Планирование проекта: что это такое и как правильно составить план

Все процессы, цели, понятия и предметы начинаются с идей, которые затем доносятся до других людей, обсуждаются, разрабатываются, производятся. И лишь потом оказываются на всеобщем обозрении, где ими массово пользуются люди.

Управление проектами в деятельности менеджера не является исключением. Оно тоже должно с чего-то начинаться. И в большинстве случаев первый этап будущего дела состоит из построения дорожной карты и формирования плана проекта. Но что же оно из себя представляет?

В этой статье попробуем дать рекомендации и подробно разъяснить, как правильно создать такой план, зачем нужно планирование, какие существуют алгоритмы и стратегии по его созданию, какие процессы планирования проекта необходимо пройти, как довести дело до конца и какие инструкции или инструменты в этом вопросе служат главными помощниками.

Что такое планирование проекта

Само по себе планирование (planning) представляет собой поэтапный процесс создания и принятия системы целевых установок, выявления путей по наиболее плодотворному и оперативному их достижению. Такие установки зачастую выглядят в виде дерева целей и описывают будущее.

Его практическая значимость связана с рядом причин, наиболее важными из которых являются неопределенность будущего, координирующая роль плана и оптимизация экономических результатов. Планирование позволяет обеспечить максимальные показатели вероятности и уровня достижения целей, базируясь на систематической подготовке решений.

Главная технология внедрения участников в проект перед началом работ - его план. Создание и дальнейшее принятие плана всей рабочей группой, включая руководителя и менеджера, помогает лучше понять личную ответственность и собственные задачи.

Что такое план проекта

Последовательный план составления проекта - это не список механических заданий для персонала и участников проектной группы, а организация и контроль. В плане проекта отображаются ключевые темы, задачи проекта, порядок шагов, возможные трудности и способы их преодоления в процессе деятельности.

Во время планирования менеджер выполняет оценку, определяется с первостепенными целями, командой исполнителей, подрядчиками и распределением заданий, продумывает график выполнения задач. При этом он должен понимать, что по ходу деятельности план будет корректироваться и дополняться.

Таким образом, план создается для упорядочения будущей работы проектной группы и минимизации рисков, прописывания обязанностей каждого участника команды, простоты контроля и избежания ненужной суеты.

Зачем создавать план

Необходимость в создании плана заключается в том, что он решает и закрывает собой сразу несколько важных задач. Без него вряд ли получится многого добиться и преодолеть возможные трудности, которые встретятся на пути реализации проекта.

Во-первых, на этапе планирования утверждается и согласуется с основными участниками рабочей группы непосредственно сам проект. Во-вторых, ведется создание и уточнение процедур по управлению, детализируются цели и задачи, устанавливается объем работ, контрольные точки и качественный состав мероприятий.

Кроме того, на стадии планирования конкретизируется порядок будущего взаимодействия в коллективе, оцениваются возможные риски и методы решения, борьбы с ними, выясняется потребность в ресурсах и возможность их получения, разрабатывается бюджет и реальный график выполнения работ.

Основы проектного планирования

Процесс составления плана, включающий в себя все этапы создания и выполнения проекта, называется его планированием. Стадия введения начинается с разработки концепции проектным менеджером. Затем для него выбирается стратегия, конкретизируются детали.

Происходит презентация или лекция о проекте и его методиках инвесторам, топ-менеджерам, руководителям и главам фирмы. Отбираются участники для рабочей группы, заключаются контракты. После чего выполняются непосредственные работы, а проект благополучно завершается.

Кроме того, на стадии планирования обозначаются ключевые характеристики осуществления согласованного процесса. В их число обычно входят следующие компоненты:

• продолжительность всех контролируемых элементов проектной деятельности;
• потребность в ресурсах (к примеру, трудовых, финансовых, материально-технических);
• календарные сроки и место поставки обязательного оборудования, комплектующих деталей, сырья, материалов и пр.;
• формат привлечения подрядчиков и сторонних организаций.

Планирование проекта - это ключевой процесс, от которого напрямую зависит результат деятельности всей команды. Поэтому все этапы планирования должны выступать гарантией осуществляемости процесса в поставленные сроки и с соблюдением требований (стоимости, нормативов, качества). А за его исполнение должны нести ответственность конкретные лица, назначенные на должности.

Сущность планирования заключается в нескольких основных и вспомогательных процессах. При этом первые в нем присутствуют всегда. К ним относятся:

• протоколирование, описание содержания плана;
• формулирование базовых этапов выполнения проекта, декомпозиция, установление более мелких составляющих (подзадач, подпроектов);
• разработка сметы и оценивание стоимости ресурсной составляющей, необходимой для реализации;
• составление календарного цикла работ;
• оценивание и планирование ресурсов (трудовых, временных, материальных и т.д.);
• формирование бюджета;
• выявление рисков, ограничений, критических барьеров во время выполнения работ;
• сбор результатов иных процессов планирования, компоновка в единую документацию;
• разработка пошагового плана, гарантирующего результат и благополучное завершение трудовой деятельности.

