Повторяющиеся задачи: как составить список регулярных дел и ничего не забыть

О рабочей встрече или записи к врачу напомнит календарь. С регулярными делами сложнее: нужно вовремя оплатить счета, проверить срок действия полиса, обновить аптечку, подвести итоги недели. Такие дела не всегда срочны, поэтому их легко отложить или вообще не включить в план.

Решение — один раз собрать список регулярных дел и настроить для них повтор. В статье разберём, какие дела стоит внести в такой список, как выбрать периодичность и как быстро создать готовую систему в «Мастере задач» ЛидерТаск.

Какие задачи стоит делать регулярно

В список регулярных задач стоит добавить дела, которые повторяются с понятной периодичностью или привязаны к сроку, который легко пропустить. Условно их можно разделить на четыре группы:

• Ежедневные. Зарядка, прогулка, перерыв от экрана, разбор рабочих входящих.
• Еженедельные. Уборка, составление списка покупок, обсуждение семейных планов, подведение итогов рабочей недели.
• Ежемесячные. Оплата счетов, сверка расходов, проверка состояния автомобиля, постановка целей на месяц.
• Сезонные и ежегодные. Замена шин, проверка документов и страховок, подготовка к отпуску, пересмотр долгосрочных целей.

Повторяющаяся задача и привычка могут выглядеть одинаково, но у них разные цели. Привычка помогает закрепить определённое поведение, например читать по 20 минут каждый вечер. Повторяющаяся задача нужна, чтобы вовремя выполнить конкретное действие: оплатить счёт, заменить фильтр или подготовить отчёт.

Чек-лист регулярных дел по сферам жизни

При составлении списка легко вспомнить о ежедневной рутине и забыть о делах, которые нужны раз в месяц, раз в сезон или раз в год. Поэтому удобнее проверять план по отдельным сферам жизни.

Дом и быт

В домашний план можно включить:

• еженедельную уборку;
• проверку сроков годности продуктов;
• смену постельного белья и полотенец;
• снятие показаний счётчиков и оплату коммунальных услуг;
• очистку бытовой техники;
• замену расходных фильтров.

Семья

Регулярные семейные дела помогают заранее находить время на общие планы. В список можно добавить:

• обсуждение планов на неделю и семейного бюджета;
• вечер без телефонов;
• звонок родителям или старшим родственникам;
• время вдвоём с партнёром;
• семейную прогулку или совместное занятие.

Здоровье

План помогает не потерять как повседневную заботу о себе, так и редкие профилактические дела. Например:

• прогулка или другая физическая активность;
• перерывы от экрана;
• планирование физической активности на неделю;
• проверка состава домашней аптечки и сроков годности;
• плановые профилактические осмотры.

Периодичность медицинских осмотров и других действий лучше выбирать с учётом личных рекомендаций врача.

Автомобиль

В план автомобилиста можно включить:

• проверку шин, жидкостей и световых приборов;
• плановое техническое обслуживание;
• сезонную замену шин;
• проверку автомобильной аптечки и огнетушителя;
• контроль срока действия ОСАГО и диагностической карты.

Интервалы технических работ нужно сверять с регламентом конкретного автомобиля.

Финансы

Финансовые дела удобно группировать по неделям, месяцам и более длинным периодам. Например:

• записывать и распределять расходы;
• составлять бюджет на месяц;
• оплачивать регулярные счета;
• проверять платные подписки и автосписания;
• пересматривать финансовые цели;
• подготавливать документы для налогов и обязательных платежей.

Работа и карьера

Повторяющиеся задачи помогают разделить ежедневную рутину и периодические обзоры. В список можно добавить:

• планирование рабочей недели;
• выбор трёх главных дел на день;
• разбор входящих сообщений;
• обновление рабочих статусов и подведение итогов недели;
• пересмотр карьерных целей;
• обновление резюме или портфолио.

Обучение и развитие

Регулярность помогает перейти от плана «когда-нибудь пройти курс» к конкретным учебным действиям:

• заниматься выбранным навыком;
• повторять изученный материал;
• выполнять практические упражнения;
• продолжать текущий онлайн-курс;
• составлять план обучения на месяц;
• оценивать прогресс и выбирать следующий шаг.

