Что такое продуктивность и как ее повысить

Вы много работаете, не позволяете себе расслабиться в течение рабочего дня, но к его окончанию с ужасом замечаете, что большая часть задач осталась незавершённой? Значит, самое время задуматься о повышении продуктивности. В первую очередь, вам нужно разобраться, как больше успевать за меньшее время. Правильно подобрав подходящие средства и инструменты, вы поймёте, в каком направлении стоит двигаться, чтобы быстро обойти более успешных коллег или конкурентов.

Что такое продуктивность простыми словами

Чтобы понять, какие действия необходимо предпринять, чтобы больше успевать и меньше уставать, в первую очередь, разберёмся с самим понятием «продуктивности». Что это такое? И как влияет на работу каждого отдельно взятого сотрудника, отдела или компании? Тем более что на эту тему написано немало статей и книг.

Как охарактеризовать продуктивность простыми словами? Это оценка результатов деятельности, человека, компании, отрасли. Слово «продуктивный», «productivity» позаимствовано из английского языка. Изначально его применяли в сельском хозяйстве для выделения элитных экземпляров животных, отличающихся отменным здоровьем и дающих крепкое потомство. Оттуда понятие перешло в промышленное производство. “Продуктивность” в промышленности обозначает объём продукции, произведённой за единицу времени. В русском языке ему соответствует синоним «производительность». Пример: компания владеет двумя условными заводами «А» и «Б», производящими определённые изделия. Завод «А» за месяц выпустил 150 единиц продукции, а с конвейера завода «Б» сошло 250 единиц изделий. То есть он был более продуктивным.

Продуктивность измеряется у корпораций, подразделений, сотрудников для оценки собственных достижений, как на работе, так и в повседневной жизни. Например, сегодня во время утренней пробежки вам удалось преодолеть 5 км. Вчера за это же время вы пробежали 4 км. То есть ваша продуктивность увеличилась.

Ответ на вопрос, что такое продуктивность в работе, даёт простая формула: Это Минимум затраченного времени + Максимум достигнутых результатов.

На производстве, в бизнесе данный показатель можно легко оценить, ориентируясь на количество произведённой продукции или растущую прибыль. Труд же конкретного человека измеряется не в количестве прибыли, а в умении рационально обращаться со своими способностями и талантами, заложенными природой.

Любой труд можно считать продуктивным, когда:

• Человек получает удовлетворение от работы.
• Она выполняется профессионально и качественно.
• Исполнитель не боится проявлять инициативу в работе.
• Работник не смотрит всё время на часы, ожидая, когда всё, наконец-то закончится. Он «горит работой», стремясь выполнить её на высоком уровне.

Продуктивность любой работы не зависит от количества времени, затраченного на её выполнение. Например, когда руководитель поручает исполнителю сделать отчёт к определённому времени, он считает такое требование разумным. Ведь на составление отчёта нужно немного времени. Но, если у вас есть другие обязанности и более срочные задачи, вы можете не успеть завершить порученную работу к установленному сроку. По этой причине для оценки результата используется ещё один важный показатель – эффективность сотрудника или труда.

Как связаны между собой продуктивность и эффективность

Если продуктивность представить в виде выручки с продаж от реализации продукции, то эффективность – это сумма, которая останется на руках после расчёта с поставщиками, уплаты налогов и прочих издержек. Иначе говоря, эффективность – это объём продукции с учётом затрат. Для измерения эффективности важно учитывать, каким путём был достигнут результат.

Снова вернёмся к примеру с двумя заводами. Мы помним о том, что завод «Б» сработал более продуктивно, выпустив 250 изделий. Но на нём работало вдвое больше сотрудников, чем на заводе «А». То есть, в итоге, если бы количество работающих на заводах было одинаковым, «Б» выпустил бы всего 125 изделий. Получается, что эффективность предприятия «А», выпустившего 150 изделий, выше на 20%.

Эффективность также измеряется как соотношение качества выполненной работы к затраченному на неё времени. Пример: двум сотрудницам колл-центра поручено обзвонить 100 клиентов в течение рабочего дня. Первая за день опросила 150 клиентов. Вторая созвонилась с 300 клиентами. Обе они достигли нужного результата, но вторая выполнила задание более эффективно. Она сделала 200 дополнительных звонков, в то время как её коллега – только 50.

Эффективность важна в любой работе. Но, не стоит зацикливаться на идеальном выполнении работы , сознательно поднимая себе планку. Постоянное беспокойство о качестве приводит к неуверенности в себе, повышению тревожности и прокрастинации. Беспокойство руководителя передастся команде. Её участники побоятся проявлять инициативу из-за страха ошибок.

В работе, повседневной жизни важно соблюдать своеобразный баланс, работая над обоими показателями, стараясь достигать поставленных целей, трезво оценивая, какие при этом несутся затраты.

Как измеряется продуктивность

В настоящее время для оценки эффективности и продуктивности используется система Objectives and Key Results (OKR), разработанная корпорацией Intel, и довольно быстро распространившаяся в бизнес пространстве. Ей пользуются крупные мировые компании, такие как Linkedln или Google, небольшие стартапы и начинающие предприниматели. С помощью данной методики удобно формулировать задачи, следить за эффективностью и повышать продуктивность.

Методика подразумевает постановку главных целей (Objectives) и выделение переходных периодов на пути к ним (Key Results), помогающих достигать нужного прогресса. Вы устанавливаете желаемые результаты, крайние сроки их достижения и отслеживаете продуктивность. Для этого требуется серьёзная мотивация и желание достичь запланированного результата.