Вспомогательные процессы, в отличие от основ, могут отсутствовать или включаться в планирование по мере необходимости. К ним чаще всего относятся проектирование, обоснование и установление стандартов качества, подбор людей, распределение между ними функционала, ответственности и норм субординации, логистика и мн. др.

Результаты планирования включают в себя все необходимые данные, дифференцированные по уровням, срокам, моделям, фазам и пр. Они выстраиваются по принципам “обратной связи”, обеспечивают регулярное сравнение плановой и фактической информации, придают деятельности больше эффективности и гибкости.

Какие существуют стратегии и методы планирования проектов

В project plan при структурном составлении работы следует учитывать несколько факторов, к которым относятся длительность выполнения работы, прямая прибыль от готового проекта, косвенная прибыль или экономия ресурсов, количество издержек, стоимость задержек и возможность получения выгоды от разрабатываемого продукта до самого завершения проектной деятельности.

В зависимости от совокупности всех этих факторов следует выбирать одну из двух методических стратегий по составлению плана. Среди них такие варианты:

• Все ресурсы бизнеса направлены на последовательность работ, создание и реализацию одного, но крупного и прибыльного проекта с целью его оперативного исполнения.
• Компания ведет одновременную и непрерывную разработку нескольких проектов, равных по значимости и выделенных на них ресурсов.

При этом первый образец стратегии подразумевает высокий уровень взаимодействия всех участников, постоянную взаимопомощь. А отсутствие своевременной поддержки от коллег значительно снижает уровень мотивации исполнителя, вместе с этим сильно понижая скорость реализации.

Как составить план проекта: пошаговое руководство

Итак, приступим к созданию календарного графика по шаблону. Он позволит руководителю, менеджеру, участникам рабочей группы оставаться уверенными, что все детали проекта максимально проработаны, готов каждый этап и беспокоиться не о чем.

1. Представить план в виде проектной карты

Это очень важный для всего планирования раздел, ведь перед непосредственным составлением плана следует составить маршрутную карту, в которой будут содержаться ответы на следующие вопросы:

• какое значение несет в себе данный проект;
• кто будет заниматься его осуществлением;
• какие контрольные точки он будет содержать, какое между ними примерное расстояние, сроки;
• какие препятствия, барьеры могут встретиться на пути;
• какие альтернативные решения предусмотрены;
• как понять, что проект завершен.

Не обязательно расписывать целую проектную карту максимально подробно. Однако она должна дать общее понимание того, в какую сторону двигаться и как составить план.

2. Составить календарный график работ

Чрезмерный оптимизм при планировании проекта недопустим. Рекомендуется внимательно изучить возможные проблемы, которые могут возникнуть в будущем, их влияние на график. Пообщаться с менеджерами и сотрудниками, уже занимавшимися подобными проектами, выяснить у них примерные сроки выполнения работ.

3. Познакомиться с участниками

Главные помощники в достижении цели - это люди, с которыми менеджеру предстоит долгая и упорная работа. Поэтому один из первых этапов на пути к наилучшему планированию, выполнению и завершению проекта - это общение с сотрудниками.

С персоналом необходимо заранее познакомиться, затем представить их друг другу, далее совместно обсудить организацию процесса и рабочие моменты. Руководитель иногда может выступать в роли учителя, а сотрудник как учащийся. Таким образом руководитель как бы наставляет и направляет команду, даёт четкие задачи для достижения результата. Важно оценить потребности и ожидания коллектива, добиться получения обратной связи. В дальнейшем это избавит от возможного недопонимания между коллегами, будет помогать поддерживать благоприятную рабочую атмосферу в команде.

4. Привлечь помощников

Не стоит закрываться в кабинете и взваливать всю ношу по предварительному планированию на одного себя. При разработке проекта важно привлекать к нему все заинтересованные стороны, будущих участников, руководителя. Совместная работа позволяет создать более эффективный план, мобилизовать силы для поддержки частей проекта.

5. Определить основные цели

Четкое представление о нужности, важности проекта, необходимости вложить в него деньги помогут коллективу, партнерам, инвесторам, руководителю удостовериться в том, что идея достойна внимания. Тогда ни у кого не возникнет сомнения в том, что реализация принесет выгоду, прибыль и всеобщее удовлетворение.

6. Определить объем работ

Также важно наметить серию задач с продолжительностью выполнения каждой из них. Это позволит прийти к пониманию, сколько потребуется времени на дальнейшую реализацию проекта в целом, а значит и избавит от последующих недоразумений, недовольных вопросов руководства и лишних затрат.

7. Определить роли и обязанности, назначить ресурсы

Затем необходимо обозначить оборудование, финансирование и материально-технические средства, которые понадобятся для достижения цели. Сделать памятку и указать количество персонала, нужных специалистов. Подробно расписать ответственных исполнителей, исследовательский состав проекта, подотчетных, консультантов и иных сотрудников, ставящихся в известность о выполненных действиях и принятых решениях.

При этом очень важно учитывать умения и навыки отдельных людей из рабочей группы. Нужно четкое понимание, на кого можно возлагать те или иные обязанности, а от чьего участия в команде лучше отказаться.

