Метрика
Поможем вашей команде с переездом из Trello в LeaderTask
Переезд из Trello
Подробнее

Все о тайм-трекерах: что такое, как работают, аргументы за и против, обзор популярных сервисов

Юлия Дегтярева
9 февраля 2024
7 минут
5/5 - (1 голос)

Сотрудники российских компаний тратят 35% рабочего времени на личные нужды: перекуры и чаепития занимают до 14 часов в неделю. Данные опубликовала «Российская газета», ссылаясь на исследования компании «Этнамед». Часть сотрудников тратит  время на посторонние дела осознанно, другие не замечают, что отвлекаются на мелочи и растягивают выполнение одной задачи на целый день. Для работодателя плох любой вариант: он переплачивает сотрудникам и не выполняет план. Решением проблемы могут стать тайм-трекеры. Что это такое и когда их действительно стоит внедрять в работу, рассказываем в статье.

Таск-менеджер для личных и рабочих задач

Составляйте списки дел на каждый день, разбивайте сложные задачи на подзадачи и добавляйте других пользователей для совместной работы с проектами.

Скачать бесплатно

Что такое тайм-трекер

Тайм-трекер – это программа, которая фиксирует действия сотрудника пока он работает за компьютером и подсчитывает время, потраченное на выполнение рабочих задач. Она делает это разными способами:

  • отслеживает движение курсора по экрану и нажатия на клавиатуру;
  • следит за открытыми на компьютере документами, вкладками и программами;
  • делает снимки экрана;
  • фиксирует длительность перерывов, начало и конец рабочего дня;
  • подсчитывает время на выполнение отдельных задач.

Тайм-трекер наглядно показывает, как сотрудник использует рабочее время: сколько тратит на реальные задачи, а сколько – на посторонние дела. Программа помогает руководителям: 

  • контролировать рабочий процесс и продуктивность сотрудников,
  • оценивать качество работы консультантов и сотрудников службы поддержки,
  • рассчитывать зарплату на основании отработанного времени.

Плюсы тайм-трекера

Дисциплина и строгий контроль за работой команды – первое, что приходит на ум. Кроме очевидных плюсов, существует еще минимум 4 аргумента в пользу тайм-трекеров.

Оценивает затраченное на задачу время с точностью до минуты

Это важно, когда у сотрудника почасовая оплата. Он включает тайм-трекер, начиная работу, и выключает, когда делает перерыв или завершает задачу. Одновременно с этим программа автоматически контролирует, чем занимался сотрудник на самом деле. Исходя из этих данных рассчитывается зарплата.

Список задач и таймер в тайм-трекере
Программа отображает задачи в виде списка с важными отметками: названием проекта, информацией об оплате и лимитом времени на задачу. Отдельно отображается таймер, который включается, когда сотрудник приступает к выполнению.

Повышает личную эффективность и улучшает концентрацию

Тайм-трекер помогает вычислить хронофаги – отвлекающие от работы факторы. Вредные привычки, звонки друзей, скролл соцсетей, перекусы – все это хронофаги, которые забирают у рабочего дня от нескольких минут до пары часов. Тайм-трекер показывает, сколько времени потрачено на работу, а сколько – на прокрастинацию. Со временем можно вычислить самые сильные хронофаги и снизить их влияние. Например, поставить телефон на беззвучный режим и убрать его из поля зрения, не открывать соцсети, составить график перерывов. Такой подход повысит концентрацию и сократит время на выполнение задач. 

Помогает спланировать рабочий график и дедлайны

В планировании сроков хотя бы раз ошибаются все: от начинающих фрилансеров до опытных управленцев. Определяя дедлайны, сотрудники забывают про форс-мажор, параллельные задачи, время на согласование и правки. Тайм-трекер показывает реальную картину: сколько времени на самом деле специалист обычно тратит на однотипные задачи. С помощью такой статистики вы установите реалистичные дедлайны, спланируете нагрузку и график. Такой подход спасет от переработок, выгорания и срыва сроков.

