Хронофаги или поглотители времени

Современный темп жизни требует от человека максимальной концентрированности и мобильности. Не научившись грамотно управляться со временем, невозможно стать успешным руководителем или сделать карьеру топ-менеджера в крупной компании. Но, как использовать этот ценный ресурс правильно? Как распределить дела так, чтобы на отдых оставалось хотя бы несколько часов в сутки? Оказывается, это совсем несложно, если разобраться в том, куда это время тратится. И тогда на поверхность «выплывут» несущественные занятия, отвлекающие от главных целей и не дающие довести серьёзные дела до конца. Это — «пожиратели времени» или хронофаги.

Избавьтесь от хронофагов с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.

Скачать ЛидерТаск

Что это такое и как влияет на успешность

Хронофаги – это поглотители времени, то есть все возможные факторы, мешающие в работе или срывающие планы. Данный термин состоит из двух греческих слов: «хронос», что переводится как «время», и «фаг» — «пожирать». Впервые это необычное слово было использовано классиком французской литературы Анри де Монтерланом. В некоторых источниках его авторство приписывают другому классику, Андре Моруа.

В их трактовке «хронофагом» назывался человек, ведущий праздный образ жизни, который, пытаясь разнообразить свой досуг, нещадно отнимает время у окружающих. Сегодня это понятие имеет более широкое значение. Оно объединяет любые события, людей, вещи, занятия, способствующие нецелесообразному расходованию времени, отвлекающие от выполнения основных рабочих задач. Фактически за данным термином скрываются все проблемы тайм-менеджмента: от форс-мажорных обстоятельств до недочётов и ошибок, допущенных при планировании.

Виды хронофагов

Каждый работающий человек регулярно сталкивается с хронофагами. Некоторые «пожиратели времени» не контролируются человеком, возникают из-за стечения разных обстоятельств. А, другие возникают в нашей жизни сознательно. Они бывают:

• Одушевлёнными и неодушевлёнными;
• Контролируемыми и неконтролируемыми;
• Предсказуемыми и спонтанными;
• Личными и общественными;
• Неявными.

Каждую из перечисленных категорий рассмотрим подробнее.

Одушевлённые и неодушевлённые

Из названия понятно, что одушевлённые «поглотители времени» связаны с другими людьми и их действиями. В данную группу входят все виды «пустого» общения:

• Разговоры «ни о чём» с коллегами;
• Длительные обсуждения банальных тем с родственниками;
• Нерезультативное общение с клиентами;
• Неподготовленные должным образом совещания и встречи;
• Разговоры по телефону без особых причин.

Довольно часто они возникают из-за неумения правильно выстраивать коммуникации. Не научившись отказывать, преодолевать застенчивость, невозможно защитить от них своё драгоценное время. Поэтому общение с отвлекающими людьми нужно сводить к минимуму. Это положительно отразится на рабочей продуктивности.

К неодушевлённым относятся дела, не приносящие практической пользы. Примеры неодушевлённых хронофагов – это любимые многими компьютерные игры, телевизионные программы, реалити-шоу, сериалы, социальные сети, блоги и ролики на Ютубе, а также хобби. Последний вид деятельности превращается в «пожирателя времени», когда ему уделяется основное время, которое можно провести с большей пользой.

Контролируемые и неконтролируемые

К контролируемым хронофагам относятся события, которыми человек может управлять. Ведь каждый из нас может самостоятельно определить, сколько времени стоит выделить на изучение различной информации, чтение книги или сборы на работу. Данные факторы, также как и серфинг в интернете, общение с друзьями, становятся «пожирателями времени», когда эти процессы выходят из-под контроля.

Неконтролируемые хронофаги это риски и ситуации, которые человек не в силах предотвратить. Типичные примеры:

• Автомобильная пробка по дороге на работу;
• Задержка клиента;
• Опоздание сотрудника или менеджера, с которым назначена встреча.

Предугадать их появление невозможно. Но, при желании можно трансформировать в полезные и нужные дела. Если вам часто приходится проводить время в пробках – посвятите эти драгоценные часы и минуты изучению иностранных языков или тренингам по саморазвитию. Для этого нужно только приобрести интересующий материал в аудио формате. В ожидании коллеги по бизнесу можно решить личные вопросы. Или проверить электронную почту, сделать пометки для совещания. А освободившееся от этих дел время потратить с большей пользой.