8. Оценить риски

В ходе выполнения проекта могут возникнуть различные внештатные ситуации, форс-мажоры. К ним обычно относятся дополнительные расходы, срочные командировки, болезнь или увольнение одного либо нескольких сотрудников, привлечение сторонних специалистов, срыв сроков конкретных задач. Их также следует заранее предусмотреть, провести анализ, обсудить с командой и наметить возможные пути решения.

9. Написать и проверить план

После проведения масштабных подготовительных работ, обсуждений, составления вороха стикеров и бумажек необходимо сразу же приступить к написанию плана. В его структуре должны содержаться основные моменты: название, срок сдачи, бюджет, цели, контрольные точки, исполнители, подробности заданий, уточняющие замечания, возможные риски и методы их предотвращения. При написании плана не бойтесь придумывать и реализовывать свой самостоятельный творческий подход.

При этом не следует оперировать слишком сложными понятиями, слишком досконально вдаваться в детали. Чем проще будет звучать проект на бумаге, тем лучше. Не забудьте перед сдачей досконально проверить план. При необходимости можно дать прочитать его незаинтересованным лицам.

10. Поделиться планом и запустить проект

Последний пункт - показать план участникам будущей рабочей группы, руководителю, инвесторам и иным заинтересованным лицам. Если какие-то моменты останутся для них непонятными, то править или добавить их на бумагу. Если план удовлетворит коллег, то начинать согласованный проект и не бояться возможных трудностей. Главное, сосредоточиться на деле, придерживаться составленного плана и методично идти к поставленной цели.

Платформа ЛидерТаск для создания плана проектов

Специализированная программа для планирования проектов не позволит упустить важные детали в крупных целях и своевременно закроет все поставленные менеджером задачи. Именно поэтому большинство отечественных компаний все чаще прибегает к помощи онлайн-платформы ЛидерТаск.

Сервис предоставляет команде возможность составлять и планировать ежедневное расписание и список задач, писать заметки, устанавливать стандартные и регулярные напоминания, создавать общие и личные индивидуальные проекты, добавлять в них участников, получать правки от руководителя в корпоративном онлайн-чате.

Кроме того, ЛидерТаск позволяет выделять главные моменты, которые нельзя упустить, с помощью оформления цветных меток, функции “В фокусе”, статуса задач. Сервис удобен в управлении, делегировании задач, обсуждении проектов, отправке файлов и документов, добавлении заметок и чек-листов.

Синхронизация программного обеспечения делает возможным управление проектами с любого сетевого устройства. При этом занятые менеджеры могут применять голосовой ввод задач. Благодаря данному функционалу программы сотрудники могут зафиксировать важную информацию за краткий период времени, соблюдают дисциплину и работают максимально продуктивно.

Тарифы:

• бесплатный - 0 рублей (для начинающих);
• премиум - от 217 рублей в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате (для профессионалов);
• бизнес - от 331 рубля в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате, от 2 и более участников (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов - от 7 дней (по договоренности с разработчиком). Возможностям программы можно обучаться самостоятельно с помощью множества обучающих материалов. Предусмотрены специальные условия для учебных, образовательных учреждений и некоммерческих организаций.

Без планирования невозможна эффективная работа ни одного менеджера. Предварительно составленный и подробный график делает деятельность команды, отдела или рабочей группы слаженной, успешной и помогает закончить проект в четко оговоренные сроки.

Удаленка, многопроектность и участие в работе с международными организациями требуют от сотрудников еще более рачительных и детальных процессов планирования и управления. В этом случае подробный план, созданный на автоматизированной платформе ЛидерТаск является отличным решением.

Программа позволяет одновременно и доносить бизнес-цели руководителю, партнерам, подчиненным, и наглядно отображает рабочие процессы в режиме реального времени, и информирует всех участников проекта о происходящих изменениях и правках, позволяет провести исследование рабочих процессов для их дальнейшего развития.

FAQ

Что обязательно должно быть в хорошем плане проекта?

В нем должны быть не только сроки и список задач, но и логика движения проекта: цель, этапы, ответственные, зависимости, ресурсы и контрольные точки. Хороший план помогает понять не просто «что сделать», а как вся работа складывается в единый маршрут. Чем сложнее проект, тем важнее, чтобы этот маршрут был виден заранее, а не собирался хаотично по мере проблем.

Почему план проекта может не работать, даже если он подробно составлен?

Потому что подробность сама по себе не гарантирует реалистичности. Часто план ломается там, где занижены сроки, недооценены риски, не учтены ресурсы или проигнорированы зависимости между задачами. Еще одна частая проблема — когда план составляют один раз, а потом продолжают жить так, будто реальность не меняется и корректировки не нужны.

Как сделать план проекта живым инструментом, а не формальностью?

Его нужно регулярно пересматривать, сверять с фактом и обновлять по мере движения работы. Полезно, когда план не лежит отдельным файлом «для руководства», а встроен в повседневный процесс: команда видит задачи, статусы, сроки и изменения. Тогда план перестает быть бюрократической обязанностью и становится рабочей картой проекта.