Несвоевременное, некорректное исполнение поручений руководителя – распространённая проблема современных компаний. Причина – отсутствие мотивации сотрудников. Понимая, что работу никто не будет оценивать, проверять, они перестают относиться к ней серьёзно. Результативность персонала снижается, ситуация в коллективе дестабилизируется, а компания не дополучает прибыль. Избежать проблем с выполнением поручений поможет регулярный мониторинг выполнения задач.
Практически все компании имеют иерархическую структуру, где руководитель даёт распоряжения подчинённым, указывая сроки выполнения. Чтобы добиться результата, мало поставить задачу перед сотрудниками. Нужно убедиться, что каждый понял её суть, проконтролировать ход выполнения.
Если речь идёт о небольшой фирме из нескольких человек, это сделать несложно. В крупных компаниях, с большим количеством работников, выполняющих разнообразные по сложности и объёму дела, важно настроить чёткую систему контроля исполнения поручений, представляющую собой систематизированную проверку работы персонала компании.
Контролируя выполнение поручений руководителя, легко обнаружить отклонения от результата, действий сотрудников, внести коррективы.
Контроль поручений может быть:
Система контроля поручений строится на совместной работе руководителя с его заместителями. Помощник фиксирует задачи, проверяет сроки их исполнения, назначает ответственных лиц. С установленной периодичностью докладывает о ходе работы руководителю. Для этого составляется письменный отчёт, содержащий информацию о том, сколько заданий получили сотрудники, кто из них справился с выполнением, а кто нет.
Система контроля исполнения поручений утверждается в письменном виде, о чём сотрудников стоит уведомить заранее. Основные положения системы фиксируются во внутренних документах предприятия. Подчинённые должны понимать, как происходит постановка поручений, кто и как их контролирует. В сопроводительной документации должны быть прописаны формы отчётов для сдачи итоговых и промежуточных результатов.
Письменное утверждение положений системы имеет важнейшее значение для компании. Привлечь работника к ответственности за неисполнение возложенных на него обязанностей можно только при их письменной фиксации. Это же касается премирования, вознаграждения сотрудников по результатам их труда.
Чтобы исполнители слушали и слышали руководителя, его поручения должны быть адекватными, грамотными. Чем более размыта формулировка поручения, тем хуже оно будет исполнено.
Другие типичные ошибки, мешающие выполнению указаний руководства:
Работники будут более ответственно относиться к исполнению заданий при соблюдении следующих принципов:
Для эффективного выполнения поручений важны коммуникации между исполнителями и ответственными лицами (секретарями, помощниками руководителей).
Положительные результаты в организации совместного сотрудничества демонстрирует система постановки целей SMART. Согласно данной методологии задания руководителей должны соответствовать следующим критериям:
Упростить контроль над исполнением поручений на разных уровнях помогают автоматизированные программы. Они облегчают взаимодействие между руководством и сотрудниками, в том числе, работающими дистанционно.
Применяя таск-менеджеры для организации работы с подчинёнными, можно ранжировать дела по степени важности, используя метки, цветовое выделение. Это позволит руководителю быть в курсе, на какой стадии задача, чем заняты сотрудники.
Автоматизированные системы мониторинга работы с персоналом объединят все задания в единой системе, откуда их можно будет извлекать для просмотра в любое удобное время. Используя электронные планировщики, руководство компанией возможно осуществлять в удалённом режиме, с планшета или другого цифрового устройства.
Удобная программа для работы с персоналом. Предназначена для установки на любые электронные устройства. Позволяет наладить авторизированный контроль с делегированием полномочий в единой системе. В функционал программы входят:
Задачи сотрудников можно посмотреть, щёлкнув по аватарке исполнителя. Степень исполнения порученного задания отобразит рамка. Её зелёный цвет означает, что задача поручена данному сотруднику. Если этот исполнитель – вы, цвет рамки аватарки будет красным.
В окне поручения можно:
О порученном задании исполнителю напомнят все, имеющиеся в его распоряжении девайсы, куда придёт соответствующее уведомление.
Программа ЛидерТаск поможет систематизировать документооборот в компании, организовать учёт задач с отслеживанием степени, качества исполнения. Программа одинаково удобна предпринимателям, руководителям крупных компаний, менеджерам, благодаря множеству функций:
Чтобы задача была исполнена вовремя, важно закрепить исполнителя. Закрепив поручение за конкретным сотрудником, можно не опасаться, что оно будет пущено «на самотёк». Получая задание, сотрудник ставит ему отметку: «в работе». По её завершении устанавливает статус: «готово». Она появится в разделе: «Готово к сдаче». В подтверждение исполнения ответственному лицу придёт уведомление.
Используя приложение ЛидерТаск, легко контролировать исполнение поручений, всегда держать их на виду. Планировщик комфортен в использовании. Эффективно работает на Windows, Android, MacOs, iOS с синхронизацией на всех платформах.
С помощью приложения удобно организовать работу с дистанционными сотрудниками. Персонал будет чувствовать присутствие начальства, понимать, что от него ждут конкретных действий в установленные сроки. Планировщик будет мониторить работу удалённого сотрудника и докладывать о её выполнении руководству.
🟠 Последняя версия: | 15.4.6 |
🟠 Лицензия: | Бесплатно |
🟠 Платформы: | Windows, Android, iOS |
🟠 Язык: | Русский |
Грамотный, систематический контроль над исполнением поручений обеспечивает полный охват всех задач компании для успешного ведения бизнеса. Ведущую роль в этом процессе играют секретари, помощники руководителей.
Внедрение системы контроля стоит начинать с правильной постановки задач. Заданиям должно быть присвоено имя сотрудника, срок исполнения. Для проверки, контроля степени исполнения заданий удобнее использовать автоматизированные средства, упрощающие управление персоналом.
Дополнительное средство контроля поручений – отчёты, информирующие о статусе выполнения задания. Формировать отчёты стоит по следующим критериям:
Выбирать способ мониторинга стоит с учётом особенностей, масштаба бизнеса.
Планируйте легко с ЛидерТаск на любом устройстве
Бесплатный российский планировщик для работы и жизни
13 лет с вами
SWOT-анализ — мощный инструмент для роста бизнеса, но без правильного подхода он становится бесполезной табличкой. Давайте разберемся, как превратить этот метод в действенное оружие при помощи приложения ЛидерТаск. Что такое SWOT-анализ и почему он важен SWOT-анализ — метод стратегического планирования, который помогает оценить текущее состояние компании, проекта или бизнес-процесса. Структурирует информацию и дает возможность рассмотреть… Читать далее Как провести SWOT-анализ без ошибок: пошаговое руководство
Нечеткая формулировка задач — одна из причин неудачи проектов. Можно обладать нужными ресурсами, собрать хорошую команду и поставить большую цель, но не суметь объяснить, что нужно для её достижения. В статье расскажем, почему так важно правильно формулировать задачи, как это делать и приведем примеры удачных и не очень формулировок. А упростить путь к успешной реализации… Читать далее Как сформулировать задачи проекта и почему это важно
Покажем, как построить CJM, и поделимся готовым шаблоном