Метод Помидора в тайм-менеджменте

Работаете больше восьми часов в день, но все равно ничего не успеваете? Впору задуматься, почему так происходит. Возможно, вам стоит овладеть парой-тройкой методов тайм-менеджмента, которые позволят делать большее за меньший промежуток времени.

Одной из эффективных техник, которая помогает стать продуктивнее, научиться управлять временем и выполнять больше задач, является техника Pomodoro.

Что такое метод Помидора

Техника Помидора - простая, но действенная методика, позволяющая работать эффективнее, быть производительнее, быстрее приступать к выполнению задач. Своему появлению и названию методика обязана студенту Франческо Чирилло.

В конце 80-х годов XX века, обучаясь в вузе, итальянец готовился к экзаменам. На стене дома висел кухонный таймер в форме помидора. Тогда молодой человек додумался использовать его, чтобы измерять 25-минутные сеансы для занятий, после которых делал небольшой перерыв. Способ оказался довольно успешным, поэтому основатель методики предложил его другим людям.

А временные промежутки получили название pomodoros в честь томатного таймера. Вслед за ними похожее наименование приобрела и вся техника - tecnica del pomodoro.

Как применять технику Помодоро

Способ отлично работает в профессиональной, учебной, бытовой среде. Одной помидоркой обычно называется отрезок времени от 25 до 30 минут, выделенный на работу. Также дается определенный промежуток (около 5-10 минут), который предполагает отдых.

Суть метода заключается в следующем:

1. Составляется список дел на день с учетом приоритетов и степени важности задачи. Напротив каждого задания прописывается его примерное время выполнения.
2. Включается таймер на первые 25 минут, начинается активная работа.
3. По истечении помидорки предполагается отдых: можно сделать гимнастику, подышать свежим воздухом, налить кофе, полить цветы, прибрать на столе.
4. По истечении четырех помидорок делается большой перерыв, который длится примерно 15-20 минут (иногда данный промежуток времени можно увеличить до 30-40 минут).

Задача выполняется ровно до тех пор, пока не будет полностью сделана. В конце она вычеркивается из списка задач, а человек переходит к следующей.

Техника Помодоро чрезвычайно эффективна, если человек в процессе деятельности часто сталкивается с личной низкой производительностью, легко отвлекается, не отличается концентрацией внимания, имеет нулевую мотивацию и чувствует себя измотанным.

Преимущества и недостатки

Разработанная техника Помодоро позволяет повысить продуктивность благодаря периодам сосредоточенной работы. Помимо этого к несомненным плюсам метода относятся:

1. Повышение концентрации. Уходит привычка работать сразу над несколькими задачами, распыляющая внимание. Приходит продуктивный навык концентрации, сосредоточение фокуса на одной задаче. Вырастает качество производимой работы, на любую деятельность уходит меньше времени.
2. Тренировка силы воли. Исчезает необходимость перекладывать ответственность на других людей, Интернет, отвлекающие факторы. Концентрация на задаче происходит благодаря личному решению.
3. Поддержание мотивации. Сохранение продуктивности и борьба с прокрастинацией в несколько раз выше, когда четко знаешь о длительном перерыве, ждущем впереди после четырех помидоров. Начинается цениться время, т.к. приходит понимание, как много можно успеть за 25 минут работы.
4. Улучшение планирования. Умение рассчитывать нужное количество интервалов времени, необходимых для написания отчета, создания того или иного проекта, написания новой программы или книги учит точно планировать задачи.
5. Укрепление связей в компании. При использовании метода Pomodoro всей рабочей командой или проектной группой становится проще понимать круг личных обязанностей, с уважением относиться к работе другого человека. Минимизируются отвлекающие от дела беседы и разговоры. Встречи и деловые переговоры ограничены по времени определенным периодом, а также совершаются только тогда, когда вся команда к ним готова и не занята решением важного вопроса.
6. Ограничение отвлекающих факторов. Происходит оптимизация окружающей среды, позволяющая концентрироваться на текущих заданиях. Человек привыкает ставить телефон в "авиарежим", настраивать автоответчик электронной почты, читать сообщения от других людей в строго отведенное для этого время, что существенно увеличивает производительность труда.
7. Снижение умственной усталости. Выполнение работы на протяжении длительного срока сильно снижает плодотворность деятельности, тогда как короткие перерывы на отдых между задачами позволяют поддерживать концентрацию на высоком уровне. Поэтому метод Помидоро - идеальный способ, который дает мозгу своевременно отдыхать, чтобы затем быстро возвращаться к работе, не испытывать переутомления.
8. Предотвращение эмоционального и профессионального выгорания. Небольшие промежутки времени для запланированного отдыха избавляют от загнанности, напряжения, стресса из-за большого количества работы. Они же позволяют сохранить ресурсы и силы человека, позволяя трудиться без чрезмерного переутомления.

У Pomodoro существуют и определенные недостатки, из-за чего методика подходит не всем людям. Рассмотрим их несколько подробнее, предложим варианты решения проблем.

