Информационные системы управления проектами
В 2023 году любая компания вне зависимости от сферы деятельности и жизненного цикла существования требует осуществления бизнес-процессов. При этом они должны быть отлажены для выживания фирмы в условиях тотальной конкуренции и гибкой предпринимательской среды. Такой же необходимостью в свою очередь является способность предприятия стремительно реагировать на перемены, происходящие в окружающем мире.
Стратегические цели компании обладают единым фундаментом и общими понятиями, обеспечивающими прицельное движение вперед. А информационные системы управления проектами являются инструментом по их достижению. Они учитывают проектные риски, выполняют оптимизацию использования ресурсов, мониторят исполнение стратегических планов, анализируют подлинные показатели и вносят корректировки в ход производимых работ.
Выходит, система управления проектами — ключевой компонент системы управления организацией, который ведет к достижению стратегических целей компании. Что же программа из себя представляет, каким образом внедряется и как ее правильно выбрать? Разбираем эти вопросы и выполняем обзор лучших автоматизированных программ в сегодняшней статье.
Системы управления проектами: определение сути
Сперва разберемся, что из себя представляет проектное управление. Информационная система управления проектами (ИСУП) является организационно-технологическим комплексом методических, технических, программных и информационных средств.
Данный инструмент, как правило, направлен на поддержку и повышение эффективности функциональных процессов планирования и управления проектами на основе специализированного программного обеспечения. Он должен обязательно записываться и проводиться на базе общих процессов управления.
Цели системы управления
Такие системы проектного управления были созданы специально для:
- роста результативности персонала предприятия во время выполнения проектной работы;
- усовершенствования качества управления проектами руководствующим составом;
- умножения продуктивности управления проектным портфелем организации.
Таким образом, системы и подсистемы управления помогают выполнять большее количество проектов в указанные сроки и вместе с тем ограничиваются меньшим бюджетированием, несут минимальные затраты.
Задачи ИСУП
Вышеперечисленные цели достигаются благодаря определенным задачам, стоящим перед системами управления. Укажем основные из них:
- Обеспечение руководителя проектной деятельности инструментами для планирования проекта и мониторинга его выполнения.
- Предоставление всем членам коллектива, участвующим в проектной деятельности, понятного инструментария, требуемого для реализации задач.
- Предоставление контролирующего инструмента руководителю отдела или подразделения для качественного распределения и загрузки персонала по проектным и внепроектным заданиям.
- Предоставление данных руководителю о принятии решений по назначению тех или иных работников на очередные проекты, возможности перераспределения уровня нагруженности.
- Предоставление подходящего инструмента проектному директору, позволяющего автоматизировать рутину и наладить сквозной мониторинг состояния портфеля реализуемых проектов, возможность отслеживать качество работы руководителей.
- Обеспечение унитарной панели для контроля всех проектов руководителю предприятия с целью возможности быстрого вмешательства в процесс, проведения аналитики отклонений или принятия решений.
- Возможность просмотра соответствия портфеля проектов стратегии предприятия акционерам компании.
Основные задачи информационной системы управления проектами позволяют действовать эффективнее, а также качественнее выполнять процессы управления проектами любой компании в зависимости от ее особенностей, структуры и специфики. При этом каждый участник процесса имеет возможность наблюдения и мониторинга.
Виды систем управления
В большинстве случаев классификация систем проектного управления сводится к делению популярных программ на локальные, клиент-серверные и веб-базированные. Некоторые имеют как коробочную, так и облачную версию. Оплата осуществляется либо единоразово, либо по ежемесячной подписке за пользователя.
Небольшим командам, малому бизнесу рекомендуется приобретать не слишком дорогое или условно бесплатное программное обеспечение, расположенное в облаке разработчика. Такие платформы зачастую имеют функционал таск-менеджеров, ведут клиентские базы и успешно занимаются проектами.
Средним, большим и очень крупным предприятиям в России больше подходят коробочные модели с онлайн-системами, управляющими проектами. Их функционал обычно шире, имеет возможность настройки, обеспечивает компанию базовыми нуждами и легко адаптируется под деятельность любой сферы бизнеса.
Области применения системы управления проектами
ИСУП успешно используются в нескольких отраслях. Наибольшего результата они позволяют достичь в таких областях, как девелопмент, строительная и IT-сферы, инженерно-консультационные услуги, промышленность и создание новых продуктов, а также внутренние проекты развития.
Однако и в других сферах бизнеса большинство специальных систем управления проектами легко подстраиваются под отраслевую специфику с помощью расширенного функционала и гибкой кастомизации. КСУП (комплексная система управления проектами) предназначенный для российских компаний, включая Microsoft, может быть существенным суп в государственном секторе, цифровой экономике и первую (первой) фазу развития проекта.
В дальнейшем, суп (система управления проектами) может быть внедрена в сфере строительства, обеспечивая комплексную поддержку заказчика и эффективное взаимодействие между участниками проекта. Также, СУП может быть внедрена в области хранения данных и управления пространством, где необходима комплексная система управления проектами для эффективной организации работ и взаимодействия между участниками проекта.
Project Management является существенным компонентом эффективного управления бизнесом, и внедрение системы управления проектами может значительно упростить этот процесс.
