Системы управления проектами: лучшие инструменты и программы

Системы проектного управления (определение часто сокращают до аббревиатуры-понятия "СУП") - эффективный инструмент проектного и командного менеджмента. Они позволяют команде менеджеров в короткие сроки достигать намеченных целей, оптимизировать бизнес-процессы компании на всех этапах создания и методического продвижения товаров или услуг.

Таким образом, системы представляют собой онлайн-программы и сервисы, помогающие планировать задачи, составлять рабочие графики, распределять материальные и временные ресурсы, отслеживать эффективность деятельности каждого отдельного специалиста в команде и коллектива в целом.

На практике СУП между собой отличаются утилитами, модулями, параметрами и возможностями. Кроме того, каждая программа имеет уникальный интерфейс, набор инструментов и стоимость. Отдельными преимуществами сервисов часто выделяют корпоративный чат, интеграцию с другими рабочими приложениями, единую синхронизацию с мобильными устройствами.

Топ-10 самых популярных инструментов для управления проектами

На данный момент существует огромное множество различных приложений: многофункциональных и узконаправленных, сложных и простых, платных и бесплатных, с разным набором инструментов. Компаниям и стартапам не так просто разобраться, какую из них стоит выбрать.

Поэтому мы составили личный рейтинг самых топовых и эффективных программ для проектного управления, выделили их плюсы и минусы, основные возможности, а также не забыли указать тарифы на использование. Выбирайте из списка тот продукт, который вам больше по душе и применяйте с пользой для бизнеса!

1. ЛидерТаск

Уникальный кросс-платформенный планировщик от отечественного разработчика. Подходит для ведения деловой активности компаниям любого масштаба. Выполняет функции стратегического сервиса для управления проектом. Позволяет создавать и распределять задачи между сотрудниками, с легкостью заменяет собой сразу несколько популярных сервисов - Trello, Microsoft To-Do и Todoist.

Основные возможности:

• составление списков, чек-листов, меток и планов, раздача поручений, управление задачами, контроль выполнения проектов;
• CRM-система и Kanban-доски;
• напоминания и уведомления;
• сортировка и фильтрация;
• учет задач на каждый день, неделю, месяц;
• электронный корпоративный ежедневник;
• работа на платформах Android, iOS, Windows, Mac OS, web;
• синхронизация заданий между ПК, ноутбуком, мобильным устройством;
• кастомизация настроек.

Плюсы:

• встроенный календарь;
• возможность комментирования задач;
• реализация контроля времени и эффективности - представлена по методике Agile, Scrum, GTD, принципу Парето, системой управления временем Брайана Трейси;
• умные уведомления;
• интеллектуальный поиск;
• корпоративный чат;
• обеспечение индивидуальным доступом к задачам;
• оффлайн-доступ.

Минусы:

• нет синхронизации по IMAP в почтовом клиенте.

Цены:

• бесплатный (для начинающих) - 0 рублей;
• премиум (для профессионалов) - от 217 рублей за человека в месяц;
• бизнес (для команд) - от 331 рубля за человека в месяц.

Предлагаются специальные условия для научных и образовательных учреждений, НКО. Есть бесплатный тестовый период софта - от 7 суток, он обговаривается с компанией индивидуально.

2. GanttPro

Сервис, основанный на диаграмме Ганта. Идеально подходит для работы IT-компании или консалтинговой фирмы. Также неплохо внедряется в жизнь маркетингового отдела. Отличается мощной визуализацией данных в виде графиков.

Основные инструменты:

• автоматическое планирование и подготовка проектов;
• быстрое и совместное управление задачами;
• комплексное создание диаграмм, онлайн-построение графиков;
• наличие календаря и досок для задач;
• анализ загрузки членов и ресурсов команды;
• уведомления в режиме реального времени;
• совместный доступ к просмотру диаграмм при помощи публичных ссылок.

Плюсы:

• быстрая настройка проекта;
• 17 параметров для сортировки задач;
• легкое формирование, расчет и корректировка бюджета проекта;
• специфические готовые шаблоны.

Минусы:

• нет канбан-досок;
• отсутствие возможности совместной работы с клиентами.

Цены:

• индивидуальный тарифный план - $15 за пользователя в месяц при годовой оплате;
• для команды - $8.90 за участника в месяц при годовой оплате;
• корпоративный тариф - стоимость обсуждается в индивидуальном порядке.

Бесплатный пробный период для всех платных моделей тарифов - 14 суток.

3. YouGile

Простая и удобная в эксплуатации система управления проектами и руководства командой, выпущенная в 2016 году. Софт отличается детально продуманным интерфейсом и расширенным функционалом с автоматизацией сценариев. Позволяет повысить вовлеченность коллектива в повседневную деятельность и снизить нагрузку на руководителя команды до 50%.