Документы

Дела с документами не требуют ежедневного внимания, но пропущенный срок может создать проблемы. Полезно заранее запланировать:

• проверку сроков действия паспорта, водительского удостоверения и полисов;
• проверку электронной подписи, сертификатов и доверенностей;
• создание резервных копий важных документов;
• разбор бумажных документов;
• проверку договоров, чеков и гарантийных талонов.

Даты проверок стоит выбирать по срокам конкретных документов и условиям их использования.

Путешествия и отдых

В план можно включить не только подготовку к отпуску, но и регулярный отдых. Например:

• проводить день без рабочих сообщений;
• выбирать занятие для отдыха на выходных;
• пополнять бюджет на путешествия;
• проверять сроки паспортов и виз;
• начинать планирование следующей поездки;
• разбирать фотографии после путешествий.

Покупки

В этой сфере повторы помогают вовремя пополнять запасы и не совершать крупные покупки спонтанно. В список можно добавить:

• проверку запасов и составление списка покупок на неделю;
• контроль бытовой химии, средств гигиены и товаров для питомца;
• проверку автоматических доставок;
• планирование крупных покупок и сравнение цен;
• проверку сезонной одежды и обуви.

Составлять такой чек-лист с нуля необязательно. В готовой библиотеке «Мастера задач» можно выбрать подходящие дела, добавить их в план и при необходимости настроить повтор.

Как выбрать периодичность и не перегрузить план

Универсального расписания регулярных дел не существует. Одному человеку удобно убирать квартиру каждую неделю, другому — распределять уборку по небольшим задачам на разные дни. Периодичность зависит от образа жизни, загрузки, состава семьи и особенностей конкретного дела.

Чтобы повторяющиеся задачи помогали, а не превращались в бесконечный список обязательств, придерживайтесь нескольких правил.

Начните с одной или двух сфер

Необязательно сразу переносить в план все подходящие дела. Для начала выберите сферу, в которой чаще всего возникает путаница. Это могут быть дом, финансы, документы или рабочая рутина.

Добавьте несколько актуальных задач и посмотрите, насколько удобно они распределяются по неделе. Когда новый порядок станет привычным, список можно расширить.

Учитывайте реальные сроки

Если дело привязано к конкретной дате, укажите её заранее. Это особенно важно для оплаты счетов, продления документов, технического обслуживания и других задач, которые нельзя выполнить в любой момент.

Для гибких дел необязательно задавать строгий график. Например, семейную прогулку или разбор фотографий после поездки можно оставить разовой задачей либо выбрать периодичность, которая подходит именно вам.

Не ставьте все задачи на один день

Даже полезный список перестаёт работать, если в понедельник в нём одновременно появляются уборка, проверка бюджета, обслуживание автомобиля, обучение и десять рабочих задач.

Распределяйте регулярные дела по разным дням. При планировании учитывайте не только количество пунктов, но и время, которое потребуется на их выполнение. Подробный подход к распределению нагрузки мы разбирали в статье «Как правильно планировать свой день».

Пересматривайте повторы

Через несколько недель проверьте, какие задачи действительно помогают, а какие постоянно переносятся или потеряли актуальность. Ненужный повтор лучше отключить, а неудобную периодичность — изменить.

Для начала достаточно выбрать 5–10 подходящих дел. Это ориентир, а не обязательная норма: список должен соответствовать вашему распорядку, а не создавать дополнительную нагрузку.

Что такое «Мастер задач» в ЛидерТаск

«Мастер задач» — это библиотека готовых дел по разным сферам жизни. Она помогает не составлять список с нуля, а выбрать подходящие задачи и сразу добавить их в план.

В библиотеке представлены десять категорий:

• дом и быт;
• семья;
• здоровье;
• автомобиль;
• финансы;
• работа и карьера;
• обучение и развитие;
• документы;
• путешествия и отдых;
• покупки.

Пользователь отмечает актуальные для себя дела и при необходимости настраивает для каждого из них дату, повторение и проект. После нажатия кнопки «Создать задачи» выбранные пункты появляются в указанном проекте. Если настройки проекта не менять, задачи сохраняются в проекте с названием соответствующей категории.