Для оценки эффективности и результативности персонала во многих компаниях широко используется Key Performance Indicators-методология или KPI. Это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов. Показатели KPI утверждаются для отдельных сотрудников и подразделений компании. Например, для специалиста HR-отдела KPI определяется по количеству нанятых работников, оставшихся в компании после успешного прохождения испытательного срока.

Факторы, влияющие на продуктивность

Итак, мы разобрались, что значит продуктивность. Пора поговорить о том, какие факторы оказывают на неё влияние. В первую очередь, это состояние организма человека и условия, в которых он работает. Известно, что концентрация углекислого газа в помещениях напрямую влияет на уровень внимания и концентрацию присутствующих в них сотрудников. То есть добиться повышения продуктивности можно путём регулярного проветривания офиса и обеспечения его качественной вентиляции.

Ещё один важный фактор – уровень освещения в помещении. При его достаточном количестве персонал испытывает гораздо меньше проблем, связанных с напряжением глаз и повышенной утомляемостью. У них реже болит голова, следовательно, работают они более эффективно и продуктивно.

Аналогично воздействует на людей температура воздуха на рабочем месте. При её понижении ниже 20 градусов, сотрудники допускают больше ошибок. Но, при превышении более 25 градусов работоспособность также снижается.

Для повышения продуктивности важно регулярно заниматься спортом, следить за качеством и количеством сна. Чем меньше спит человек, тем хуже он воспринимает обучение, принимает большее количество неверных решений. В свою очередь, качественный сон вкупе с систематическими занятиями спортом способствует улучшению концентрации, памяти, повышает настроение и снижает уровень стресса, негативно влияющего на продуктивность.

Что мешает стать продуктивным

Повышение продуктивности – осознанный процесс, требующий времени, дисциплины и терпения. Чтобы выработать для себя определённую программу действий, нужно сначала понять, что мешает работать эффективно и продуктивно. Приведём несколько самых распространённых причин:

• Излишнее упорство. Это важное качество необходимо для достижения целей. Но, когда цели теряют значимость и важность, некоторые люди движутся к ним по инерции, не замечая перемен. Чтобы избежать этого бесполезного занятия, время от времени стоит задаваться вопросом об актуальности поставленных задач.
• Амплификация, повторение одних и тех же действий, чтобы убедиться в их правильности. Из-за этого силы растрачиваются впустую.
• Реверсия, возвращение в мыслях к прошлому с сожалением о нереализованных возможностях.
• Спешка, опережение событий. Строя планы на будущее, важно не упускать из виду текущих событий.

Затягивание, постоянные переносы работы также мешают стать продуктивным. Обещание, что вы сделаете её завтра, в понедельник, 1 января – это сознательный самообман.

Как повысить продуктивность

Существует немало эффективных и реально работающих способов повышения продуктивности. Вот некоторые из них:

1. Составляйте планы на день. Если этого не сделать, вы будете отвлекаться на посторонние, ничего не значащие занятия, например, общение с коллегами или изучение электронной почты.
2. Определите пики своей биологической активности. У большинства людей они приходятся на утреннее время. На этот период стоит планировать важные дела, требующие внимания и концентрации.
3. Избегайте многозадачности. При постоянном переключении между разными задачами продуктивность снижается до 40%. Поэтому лучше сосредоточиться на главном деле, не отвлекаясь на посторонние задания.
4. Применяйте техники и инструменты тайм-менеджмента для самоорганизации и распределения времени (это может быть метод GTD, матрица Эйзенхауэра, система Канбан или метод Помодоро).
5. Начинайте день с работы над сложными задачами. Маленькие дела, занимающие несколько минут, выполняйте сразу, не откладывайте на потом.
6. Письменно фиксируйте планы и отмечайте прогресс в их достижении.
7. Не превращайтесь в раба гаджетов, соцсетей и разговоров с токсичными людьми.
8. Высыпайтесь, уделяйте достаточно времени отдыху.
9. Пользуйтесь программами-напоминалками.
10. Будьте готовы к возможным отклонениям в плане из-за форс-мажоров.

Грамотно распределить и распланировать рабочий день, личное время поможет стратегия СВД. Данная аббревиатура расшифровывается как «Самые важные дела».

ЛидерТаск – удобный инструмент для повышения продуктивности

В эпоху цифровизации для улучшения продуктивности всё чаще используются электронные программы. В их число входит ЛидерТаск – современное, функциональное приложение для планирования задач, в котором удобно составлять планы, контролировать их исполнение и рационально организовывать любые дела. Отслеживать результативность команды, работающей над проектом, и каждого её участника. Ставить цели, задачи, делегировать их коллегам, подчинённым.

Оценить продуктивность в ЛидерТаск можно на информативном графике, на котором указывается количество порученных, выполненных и незавершённых вовремя задач, время их исполнения. За каждую успешно выполненную задачу присваивается один балл. Если сроки срываются, задание выполнено некачественно, баллы отнимаются.

Продуктивность может оцениваться по различным параметрам:

• По задачам (общим и индивидуальным);
• По времени (дням, неделям или месяцам).

Кроме графика результат может отображаться в виде шкалы, показывающей среднюю результативность пользователя в сравнении с другими участниками команды.

Заключение

Чтобы добиться успеха в работе, делайте то, что вам действительно нравится. Занимаясь любимым делом, вам гораздо проще будет достичь высокой продуктивности. Вовремя останавливайтесь. Не стоит пытаться спасать проект до конца, если в нём невозможно что-то изменить в лучшую сторону. Проведите анализ ошибок и идите дальше, чтобы успешно выполнить другую работу. Грамотно распределяйте свои силы, не бойтесь делегировать и научитесь фокусироваться на важном. И, вы заметите, как это отразится на вашей продуктивности.