Отчет с графиками по каждому сотруднику
Дашборд помогает быстро оценить ситуацию по всем задачам сразу или отдельно по каждому сотруднику.

Повышает лояльность заказчиков

Когда заказчик платит за фактически отработанные часы, то может сомневаться – правда ли сотрудники работали все указанное в отчете время? Тайм-трекер не просто фиксирует время, но и проверяет честность сотрудников. Если специалист просто включил таймер, но ничего не делал, программа выявит обман и отразит его в отчете. Такая функция делает работу прозрачной и честной, повышает доверие и лояльность заказчиков.

Статистика и отчет по каждой задаче в тайм-трекере
Программа собирает статистику по разным параметрам и дает возможность посмотреть подробный отчет по каждой задаче.

Минусы тайм-трекера 

Не подходит для творческих профессий и управленческих должностей

Творческие задачи с акцентом на конечный результат трудно адаптировать под жесткие рамки тайм-трекера. Работа дизайнера, копирайтера или СММ-менеджера нерутинная, поэтому нет никакого смысла строго следить за рабочим процессом. Гораздо важнее получить качественную работу точно в срок, а дотошный контроль мешает этому, убивая мотивацию и творческое настроение. В таких профессиях нужно работать над вовлеченностью, чтобы сотрудник сам стремился сдать проект вовремя. 

Для управленцев среднего и высшего звена тайм-трекер тоже подходит не всегда, потому что результат их работы не связан напрямую с постоянным сидением у компьютера. Программу можно использовать, если сотрудник сам хочет оценить и улучшить свою продуктивность.

Создает гнетущую атмосферу в коллективе и убивает мотивацию

Ощущение тотального контроля и слежки угнетает сотрудников, даже если до внедрения тайм-трекера они были продуктивными и работали без нареканий. Многие тайм-трекеры делают снимки и записи с рабочих экранов, отслеживают открытые программы и вкладки браузеров без ведома пользователей.  Если специалисты работают на личных компьютерах, то могут воспринять это как вторжение в личную жизнь. Аргументы, что программа скрывает личные переписки и размывает скриншоты, убеждают далеко не всех.

Список популярных тайм-трекеров

Bitcop

Российский сервис онлайн-мониторинга в режиме реального времени с хорошим набором функций. Программа ведет учет рабочего дня, оценивает продуктивность команды, визуализирует нагрузку на каждого сотрудника с помощью диаграмм. Система поддерживает интеграцию со Skype, Zoom, Битрикс24, корпоративными календарями и бизнес-приложениями. Основной минус сервиса – бесплатная версия доступна только одному пользователю. Минимальная цена на платный тариф – 144 рубля в месяц за сотрудника.

Clockify

Тайм-трекер с неограниченным количеством пользователей на бесплатном тарифе. Сочетает в себе простой интерфейс и хороший набор функций. С помощью Clockify можно вести учет рабочего дня, отслеживать выполнение отдельных задач, управлять событиями и корпоративными расходами в календаре. Программа работает на смартфонах и компьютерах с любым ПО, поддерживает интеграции с Trello, Asana, Skype, корпоративными календарями и другими полезными сервисами. Платный тариф за пользователя в месяц стоит от 4 долларов. 

Toggl

Программа для фрилансеров и бизнеса любого масштаба, которая совмещает функции трекера и планировщика. Сильные стороны сервиса: бесплатный тариф для команды из 5 пользователей, версии для всех устройств и ПО, простой интерфейс. Разработчики Toggl предусмотрели больше 100 интеграций с популярными сервисами, среди которых Trello, Notion, Битрикс24, Google и Outlook почта. Цена на платный тариф начинается с 10 евро за пользователя в месяц. 

