Повышение эффективности работы

Эффективность каждого сотрудника напрямую связана с успешностью и прибыльностью компании. Чем лучше работает персонал, тем увереннее предприятие чувствует себя на современном, постоянно изменяющемся рынке. Эффективность означает способность выполнять поставленные задачи с минимальным расходованием ресурсов (денег, времени).

Почему снижается эффективность сотрудников

Низкая эффективность персонала может быть вызвана:

• Завышенными требованиями к сотрудникам со стороны руководства. Из-за сложности поставленных задач людям приходится работать «на износ», испытывая постоянную усталость. Это приводит к снижению производительности.
• Стремлением заменить полноценную команду специалистов одним универсальным сотрудником. Выделение одного работника приводит к снижению инициативности со стороны команды, уменьшает интерес к общему делу, что негативно сказывается на результатах труда.
• Отсутствием контакта между руководством и исполнителями. Обе стороны должны уметь договариваться об организации рабочего процесса, выработать общее мнение о реализации поставленных перед компанией задач.
• Нежеланием руководителя участвовать в рабочем процессе. Его отдаление от подчинённых приводит к потере взаимопонимания, снижению влияния руководящего звена на деятельность компании.
• Постоянной текучестью кадров. Вызывается недостаточным уровнем заработной платы, плохими условиями труда.

Чтобы сотрудники компании работали эффективно, нужно организовать для них подходящие условия. Повышение эффективности персонала – это не комплекс отдельных мероприятий, а продуманная, грамотная политика компании.

Понятие и оценка эффективности

Понять, насколько эффективно работают сотрудники, поможет регулярный мониторинг персонала. Возможно, кто-то нерационально распоряжается своим рабочим временем. Излишне перегружен или исполняет чужие обязанности.

Вклад каждого работника в общее дело оценивается отдельно. Как это происходит: за счёт выполнения прямых поручений руководства или взаимодействия с заказчиками? Он выполняет порученные задания самостоятельно или привлекает других сотрудников? Укладывается в сроки или откладывает работу «на последний момент»? Все показатели отслеживаются и анализируются.

Эффективность не стоит путать с результативностью. Это только один из параметров, входящих в данное понятие. Совместно с результативностью также рассматривают:

• Продуктивность персонала. Это способность качественно выполнять работу в минимально короткие сроки. Продуктивно работающий секретарь сделает нужные отчёты не за неделю, а за один день.
• Экономичное расходование ресурсов. Умение достигать поставленных целей с минимальным расходом материальных ресурсов. Пример: офис-менеджер взял на себя задачу организовать корпоративное мероприятие для сотрудников и выполнил эту работу с минимальным бюджетом, не привлекая других помощников. Решил поставленную задачу и сэкономил деньги компании.
• Организованность сотрудников. Они заранее планируют задания, расставляют приоритеты и всегда укладываются в установленные сроки. Об организованности контент-менеджера можно говорить, когда он заранее готовит посты к публикации и размещает их в нужное время.
• Рациональный подход. Работник умеет достигать поставленных задач, используя лучшие способы и инструменты. Пример рационального распределения ресурсов в интернет-магазине одежды: специалист по контекстной рекламе распределил рекламный бюджет не на один товар, а на все позиции в каталоге.
• Функциональность. Соответствие общим целям и задачам компании. Каждый сотрудник выполняет свою работу в рамках общей стратегии компании. Продавец-консультант магазина не ведёт переговоры с поставщиками. Его прямая обязанность – обслуживание клиентов.

Эффективность работы сотрудников измеряется в нескольких категориях. К ним относится оценка качества, объёма выполненных работ, экономическая эффективность и функциональная оценка персонала.

Почему нужно стремиться к повышению эффективности

По данным статистических исследований производительность труда, рентабельность и объём продаж в компаниях с эффективной командой на 17-20% выше по сравнению с конкурентами.

Эффективные сотрудники берут на себя ответственность. Это способствует получению лучшего результата. Является источником мотивации для коллег. С них берут пример другие участники команды и растут в профессиональном плане. Здоровая конкуренция между сотрудниками помогает добиться лучших результатов.

