Фасилитация: что это и как применять ее в бизнесе

С каждым годом перед бизнесом возникают все новые и новые вызовы, которые требуют от руководителей правильного реагирования и принятия взвешенных решений. Последние бизнес-тренды основываются на одной простой мысли, что для эффективной работы необходимо работать в команде. Перед руководителем стоит задача не просто собрать команду, организовать рабочие процессы, но построить эффективное взаимодействие и коммуникацию внутри коллектива. На этом этапе у многих возникают трудности, с которыми они не знают, что делать.

Что такое фасилитация

Под фасилитацией сегодня подразумевают профессиональную организацию группового обсуждения, направленного на достижение поставленных целей. Для этого предлагается использовать инструменты и практики, которые помогают вовлекать участников в разговор. Буквально фасилитация переводится с английского как облегчение процесса. Команда должна совместно выработать решение проблемы, обозначенной в начале дискуссии, и перейти к реализации. 

Если говорить простыми словами, то её используют в случаях, когда необходимо активное групповое обсуждение: рабочие планерки, брейнштормы, семинары. На подобных мероприятиях часто случается так, что несколько наиболее активных участников постоянно разговаривают, а остальным либо не хватает времени, либо смелости и желания высказать свою позицию. В результате мнения других остаются неуслышанными. Инструменты фасилитации призваны решить эту проблему. Она помогает построить обсуждение таким образом, чтобы все идеи и мысли были озвучены. В отличие от Agile-методологий, для внедрения не потребуются месяцы предварительной подготовки и перестройка бизнес-процессов.

Фасилитация в психологии

Впервые о данном термине заговорил американский психолог Роберт Зайонц в 60-х годах XX века. В серии экспериментов он решил проверить, как хорошо тараканы справляются с лабиринтами разной сложности. Выяснилось, что легкие лабиринты насекомые преодолевают быстрее, когда работают сообща и под надзором других особей, а сложные — в одиночку и без посторонних наблюдателей. Позже он подтвердил открытие аналогичными тестами с людьми и сформулировал теорию социальной фасилитации, согласно которой обстоятельства влияют на качество работы.

Дальнейшее развитие теория получила в статьях другого американского психолога — Карла Роджерса. Он предложил новый взгляд на определение роли учителя в процессе образования. По мнению Роджерса учитель должен не столько передать знания студентам, сколько построить с ними личностные отношения, основанные на доверии, признании и сопереживании. Положительное отношение к ученику помогает раскрыть его потенциал. В классе необходимо создать атмосферу, в которой студенты смогут легко общаться, активно участвовать в дискуссиях без критики и давления со стороны преподавателя. С течением времени методика вышла за рамки образовательной сферы и стала применяться в других областях, в частности в деловых коммуникациях. 

Цели фасилитации

Используются различные методы и техники, выбор которых определяется ожидаемым результатом. Одни помогают генерировать идеи и новые решения, другие прийти к общему решению, а третьи повышают продуктивность. Методы применяются отдельно или комбинируются в зависимости от целей. 

К примеру, команда может собраться, чтобы выяснить, в каком направлении следует двигаться, и услышать мнения других по данному поводу. А можно обсуждать, как различные отделы компании организуют обучение новых сотрудников. На такой встрече участники обмениваются опытом и знаниями. Третий тип встреч — генерация идей. В начале такой сессии обозначается проблема, и каждый предлагает свое решение. Затем лучшие идеи отправляют в работу. Также команды могут собираться, чтобы вместе принять важное решение, например: какой проект взять в работу, кто будет ответственным за его реализацию.

Кто такой фасилитатор

Успех групповой работы зависит от двух факторов: наличие участников, обладающих экспертизой в обсуждаемых вопросах, и грамотная организация процесса обсуждения. Эти две составляющие облегчат совместную работу и сделают ее максимально продуктивной.

Организует и руководит процессом общения как раз фасилитатор. При отсутствии модератора разговоры затягиваются и превращаются в настоящий хаос. Экстраверты давят на интровертов, люди с быстрым мышлением подгоняют остальных, а кто-то не готов публично высказываться перед другими. В итоге принятыми решениями довольны не все участники, что может сказаться на их реализации. Построить обсуждение таким образом, чтобы каждый смог рассказать о своем видении  — одна из задач фасилитатора. Сотрудники должны понять, что на самом деле хотел донести говорящий, и совместно прийти к общему решению проблемы. 