Harvest 

Сервис для фрилансеров и удаленных команд со встроенными бухгалтерскими функциями. Разнообразная и подробная отчетность – основной плюс программы. Она не просто выполняет основные функции тайм-трекера, но и помогает оценивать продуктивность, управлять проектами,  контролировать расходы и выставлять счета. У сервиса есть десктопная и мобильные версии, предусмотрено больше 100 интеграции. Основной минус – достаточно сложный по сравнению с конкурентами интерфейс. В бесплатной версии программа дает доступ одному пользователю и позволяет создать 2 проекта. Платная версия стоит 12 долларов в месяц за пользователя. 

Time Doctor

Сервис хорошо подходит для работы с фрилансерами и удаленными сотрудниками. Программа эффективно выявляет хронофаги, показывает загруженность команды в реальном времени и помогает составлять расписание дня. Кроме стандартных возможностей тайм-трекинга и мониторинга активности пользователей, Time Doctor включает функции планировщика. Разработчики сервиса предлагают больше 60 интеграции с CRM-системами, почтовыми клиентами и бизнес-приложениями. У программы нет бесплатной версии, а базовый тариф начинается с 6 долларов за пользователя в месяц. 

Тайм-трекер помогает управлять проектами, оценивать качество работы и продуктивность сотрудников. Программа подойдет для контроля рутинной работы с почасовой оплатой. Работодателю тайм-трекер покажет, чем занимался сотрудник в течение дня и посчитает в зарплату только реально отработанные часы. Сотруднику программа поможет выявить хронофаги, оценить время на выполнение отдельных задач и повысить продуктивность. Тайм-трекер полезен для контроля работы онлайн-консультантов и служб поддержки клиентов. Он покажет, насколько быстро сотрудники реагируют на запросы пользователей и сколько времени тратят на их решение. 

Одновременно внедрение тайм-трекера может сильно демотивировать команду и подтолкнуть сотрудников к увольнению. Тайм-трекер смещает фокус с результата на процесс, ставит сотрудников в жесткие рамки. Программа создает ощущение постоянной слежки, делая скриншоты, фиксируя открытые документы, вкладки и программы. Все это – повод очень избирательно подходить к внедрению тайм-трекера: вводить работу с программой постепенно, использовать ограниченное количество функций слежения, внедрять только в некоторых отделах компании. Тайм-трекер не нужно использовать для контроля управленцев среднего и высшего звена, специалистов творческих профессий: дизайнеров, копирайтеров, маркетологов. 

Таск-менеджер – гибкая альтернатива строгому тайм-трекеру

Если вы хотите повысить продуктивность без слежки и жесткого контроля, используйте таск-менеджер. Это программа, которая помогает управлять личными или проектными задачами. С помощью таск-менеджера вы:

  • соберете все задачи в одном пространстве,
  • наладите коммуникацию внутри команды,
  • сделаете рабочий процесс прозрачным и структурированным,
  • расставите приоритеты в выполнении задач, 
  • грамотно спланируете нагрузку и определите дедлайны,
  • повысите личную и командную эффективность,
  • проконтролируете работу сотрудников.

Чем таск-менеджер отличается от тайм-трекера

Помогает управлять работой без жесткого контроля. Таск-менеджер не мониторит открытые программы и окна в браузере, не следит за движением курсора, не делает скриншоты экрана. Он смещает фокус с жесткого контроля на осознанное выполнение задач и развивает личную ответственность сотрудников. Некоторые таск-менеджеры поддерживают часть функционала трекеров:

  • позволяют сотрудникам отмечать начало и конец рабочего дня,
  • могут отслеживать время выполнения отдельных задач,
  • фиксируют отпуска и выходные. 

Эти функции помогают контролировать процесс, но работают без скрытой слежки – по желанию команды. 

Смещает фокус на результат, а не процесс. Если сотрудник делает работу качественно и в срок, так ли важно, как именно он выстраивает процесс? Концентрация на результате – правильное решение для творческих профессий и управленческих должностей. Такой подход сохраняет баланс между контролем и свободой в поиске новых идей и решений.