Эффективные сотрудники способны выполнять сложные задачи. При грамотном делегировании полномочий это позволяет разгрузить руководящее звено для решения стратегических и глобальных задач в управлении компанией.

Эффективный персонал выполняет больший объём работы за короткое время. Получает лучшие результаты и учит этому коллег. Он заинтересован в своей работе. Стремится улучшить свои результаты. Использует новые технологии организации труда для быстрого достижения целей. Помогает своей компании продвигаться вперёд.

Способы оценки работоспособности, эффективности персонала

Оценка сотрудников помогает определить:

• компетентность управленческого персонала;
• объём работы, выполняемый сотрудником;
• соответствие уровня зарплаты потраченным усилиям;
• оптимальные методы мотивации;
• потребность компании в сотруднике;
• необходимости его дальнейшего развития и обучения.

Для этого используются следующие способы оценки:

• Тестирование. Определяет профессиональные умения работника, его личностные характеристики, коммуникативные навыки.
• Аттестация. Позволяет оценить соответствие сотрудника занимаемой должности. Уточняет, есть ли у него соответствующие знания, образование, квалификация.
• Целевое управление. Применяется для оценки эффективности отделов. Помогает разработать оптимальную схему оплаты для работников компании. Заключается в постановке чётких задач перед отделом, обсуждения сроков, способов их выполнения.
• Управление эффективностью. Оценивает эффективность каждого сотрудника. Задачу, поставленную перед командой, делят на небольшие подзадачи, выполнение которых поручают каждому члену коллектива.

Методы повышения эффективности

Проанализировав проблемы в работе персонала, руководитель совместно с HR менеджером выбирает пути повышения эффективности сотрудников. К ним относят:

1. Оптимизацию бизнес-процессов компании при помощи автоматизированных средств. Использование СМС-оповещения о доставке товара на пункт выдачи компании сэкономит время сотрудника на оповещение клиентов о доставке. Свободное время менеджер сможет потратить на выполнение более важных задач.
2. Модернизацию средств управления. Применение функций программного контроля над использованием рабочего времени удалённых сотрудников улучшит их дисциплину. Поможет выявить факторы, снижающие продуктивность.
3. Должностные инструкции для всех участников рабочей команды. Зная свой круг обязанностей, сотрудники будут понимать, за что они отвечают и каких результатов от них ждёт компания.
4. Комфортные условия труда. Это не только стабильная, высокая заработная плата и кофе-машина в офисе. Это: время на перерывы, отдых, организация досуга сотрудников, формирование и развитие корпоративной культуры внутри компании, дружеская атмосфера в команде.
5. Мотивация. Это могут быть деньги в виде премий или бонусов за качественно выполненную работу. Или продвижение по карьерной лестнице отличившихся специалистов. Особые привилегии в виде компенсации проезда, выгодного тарифа сотовой связи. Или другие способы благодарности, в том числе награждение почётными званиями: «Работник месяца» или «Лучший менеджер».
6. Постоянная связь руководства с коллективом. Совместное обсуждение задач, методов их выполнения помогает работать эффективнее.

Определить более эффективные способы помогает регулярный мониторинг производительности сотрудников.

Практические рекомендации по повышению эффективности

Ведущие компании мира используют следующие способы повышения эффективности персонала:

• Тимбилдинг. Коллективные мероприятия, направленные на сплочение, объединение коллектива в неформальной обстановке.
• Повышение квалификации. Постоянное обучение сотрудников на курсах, участие в семинарах, конференциях, связанных с деятельностью компании, способствует их профессиональному и личностному росту. Хорошо обученная команда будет работать намного эффективнее коллектива с базовыми навыками.
• Здоровое соперничество. Соревнуясь друг с другом в достижении результатов, сотрудники будут стремиться самосовершенствоваться, искать оптимальные пути к решению поставленной задачи.
• Избавление от демотиваторов. Не стоит держать в компании людей, недовольных рабочей обстановкой, критиков, скандалистов и других сотрудников, разлагающих обстановку внутри коллектива.

