В сети присутствует множество информации о том, как правильно организовать себя и стать успешным. Практически все специалисты советуют начинать процесс самоорганизации с создания списка дел. Это основной инструмент тайм-менеджмента, всегда работающий эффективно, заслуживший признание в большинстве стран мира. Популярность данного метода планирования объясняется его простотой и доступностью. Чтобы составить список запланированных дел, достаточно ручки и листа бумаги. В результате вы научитесь грамотно распределять своё время, станете более успешными и эффективными в работе и личной жизни. С чего начать свой список и как ему следовать? Попробуем разобраться.
Каждый из нас хотя бы раз в жизни пытался пользоваться такого рода планированием и составлять список дел. Но, далеко не все его пункты были достигнуты. Как правило, 40 % запланированных задач остаются незавершёнными, половина выполняется до конца в течение одного дня, причем 18% из них – в течение часа. 10% – за несколько минут.
Чтобы составленный перечень действительно работал, в него нужно включать только те дела, которые вы сможете выполнить в течение дня. Не стоит в заполненном рабочем графике выделять время на генеральную уборку дома. В любом случае эта задача не будет выполненной, так как у вас просто не хватит на неё времени.
Составляя список на день, предварительно проанализируйте свою производительность. Проследите за тем, сколько времени у вас обычно уходит на выполнение тех или иных задач. Проконтролируйте, как долго вы занимаетесь подготовкой к совещаниям, сколько времени тратите на деловую переписку по бизнесу. На основании полученных наблюдений будет проще составить реально работающий план.
В первую очередь, вы должны определиться с подходящим временем для планирования. Кому-то удобнее ставить себе задачи с утра. Другие предпочитают составлять план на завтрашний день с вечера. У каждого из этих подходов есть достоинства и недостатки:
Выбирать подходящее время для планирования необходимо исходя из собственного графика и индивидуальных предпочтений. В некоторых случаях для повышения эффективности удобнее совмещать оба подхода. Вечером сделать анализ выполненной работы, а с утра подкорректировать перечень по необходимости.
Грамотно составленный план на день, неделю, месяц или год поможет добиться успеха во многих сферах жизни. Достаточно систематически выполнять его каждый пункт с учётом состояния здоровья, внешних условий, самодисциплины и других вещей. Он поможет рационально распределить силы и ресурсы для достижения поставленных целей. Разберемся, как сделать список реалистичным и корректным.
Составляя перечень на день, включайте в него только то, что вы хотите и в силах выполнить за это время. Не нужно добавлять в него незначительные или второстепенные задачи. Чем длиннее будет ваш перечень, тем сложнее будет выполнить отмеченные в нём пункты. Это вызовет тревожность, раздражительность из-за невозможности контролировать ситуацию, и, впоследствии, может привести к проблемам со здоровьем.
При составлении своего списка задач с целью, самое главное ставьте в начало. Начинайте выполнение пунктов с этих важных дел. Если что-то изменится, возникнут форс-мажорные обстоятельства, вы хотя бы будете уверены в том, что решили ключевые задачи. А более мелкие можно перенести на завтра.
Записав запланированные дела в электронном ежедневнике или дневнике, некоторые люди успешно откладывают их «на дальнюю полку» и пытаются выполнять задания по памяти. Из-за этого он перестаёт быть эффективным.
Держа список под рукой, проще контролировать, какие задания из него выполнены, а какие требуют завершения. К тому же он может стать неплохим стимулом к работе. Видя его перед глазами, мы всегда помним о том, что у нас есть незавершённые дела. Поэтому не будем отвлекаться на разговоры по телефону, контент в соцсетях или просмотр сериалов.
Человек способен выполнить любую задачу за то время, что есть у него в распоряжении. То есть на одно и то же дело можно потратить как весь рабочий день, так и пару минут, выделенных в плотном рабочем графике. Поэтому, при планировании лучше устанавливать себе сжатые сроки. Чем больше будет у вас свободного времени, тем меньше гарантии, что вы закончите намеченные задания вовремя. Если ваши задачи будут ежедневно переписываться на следующий день, такое планирование нельзя назвать эффективным.
Их стирают, вычёркивают, помечают крестиками или галочками или любым другим способом ставят отметку о завершении запланированного дела. Так вы не будете отвлекаться на завершённые задачи. К тому же вычеркнутые из списка пункты станут своеобразным подтверждением вашего прогресса. К вечеру с полной уверенностью можно будет сказать себе, что день прошёл не зря.
Чтобы данный метод планирования был успешным и эффективным, его нужно использовать регулярно. Ежедневное составление списков дел должно стать полезной привычкой, которая поможет навести порядок в личных и рабочих делах сделает жизнь организованной и стабильной. Первое время может случиться так, что вы будете забывать вычёркивать из списка выполненные пункты, или забудете о его существовании из-за мелких бытовых хлопот. Но, со временем ваш мозг привыкнет к новому стилю мышления.
Потратьте несколько минут на то, чтобы подробно описать суть задачи. Размытые, неконкретные формулировки не вызовут у вас желания незамедлительно приступать к действиям. Поэтому пишите чётко, коротко, по существу.
От того, каким образом записана суть задачи в списке, зависит оперативность и качество её исполнения. Чтобы сделать задание в плане «работающим» и «корректным», оно должно соответствовать следующим критериям:
Гибкими считают дела, которые можно выполнять в любое время дня. К ним относится полив цветов, написание статьи, починка испорченного утюга и т.д. Задачи с жёсткими рамками нужно успеть выполнить за ограниченное время. Например: забрать ребёнка из детского сада в 17.00-17.30, сесть на рейсовый автобус в 12.20 и другие.