Применение систем проектного управления: какие есть выгоды
У собственников бизнеса может появиться закономерный вопрос: зачем компании информационная система управления проектами? На самом деле, она несет в себе сразу несколько преимуществ:
- сокращает количество проектов, не соответствующих стратегической линии компании;
- повышает ответственность и эффективность использования ресурсов фирмы;
- уменьшает перерасход бюджета;
- снижает процент неудачных проектных мероприятий;
- сводит к минимуму временные затраты проектных офисов и руководителей разработанных проектов.
И помните, что бизнес нуждается только в эффективных инструментах, которые впоследствии могут принести ему выгоду: финансовую, ресурсную или репутационную. Нет смысла заморачиваться насчет софта, только усложняющего работу компании или которым фирма не собирается пользоваться.
Внедрение ИСУП
Качественное внедрение отечественной системы управления проектами в практической деятельности предприятия — крупный и автономный организационный проект. Им необходимо управлять по требованиям правил проектного управления и управления преобразованиями в фирме.
Желательно осуществлять подобный проект по установленному стандарту, последовательно выполняя следующие шаги:
- Компетентно инициировать создание проекта, установив проектного руководителя, составив рабочую группу и подготовив внутренний план реализации.
- Далее включить в границы пилотного проекта единое средство управления (с автоматизацией, единым хранилищем, общей рабочей средой для дискуссий), при этом упростив, а не усложнив управленческие процессы.
- В ближайшее время получить первоначальные результаты, позволив руководству предприятия удостовериться в правильности выбранного направления, а команде вдохновиться и получить дополнительный заряд мотивации.
Простой способ осуществить этапы правильно — это получить проектный онлайн-портал, позволяющий участникам проекта действовать быстро, в удобном формате, с учетом всех требований, покрывая фундаментальные потребности фирмы в информации по ходу выполнения проектной деятельности.
Системы управления проектами: как правильно выбрать
Таким образом, выбор правильной автоматизированной системы является основной задачей многих компаний, от которой зависит дальнейшее воплощение разработки. Принимать решение следует не бездумно, а опираясь на конкретные характеристики программного обеспечения, его методологии.
Платформа должна иметь простой и интуитивно понятный интерфейс, чтобы сразу запустить основные бизнес-процессы в компании, легко внедряться, не требовать длительного обучения пользователей. В этом случае программа не вызовет сопротивления у сотрудников, а будет принята работниками с благодарностью за упрощение сетевых процессов и высвобождение календарного времени.
Кроме того, функционал платформы должен быть гибким и легким в настройке, чтобы сразу запустить сервис в работу, а не мучиться с программированием и проектированием. В число топ инструментов должны входить определенные шаблоны, которые способны автоматизировать фундаментальные процессы компании. При этом программа должна иметь возможность дальнейшего корректирования по мере развития компании.
ЛидерТаск — информационная система управления проектами
Современная платформа ЛидерТаск — это инструмент управления корпоративными проектами, который легко и быстро адаптируется под ваши принципы и процессы. С помощью программы появляется возможность планировать проекты и отслеживать задачи, использовать канбан-доски, делегировать поручения, вести клиентскую базу, использовать анализ и мониторинг, создавать рабочие процессы.
Руководителю больше не придется подстраивать бизнес-процессы под ограничения используемого инструмента проектного управления. Наоборот, ЛидерТаск подстроится под нужды менеджмента и технологии компании. Сделает все так, как нужно команде.
Функции сервиса:
- CRM-система с расширенной клиентской базой;
- канбан-доски, визуализация методов;
- напоминания, умные уведомления;
- задачи с функцией древовидности и подзадачами, проекты, чек-листы, списки дел с метками и цветовым оформлением;
- ежедневник, расписание, календарь;
- прикрепление вложений и файлов (изображений, видео, ссылок, текстов и пр.);
- интеллектуальный поиск, фильтрация, сортировка;
- кастомизация настройки;
- индивидуальный и совместный доступ, режим бога;
- интеграция с электронной почтой, сторонними сервисами;
- синхронизация с любыми мобильными устройствами, девайсами, виджетами в браузерах.
Тарифы:
- бесплатный — 0 рублей за пользователя (для начинающих);
- премиум — от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
- бизнес — от 331 рубля в месяц за пользователя (для команд).
Бесплатный тестовый период для платных тарифов — от 7 дней (по договоренности с компанией). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и НКО.
Автоматизированные системы управления проектами соединяют в себе инструменты для выполнения задач в единое целое. Управляют распределенной инфраструктурой, контролируют состояние элементов и систем, предупреждают о вероятных проблемах, планируют и помогают вести учет в коллективе.
Применяйте системы управления проектами в профессиональной практике, чтобы в разы упростить работу бизнес-процессов, увеличить производительность, повысить доход предприятия. Удачи!
-
Для чего нужна диаграмма Ганта и как ее построитьДля отображения задач и процессов в проектах часто пользуются диаграммой Ганта. Это - Принципы эффективного делегированияПо утверждению известного бизнес тренера Стивена Кови термин «делегирование полномочий» – это
- Системы управления проектами: лучшие инструменты и программыСистемы проектного управления (определение часто сокращают до аббревиатуры-понятия «СУП») — эффективный инструмент
