы вручную достаточно проблемно. На помощь приходят современные цифровые технологии. Для планирования и мониторинга его процессов разумно использовать соответствующее программное обеспечение. Благодаря его применению повышаются шансы на успех, снимается нагрузка на менеджеров. Среди преимуществ автоматизации управления проектами стоит отметить:

Преимущества автоматизации
  • Повышение прозрачности и наглядности работы.
  • Детальное пояснение ролей и обязанностей каждого участника.
  • Упрощение практической работы благодаря назначению задач исполнителям.
  • Организацию эффективных коммуникаций, устраняющих риск потери важной информации.
***

Как использовать ЛидерТаск на всех этапах реализации проекта

Работать будет намного приятнее, если использовать программы для управления проектами. Давайте посмотрим, как ЛидерТаск может вам помочь.

ЛидерТаск
На этапе инициации

Все начинается с создания рабочего пространства. В ЛидерТаске это будет отдельный проект, в который нужно пригласить остальных сотрудников. У проектов неограниченная вложенность, поэтому если в работе планируется задействовать несколько команд, создайте для них отдельные подпроекты.

Во многих сервисах существует система прав и доступов. Настройка приватности кажется нудным занятием, но так вы сможете обеспечить конфиденциальность информации, а также избежать ситуаций, когда задачи случайно пропадают или удаляются.

На этапе планирования 

Планирование — это ключевая задача, которую помогают решить таск-менеджеры и другие подобные сервисы. После того как проекты и подпроекты созданы, можно переходить к их наполнению — к задачам. 

  • Назначьте исполнителей, а также установите дату, к которой нужно завершить задачу.
  • Сложные задачи разделите на подзадачи, при этом у подзадач также могут быть свои подзадачи.
  • Расставьте приоритеты. Для этого выделите задачу цветом или добавьте метку. Для самых приоритетных дел предусмотрен специальный статус «в фокусе». 

В ЛидерТаске работу с задачами можно организовать в виде стандартного списка задач, либо канбан-доски, но лучше всего — их комбинировать. Например, канбан-доску можно использовать как дорожную карту, на которой расположены этапы проекта и основные направления работы, а в проектах подробно расписать задачи для каждой вехи.

На этапе выполнения

Чтобы завершить проект вовремя, команда должна работать слаженно.

  • Настройте напоминания, чтобы не забывать о задачах и не пропускать дедлайны. В ЛидерТаске уведомления о порученных задачах приходят не только исполнителю, но и заказчику. Если сотрудник так и не приступил к новому заданию, вы об этом обязательно узнаете. 
  • Договоритесь с командой обсуждать задачи и фиксировать результаты в карточках. У каждой задачи есть чат, в котором можно расписать план работ, записать итоги встречи или поделиться нужными файлами. 
На этапе мониторинга

На этом этапе нам важно отследить, справляются ли исполнители со своими обязанностями и сдаются ли задачи в срок. В разделе Продуктивность вы можете узнать, сколько задач закрывается вовремя и сколько просрочено.

Система рассчитывает показатель продуктивности для каждого члена команды. Это позволит оценить общую результативность и перераспределить задачи между сильными специалистами в случае форс-мажора.

На этапе завершения 

Проект почти завершен, необходимо убедиться, что все задачи выполнены, а также подготовить финальный отчет.

  • Если вы использовали канбан-доски, то для оценки эффективности, помимо Продуктивности, можно посмотреть Статистику доски. Из нее вы узнаете, сколько карточек в успехе, сколько в отказе и есть ли еще задачи в работе.
  • Соберите результаты, представленные командой, для будущего отчета. Чтобы найти результаты той или иной задачи, вы можете воспользоваться поиском и фильтрами.
***

Заключение

Рассматривая этапы реализации проекта, важно затронуть вопрос об управлении каждой стадией. Для этого нужно определить правильный способ коммуникации с участниками процесса, выбрать подходящую методологию.

Для управления жизненным циклом проекта используются предективные, итеративно-инкрементные и гибкие модели. Каждая методология базируется на собственной стратегии, от которой зависит способ и успешность реализации проекта. Грамотно подобрав модель управления, вы получите правильные принципы, эффективную командную работу и другие преимущества в работе над проектами.

Что такое жизненный цикл проекта?
Сколько всего этапов проекта?
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
4/5 - (4 голоса)
Планировщик-органайзер для профессионала
Наслаждайся
простотой и удобством
планирования своих
задач.
Скачать