Что такое GAP анализ

Не всем планам суждено сбываться. Даже если вы тщательно планируете свою деятельность, существует множество факторов, которые могут помешать точной реализации всех поставленных задач. Это приведет к отклонению от конечной цели, увеличению срока ее достижения. Понимая неизбежность противоречий между запланированными и существующими в реальности результатами, важно выяснить причины отклонений, сделав соответствующие выводы.

Для грамотной оценки текущей ситуации применяют использование специального экспертного метода – GAP анализ. Он изучает «разрывы» между запланированными и действительными результатами. В чем особенность этого стратегического анализа, что он означает, как работает, как проводится? Попробуем разобраться.

Что такое GAP анализ

Аббревиатура «GAP анализ» происходит из английского языка. Дословно в переводе с английского определение слова «gap» переводится как «разрыв» или «зазор». То есть метод основан на анализе расхождений. Его применяют для улучшения любых процессов. Разрывы – это несоответствия между текущим состоянием (где сейчас находится компания) и желаемым (где она хотела бы находиться). Gap Analysis сравнивает фактическую производительность с запланированной, анализирует, насколько качество или внешний вид продукции соответствует ожиданиям клиентов. Дает представление о том, насколько эффективно используются человеческие и другие ресурсы. На основе полученных значений и различий происходит выявление слабых сторон в предметной области.

Главная цель GAP-анализа заключается в обнаружении разрывов между целями и возможностями компании с подбором способов для их устранения. Диагностический аудит может проводиться на любом этапе деятельности, но есть несколько ситуаций, когда он жизненно необходим:

• При разработке плана для команд;
• Для выяснения причин неудачи предыдущего проекта;
• Для эффективного распределения ресурсов, имеющихся в распоряжении компании.

GAP-анализ в наглядной форме демонстрирует «узкие места» в бизнес-процессах, позволяя руководителю концентрироваться на участках, требующих изменений. В результате принимаются взвешенные и рациональные решения, выбирается оптимальный путь от текущего состояния к желаемому.

ГЭП анализ строится в двух направлениях:

• Для сопоставления целей и достигнутых результатов;
• С целью изменения текущей ситуации в будущем.

Его самыми важными сегментами считаются:

• Рынки сбыта;
• Качество продукции и услуг;
• Бизнес-процессы компании;
• Информационные технологии;
• Управление бизнесом.

Фактически, это исследование, в котором сложившаяся ситуация сравнивается с запланированной, помогающее понять, что делается не так. Его сущность можно выразить в виде расчета формулы: Желаемое = Имеющееся + Необходимое или Желаемое – Имеющееся = Необходимое. Реальным результатом анализа является обнаружение разрывов и разработка мероприятий по их устранению. Основные компоненты GAP-анализа: текущее состояние, желаемое состояние и пробел.

Где применяется и почему важен

Применение GAP-анализа востребовано в банковской сфере, где он используется для поддержания оптимального баланса между пассивами и активами учреждения. Также его применяют в логистике, для эффективной организации международных перевозок. В производственной отрасли с помощью данной методики решаются вопросы баланса выпуска, реализации продукции, сокращения складских запасов и уменьшения издержек. В IT сфере используется Fit/GAP-analysis, исследующий разрывы и соответствия установленным параметрам. Метод успешно применяется в экономике, маркетинге, менеджменте, других видах деятельности.

Gap-анализ применяется в комплексном поиске принципов преодоления разрыва между первичной архитектурой и требованиями заданной среды. Эта тема внутренней согласования наиболее актуальна в маркетинговых случаях, когда необходимо определить, какие шаги нужно делать на конкурентном рынке, чтобы быть реально эффективным. Gap-анализ также называется поиском разрывов, который используется для определения наиболее важных проблем в рабочей среде, которые могут препятствовать достижению целей.

Плюсы и минусы GAP-анализа

К плюсам техники можно отнести:

• Простоту выполнения. Достаточно сравнить сегодняшний и запланированный результат.
• Универсальность, позволяющую применять ГЭП метод для любой компании, человека или отрасти.
• Возможность оценить потенциал компании или проекта, составить эффективный план по минимизации потерь.

Его недостатки:

• Анализ определяет лишь явные причины отклонений, не учитывая множества второстепенных факторов.
• Он нацелен на достижение запланированного результата без пересмотра и корректировки планов, которые могут быть не достаточно актуальными или точными.

