Как повысить продуктивность командной работы: принципы и практические советы

Согласно исследованию APM, командный дух входит в тройку главных факторов успеха проекта. Однако организовать командную работу может быть непросто: часто сотрудники не понимают своих обязанностей, мало коммуницируют и не доверяют друг другу. 

В статье расскажем, как избежать этих проблем и эффективно организовать работу в команде, используя сервис ЛидерТаск. 

Что такое эффективная работа в команде  

Командная работа — это совместная работа группы специалистов, направленная на достижение общей цели, например, выпустить статью для блога. Однако чтобы команда была не просто группой людей, а эффективным инструментом достижения успеха, важно соблюдать несколько ключевых принципов.

У сильной команды должна быть:

Чёткая цель. Для постановки цели эффективно применять систему SMART. Согласно ей, цель должна быть: конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable), актуальной (Relevant), ограниченной во времени (Time bound). Пример: “увеличить продажи абонементов в фитнес-клуб по сравнению с прошлым месяцем на 5% до 30 ноября”.

Правила команды. Прозрачные правила создают доверительную атмосферу и помогают сплотить сотрудников. Нужно, чтобы они не только негласно подразумевались, а были чётко прописаны. То, что очевидно для вас — например, не писать по рабочим вопросам в выходные — может быть неясно для кого-то из сотрудников компании. 

Распределение ролей и функций. Способность работать вместе зависит и от успешной расстановки сил. Роли — это модели поведения людей в коллективе. Концепцию ролей в команде разработал доктор Мередит Белбин в 2003 году. Их всего девять: мотиватор, реализатор, генератор идей и так далее. Функции — зона ответственности каждого члена команды. Без чёткого понимания своих задач в работе группы может возникнуть путаница, потеряется эффективность и скорость работы. Распределяйте роли и функции, исходя из навыков и личных качеств участников. 

Атмосфера открытости и доверия. Важно выстроить доверительные отношения внутри команды. Сотрудники не должны бояться совершить ошибки или открыто высказать мнение, не совпадающее с точкой зрения руководителя. Суть умения работать в команде — во взаимодействии разных позиций, благодаря которым рождается наилучшее решение. 

Чтобы мотивировать сотрудников проявлять инициативу, проводите оргсобрания, на которых просите дать фидбек и высказать критику. Также учитывайте, что некоторым членам группы может быть некомфортно высказываться перед всем коллективом. Чтобы даже интроверты могли поделиться своими идеями, периодически проводите анонимные опросы о ходе работы.  

Отслеживание прогресса. Регулярно, например, раз в квартал отслеживайте прогресс и пересматривайте рабочие процессы, если результаты вас не удовлетворяют. Чтобы проанализировать результаты, ответьте на вопрос:

• Что сделала команда?
• Чего удалось достичь?
• Чего пока не удалось достичь?
• Что команда делает хорошо?
• Какие проблемы возникают?        

Важно, чтобы вся команда была в курсе прогресса. Это позволит сотрудникам видеть общую картину и понимать, что их работа приносит результат. Отслеживать прогресс удобно с помощью сервиса ЛидерТаск — регистрируйтесь бесплатно и попробуйте ЛидерТаск для организации командной работы!

Основные проблемы при организации работы в команде

Недостаточная коммуникация. Предположим, вы распределили зоны ответственности, и команда приступает к работе. Однако у сотрудников нет мотивации взаимодействовать с коллегами: каждый выполняет свою функцию, а к другим членам команды обращается только если возникают общие вопросы по проекту. Значит, группа не осознаёт себя как команду: каждый остаётся наедине со своими трудностями, не видит общей картины и не понимает, какую роль играет в проекте.

Избежать этого помогут общие командные правила, периодические оргсобрания с обсуждением процесса работы, возможность отслеживать ход работы в реальном времени, например, с помощью сервиса ЛидерТаск. О том, как ещё повысить эффективность командной работы, писали здесь. 

Нечёткое распределение задач и ответственности. Это ситуация, обратная первому пункту. Члены команды не знают, кто за что отвечает, и либо начинают дублировать задачи друг друга, либо оставляют задачи невыполненными, полагая, что это чужая зона ответственности. 

Чтобы такого не допустить, детально прописывайте обязанности каждого в должностной инструкции и назначайте конкретных исполнителей на конкретную задачу. Для этой цели в сервисе ЛидерТаск можно создать задачу и сразу поручить её сотруднику.