Улучшить эффективность помогает строгая дисциплина в коллективе. Научно доказано, что большую часть своего времени на работе сотрудники посвящают своим личным делам. И только 30-40 % времени в течение дня уделяют прямым обязанностям. Чтобы требовать от подчинённых конкретного результата, нужно выработать строгий распорядок дня, с обязательным исполнением для всех сотрудников. Регламентировать время работы и отдыха. Главное, не перегибать палку. На исполнение жёстких правил должна быть соответствующая мотивация.

Как повысить эффективность сотрудников на удалёнке

Если с контролем работников в офисах или на предприятии обычно нет серьёзных проблем, то с развитием дистанционной работы у руководства компаний появились новые вопросы. Как повысить эффективность труда удалённого сотрудника? Как помочь ему использовать своё рабочее время рационально? Как сохранить рабочий настрой, зная о том, что рядом нет человека, контролирующего работу?

Чтобы сотрудник комфортно себя чувствовал при работе на «удалёнке», необходимо его подготовить к работе в новом формате. Организовать рабочее место с доступом к корпоративной системе. Обеспечить взаимодействие между отдельными сотрудниками, удалёнными командами и руководящим менеджментом. Продумать способы коммуникации между работниками и наладить их стабильную работу.

Для организации эффективной работы в удалённом режиме предусмотрены автоматизированные программы, помогающие прорабатывать и планировать совместные задачи, контролировать ход рабочих процессов. Благодаря внедрению электронных помощников сотрудники будут чётко понимать свои задания и требования. Руководству не придётся тратить лишнее время на контроль исполнителей и подгонять их, чтобы уложиться в установленные сроки.

Проблемы повышения эффективности

К наиболее распространённым проблемам, возникающим при внедрении мероприятий по повышению эффективности, относят:

• Сопротивление со стороны персонала;
• Необъективная оценка;
• Некомпетентность руководителей отделов, оценивающих работу своих подчинённых.

Все изменения должны быть продуманными и обоснованными. В противном случае они дадут противоположный результат.

Другие проблемы, препятствующие повышению эффективности работников:

• Раздутый управленческий штат. Невозможно ждать продуктивности от сотрудника, над которым стоят пять руководителей. И каждый из них требует для себя отчёт о работе. В этом случае работник большую часть своего времени будет тратить на бюрократические процедуры, а не на свои основные обязанности.
• Контрольные службы. Проверка деятельности персонала – важная часть жизни компании. Но, они не должны мешать основной работе. Поэтому количество сотрудников в контрольных службах компании должно быть минимальным.
• Неправильно организованный рабочий процесс. Не понимая поставленную перед ним задачу, сотрудник не сможет выполнить её эффективно. Руководитель должен грамотно объяснять, чего он хочет от подчинённого. Ставить исполнителя в известность о поощрениях за выполненную работу.

Применение программы ЛидерТаск для повышения эффективности сотрудников

Повышение эффективности работников компании невозможно без рациональной организации рабочего процесса. Добиться своевременного и систематического исполнения порученных заданий можно только при условии регулярного контроля со стороны руководства. Для этого удобно использовать приложение ЛидерТаск – современный, функциональный планировщик задач, помогающий сохранять всю важную информацию в единой системе.

Используя программу ЛидерТаск, проще выполнять мониторинг деятельности каждого сотрудника, оценивать его результативность. В приложении предусмотрено множество полезных функций, включая:

• опцию постановки задач с разбивкой на подзадачи;
• назначение ответственного за выполнение задания;
• присвоение статусов задач;
• графики, диаграммы и статистическую информацию по проекту.

Программа работает на всех цифровых платформах, в том числе в автономном режиме, что позволяет пользоваться планировщиком в удалённом режиме.

Заключение

Чтобы получить отдачу от подчинённых, помочь им работать результативно и эффективно, руководитель должен сам стать для них примером. За качественно выполненную работу сотрудники должны получать соответствующее вознаграждение. Не стоит также забывать о других способах поощрения персонала, включая выделение положительных результатов, награждение отличившихся работников и предоставление им различных льгот.

Рациональный контроль сотрудников – залог эффективности и работоспособности компании. Каждый работник должен знать, что делать в рамках порученной ему задачи. И какое наказание он получит, если не будет выполнять свои обязанности должным образом.

Обучение должно стать неотъемлемой частью рабочего процесса. Обученный, грамотный персонал достигнет большей эффективности в работе.