--> -->

Планирование проекта: что это такое и как правильно составить план

Все процессы, понятия и предметы начинаются с идей, которые затем доносятся до других людей, обсуждаются, разрабатываются, производятся. И лишь потом оказываются на всеобщем обозрении, где ими массово пользуются люди.

Управление проектами в деятельности менеджера не является исключением. Оно тоже должно с чего-то начинаться. И в большинстве случаев первый этап будущего дела состоит из формирования плана проекта. Но что же оно из себя представляет?

Планирование проекта с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

В этой статье попробуем подробно разъяснить, как создать такой план, зачем нужно планирование, какие существуют стратегии по его созданию, какие процессы планирования проекта необходимо пройти, как довести дело до конца и какие инструменты в этом вопросе служат главными помощниками.

План проекта

Что такое планирование

Само по себе планирование (planning) представляет собой процесс создания и принятия системы целевых установок, выявления путей по наиболее плодотворному и оперативному их достижению. Такие установки зачастую формируются в виде дерева целей и описывают будущее.

Его значимость связана с рядом причин, наиболее важными из которых являются неопределенность будущего, координирующая роль плана и оптимизация экономических результатов. Планирование позволяет обеспечить максимальные показатели вероятности и уровня достижения целей, базируясь на систематической подготовке решений.

Главным инструментом внедрения участников в проект перед началом работ является его план. Создание и дальнейшее принятие плана всей рабочей группой, включая руководителя и менеджера, помогает лучше понять личную ответственность и собственные задачи.

Что такое план проекта

Последовательный план - это не список механических заданий для персонала и участников проектной группы, а организация и контроль. В нем отображаются ключевые темы, задачи, порядок шагов, возможные трудности и способы их преодоления в процессе деятельности.

Во время планирования менеджер выполняет оценку, определяется с первостепенными целями, командой исполнителей, подрядчиками и распределением заданий, продумывает график выполнения задач. При этом он должен понимать, что по ходу деятельности план будет корректироваться и дополняться.

Таким образом, план создается для упорядочения будущей работы проектной группы и минимизации рисков, прописывания обязанностей каждого участника команды, простоты контроля и избежания ненужной суеты.

Зачем создавать план

Необходимость в создании плана заключается в том, что он решает и закрывает собой сразу несколько важных задач. Без него вряд ли получится многого добиться и преодолеть возможные трудности, которые встретятся на пути реализации проекта.

Во-первых, на этапе планирования утверждается и согласуется с основными участниками рабочей группы непосредственно сам проект. Во-вторых, ведется создание и уточнение процедур по управлению, детализируются цели и задачи, устанавливается объем работ, контрольные точки и качественный состав мероприятий.

Кроме того, на стадии планирования конкретизируется порядок будущего взаимодействия в коллективе, оцениваются возможные риски и методы решения, борьбы с ними, выясняется потребность в ресурсах и возможность их получения, разрабатывается бюджет и реальный график выполнения работ.

Планирование проекта

Основы проектного планирования

Процесс составления плана, включающий в себя все этапы создания и выполнения проекта, называется его планированием. Стадия введения начинается с разработки концепции проектным менеджером. Затем для него выбирается стратегия, конкретизируются детали.

Происходит презентация или лекция о проекте и его методиках инвесторам, топ-менеджерам, руководителям и главам фирмы. Отбираются участники для рабочей группы, заключаются контракты. После чего выполняются непосредственные работы, а проект благополучно завершается.

Кроме того, на стадии планирования обозначаются ключевые характеристики осуществления согласованного процесса. В их число обычно входят следующие компоненты:

  • продолжительность всех контролируемых элементов проектной деятельности;
  • потребность в ресурсах (к примеру, трудовых, финансовых, материально-технических);
  • календарные сроки и место поставки обязательного оборудования, комплектующих деталей, сырья, материалов и пр.;
  • формат привлечения подрядчиков и сторонних организаций.

Планирование проекта - это ключевой процесс, от которого напрямую зависит результат деятельности всей команды. Поэтому все его этапы должны выступать гарантией осуществляемости процесса в поставленные сроки и с соблюдением требований (стоимости, нормативов, качества). А за его исполнение должны нести ответственность конкретные лица, назначенные на должности.