Сложности с отслеживанием прогресса. При отсутствии единого инструмента отслеживания прогресса члены команды могут потерять общее видение проекта. Из-за этого снижается мотивация и возникает ощущение незначительности своих усилий. 

Чтобы следить за прогрессом в реальном времени, удобно использовать сервисы для работы в команде, например, ЛидерТаск. Регистрируйтесь в сервисе бесплатно и попробуйте ЛидерТаск для организации командной работы!  

Как использовать инструменты ЛидерТаск для эффективной организации командной работы 

Канбан-доски. Канбан-доски позволяют визуализировать процесс работы и отслеживать прогресс в реальном времени. Сотрудники видят, на какой стадии находятся все задачи проекта, и получают общую картину продвижения. 

Общие проекты. Доступ к общим проектам есть у всех сотрудников, которые входят в команду проекта. Это позволяет улучшить коммуникации внутри группы: все задачи и подзадачи находятся в одном месте, каждый член команды видит своих коллег по проекту, знает, кто за что отвечает и какой вопрос ему можно задать. Такие проекты обозначены специальным значком.

Система поручений. Она позволяет четкого распределять задачи, поручая их конкретным сотрудникам. Сотрудник видит, на какие задачи его назначили, и не берёт на себя лишние обязанности.

Статистика команды. Этот инструмент позволяет проанализировать эффективность работы сотрудников. Продуктивность рассчитывается исходя из количества выполненных задач и задач, выполненных в срок. Все порученные задачи автоматически учитываются в разделе “Продуктивность”.

Практические советы по организации работы в команде с помощью ЛидерТаск

Организуйте рабочее пространство для команды. Чтобы настроить рабочее пространство для команды, создайте папку проекта и задачи в нём. Создайте канбан-доску, добавьте колонки, придумайте названия для них и разместите задачи в нужных колонках. Затем пригласите в проект сотрудников и поручите им задачи. При необходимости вы можете создавать подпроекты и подзадачи.

Используйте чек-листы для стандартизации процессов. В ЛидерТаск можно создать чек-листы в задаче, чтобы разбить её на подпункты. Используйте эту функцию, чтобы стандартизировать процессы. В заголовке задачи напишите, что надо сделать, а в подпунктах перечислите конкретные действия, которые помогут поэтапно выполнить задачу. Так все сотрудники будут действовать по одному алгоритму.  

Применяйте повторяющиеся задачи для рутинных операций. Чтобы не создавать каждый раз новую задачу для рутинных операций, назначьте её повторяющейся задачей. Для этого нажмите на календарь, выберите дату выполнения задачи, а затем выберите нужный интервал повтора: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально. Вам или сотруднику, назначенному на задачу, будет приходить повторяющееся уведомление, которое вовремя напомнит про поручение.

В чём преимущества использования ЛидерТаск для организации командной работы

Повышается прозрачность рабочих процессов. Вы видите все действия, которые происходят с проектом, в одном месте и контролируете работу сотрудников.

Улучшаются коммуникации и взаимодействие в команде. Сотрудники видят, кто за что отвечает, знают, кому задать вопрос в какой области, могут быстро уточнить детали и задать вопрос в комментарии под задачей.

Оптимально распределяются задачи и ресурсы. Когда есть общая картина проекта, легко увидеть, как максимально эффективно распределить ресурсы команды: кто свободен и может взять дополнительные задачи, кто работает более, а кто менее эффективно и так далее.

Пошаговая инструкция, как настроить командный проект в ЛидерТаск

1. Активируйте тариф “Бизнес” в разделе “Аккаунт и лицензия”. 

2. Создайте проект в разделе “Мои проекты” и дайте ему название.

3. Создайте канбан-доску в разделе “Мои доски”, сделайте нужное количество колонок и дайте им названия.

4. Разместите задачи в нужных колонках на доске.

5. Добавьте сотрудников для работы в разделе “Сотрудники”.

6. Чтобы предоставить сотрудникам доступ к проекту, добавьте их к проекту с помощью соответствующей функции.

1. Чтобы предоставить сотрудникам доступ к доске, добавьте их на доску.

2. Назначьте сотрудников на выполнение задач.

Готово! Теперь вы можете следить за процессом работы. ЛидерТаск — это удобный инструмент, который помогает работать над проектом быстрее и эффективнее. Регистрируйтесь в сервисе и попробуйте ЛидерТаск для организации работы в команде бесплатно!