Попробуй бесплатный умный таск-менеджер.
50+ возможностей в одном приложении.
Узнать подробнее
Сотрудники российских компаний тратят 35% рабочего времени на личные нужды: перекуры и чаепития занимают до 14 часов в неделю. Данные опубликовала «Российская газета», ссылаясь на исследования компании «Этнамед». Часть сотрудников тратит время на посторонние дела осознанно, другие не замечают, что отвлекаются на мелочи и растягивают выполнение одной задачи на целый день. Для работодателя плох любой вариант: он переплачивает сотрудникам и не выполняет план. Решением проблемы могут стать тайм-трекеры. Что это такое и когда их действительно стоит внедрять в работу, рассказываем в статье.
Тайм-трекер – это программа, которая фиксирует действия сотрудника пока он работает за компьютером и подсчитывает время, потраченное на выполнение рабочих задач. Она делает это разными способами:
Тайм-трекер наглядно показывает, как сотрудник использует рабочее время: сколько тратит на реальные задачи, а сколько – на посторонние дела. Программа помогает руководителям:
Дисциплина и строгий контроль за работой команды – первое, что приходит на ум. Кроме очевидных плюсов, существует еще минимум 4 аргумента в пользу тайм-трекеров.
Это важно, когда у сотрудника почасовая оплата. Он включает тайм-трекер, начиная работу, и выключает, когда делает перерыв или завершает задачу. Одновременно с этим программа автоматически контролирует, чем занимался сотрудник на самом деле. Исходя из этих данных рассчитывается зарплата.
Тайм-трекер помогает вычислить хронофаги – отвлекающие от работы факторы. Вредные привычки, звонки друзей, скролл соцсетей, перекусы – все это хронофаги, которые забирают у рабочего дня от нескольких минут до пары часов. Тайм-трекер показывает, сколько времени потрачено на работу, а сколько – на прокрастинацию. Со временем можно вычислить самые сильные хронофаги и снизить их влияние. Например, поставить телефон на беззвучный режим и убрать его из поля зрения, не открывать соцсети, составить график перерывов. Такой подход повысит концентрацию и сократит время на выполнение задач.
В планировании сроков хотя бы раз ошибаются все: от начинающих фрилансеров до опытных управленцев. Определяя дедлайны, сотрудники забывают про форс-мажор, параллельные задачи, время на согласование и правки. Тайм-трекер показывает реальную картину: сколько времени на самом деле специалист обычно тратит на однотипные задачи. С помощью такой статистики вы установите реалистичные дедлайны, спланируете нагрузку и график. Такой подход спасет от переработок, выгорания и срыва сроков.
Когда заказчик платит за фактически отработанные часы, то может сомневаться – правда ли сотрудники работали все указанное в отчете время? Тайм-трекер не просто фиксирует время, но и проверяет честность сотрудников. Если специалист просто включил таймер, но ничего не делал, программа выявит обман и отразит его в отчете. Такая функция делает работу прозрачной и честной, повышает доверие и лояльность заказчиков.
Творческие задачи с акцентом на конечный результат трудно адаптировать под жесткие рамки тайм-трекера. Работа дизайнера, копирайтера или СММ-менеджера нерутинная, поэтому нет никакого смысла строго следить за рабочим процессом. Гораздо важнее получить качественную работу точно в срок, а дотошный контроль мешает этому, убивая мотивацию и творческое настроение. В таких профессиях нужно работать над вовлеченностью, чтобы сотрудник сам стремился сдать проект вовремя.
Для управленцев среднего и высшего звена тайм-трекер тоже подходит не всегда, потому что результат их работы не связан напрямую с постоянным сидением у компьютера. Программу можно использовать, если сотрудник сам хочет оценить и улучшить свою продуктивность.
Ощущение тотального контроля и слежки угнетает сотрудников, даже если до внедрения тайм-трекера они были продуктивными и работали без нареканий. Многие тайм-трекеры делают снимки и записи с рабочих экранов, отслеживают открытые программы и вкладки браузеров без ведома пользователей. Если специалисты работают на личных компьютерах, то могут воспринять это как вторжение в личную жизнь. Аргументы, что программа скрывает личные переписки и размывает скриншоты, убеждают далеко не всех.