Сущность планирования заключается в нескольких основных и вспомогательных процессах. При этом первые в нем присутствуют всегда. К ним относятся:

  • протоколирование, описание содержания плана;
  • формулирование базовых этапов выполнения проекта, декомпозиция, установление более мелких составляющих (подзадач, подпроектов);
  • разработка сметы и оценивание стоимости ресурсной составляющей, необходимой для реализации;
  • составление календарного цикла работ;
  • оценивание и планирование ресурсов (трудовых, временных, материальных и т.д.);
  • формирование бюджета;
  • выявление рисков, ограничений, критических барьеров во время выполнения работ;
  • сбор результатов иных процессов планирования, компоновка в единую документацию;
  • разработка пошагового плана, гарантирующего результат и благополучное завершение трудовой деятельности.

Вспомогательные процессы, в отличие от основ, могут отсутствовать или включаться в планирование по мере необходимости. К ним чаще всего относятся проектирование, обоснование и установление стандартов качества, подбор людей, распределение между ними функционала, ответственности и норм субординации, логистика и мн. др.

Результаты планирования включают в себя все необходимые данные, дифференцированные по уровням, срокам, моделям, фазам и пр. Они выстраиваются по принципам "обратной связи", обеспечивают регулярное сравнение плановой и фактической информации, придают деятельности больше эффективности и гибкости.

Какие существуют стратегии планирования проектов

При составлении плана работы следует учитывать несколько факторов, к которым относятся длительность выполнения работы, прямая прибыль от готового проекта, косвенная прибыль или экономия ресурсов, количество издержек, стоимость задержек и возможность получения выгоды от разрабатываемого продукта до самого завершения проектной деятельности.

В зависимости от совокупности всех этих факторов следует выбирать одну из двух стратегий по составлению плана. Среди них такие варианты:

  1. Все ресурсы бизнеса направлены на создание и реализацию одного, но крупного и прибыльного проекта с целью его оперативного исполнения.
  2. Компания ведет одновременную и непрерывную разработку нескольких проектов, равных по значимости и выделенных на них ресурсов.

При этом первая стратегия подразумевает высокий уровень взаимодействия всех участников, постоянную взаимопомощь. А отсутствие своевременной поддержки от коллег значительно снижает уровень мотивации исполнителя, вместе с этим сильно понижая скорость реализации.

Как составить план проекта

Как составить план проекта: пошаговое руководство

Итак, приступим к созданию календарного графика по шаблону. Он позволит руководителю, менеджеру, участникам рабочей группы оставаться уверенными, что все детали проекта максимально проработаны, готов каждый этап и беспокоиться не о чем.

1. Представить план в виде проектной карты

Перед непосредственным составлением плана следует составить маршрутную карту, в которой будут содержаться ответы на следующие вопросы:

  • какое значение несет в себе данный проект;
  • кто будет заниматься его осуществлением;
  • какие контрольные точки он будет содержать, какое между ними примерное расстояние, сроки;
  • какие препятствия, барьеры могут встретиться на пути;
  • какие альтернативные решения предусмотрены;
  • как понять, что проект завершен.

Не обязательно расписывать проектную карту максимально подробно. Однако она должна дать общее понимание того, в какую сторону двигаться и как составить план.

2. Составить календарный график работ

Чрезмерный оптимизм при планировании проекта недопустим. Рекомендуется внимательно изучить возможные проблемы, которые могут возникнуть в будущем, их влияние на график. Пообщаться с менеджерами и сотрудниками, уже занимавшимися подобными проектами, выяснить у них примерные сроки выполнения работ.

3. Познакомиться с участниками

Главные помощники в достижении цели - это люди, с которыми менеджеру предстоит долгая и упорная работа. Поэтому один из первых этапов на пути к наилучшему планированию, выполнению и завершению проекта - это общение с сотрудниками.

С персоналом необходимо заранее познакомиться, затем представить их друг другу, далее совместно обсудить организацию процесса и рабочие моменты. Важно оценить потребности и ожидания коллектива, добиться получения обратной связи. В дальнейшем это избавит от возможного недопонимания между коллегами, будет помогать поддерживать благоприятную рабочую атмосферу в команде.

4. Привлечь помощников

Не стоит закрываться в кабинете и взваливать всю ношу по планированию на одного себя. При разработке проекта важно привлекать к нему все заинтересованные стороны, будущих участников, руководителя. Совместная работа позволяет создать более эффективный план, мобилизовать силы для поддержки частей проекта.

5. Определить основные цели

Четкое представление о нужности, важности проекта, необходимости вложить в него деньги помогут коллективу, партнерам, инвесторам, руководителю удостовериться в том, что идея достойна внимания. Тогда ни у кого не возникнет сомнения в том, что реализация принесет выгоду, прибыль и всеобщее удовлетворение.