Слишком мало времени на работу

Некоторые люди не успевают сосредоточиться и качественно погрузиться в задачу в течение помидорки, когда время уже оказывается на исходе. Таким сотрудникам рекомендовано продлевать рабочие интервалы до 45-50, а иногда 90 минут, промежутки для отдыха делать не менее, чем по 15 минут.

Чувство спешки, ощущение извечной гонки за продуктивностью

Другие работники могут страдать из-за того, что принцип помидорок вынуждает их торопиться, требует постоянно находиться в жестких рамках. У части таких людей увеличивается внутреннее напряжение, появляется небрежность, теряется сосредоточенность.

Им важно понимать, что не случится никакой катастрофы, если не успеть выполнить задачу в помидорку. Абсолютно нормально потратить на выполнение одной задачи весь день. Если же градус напряженности все равно не спадает, то в этом случае можно увеличить продолжительность интервалов труда и отдыха.

Нет удовольствия от работы

Люди, не умеющие сконцентрироваться, подчиняться структуре и предпочитающие жить без всякого плана, имеют собственные ритмы. Им довольно сложно работать по помидорной технике, т.к. с ее применением они теряют производительность, чувствуют себя роботами, быстрее выгорают от недостатка вдохновения.

Им нужно смириться с тем, что данная методика не для них, пробовать другие мощные стратегии управления временем.

Индивидуальные особенности человека

Рекомендуемый интервал метода Pomodoro - это не научное исследование, не опыт поколений, а лишь предложенная конкретным человеком техника. Поэтому промежуток может подходить далеко не всем. Также на производительность труда могут влиять и другие факторы: развод, плохое настроение, условия окружающей среды. Поэтому не следует слепо следовать указаниям метода, лучше подстроить их под себя.

Кому подходит

Наибольшую пользу метод Pomodoro приносит людям творческих профессий: разработчикам, программистам, дизайнерам. Кроме того, техника отлично вписывается в жизнь человека, осуществляющего долгую монотонную работу в течение дня, например, составляющего отчеты, пишущего курсовую работу, поэтому воспользоваться ей могут как рядовые сотрудники офиса, так и менеджеры, секретари, бухгалтеры, студенты.

Хуже всего к методу адаптируются:

• люди с плавающим форматом работы (менеджеры по продажам, проектные менеджеры);
• деятели, которым необходим определенный психологический настрой для труда, состояние потока (писатели, художники);
• сотрудники, от природы нуждающиеся в большем количестве времени для концентрации на задаче.

Если метод Pomodoro, примененный вам в профессиональной или личной деятельности, сработал неэффективно или в обратную сторону, попробуйте адаптировать его к собственному стилю, системе работы и предпочтениям. Для этого используйте несколько простых способов, перечисленных ниже.

Изменение длительности временных интервалов

Продолжительность помидорок и периодов отдыха варьируется в соответствии с биологическими часами и ритмом работы. При необходимости можно увеличить или сократить перерывы. Либо сделать более длительные промежутки времени на трудовую деятельность, например, по 40-45 минут.

Комбинация с другими стратегиями тайм-менеджмента

Организация задач может осуществляться несколькими методами, что только повышает продуктивность их выполнения. Например, технику Помидоро легко использовать в совокупности с методом приведения дел в порядок (GTD).

Использование метода в определенное время суток

Нет необходимости работать в режиме с томатами весь день. Применяйте Pomodoro тогда, когда техника полезна и нужна. Например, в работе с определенным проектом, где предполагается постоянная смена компонентов. Лучше всего, если это будет временной интервал, совпадающий с пиком утренней или дневной активности.

ЛидерТаск - онлайн-сервис для работы по технике Pomodoro

Если под рукой отсутствует таймер, чтобы выполнять разбиение задач по помидоркам с помощью указанного метода, отличным решением будет воспользоваться специальными приложениями. Выбор огромен, поэтому мы предлагаем только самый интересный вариант для управления временем по Pomodoro - сервис ЛидерТаск.

Приложение обладает встроенным списком дел, составленным на день, который можно использовать вместо Pomodoro timer. С помощью гибкой шкалы времени без труда отслеживаются томатные спринты, указывается нужный промежуток времени на выполнение каждой задачи. После чего можно настроить короткий или длительный перерывы для отдыха. О начале наступления каждого периода сообщают всплывающие уведомления.

При этом сервис обладает массой других преимуществ и инструментов для эффективного управления временем. Он прекрасно работает как в оффлайн-, так и онлайн-версиях. Предлагает разные форматы работы: в команде и индивидуально. Есть бесплатный тариф, пробные тестовые версии для платных тарифов.

Заключение

Если вы еще не пробовали на себе технику Помодоро, то настоятельно рекомендуем испытать ее уже сегодня. Это довольно простой, удобный и эффективный способ сокращения времени на выполнение рабочих задач.

А чтобы не мучиться с настройкой будильника или таймера в практическом применении метода Помодоро, на выручку придет наш онлайн-сервис ЛидерТаск с удобными материалами для работы. Удачи!