Российский сервис онлайн-мониторинга в режиме реального времени с хорошим набором функций. Программа ведет учет рабочего дня, оценивает продуктивность команды, визуализирует нагрузку на каждого сотрудника с помощью диаграмм. Система поддерживает интеграцию со Skype, Zoom, Битрикс24, корпоративными календарями и бизнес-приложениями. Основной минус сервиса – бесплатная версия доступна только одному пользователю. Минимальная цена на платный тариф – 144 рубля в месяц за сотрудника.
Тайм-трекер с неограниченным количеством пользователей на бесплатном тарифе. Сочетает в себе простой интерфейс и хороший набор функций. С помощью Clockify можно вести учет рабочего дня, отслеживать выполнение отдельных задач, управлять событиями и корпоративными расходами в календаре. Программа работает на смартфонах и компьютерах с любым ПО, поддерживает интеграции с Trello, Asana, Skype, корпоративными календарями и другими полезными сервисами. Платный тариф за пользователя в месяц стоит от 4 долларов.
Программа для фрилансеров и бизнеса любого масштаба, которая совмещает функции трекера и планировщика. Сильные стороны сервиса: бесплатный тариф для команды из 5 пользователей, версии для всех устройств и ПО, простой интерфейс. Разработчики Toggl предусмотрели больше 100 интеграций с популярными сервисами, среди которых Trello, Notion, Битрикс24, Google и Outlook почта. Цена на платный тариф начинается с 10 евро за пользователя в месяц.
Сервис для фрилансеров и удаленных команд со встроенными бухгалтерскими функциями. Разнообразная и подробная отчетность – основной плюс программы. Она не просто выполняет основные функции тайм-трекера, но и помогает оценивать продуктивность, управлять проектами, контролировать расходы и выставлять счета. У сервиса есть десктопная и мобильные версии, предусмотрено больше 100 интеграции. Основной минус – достаточно сложный по сравнению с конкурентами интерфейс. В бесплатной версии программа дает доступ одному пользователю и позволяет создать 2 проекта. Платная версия стоит 12 долларов в месяц за пользователя.
Сервис хорошо подходит для работы с фрилансерами и удаленными сотрудниками. Программа эффективно выявляет хронофаги, показывает загруженность команды в реальном времени и помогает составлять расписание дня. Кроме стандартных возможностей тайм-трекинга и мониторинга активности пользователей, Time Doctor включает функции планировщика. Разработчики сервиса предлагают больше 60 интеграции с CRM-системами, почтовыми клиентами и бизнес-приложениями. У программы нет бесплатной версии, а базовый тариф начинается с 6 долларов за пользователя в месяц.
Тайм-трекер помогает управлять проектами, оценивать качество работы и продуктивность сотрудников. Программа подойдет для контроля рутинной работы с почасовой оплатой. Работодателю тайм-трекер покажет, чем занимался сотрудник в течение дня и посчитает в зарплату только реально отработанные часы. Сотруднику программа поможет выявить хронофаги, оценить время на выполнение отдельных задач и повысить продуктивность. Тайм-трекер полезен для контроля работы онлайн-консультантов и служб поддержки клиентов. Он покажет, насколько быстро сотрудники реагируют на запросы пользователей и сколько времени тратят на их решение.
Одновременно внедрение тайм-трекера может сильно демотивировать команду и подтолкнуть сотрудников к увольнению. Тайм-трекер смещает фокус с результата на процесс, ставит сотрудников в жесткие рамки. Программа создает ощущение постоянной слежки, делая скриншоты, фиксируя открытые документы, вкладки и программы. Все это – повод очень избирательно подходить к внедрению тайм-трекера: вводить работу с программой постепенно, использовать ограниченное количество функций слежения, внедрять только в некоторых отделах компании. Тайм-трекер не нужно использовать для контроля управленцев среднего и высшего звена, специалистов творческих профессий: дизайнеров, копирайтеров, маркетологов.
Если вы хотите повысить продуктивность без слежки и жесткого контроля, используйте таск-менеджер. Это программа, которая помогает управлять личными или проектными задачами. С помощью таск-менеджера вы:
Помогает управлять работой без жесткого контроля. Таск-менеджер не мониторит открытые программы и окна в браузере, не следит за движением курсора, не делает скриншоты экрана. Он смещает фокус с жесткого контроля на осознанное выполнение задач и развивает личную ответственность сотрудников. Некоторые таск-менеджеры поддерживают часть функционала трекеров:
Эти функции помогают контролировать процесс, но работают без скрытой слежки – по желанию команды.