6. Определить объем работ

Также важно наметить серию задач с продолжительностью выполнения каждой из них. Это позволит прийти к пониманию, сколько потребуется времени на дальнейшую реализацию проекта в целом, избавит от последующих недоразумений, недовольных вопросов руководства и лишних затрат.

7. Определить роли и обязанности, назначить ресурсы

Затем необходимо обозначить оборудование, финансирование и материально-технические средства, которые понадобятся для достижения цели. Не забыть указать количество персонала, нужных специалистов. Подробно расписать ответственных исполнителей, подотчетных, консультантов и иных сотрудников, ставящихся в известность о выполненных действиях и принятых решениях.

При этом очень важно учитывать умения и навыки отдельных людей из рабочей группы. Нужно четкое понимание, на кого можно возлагать те или иные обязанности, а от чьего участия в команде лучше отказаться.

8. Оценить риски

В ходе выполнения проекта могут возникнуть различные внештатные ситуации, форс-мажоры. К ним обычно относятся дополнительные расходы, срочные командировки, болезнь или увольнение одного либо нескольких сотрудников, привлечение сторонних специалистов, срыв сроков конкретных задач. Их также следует заранее предусмотреть, провести анализ, обсудить с командой и наметить возможные пути решения.

9. Написать и проверить план

После проведения масштабных подготовительных работ, обсуждений, составления вороха стикеров и бумажек необходимо сразу же приступить к написанию плана. В его структуре должны содержаться основные моменты: название, срок сдачи, бюджет, цели, контрольные точки, исполнители, подробности заданий, уточняющие замечания, возможные риски и методы их предотвращения.

При этом не следует оперировать слишком сложными понятиями, слишком досконально вдаваться в детали. Чем проще будет звучать проект на бумаге, тем лучше. Не забудьте перед сдачей досконально проверить план. При необходимости можно дать прочитать его незаинтересованным лицам.

10. Поделиться планом и запустить проект

Последний пункт - показать план участникам будущей рабочей группы, руководителю, инвесторам и иным заинтересованным лицам. Если какие-то моменты останутся для них непонятными, то переписать или добавить их на бумагу. Если план удовлетворит коллег, то начинать согласованный проект и не бояться возможных трудностей. Главное, сосредоточиться на деле, придерживаться составленного плана и методично идти к поставленной цели.

Платформа ЛидерТаск для создания плана проектов

Главный экран ЛидерТаск

Специализированная программа для планирования проектов не позволит упустить важные детали в крупных целях и своевременно закроет все поставленные менеджером задачи. Именно поэтому большинство отечественных компаний все чаще прибегает к помощи онлайн-платформы ЛидерТаск.

Сервис предоставляет команде возможность составлять ежедневное расписание и список задач, устанавливать стандартные и регулярные напоминания, создавать общие и личные проекты, добавлять в них участников, получать правки от руководителя в корпоративном онлайн-чате.

Кроме того, ЛидерТаск позволяет выделять главные моменты, которые нельзя упустить, с помощью цветных меток, функции "В фокусе", статуса задач. Сервис удобен в управлении, делегировании задач, обсуждении проектов, отправке файлов и документов, добавлении заметок и чек-листов.

Синхронизация программного обеспечения делает возможным управление проектами с любого сетевого устройства. При этом занятые менеджеры могут применять голосовой ввод задач. Благодаря данному функционалу программы сотрудники соблюдают дисциплину и работают максимально продуктивно.

Тарифы:

  • бесплатный - 0 рублей (для начинающих);
  • премиум - от 217 рублей в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате (для профессионалов);
  • бизнес - от 331 рубля в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате, от 2 и более участников (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов - от 7 дней (по договоренности с разработчиком). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и некоммерческих организаций.

Без планирования невозможна эффективная работа ни одного менеджера. Предварительно составленный и подробный график делает деятельность команды, отдела или рабочей группы слаженной, успешной и помогает закончить проект в четко оговоренные сроки.

Удаленка, многопроектность и участие в работе с международными организациями требуют от сотрудников еще более рачительных и детальных процессов планирования и управления. В этом случае подробный план, созданный на автоматизированной платформе ЛидерТаск является отличным решением.

Программа позволяет одновременно и доносить бизнес-цели руководителю, партнерам, подчиненным, и наглядно отображает рабочие процессы в режиме реального времени, и информирует всех участников проекта о происходящих изменениях и правках.

LeaderTask
Космонавтов, 11, помещение 1
Ярославль, РФ 150062
+7 (4852) 68-58-20 911@leadertask.com