Может ли руководитель быть фасилитатором? В исключительных случаях. Фасилитатор должен концентрироваться на процессе обсуждения и оставаться безразличным по отношению к обсуждаемому вопросу. С участниками же все наоборот. Они погружены в тему и не вмешиваются в организационные процессы. Если руководитель берет на себя роль фасилитатора, то группа лишается мощнейшего эксперта, который привнесет полезные идеи и мысли. При этом руководитель должен оставаться беспристрастным, что на практике чаще всего не случается. В результате мы получаем непродуктивное общение, от которого у всех остается осадочек. Навыки фасилитации будут эффективными только в том случае, если каждый будет выполнять свою роль.

Чаще всего роль фасилитатора на себя берут внешние специалисты из бизнеса, консалтинга или внутренние специалисты, прошедшие курсы или тренинги по подготовке фасилитаторов, а также обладающие соответствующими знаниями и навыками. На время группового обсуждения фасилитатор принимает на себя несколько ролей: мотиватора, медиатора и модератора. Он поддерживает вовлеченность участников, создает благоприятную среду для свободной дискуссии и направляет обсуждение в правильном направлении для сохранения эффективности. 

Фасилитатор всегда занимает нейтральную позицию. Он не принимает решений, не учит команду, как правильно действовать, а лишь помогает обнаружить проблему и принять решение с помощью конструктивного обсуждения. Даже если он является экспертом в обсуждаемом вопросе, он не вмешивается в разговоры.

Резюмируя, еще раз обозначим особенности роли фасилитатора.

Фасилитатор должен	Фасилитатор НЕ должен
Сохранять фокус внимания на обсуждаемом вопросе	Брать на себя роль эксперта
Соблюдать обозначенный регламент и структуру дискуссии	Допускать хаотичное обсуждение
Задавать вопросы и слушать	Принимать непосредственное участие в дискуссии
Вовлекать участников в обсуждение	Самостоятельно интерпретировать слова других участников
Следить, чтобы все мнения были учтены	Игнорировать идеи участников

Для чего нужна фасилитация в бизнесе

Методы фасилитации применяют в случаях, когда нужно решить нестандартную, творческую задачу и ее решение неочевидно или когда требуется групповое обсуждение и мнение различных экспертов. Перенеся это описание на бизнес-задачи, получается следующий список потенциальных ситуаций для использования фасилитации:

1. совещания по новым проектам;
2. стратегическое планирование;
3. подведение итогов года;
4. антикризисные сессии;
5. разработка новых продуктов и услуг;
6. разработка корпоративной культуры;
7. брендинг;
8. решение конфликтов. 

Чаще всего к техникам обращаются в проектной работе, так как максимальный эффект достигается при работе с комплексными задачами. Принципы работы Agile-команд очень схожи с ними. Индивидуальный коучинг также является своего рода фасилитацией, где вместо группового обсуждения ведется индивидуальная работа. 

Бизнесу важно уважать различные мнения внутри команды и предоставлять каждому шанс высказаться и быть услышанным. Фасилитационная модель дает сотрудникам необходимое ощущение собственной важности и причастности к финальному результату. Они с удовольствием подключаются к генерации новых идей, их реализации и разработке. 

Команда прикладывает собственные силы для решения вопроса. Это способствует развитию самолидерства — повышается ответственность и мотивация, растет продуктивность. Сотрудники активно общаются внутри команды, самостоятельно разбивают сложные задачи на подзадачи, сопоставляют их и делегируют.  Однако у фасилитационного стиля управления есть минусы. Из-за большого количества разных мнений, идей, работа может выглядеть хаотичной. Руководителю нужны техники фасилитации, так как они систематизируют этот хаос. 

Методы и техники фасилитации

Существуют разные техники и методы фасилитации, которые помогают достигнуть команде нужного результата. Давайте рассмотрим некоторые их них. 

Мозговой штурм

Группа свободно накидывает любые идеи для решения поставленного вопроса. В процессе мозгового штурма не оценивается качество предложенных вариантов — главное, чтобы их было как можно больше. Все идеи записываются, а потом обсуждаются. 