Предсказуемые и возникающие спонтанно

По содержанию данные «поглотители времени» сходны с контролируемыми и неконтролируемыми хронофагами. Вы опаздываете на утренние совещания, так как добираетесь до работы в час пик, знаете о непунктуальности своего партнёра по бизнесу и это выбивает вас из рабочей колеи? Зная о неотвратимости этих событий, их можно подкорректировать. Например, выехать раньше.

Спонтанные «пожиратели времени» — это различные внешние обстоятельства. Например, внезапная поломка авто на дороге, выход из строя компьютерной техники перед видеоконференцией с клиентом или другие форс-мажорные факторы. Для нивелирования их последствий у хорошего руководителя или менеджера всегда должен быть разработан запасной план, подсказывающий, как поступить при возникновении тех или иных проблем.

Ещё один действующий способ избавления от таких потерь времени – приоритизация задач. Все важные дела стоит планировать на начало недели, дня или месяца. Чем раньше вы приступите к их реализации – тем меньше рискуете попасть под форс-мажор.

Личные и общественные

Личные хронофаги – это внутренние мотивы каждого человека. Они связаны с его темпераментом, характером, особенностями личности. К ним относятся:

• Усталость;
• Лень;
• Прокрастинация;
• Плохое настроение;
• Отсутствие мотивации;
• Потеря интереса к жизни;
• Отсутствие желания работать;
• Неприязнь к делу, которым вы занимаетесь, к коллегам, коллективу;
• Разочарование в работе;
• Стресс или депрессия.

Для устранения этих факторов нужно научиться понимать себя, свои чувства и желания. Зная, чем вызваны те или иные негативные обстоятельства, их гораздо легче устранить или удалить из жизни. В этом поможет внимание к себе, регулярный самоанализ, своевременный, качественный отдых, развитие самодисциплины и самомотивации.

Общественные хронофаги связаны с окружением и внешними обстоятельствами. Справиться с ними помогает соблюдение расписания, грамотное планирование, контроль над собой и умение всегда «держать руку на пульсе событий».

Что такое неявные хронофаги

В эту группу входят различные организационные моменты, например:

• Неумение распределять дела по важности и приоритетности;
• Неправильно сформулированные цели;
• Отсутствие структуры в задачах;
• Недочёты, допущенные при планировании или полное игнорирование данного процесса;
• Недостаток информации;
• Неорганизованность, суетливость, привычка распыляться на второстепенные дела;
• Недостаточная мотивация;
• Переутомление, плохое самочувствие.

По сути, все перечисленные факторы связаны с человеком. Поэтому их можно и нужно уметь выявлять и своевременно устранять.

Методы выявления «пожирателей времени»

Чтобы успешно бороться с хронофагами, нужно научиться их находить. Для этого можно воспользоваться одним из следующих методов:

• Анализ по видам

Для этого составляют таблицу, в которой записывают основные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь чаще всего. Она может иметь следующий вид:

Хронофаги	Проблемы
Неодушевлённые	Просмотр соцсетей; Ролики на ютубе; Проверка электронной почты; Поиск информации в интернете и др.
Внешние, одушевлённые	Непродуктивное общение с партнёром; Неэффективные совещания; Длительные разговоры по телефону не по существу.
Неконтролируемые, форс-мажоры	Пробки на дорогах; Выход из строя компьютерной, оргтехники; Задержка рейса.
Личные	Внутренняя неудовлетворённость работой, должностью; Стресс из-за перегрузки; Излишний перфекционизм; Усталость в конце дня.
Неявные, организационные, общественные	Неумение делегировать поручения; Неграмотно составленный план.

• Ретроспектива

Методика основана на регулярном анализе событий, произошедших за текущий день. Вспоминаем все действия, которые совершались в течение дня. Разбираемся, на каких из них произошли потери времени. Для ориентировки при этом можно использовать списки дел или ежедневные расписания.

• Метод хронометража

С помощью этого способа можно выявить всех «пожирателей времени». Он достаточно трудоёмкий, но эффективный. Для этого нужно в течение недели записывать все свои занятия, указывая их продолжительность по времени. Пример:

Вид деятельности (Р-работа, Х-хронофаг, О-отдых)	Занятие	Начало выполнения	Продолжительность
Р	Написание отчёта	9.10	40 мин
Х	Чтение новостей	9.50	10 мин
Р	Совещание по проекту	10.00	45 мин
О	Перерыв на кофе	10.45	15 мин

На основании таблицы определяются хронофаги. Уточняется частота их возникновения и время, которое они «съедают» в течение дня.