Этапы проведения

Для выполнения анализа необходимо собрать необходимую информацию. Дальнейший процесс состоит из следующих этапов:

1. Изучение текущего состояния. В первую очередь составляют прогноз состояния дел в компании. Дается оценка того, какие позиции может достигнуть организация. Определяются преимущества, которые она получит благодаря внедрению тех или иных изменений.
2. Оценка достижимости. Разрыв должен быть преодолимым с учетом имеющихся в распоряжении компании технологий и системы менеджмента. Для этого в ходе анализа выявляются возможные ограничения. Если разрыв будет слишком значительным, план изменений корректируется, либо делится на небольшие отрезки, обеспечивающие небольшие позитивные изменения (инкрементализм).
3. Прогнозирование, разработка сценариев. Общий разрыв разбивается на отдельные элементы по функциональному, территориальному, отраслевому признаку. В дальнейшем они используются для планирования. Планы формируются на основе групп потребностей, влияющих на устранение разрывов между текущим положением и будущим. Потребности могут быть коммуникационными, финансовыми, техническими, информационными или другими.
4. Создание планов действий. На данном этапе создается подробное описание мероприятий по ликвидации разрывов с привлечением сотрудников, каналов сбыта, конкурентов, правительственных служб.

Типы GAP-анализа

Мы уже упоминали о том, что данное аналитическое исследование проводится во многих сферах. Рассмотрим некоторые из них более подробно:

Дефицита продукта или рынка

По статистике, до 95 % релизов новых товаров оказываются неудачными. Для решения данной проблемы проводится анализ дефицита рынка. Он изучает конкурирующие продукты и предприятия, помогает обнаружить недостатки в характеристиках или рекламе продукта, стратегии его продвижения на рынке для извлечения прибыли из рыночных перспектив.

Стратегический анализ пробелов

Сравнивает текущую производительность с долгосрочными показателями, утвержденными в пятилетнем или стратегическом плане развития. Данный вид ГЭП-анализа демонстрирует, насколько эффективно работает бизнес в сравнении с конкурентами.

Финансовый анализ или анализ разрыва прибыли

Сравнивая цены, проценты маржи, расходы на обучение и переквалификацию сотрудников с аналогичными показателями конкурирующих организаций, компания получает информацию о том, чего ей не хватает.

Инструменты и техники выполнения GAP-анализа

Для выполнения GAP-анализа используются различные методы и системы, например:

• SWOT или ССВУ-анализ, (изучает сильные, слабые стороны, возможности и угрозы для компании).
• Модель McKinsey 7S, помогающая бизнесу понять, насколько успешно он движется к цели. Она состоит из 7 элементов: структуры, стратегии, системы, навыков, стиля, персонала и ценностей, которые дополняют и усиливают друг друга. Если проблемы возникают хотя бы в одном звене, от этого страдает вся компания.
• Модель соответствия Надлера-Тушмана из 4 элементов (работа, люди, оргструктура и культура). Они объединяются в 6 пар для анализа: работа/люди, работа/структура, работа/культура, люди/структура, люди/культура, культура/культура.

Пример выполнения GAP-анализа

Предположим, что вы являетесь собственником компании, производящей детские игрушки. В последнее время объем их продаж стал уменьшаться. Выяснить причину поможет GAP-анализ:

То есть, сначала изучается текущая ситуация. Далее нужно разобраться, почему уходят клиенты и куда? Называют главную цель анализа, выявляются причины разрыва, составляется план «спасения», включающий такие мероприятия как расширение рынков сбыта (если продукция представлена в одном регионе), другие действия.

Эффективное стратегическое планирование с ЛидерТаск

Для развития любой компании важно рационально использовать свои активы, деньги, ресурсы и технологии. Чтобы понять, куда вы хотите двигаться, в первую очередь, необходимо сосредоточиться на текущем состоянии бизнеса. Отразить все рабочие процессы, связи, коммуникации между сотрудниками и отделами можно в цифровом сервисе ЛидерТаск, представляющем собой современный планировщик, таск менеджер, CRM систему и удобную программу управления проектами.

В приложении можно создавать цели, проекты, задачи. Объединять их по приоритетности, срокам, отслеживать эффективность выполнения. Сравнивать текущие результаты с запланированными для анализа. Видеть наглядную рабочую картину на информативных канбан досках или графике. Контролировать сроки, качество выполняемых задач.

Приложение синхронизируется с популярными сервисами. Позволяет хранить всю важную информацию в едином пространстве. Имеет качественную мобильную версию. Поддерживает функции резервного копирования с возможностью восстановления утерянных данных. Функционирует на всех цифровых платформах, в том числе, в оффлайн режиме.

Заключение

ГЭП-анализ – инструмент для оценки текущей деятельности компании, сравнения ее показателей с запланированными параметрами. Он хорош своей простотой, реалистичностью и универсальностью. Использовать методику можно в производстве, маркетинге, IT, или в личной жизни. Он дает лучшие результаты, когда каждый участник команды знает, какие обязанности должен выполнять, стремится устранить разрывы в поле своей ответственности. В сочетании с сервисами, оптимизирующими бизнес-процессы, такими как ЛидерТаск, помогающих улучшить бизнес-процессы компании, позволяет быстрее достичь поставленных целей и сократить количество ошибок.