Смещает фокус на результат, а не процесс. Если сотрудник делает работу качественно и в срок, так ли важно, как именно он выстраивает процесс? Концентрация на результате – правильное решение для творческих профессий и управленческих должностей. Такой подход сохраняет баланс между контролем и свободой в поиске новых идей и решений.
Программа для управления личными и рабочими задачами от российских разработчиков. В ЛидерТаск можно создавать канбан-доски, добавлять задачи и напоминания в календарь, составлять детальное расписание на день в ежедневнике. ЛидерТаск собирает статистику о работе каждого сотрудника, наглядно отображая его результативность. Программа работает на компьютерах и смартфонах, также есть веб-версия. У бесплатной версии будет ограничен функционал, а платный тариф стоит от 249 рублей в месяц.
Бесплатный таск-трекер с геймифицированным интерфейсом, похожим на квест. Выполняя задания, пользователь получает баллы и переходит с уровня на уровень. Такой процесс затягивает и мотивирует закрывать задачи качественно и в срок. Разработчики предусмотрели хорошие возможности для коммуникации: в сервисе можно обмениваться файлами и комментариями, настраивать индивидуальные уведомления. Основной минус программы – отсутствие канбан-доски и диаграммы Ганта, которые хорошо визуализируют рабочий процесс. Бесплатная версия дает доступ команде до 5 человек, а платный тариф стоит 36 долларов в год.
Таск-менеджер с поддержкой канбан-доски, календаря и таймера Pomodoro. Сервис работает по принципу недельного планирования и основан на системе agile. Чтобы ускорить и облегчить работу, разработчики WEEEK внедрили прогрессивную систему уведомлений и предусмотрели горячие клавиши. У сервиса простой и приятный интерфейс, он работает на ПК и любых смартфонах. Бесплатной версией может пользоваться команда до 5 человек. Минимальная цена платного персонального тарифа – 190 рублей, командного – 590 рублей в месяц.
Сервис для работы с проектами в виде канбан-доски – хороший вариант для фрилансеров и небольших команд. У сервиса есть веб-версия, приложение для ПК и смартфонов. С Trello пользователи могут использовать календарь, обмениваться комментариями к задачам, прикреплять разные типы вложений и получать уведомления в Telegram. Бесплатная версия дает доступ к 10 доскам, не ограничивая количество задач в них. Платный тариф начинается с 5 долларов за участника в месяц. Для пользователей из России Trello доступен только с включенным VPN, также есть риск полной блокировки аккаунта. Если будете использовать сервис, обязательно сделайте резервную копию.
Трекер задач для ежедневного планирования с простым и функциональным интерфейсом. Работает на любых устройствах: ПК, смартфонах, умных часах и колонках. Помогает структурировать день, отслеживать продуктивность, расставлять приоритеты и делегировать задачи. Программа поддерживает интеграцию WhatsApp, голосовой ввод, обмен любыми файлами и привязку задач к конкретному месту. Версией с ограниченным функционалом можно пользоваться бесплатно, а полный набор возможностей стоит 6 долларов в месяц.
Таск-менеджер во многих случаях может заменить трекер времени. Вы по-прежнему сможете контролировать работу сотрудников, планировать нагрузку, фиксировать время на выполнение задач, отмечать начало и конец рабочего дня. Разница в степени контроля: таск-менеджер акцентирует внимание на результате, поэтому не следит, чем занимаются сотрудники в течение дня. Часто этого вполне достаточно, чтобы без лишнего давления наладить работу команды или повысить личную продуктивность. Такой подход эффективен для творческих профессий и управленческих должностей, где работа не связана с однотипными повторяющимися задачами. Таск-менеджер уступает трекеру времени, когда речь идет о контроле за рутинной работой с оплатой по часам или о работе онлайн-консультантов и служб поддержки. Здесь в качестве решения лучше выбирать тайм-трекер.
Столы офисных сотрудников тонут в ворохе документов, у файлов на корпоративном диске вместо названий набор символов, а в коммуникации между коллегами полный хаос? Если это картина ваших рабочих будней, то пора внедрять 5S – методику организации пространства родом из дисциплинированной Японии. Что это за метод и как он повышает личную и командную эффективность – рассказываем… Читать далее Система 5S или как повысить эффективность бизнеса с помощью уборки