Популярные техники работы с хронофагами

В тайм-менеджменте существует несколько техник борьбы с «поглотителями времени», мешающими доводить важные дела до конца. Первая – это хронометраж, который мы рассматривали ранее. Провести его можно с помощью специальных программ или мобильных приложений. Если отнестись к процессу серьёзно, скрупулёзно записывать каждое занятие, то уже через неделю можно выявить самых злостных «пожирателей времени», уничтожающих его большую часть в течение дня.

Еще одна действующая техника: анализ спорных дел. Она работает следующим образом:

1. Листок бумаги делят на 4 колонки.
2. В первую вносят все сомнительные дела.
3. Во второй указывают время, затрачиваемое на их выполнение.
4. В третьей записывают положительные моменты от их выполнения (самовыражение, творчество, отдых и т.д.).
5. Четвёртую графу заполняют после анализа важности этих дел. На этом основании им выделяют определённое количество времени, следя за тем, чтобы оно не нанесло ущерба основной работе.

Другие способы избавления от «поглотителей времени»:

• Планирование и правильная расстановка приоритетов. Эти инструменты помогут рационально распределить имеющиеся в распоряжении ресурсы, сосредоточиться на первоочередных задачах. Не стоит всё держать в голове – обязательно записывайте все дела и задачи. В ежедневный список не добавляйте больше 2-3 важных задач. Составив план, чётко следуйте ему. Научившись планировать, вы станете более мобильными и маневренными. Всегда будете знать, какие пункты в нём реально работают, а какие нужно подкорректировать в соответствии с изменившимися условиями.
• Организованность и целеустремлённость. Эти качества важны как для руководителя, так и для менеджера, который стремится подняться по карьерной лестнице. Сконцентрировавшись на основном роде деятельности, правильно организовав рабочее время и место, можно легко избавиться от хронофагов.
• Извлечение личной выгоды из «временных ям», возникающих по внешним причинам. Ожидаете партнёра, который опаздывает на встречу? Созвонитесь с родственниками или ответьте на сообщения в мессенджере. У вас точно найдутся дела и задачи, которыми можно заполнить пустующее пространство.

Советы по управлению временем

Разграничивайте время на работу и отдых. Лучше его разделить в пропорции 60/40. Большую часть стоит выделить на решение основных рабочих задач. Оставшиеся 40 % выделяйте под хронофаги: перерывы на кофе, разговоры с коллегами, различные незапланированные дела.

Для полноценной работы важно правильно организовать своё рабочее пространство. Лучше всего мозг работает в условиях ограниченного времени, когда все вокруг заняты работой и отсутствуют внешние отвлекающие факторы.

Помните о самодисциплине. Трезво оценивайте свои силы и возможности. Не планируйте на день огромное количество дел, которые вы ни при каких условиях не сможете довести до конца. И не делайте несколько дел одновременно.

Современные средства для управления временем: приложение ЛидерТаск

Владение навыками планирования даёт массу преимуществ в управлении проектами, организации работы в команде и персональной деятельности. Для управления временем разработаны современные инструменты, одним из которых является цифровое российское приложение ЛидерТаск.

Сервис поддерживает все основные техники тайм-менеджмента, включая GTD, Pomodoro, AutoFocus и многие другие методы. Объединяет возможности планера, ежедневника-органайзера, CRM системы для организации успешной работы с коллегами и клиентами. Работает в онлайн и оффлайн режиме, без подключения к сети интернет.

В программе можно составлять списки дел, задач, управлять проектами, контролировать исполнение задач. Составлять отчёты, отслеживать результативность сотрудников и личную эффективность.

Заключение

Хронофаги – бесполезные, мало значащие процессы и занятия, безжалостно ворующие самый ценный ресурс современного человека – время. С ними нужно и можно бороться. Удалить этих «поглотителей времени» из жизни, поможет рациональное планирование, чёткая структуризация задач и воспитание самодисциплины.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!

Вопрос 1 из 4

Я имею четкое представление о своих будущих целях или целях компании?

Да

Нет

Вопрос 2 из 4

Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей?

Да

Нет

Вопрос 3 из 4

Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и т. п. средствами, помогающими мне лучше управлять своим временем?

Да

Нет

Вопрос 4 из 4

У меня есть собственная система управления личным временем?

Да

Нет

Поздравляем, вы прошли тест!

Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.

Ваш купон для покупки:

Fromtest

Купить со скидкой

Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Скачать книгу