Множественное голосование

Эту технологию можно применить для дальнейшего обсуждения результатов мозгового штурма. Участники должны проголосовать за лучшие предложения по их мнению. При этом голосовать можно сколько угодно. После подсчета голосов из списка убирают идеи, за которые никто не проголосовал, и начинается обсуждение остальных решений. Потом проходит второе голосование, но выбрать можно уже не больше, чем половину идей из списка. По этой схеме команда продолжает, пока она не придет к финальному решению. 

Мета-планирование

Все участники дискуссии пишут на стикерах свое мнение по обсуждаемой теме. После сбора записей начинается коллективное обсуждение. Данный способ подойдет в случаях, когда нужно узнать мнение каждого в сжатые сроки. 

Совместная работа в небольших командах

Поможет повысить вовлеченность участников в начале встрече. Команда разбивается на небольшие группы по два-три человека. Все группы между собой обсуждают один и тот же вопрос, а затем озвучивают свои идеи.

Во все тяжкие

Используется, когда команде необходимо творчески подойти к решению задачи. В случайном порядке участники озвучивают свои предложения, начиная их с фразы «было бы хорошо, если бы…». Команда должна придумать больше 20 идей. В начале все будет довольно банальным, но в процессе появятся более креативные варианты. 

Групповой обзор

Методика подведения итогов встречи. В последние 10 минут команда анализирует, что удалось узнать за время обсуждений и какие результаты были достигнуты. Необходим проговорить, что получить, а что нет и что нужно править к следующей сессии. 

Ментальные карты 

Метод генерации идей, когда нужно погрузиться в изучение конкретной темы. Рисуете круг с ключевой темой, а дальше начинаете ее развивать, переходя от общего к частному, добавлять новые круги с подтемами и соединять их стрелками. Каждую подтему можно дополнительно раскрыть и продолжить цепочку. Для рисования подойдет обычный блокнот, доска, онлайн-сервисы или любой другой инструментарий. 

Визуализация процесса с помощью ментальных карт, диаграмм или письменного обсуждения — важный элемент фасилитации. Она помогает сфокусироваться, более точно выражаться и доносить свои идеи другим. 

Помимо стандартных базовых инструментов, существуют узкоспециализированные инструменты фасилитации, которые работают с конкретными задачами:

• SWOT-анализ — оценка положения бизнеса на рынке для стратегического планирования;
• форсайт — групповой поиск будущего образа компании на основе анализа текущего положения и современных тенденций;
• выход за рамки — сознательный отказ от привычной организации работы для совершенствования бизнес-процессов компании;
• поляризация мнение — применение крайне пессимистичных и оптимистичных мнений в обсуждении.

Как оценить фасилитацию

В этом большом разнообразии подходов, методов и инструментов стоит не забывать, с какой целью мы обращаемся к фасилитации — найти общее решение совместными усилиями. Хорошее решение — это решение, которое поддерживает вся команда, и оно обречено на успех по объективным причинам. По этим двум критериям и нужно оценивать фасилитацию.

Оцените, насколько удалось вовлечь всех участников в обсуждение, готовы ли они приступить к реализации выбранного решения и понравилось ли им общаться в таком формате или нет. Для анализа успешности определите, насколько удалось достигнуть поставленной цели в начале встречи. Если вы искали выход из кризисной ситуации, то действительно ли выбранная идея поможет компании или нет? Если проводили стратегическое планирование, то получилось ли составить план действий?

Почему фасилитация важна

Мастерство фасилитации способствует созданию среды, в которой каждый сможет высказать свое мнение и поучаствовать в решении общей проблемы. Обсуждения строятся конструктивно и спокойно, поэтому люди не чувствуют себя обиженными. При этом фасилитацию можно применять буквально везде. Любая человеческая деятельность требует коммуникации и построения межличностных отношений. Выстроив правильную коммуникативную культуру, мы сможем использовать экспертность каждого члена группы и эффективно добиваться общих целей. Навыки фасилитации позволяют увидеть ситуацию с разных углов, вычленить корень проблемы и принять максимально полезное решение для команды.