Корпоративный тайм-менеджмент

Остановить время невозможно. Но, можно научиться им управлять. От того, насколько рационально используется этот ресурс в компании, зависит производительность труда персонала. Организовать работу в команде так, чтобы получать лучший результат с меньшими затратами помогает корпоративный тайм менеджмент. Это – комплекс инструментов и методов для эффективного распределения рабочего времени.

Значение тайм менеджмента в управлении компанией

Можно быть настоящим профессионалом своего дела, планировать каждое действие, обладать отличным самоконтролем и умением организовать свой день. Но, при этом страдать от неорганизованности подчинённых, большую часть своего времени тратящих на посторонние дела. Это усложняет выполнение задач, растягивает их сроки.

В любой компании существуют правила. Например, в сфере финансового управления. Они требуют чёткого соблюдения всеми сотрудниками. Пример: после приезда из командировки составляется авансовый отчёт в единой для всех работников форме. Его нужно заполнить и сдать в бухгалтерию, чтобы отчитаться за расходы.

Время – деньги. Поэтому с этим ценным ресурсом нужно обращаться соответствующим образом. Эти вопросы решает командный тайм менеджмент, основными целями которого являются:

правильная постановка задач сотрудникам;
управление рабочими процессами в компании;
расчёт времени на выполнение различных заданий.

Внедрение системы корпоративного тайм менеджмента позволяет:

улучшить результаты деятельности работников компании;
достичь оптимального экономического эффекта при меньших затратах ресурсов;
правильно расставить приоритеты;
эффективно выполнять задачи в обозначенных временных рамках.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Система корпоративного тайм менеджмента строится на соблюдении чётких правил использования рабочего времени. Они базируются на следующих принципах:

Концепции целенаправленности, основанной на правильности формулировки задач. Для эффективного выполнения заданий нужно чётко понимать их цель. Понимать, каким будет конечный результат.
Планирования. Это один из главных элементов тайм менеджмента. Понимая приоритетность задачи, работники потратят меньше времени на второстепенные задания. Это поможет сосредоточиться на ключевых процессах и выполнить их быстрее.
Обозначения приоритетов. Вытекает из предыдущего принципа. Составляя план действий, важно выделить первостепенные и распределить в порядке убывания. В конце списка должна оказаться самая несущественная задача, не оказывающая на результат работы прямого воздействия.
Самодисциплины. Это главное качество организованного и полезного сотрудника. Каждый участник команды должен стремиться выполнить поставленные перед ним задачи, не отвлекаясь на посторонние дела.
Качества отдыха. Любой труд требует отдыха. Без этого неизбежна перегрузка, приводящая к снижению эффективности работы. Чтобы не работать на износ, нужно разделять время работы и отдыха. Проводить свободное время с комфортом и пользой.
Документального оформления целей. Этот процесс необходим для письменной фиксации задач. Если цель записана, значит, она реальна.
Разделения задач на этапы. Объёмные проекты дробят на отдельные задания, которые выполняют в определённой последовательности.
Иерархичности планирования. Действия в рамках проекта прогнозируются, исходя из времени, имеющегося в распоряжении. То есть план составляется на день, неделю, месяц, год и т.д.

Использовать своё рабочее время более результативно и рационально можно, исключив из него хронографы или «пожиратели времени». К ним относят все отвлекающие от основной работы факторы. Например, гаджеты, использующиеся для просмотра сериалов, общения со знакомыми или игр в течение рабочего дня.

Чтобы эффективно использовать время, нужно концентрироваться на главной задаче. Если тратить силы на несколько разных дел одновременно, придётся постоянно переключаться с одного задания на другое. Это приведёт к рассеянности, потере внимания и ещё больше продлит срок их выполнения.

Основные методы и инструменты тайм-менеджмента

Для повышения эффективности персонала применяются различные методы корпоративного тайм менеджмента. К ним относят следующие приёмы и технологии:

Список задач	Выдаётся руководителем подчинённым. Выполненные задания сотрудник вычёркивает из списка, докладывая об их результате начальству.	Помогает рационально распределить рабочее время в течение дня. Все задачи должны быть завершены до конца установленного срока.
Распорядок дня	Кроме списка дел сюда входят перерывы на обед, отдых, личные дела и т.д.	Обеспечивает рациональное распределение рабочих и личных дел в течение дня. Помогает выделить важные события, запланировать встречи или другие мероприятия.
Матрица Эйзенхауэра	Представляет собой таблицу с распределением дел по важности и срочности выполнения.	Позволяет установить правильную последовательность выполнения заданий.
SMART- технология	Составляется задача, определяются сроки, средства и возможности её выполнения.	Удобна для конкретизации целей и понимания их важности.

В системе корпоративного тайм менеджмента применяются другие инструменты, помогающие планировать работу. В их число входят следующие методики:

«Слон». Подразумевает разделение объёмных задач на отдельные этапы. Применяется для организации сложных, многоступенчатых процессов.
«Съешь лягушку». Заключается в составлении списка дел, из которых выделяют самые сложные для реализации и неприятные задачи. Именно с них исполнитель начинает свой рабочий день.
«Швейцарский сыр». Также подразумевает создание списка заданий, но их начинают выполнять, наоборот, с самых простых. По утверждению создателя методики, психолога Джеймса Ризона, это позволяет выполнить любую работу быстрее.
«Помидор». Требует обязательного разделения времени труда и отдыха. Например, отработав каждые 25 минут, работник должен сделать пятиминутный перерыв. После четырёх таких подходов – перерыв на 30 минут. Но, чтобы добиться эффективности работы важно, чтобы установленные временные рамки были ограниченными.

Для рациональной организации рабочего времени сотрудников в рамках системы корпоративного тайм менеджмента применяются различные инструменты. Это бумажные органайзеры и специальные электронные приложения, сервисы для планирования задач. С их помощью можно распределить поручения между подчинёнными, составить расписание дел на день и контролировать их выполнение.

Эффективные технологии корпоративного тайм-менеджмента: приложение ЛидерТаск

Любые рабочие процессы можно и нужно автоматизировать. Это утверждение касается планирования рабочего времени. Для планирования задач, важных встреч, совещаний, распределения дел на день, удобно использовать специализированные программы для тайм-менеджмента. К ним относится российское приложение ЛидерТаск – электронный органайзер с функциями личного секретаря и планировщика задач.

Среди плюсов программы стоит отметить:

календарь для ежедневного, еженедельного или ежемесячного планирования;
функцию ежедневника с расписанием дел на день;
создание уведомлений о статусе задач;
корпоративный чат для общения в рамках общего проекта;
обмен данными;
удобный интерфейс;
возможность использования в режиме оффлайн.

Приложение поддерживает функцию канбан доски, наглядно отображающей текущие и стратегические цели. Работает на любых видах цифровых устройств.

Скачать ЛидерТаск

Заключение

Применение системы корпоративного тайм менеджмента в управлении рабочим временем персонала позволяет лучше организовать работу сотрудников, повысить их результативность и производительность. Добиться лучших успехов поможет автоматизация рабочих процессов. Положительных результатов можно достичь за счёт внедрения корпоративных стандартов в жизнь компании и обучения сотрудников грамотно распоряжаться своим рабочим и личным временем.