Основные возможности:

• пять видов отчетности для разных подходов и проверок: сводки, общий отчет, таблицы, лента событий и задач сотрудников;
• наличие доступа к облачному хранилищу;
• добавление гостевых аккаунтов;
• организационно-корпоративный мессенджер для обмена знаниями;
• интеграция с чат-ботами, email-рассылками, Google-таблицами и другими сервисами;
• работа на всех платформах: Web, Windows, MacOs, Linux, iOS, Android.

Плюсы:

• гибкая система составления отчетов;
• детальная настройка прав доступа;
• быстрый доступ к любому файлу через область поиска;
• интуитивно понятный интерфейс.

Минусы:

• бесплатное использование ограничивается 10 участниками;
• платная установочная версия для компьютера.

Цены:

• облачная версия: до 10 пользователей - бесплатно, с 11 пользователя и далее за каждого - 333 рубля в месяц при оплате за год;
• коробочная версия: за каждого пользователя - 579 рублей в месяц при оплате за год.

4. Pyrus

Сервис предназначен для ведения документооборота в режиме онлайн. Идеально внедряется в отдел бухгалтерии, деятельность HR-специалистов, сотрудников консалтинговых компаний и юридических фирм.

Основные инструменты:

• проектное управление со списками задач, канбан-досками, календарем, учетом потраченного времени;
• хранение документов;
• удобный поиск;
• объявления;
• интеграция с целым комплексом CRM и 1С, облачными хранилищами;
• мобильные приложения под iOS, Android.

Плюсы:

• готовые формы для задач и документов разного формата;
• расширенные возможности для работы с задачами;
• автоматизация работы с документами;
• чат-боты;
• учет времени для каждого сотрудника в отдельности;
• интеграция с популярными организационными CRM-системами.

Минусы:

• платное резервное копирование данных;
• нет подробной аналитики в демо-версии;
• неудобство структуры и ведения клиентской базы.

Цены:

• бесплатный тариф - 0 долларов (для общения и постановки задач);
• облачный - 279 рублей за 1 юзера в месяц (для автоматизации бизнес-процессов);
• безоблачный - средства рассчитываются индивидуально (для развертывания деятельности на своих серверах).

5. Планфикс

Программа для планирования, более всего подходящая для крупных компаний и корпораций. С легкостью внедряется также в жизнь отделов маркетинга и продаж, бухгалтерию. Отличается технологической гибкостью и многофункциональностью. Нередко используется в качестве CRM-системы или системы для ведения электронного документооборота в фирме.

Основные возможности:

• отслеживание хода работ по любому количеству проектов;
• общение с коллегами и клиентами в одном месте;
• отслеживание и управление задачами в планировщике;
• диаграммы Ганта;
• отчеты;
• аналитика.

Плюсы:

• возможность массово создавать, изменять, редактировать задачи;
• наличие автоматических сценариев;
• ежедневник и планировщик;
• доступ с ограниченными правами для партнеров, контрагентов, заказчиков, подрядчиков, фрилансеров и т.д.;
• удобный интерфейс.

Минусы:

• нет визуализации статистики, отчетов;
• нет чата;
• невозможность просмотра данных о компании при отключении от оплаты.

Цены:

• бесплатный - до 5 сотрудников;
• профессионал - от 6 до 99 пользователей, 2 доллара в месяц за 1 участника при годовой оплате;
• бизнес - от 6 до 255 пользователей, 3.5 доллара за 1 участника при годовой оплате;
• корпорация - от 6 до 5 000 пользователей, 5 долларов за 1 участника при годовой оплате.

6. Worksection

Система проектного управления для дизайнерских и веб-студий, в которых для работы обычно привлекаются фрилансеры, внешние подрядчики и заказчики и т.д. Хорошо вписывается в деятельность и развитие любого вида бизнеса.

Основные инструменты:

• возможность создавать проекты и задачи;
• планирование работы и контроля;
• база контактов с полной информацией о сотрудниках и клиентах, структурирование команды по разделам;
• облачное хранилище с возможностью создавать резервные копии документаций.

Плюсы:

• повышенный уровень защиты данных;
• доступ с ограниченными правами для клиентов;
• групповые чаты;
• тайм-трекер;
• сравнение планов и фактически выполненной работы;
• отчеты по проектам.

Минусы:

• маленький функционал в демо-версии программы.

Цены:

• free - бесплатный тариф с ограниченными возможностями (до 2 проектов и 5 активных пользователей);
• мини - $29 в месяц;
• базовый тариф - $49;
• бизнес - $99;
• премиум - $199;
• enterprise - стоимость рассчитывается в индивидуальном порядке.

Тарифы PRO-уровня гарантируют пользователям экстра-безопасность, премиум-поддержку и корпоративный домен для компании.

7. Яндекс.Трекер

Удобный сервис для организации работы на малых и средних предприятиях. Оптимально внедряется в деятельность команды разработчиков, маркетологов, дизайнеров, HR-специалистов. Отличается неплохой визуализацией данных и автоматизацией. Легко заменяет собой сразу несколько сервисов - Jira, Redmine и GanttPro.