Список популярных таск-менеджеров

ЛидерТаск

Программа для управления личными и рабочими задачами от российских разработчиков. В ЛидерТаск можно создавать канбан-доски, добавлять задачи и напоминания в календарь,  составлять детальное расписание на день в ежедневнике. ЛидерТаск собирает статистику о работе каждого сотрудника, наглядно отображая его результативность. Программа работает на компьютерах и смартфонах, также есть веб-версия. У бесплатной версии будет ограничен функционал, а платный тариф стоит от 249 рублей в месяц. 

Todoist

Бесплатный таск-трекер с геймифицированным интерфейсом, похожим на квест. Выполняя задания, пользователь получает баллы и переходит с уровня на уровень. Такой процесс затягивает и мотивирует закрывать задачи качественно и в срок. Разработчики предусмотрели хорошие возможности для коммуникации: в сервисе можно обмениваться файлами и комментариями, настраивать индивидуальные уведомления. Основной минус программы – отсутствие канбан-доски и диаграммы Ганта, которые хорошо визуализируют рабочий процесс. Бесплатная версия дает доступ команде до 5 человек, а платный тариф стоит 36 долларов в год. 

WEEEK

Таск-менеджер с поддержкой канбан-доски, календаря и таймера Pomodoro. Сервис работает по принципу недельного планирования и основан на системе agile. Чтобы ускорить и облегчить работу, разработчики WEEEK внедрили прогрессивную систему уведомлений и предусмотрели горячие клавиши. У сервиса простой и приятный интерфейс, он работает на ПК и любых смартфонах. Бесплатной версией может пользоваться команда до 5 человек. Минимальная цена платного персонального тарифа – 190 рублей, командного – 590 рублей в месяц. 

Trello

Сервис для работы с проектами в виде канбан-доски – хороший вариант для фрилансеров и небольших команд. У сервиса есть веб-версия, приложение для ПК и смартфонов. С Trello пользователи могут использовать календарь, обмениваться комментариями к задачам, прикреплять разные типы вложений и получать уведомления в Telegram. Бесплатная версия дает доступ к 10 доскам, не ограничивая количество задач в них. Платный тариф начинается с 5 долларов за участника в месяц. Для пользователей из России Trello доступен только с включенным VPN, также есть риск полной блокировки аккаунта. Если будете использовать сервис, обязательно сделайте резервную копию. 

Any.Do

Трекер задач для ежедневного планирования с простым и функциональным интерфейсом. Работает на любых устройствах: ПК, смартфонах, умных часах и колонках. Помогает структурировать день, отслеживать продуктивность, расставлять приоритеты и делегировать задачи. Программа поддерживает интеграцию WhatsApp, голосовой ввод, обмен любыми файлами и привязку задач к конкретному месту. Версией с ограниченным функционалом можно пользоваться бесплатно, а полный набор возможностей стоит 6 долларов в месяц. 

***

Таск-менеджер во многих случаях может заменить трекер времени. Вы по-прежнему сможете контролировать работу сотрудников, планировать нагрузку, фиксировать время на выполнение задач, отмечать начало и конец рабочего дня. Разница в степени контроля: таск-менеджер акцентирует внимание на результате, поэтому не следит, чем занимаются сотрудники в течение дня. Часто этого вполне достаточно, чтобы без лишнего давления наладить работу команды или повысить личную продуктивность. Такой подход эффективен для творческих профессий и управленческих должностей, где работа не связана с однотипными повторяющимися задачами. Таск-менеджер уступает трекеру времени, когда речь идет о контроле за рутинной работой с оплатой по часам или о работе онлайн-консультантов и служб поддержки. Здесь в качестве решения лучше выбирать тайм-трекер.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
5/5 - (1 голос)
Планировщик-органайзер для профессионала
Наслаждайся
простотой и удобством
планирования своих
задач.
Скачать