В списке дел такие задачи лучше записывать в отдельных колонках:
9.00 – Совещание по проекту | Проанализировать статистику по отчёту за июнь |
11.00 – Обсуждение внедрения новой CRM с коллегами | Проверить отгрузку товара на Санкт-Петербург |
17.00 – Посещение тренировки по фитнесу | Сделать отчёт по рекламной акции |
21.00 – Просмотр семейного фильма «Король Лев» с ребёнком | Проверить актуальность цен на сайте |
Купить продукты к встрече с друзьями в выходные |
Если в вашем списке оказалось слишком много задач, и вы пребываете в лёгкой панике из-за нехватки времени на их выполнение, разделите все присутствующие в нём пункты на три категории:
Быстрее справиться с выполнением задач поможет их группировка по видам деятельности и месту выполнения.
Заниматься ежедневным планированием можно различными способами. Проще всего взять лист бумаги, ручку и записать на нём все свои запланированные дела в произвольном порядке. На эту работу у вас не уйдёт много времени. Но, более эффективным будет список, составленный одним из следующих методов:
Его суть заключается в присвоении номеров задачам в порядке их приоритетности и важности. Выполнение заданий начинают с первого пункта.
Определяем три результата, связанные с жизненными целями, которые нужно достичь за установленное время. Например: Записаться на курсы китайского (цель: выучить китайский). Подготовиться к презентации (цель: карьера). Подобрать хостинг для сайта (цель: открытие интернет-магазина). Остальные дела из плана выполняют по мере необходимости.
Заключается в планировании не более 9 за раз:
Сначала выполняют задачи из первой и второй группы. Потом переходят к второстепенным.
Универсальный метод планирования, подразумевающий распределение задач по срочности и важности. Их делят на четыре группы:
Выполнение начинают с пунктов A и C. Потом идут дела из категории B и D.
Предлагает особый подход в организации и управлении задачами. Работает это так:
Состоит из пяти основных этапов:
Данный метод подойдёт людям, испытывающим хроническую нехватку времени.
В современных условиях составление списков дел на листах или в бумажных ежедневниках кажется «каменным веком». Большинство специалистов, работающих в сфере тайм-менеджмента, предпочитают использовать для планирования специальные сервисы, объединяющие в себе функции электронного секретаря и планировщика задач.
Популярное приложение для организации управления личными и рабочими проектами, разработанное российскими программистами. Программа удобна для персонального использования и эффективной работы в команде. Помогает структурировать задачи, распределить их по важности, приоритетности. В приложение встроен календарь и расширенный набор команд для ежедневного планирования:
С помощью менеджера задач «ЛидерТаск» можно вести расписание, планировать рабочее время и личные дела. Приложение совместимо со всеми видами цифровых устройств. Работает в онлайн и оффлайн режиме. Поможет всегда быть в курсе рабочих дел, где бы вы ни находились. Структурирует всю нужную информацию и поможет сохранить её в одном надёжном месте.
Популярное приложение с удобным, интуитивно понятным интерфейсом и полноценным набором инструментов для тайм-менеджмента. Отлично подходит для хранения идей, домашних дел, введения блокнота с заметками или списка покупок. Реализованы версии для разных цифровых платформ. Интегрируется со многими популярными сервисами.
Многофункциональный электронный трекер с продвинутым и мощным функционалом, обеспечивающим эффективную работу над задачами и проектами любой сложности. Позволяет загрузить версии для Android, iOS. Просматривайте текущие и предстоящие дела одним касанием с помощью виджета в браузере Google Chrome.
Использование списков дел – беспроигрышный способ ежедневного планирования, помогающий без особых усилий навести порядок в рабочих процессах и личной жизни. Для большей результативности традиционные бумажные планеры лучше заменить современными приложениями, в которых проще составлять, редактировать и изменять при необходимости списки. Некоторые бесплатные программы поддерживают уже готовые шаблоны под разные цели. В электронных ежедневниках можно легко менять задачи местами, группировать и объединять по различным признакам. Также в программах можно создать задачи и настроить функцию «повторяющихся задач», которые не нужно будет добавлять ежедневно. Они сами автоматически появятся в составленном списке. Найти идеальный электронный ежедневник для продуктивного планирования не составит большого труда, просто загляните в наш обзор, в котором представлен топ программ ежедневников.
Организуйте своё рабочее время, как вам будет удобно. Расставляйте задачи по важности и приоритету, описывая их максимально чётко и кратко. Ограничивайте выполнение заданий временными рамками. И, обязательно поощряйте себя за прогресс и достижения в их выполнении. Такие простые приёмы помогут стать успешнее и организованнее, достигая лучших результатов в работе и личной жизни.
Готовые шаблоны канбан-досок для ваших проектов
Уважаемые пользователи! В настоящее время мы наблюдаем постоянный рост цен почти на все сервисы и услуги, которые мы используем для полноценной и качественной работы ЛидерТаск. Данная тенденция подтверждается данными об официальной инфляции: по итогам 2023 года она установилась на уровне 7,42%, а по предварительной оценке Центробанка инфляция 2024 составляет 8,59%. Нам удавалось сдерживать рост цен… Читать далее Изменение цен на все тарифы ЛидерТаск c 1 октября 2024 года!
Календарные дни в Сентябре 2024 Календарных дней: 30 Выходных и праздничных: 9 Рабочих дней: 21 Сентябрь Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Норма отработки… Читать далее Календарь на сентябрь 2024