Основные возможности:

• планирование спринтов;
• оценка трудозатрат;
• составление дашбордов, графиков, диаграмм;
• организация работы с заявками от клиентов;
• перенаправление заявок с почты и формы обратной связи;
• возможность создавать задачи на основе шаблонов, группировка задач разных отделов, автоматизация рутинных процессов, согласование документов.

Плюсы:

• интеграция с сервисами Яндекса;
• работа по нескольким системам тайм-менеджмента: скрам- и канбан-доскам и т.д.;
• наличие поисковиков и фильтров.

Минусы:

• частые сбои и сложности в работе серверов;
• слабая техническая поддержка.

Цены:

• бесплатно - для индивидуального пользования и маленьких команд (до 5 пользователей);
• 258 рублей за юзера в месяц - для небольших компаний (до 100 пользователей);
• 222 рублей - для средний компаний (до 250 пользователей);
• 185 рублей - для крупных компаний (до 500 пользователей);
• индивидуальный - для компаний, в которых работает более 500 человек, стоимость рассчитывается персонально.

8. Basecamp

Многофункциональная платформа, работающая в данном направлении еще с 1999 года, является универсальным продуктом. Успешно объединяет проектную работу с коммуникацией и ведением бизнеса, помогает управлять деятельностью фирмы.

Основные инструменты:

• доска объявлений для публикации обновлений и сбора обратной связи;
• обзор важных функций задач и их системных статусов;
• расписание с датами и сроками;
• хранилище для документов и иных файлов.

Плюсы:

• hill charts - собственный формат визуализации отчетности;
• наличие онлайн-чата;
• автоматические чек-ины;
• работа на большинстве известных платформ - веб, Windows, MacOS, iOS, Android.

Минусы:

• мало интеграций с внешними сервисами и приложениями.

Цены:

• персональный тариф - бесплатно;
• бизнес-тариф - 99 долларов в месяц.

Есть бесплатный пробный период для платного тарифа.

9. Wrike

Серьезная система проектного управления для корпораций, крупных команд и масштабных проектов. Идеально вписывается в деятельность коллективов, которые занимаются сразу большим количеством подпроектов, задач, подзадач и списков дел. Подходит для планирования в коллективе.

Основные возможности:

• управление корпоративными проектами, удаленной работой;
• конструктор отчетов;
• графики рабочей загрузки;
• гостевые пользователи.

Плюсы:

• искусственный интеллект;
• готовые шаблоны проектов;
• высокий уровень безопасности данных;
• параллельное и массовое редактирование задач.

Минусы:

• только онлайн-доступ.

Цены:

• free - 0 долларов;
• professional - 9.80 долларов за участника в месяц;
• business - 24.80 долларов;
• enterprise - стоимость для офисов компаний обговаривается персонально (крупным командам);
• pinnacle - стоимость обговаривается индивидуально (командам с серьезными рабочими потребностями).

Также предлагаются особые условия для отделов маркетинга и коллективов, оказывающих профессиональные услуги. На все платные тарифы есть пробный тестовый период - 14 суток.

10. Jira

Система проектного управления для программных разработчиков и крупных компаний, которые обычно используют продукт в качестве корпоративного портала. Jira отлично подходит для работы с кодом, часто применяется как баг-трекер.

Основные инструменты:

• настраиваемые фильтры;
• документооборот;
• дорожные карты;
• использование средств SCRUM-методологии и канбан-досок;
• использование метода agile-отчетов;
• мобильные приложения;
• доступ к API.

Плюсы:

• назначение дедлайнов, контроль выполнения целей;
• детальные отчеты и сводки;
• специальные модули для разных команд;
• установка правил автоматизации для продуктов и интеграций;
• огромное количество готовых шаблонов, которые помогают упростить рабочий процесс;
• облачная и серверная версии.

Минусы:

• нет возможности вести журнал событий;
• наличие анонимного доступа к системе.

Цены:

• free - бесплатно для команд до 10 участников;
• стандарт - 7.50 долларов за участника в месяц;
• премиум - 14.50 долларов за пользователя;
• enterprise - стоимость для группы рассчитывается персонально.

Платные тарифы подразумевают бесплатные тестовые периоды от 7 суток.

Заключение

Решение по внедрению СУП в компанию - не всегда приятное и легкое занятие. Наоборот, оно может обернуться головной болью для команды. Поэтому не забудьте после выбора и покупки продукта провести информационное обучение для коллектива по средствам управления проектами, с пониманием и терпением отнеситесь к периоду адаптации.

Также старайтесь не внедрять сложную программу, если сотрудники не слишком подкованы в технической части. Выбирайте современные продукты с русскоязычным интерфейсом, понятным дизайном и только необходимым автоматизированным функционалом. В этом случае большинства проблем удастся избежать без труда: в результате повышается производительность и эффективность работы! Удачи!