Информационные системы управления проектами

Любая компания вне зависимости от сферы деятельности и жизненного цикла существования требует осуществления бизнес-процессов. При этом они должны быть отлажены для выживания фирмы в условиях тотальной конкуренции и гибкой предпринимательской среды. Такой же необходимостью является способность предприятия стремительно реагировать на перемены, происходящие в окружающем мире.

Стратегические цели компании обладают единым фундаментом и общими понятиями, обеспечивающими прицельное движение вперед. А информационные системы управления проектами являются инструментом по их достижению. Они учитывают проектные риски, выполняют оптимизацию использования ресурсов, мониторят исполнение стратегических планов, анализируют подлинные показатели и вносят корректировки в ход производимых работ.

Выходит, система управления проектами - ключевой компонент системы управления организацией, который ведет к достижению стратегических целей компании. Что же программа из себя представляет, каким образом внедряется и как ее правильно выбрать? Разбираем эти вопросы и выполняем обзор лучших автоматизированных программ в сегодняшней статье.

Системы управления проектами: определение сути

Сперва разберемся, что из себя представляет проектное управление. Информационная система управления проектами (ИСУП) является организационно-технологическим комплексом методических, технических, программных и информационных средств.

Данный инструмент, как правило, направлен на поддержку и повышение эффективности функциональных процессов планирования и управления проектами на основе специализированного программного обеспечения. Он должен обязательно записываться и проводиться на базе общих процессов управления.

Цели системы управления

Такие системы проектного управления были созданы специально для:

• роста результативности персонала предприятия во время выполнения проектной работы;
• усовершенствования качества управления проектами руководствующим составом;
• умножения продуктивности управления проектным портфелем организации.

Таким образом, системы и подсистемы управления помогают выполнять большее количество проектов в указанные сроки и вместе с тем ограничиваются меньшим бюджетированием, несут минимальные затраты.

Задачи ИСУП

Вышеперечисленные цели достигаются благодаря определенным задачам, стоящим перед системами управления. Укажем основные из них:

1. Обеспечение руководителя проектной деятельности инструментами для планирования проекта и мониторинга его выполнения.
2. Предоставление всем членам коллектива, участвующим в проектной деятельности, понятного инструментария, требуемого для реализации задач.
3. Предоставление контролирующего инструмента руководителю отдела или подразделения для качественного распределения и загрузки персонала по проектным и внепроектным заданиям.
4. Предоставление данных руководителю о принятии решений по назначению тех или иных работников на очередные проекты, возможности перераспределения уровня нагруженности.
5. Предоставление подходящего инструмента проектному директору, позволяющего автоматизировать рутину и наладить сквозной мониторинг состояния портфеля реализуемых проектов, возможность отслеживать качество работы руководителей.
6. Обеспечение унитарной панели для контроля всех проектов руководителю предприятия с целью возможности быстрого вмешательства в процесс, проведения аналитики отклонений или принятия решений.
7. Возможность просмотра соответствия портфеля проектов стратегии предприятия акционерам компании.

Основные задачи информационной системы управления проектами позволяют действовать эффективнее, а также качественнее выполнять процессы управления проектами любой компании в зависимости от ее особенностей, структуры и специфики. При этом каждый участник процесса имеет возможность наблюдения и мониторинга.

Виды систем управления

В большинстве случаев классификация систем проектного управления сводится к делению популярных программ на локальные, клиент-серверные и веб-базированные. Некоторые имеют как коробочную, так и облачную версию. Оплата осуществляется либо единоразово, либо по ежемесячной подписке за пользователя.

Небольшим командам, малому бизнесу рекомендуется приобретать не слишком дорогое или условно бесплатное программное обеспечение, расположенное в облаке разработчика. Такие платформы зачастую имеют функционал таск-менеджеров, ведут клиентские базы и успешно занимаются проектами.

Средним, большим и очень крупным предприятиям в России больше подходят коробочные модели с онлайн-системами, управляющими проектами. Их функционал обычно шире, имеет возможность настройки, обеспечивает компанию базовыми нуждами и легко адаптируется под деятельность любой сферы бизнеса.

Области применения системы управления проектами

ИСУП успешно используются в нескольких отраслях. Наибольшего результата они позволяют достичь в таких областях, как девелопмент, строительная и IT-сферы, инженерно-консультационные услуги, промышленность и создание новых продуктов, а также внутренние проекты развития.

Однако и в других сферах бизнеса большинство специальных систем управления проектами легко подстраиваются под отраслевую специфику с помощью расширенного функционала и гибкой кастомизации.