«Мастер задач» доступен в веб-версии ЛидерТаск и мобильных приложениях для Android и iOS. Функцией можно пользоваться на любом тарифе без ограничений по количеству создаваемых задач. Постоянное подключение к интернету не требуется.

Как открыть «Мастер задач»

Расположение раздела немного отличается в мобильном приложении и веб-версии.

На смартфоне

Чтобы открыть «Мастер задач»:

1. Нажмите «Больше» в нижнем меню приложения.
2. Перейдите в раздел «Обучение».
3. Выберите «Мастер задач».

В веб-версии

Откройте раздел обучения на левой панели и выберите пункт «Мастер задач». На экране появятся все доступные категории.

Как создать регулярные задачи

Механика одинакова для всех категорий, поэтому разберём её один раз на примере раздела «Дом и быт».

Шаг 1. Выберите категорию

Откройте «Мастер задач» и нажмите на нужную сферу. Появится список готовых дел, которые можно добавить в свой план.

Например, в категории «Дом и быт» доступны уборка квартиры, проверка продуктов, смена постельного белья, очистка бытовой техники и другие задачи.

Шаг 2. Отметьте подходящие задачи

Поставьте галочки рядом с делами, которые хотите добавить. Выбирать весь список необязательно: лучше начать с нескольких задач, которые действительно актуальны сейчас.

Шаг 3. Настройте параметры

После выбора задачи рядом с ней появляются параметры:

• дата;
• повторение;
• проект.

Настройки можно задать отдельно для каждого пункта. Например, для уборки выбрать еженедельный повтор, а чистку мягкой мебели оставить разовой задачей.

Шаг 4. Создайте задачи

Проверьте настройки и нажмите «Создать задачи». ЛидерТаск добавит выбранные пункты в проект соответствующей категории.

Шаг 5. Проверьте готовый проект

Откройте раздел «Мои проекты». В нём появится проект с созданными задачами — например, «Дом и быт».

Внутри можно продолжить работу в обычном режиме: менять даты и параметры, добавлять собственные задачи и отмечать выполненные.

Как работает повтор задач в ЛидерТаск

Для регулярного дела можно выбрать ежедневное, еженедельное, ежемесячное или ежегодное повторение. В зависимости от сценария пользователь задаёт подходящие дни или интервал.

Важно учитывать механику функции: следующая повторяющаяся задача создаётся после завершения текущей. Если не отметить текущий экземпляр выполненным, новый не появится автоматически.

Например, для задачи «Провести еженедельную уборку квартиры» установлен повтор раз в неделю. После завершения текущей задачи ЛидерТаск создаст следующую задачу на новый период. Благодаря этому в списке не накапливаются дубли одного незавершённого дела.

Подробнее о настройках можно прочитать в справке по работе с задачами.

Начните с одной сферы и нескольких действительно нужных дел. Распределите их по разным дням, проверьте даты и настройки повторения. Через несколько недель оцените результат: полезные задачи оставьте, для неудобных измените периодичность, а неактуальные повторы отключите.

Откройте «Мастер задач», выберите подходящую категорию и добавьте первые регулярные дела. Когда они органично встроятся в расписание, список можно постепенно расширить.

Частые вопросы

Что лучше добавить в календарь, а что сделать повторяющейся задачей?

В календарь удобнее добавлять события, которые должны начаться в определённое время: встречу, занятие, поездку или запись к специалисту. Повторяющаяся задача подходит для действия, которое нужно выполнить в течение выбранного дня или периода: оплатить счёт, проверить документы, подвести итоги недели.

Нужно ли создавать отдельный проект для каждого вида регулярных дел?

Отдельный проект полезен, если задач много и их удобно просматривать по сферам: дом, финансы, документы или обучение. Если регулярных дел немного, их можно хранить в уже существующих проектах. Важно, чтобы структура помогала находить задачи, а не создавала лишние разделы.

Можно ли изменить настройки после создания задач через «Мастер задач»?

Да. После создания с задачами можно работать как обычно: менять даты, периодичность и другие параметры, а также добавлять собственные пункты в проект.

Можно ли пользоваться «Мастером задач» бесплатно?

«Мастер задач» доступен на любом тарифе и не имеет лимитов на количество создаваемых задач. Функцией можно пользоваться в веб-версии ЛидерТаск и приложениях для Android и iOS.