Применение систем проектного управления: какие есть выгоды

У собственников бизнеса может появиться закономерный вопрос: зачем компании информационная система управления проектами? На самом деле, она несет в себе сразу несколько преимуществ:

• сокращает количество проектов, не соответствующих стратегической линии компании;
• повышает ответственность и эффективность использования ресурсов фирмы;
• уменьшает перерасход бюджета;
• снижает процент неудачных проектных мероприятий;
• сводит к минимуму временные затраты проектных офисов и руководителей разработанных проектов.

И помните, что бизнес нуждается только в эффективных инструментах, которые впоследствии могут принести ему выгоду: финансовую, ресурсную или репутационную. Нет смысла заморачиваться насчет софта, только усложняющего работу компании или которым фирма не собирается пользоваться.

Внедрение ИСУП

Качественное внедрение отечественной системы управления проектами в практической деятельности предприятия - крупный и автономный организационный проект. Им необходимо управлять по требованиям правил проектного управления и управления преобразованиями в фирме.

Желательно осуществлять подобный проект по установленному стандарту, последовательно выполняя следующие шаги:

1. Компетентно инициировать создание проекта, установив проектного руководителя, составив рабочую группу и подготовив внутренний план реализации.
2. Включить в границы пилотного проекта единое средство управления (с автоматизацией, единым хранилищем, общей рабочей средой для дискуссий), при этом упростив, а не усложнив управленческие процессы.
3. В ближайшее время получить первоначальные результаты, позволив руководству предприятия удостовериться в правильности выбранного направления, а команде вдохновиться и получить дополнительный заряд мотивации.

Простой способ осуществить этапы правильно - это получить проектный онлайн-портал, позволяющий участникам проекта действовать быстро, в удобном формате, с учетом всех требований, покрывая фундаментальные потребности фирмы в информации по ходу выполнения проектной деятельности.

Системы управления проектами: как правильно выбрать

Таким образом, выбор правильной автоматизированной системы является основной задачей многих компаний, от которой зависит дальнейшее воплощение разработки. Принимать решение следует не бездумно, а опираясь на конкретные характеристики программного обеспечения, его методологии.

Платформа должна иметь простой и интуитивно понятный интерфейс, чтобы сразу запустить основные бизнес-процессы в компании, легко внедряться, не требовать длительного обучения пользователей. В этом случае программа не вызовет сопротивления у сотрудников, а будет принята работниками с благодарностью за упрощение сетевых процессов и высвобождение календарного времени.

Кроме того, функционал платформы должен быть гибким и легким в настройке, чтобы сразу запустить сервис в работу, а не мучиться с программированием и проектированием. В число инструментов должны входить определенные шаблоны, которые способны автоматизировать фундаментальные процессы компании. При этом программа должна иметь возможность дальнейшего корректирования по мере развития компании.

ЛидерТаск - информационная система управления проектами

Современная платформа ЛидерТаск - это инструмент управления корпоративными проектами, который легко и быстро адаптируется под ваши принципы и процессы. С помощью программы появляется возможность планировать проекты и отслеживать задачи, использовать канбан-доски, делегировать поручения, вести клиентскую базу, использовать анализ и мониторинг, создавать рабочие процессы.

Руководителю больше не придется подстраивать бизнес-процессы под ограничения используемого инструмента проектного управления. Наоборот, ЛидерТаск подстроится под нужды менеджмента и технологии компании. Сделает все так, как нужно команде. 

Функции сервиса:

• CRM-система с расширенной клиентской базой;
• канбан-доски, визуализация методов;
• напоминания, умные уведомления;
• задачи с функцией древовидности и подзадачами, проекты, чек-листы, списки дел с метками и цветовым оформлением;
• ежедневник, расписание, календарь;
• прикрепление вложений и файлов (изображений, видео, ссылок, текстов и пр.);
• интеллектуальный поиск, фильтрация, сортировка;
• кастомизация настройки;
• индивидуальный и совместный доступ, режим бога;
• интеграция с электронной почтой, сторонними сервисами;
• синхронизация с любыми мобильными устройствами, девайсами, виджетами в браузерах.

Тарифы:

• бесплатный - 0 рублей за пользователя (для начинающих);
• премиум - от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
• бизнес - от 331 рубля в месяц за пользователя (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов - от 7 дней (по договоренности с компанией). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и НКО.

Автоматизированные системы управления проектами соединяют в себе инструменты для выполнения задач в единое целое. Управляют распределенной инфраструктурой, контролируют состояние элементов и систем, предупреждают о вероятных проблемах, планируют и помогают вести учет в коллективе.

Применяйте системы управления проектами в профессиональной практике, чтобы в разы упростить работу бизнес-процессов, увеличить производительность, повысить доход предприятия. Удачи!