Выбираем систему планирования

В нашей повседневной жизни, когда мы сталкиваемся с неудачей в планировании, мы склонны делать выводы о том, что планирование “это не для меня”. Однако не существует универсальной системы, которая идеально подходила бы каждому. Поэтому, ключ к успешному планированию заключается в подборе подходящего инструмента, который идеально соответствует нашим индивидуальным особенностям и задачам.

Система планирования — это организованный метод или набор инструментов, предназначенных для управления временем, задачами и целями. Эти системы могут быть простыми или сложными, но их основная цель — помочь нам структурировать свою жизнь для более эффективного достижения задач и целей.

Многие системы планирования могут показаться довольно жесткими и скучными, да и времени на них уходит немало. Но это не значит, что все такие. Существуют подходы, которые удобнее и проще, ведь с ними не нужно тратить кучу времени на сложные схемы. Все-таки главное в планировании — чтобы оно помогало, а не усложняло вам жизнь, верно?

В этой статье мы рассмотрим топ разных систем планирования, чтобы вы могли выбрать ту, которая лучше всего поможет вам достичь своих целей и оптимизировать время.

1. Матрица Эйзенхауэра

Популярная методика управления временем, которая помогает приоритизировать задачи, основываясь на их срочности и важности.

Для начала выпишите все ваши дела в единый список. С помощью удобного инструмента, например, вы можете использовать ручку и бумагу, составьте таблицу с четырьмя квадрантами. Каждый квадрант соответствует приоритету:

• A – Задачи требуют немедленного внимания и решения.
• B – Задачи в этой категории важны для достижения долгосрочных целей.
• С – Кажутся срочными, но на самом деле значительно не влияют на долгосрочные цели.
• D – Дела в этом квадранте имеют наименьший приоритет.

2. Метод АБВГД

Это эффективный инструмент для разработки и управления проектами, который обычно применяется на предприятии или в организации, но также может использоваться для личного тайм-менеджмента. Основан на принципе приоритизации задач и позволяет эффективно организовать свой рабочий день.

Составьте список дел и разбейте его на следующие группы:

• А – дела, которые нужно завершить как можно быстрее;
• Б – важные задачи, которые выполняются во вторую очередь;
• В – для решения достаточно уделить немного времени без последствий на результат;
• Г – задачи, которые не требует скорого решения, их можно делегировать или отложить в долгий ящик;
• Д – бесполезные, которые стоит вычеркнуть из списка дел.

3. Техника Pomodoro

Техника таймера Помодоро, разработанная Франческо Чирилло в конце 1980-х годов, представляет собой метод управления временем, который призван повышать производительность и концентрацию. Методика заключается в делении рабочего времени на короткие интервалы, обычно по 25 минут, которые называются «помодорами», разделенные короткими перерывами. Каждый интервал «помодоро» предполагает непрерывную работу над задачей, после чего следует пяти или десятиминутный перерыв. Алгоритм методики прост:

1. Составьте список дел и выберите наиболее важную в данный момент задачу;
2. Заведите таймер на 25 минут и начинайте активно работать;
3. После первых 25 минут сделайте короткий перерыв на 5-10 минут;
4. Повторите процесс по 25 минут 3 или 4 раза, после чего сделайте длинный перерыв на полчаса.

4. Bullet Journal

Подход в организации записей, которая позволяет структурировать ваши задачи, планы, напоминания и личные мысли в одном месте. Особенностью Буллет Джоурнала является гибкость и возможность адаптации под индивидуальные нужды каждого человека. Вы можете оформлять ваши дела и события так, как хочется именно вам.

Основной принцип системы заключается в использовании коротких записей (буллитов) для обозначения различных элементов: задач, событий и заметок. Традиционно задачи отмечаются точками, события – кружками, а короткие заметки – тире.

Единственный минус системы, она отнимает очень много вашего времени. Хотя процесс заполнения журнала и занимает немалую часть вашего времени, в конечном итоге оправдывает каждую затраченную минуту благодаря поразительному результату!

5. Канбан

Среди множества методик управления временем и задачами, метод Канбан выделяется своей простотой и гибкостью, что делает его отличным инструментом для личного планирования. В основе kanban лежит идея визуализации рабочего процесса, что помогает легко отслеживать прогресс и управлять задачами. Для использования канбан в личном планировании проделайте следующий алгоритм:

1. Создайте свою доску Канбан: Это может быть физическая доска с карточками в виде клеющихся стикеров или цифровой инструмент, например, приложение ЛидерТаск.
2. Определите категории: Традиционные колонки “К выполнению”, “В процессе” и “Выполнено” могут быть дополнены другими, например, “Идеи” или “Долгосрочные цели”. Колонки могут быть любыми. Главное, чтобы они удовлетворяли вашим потребностям.
3. Добавьте задачи: Запишите все текущие задачи в колонку “К выполнению”.
4. Установите лимиты: Ограничьте количество задач, которые могут находиться в каждой колонке, чтобы избежать перегрузки.
5. Приоритизируйте и планируйте: Регулярно пересматривайте и обновляйте доску, перемещая задачи по колонкам по мере их выполнения.

6. Список дел с расписанием

Один из самых простых и эффективных систем для личного планирования – список дел с расписанием. Что требуется

1. Первое, что необходимо сделать – составить список всех задач, которые вам нужно выполнить в течение следующего дня. Вы можете не ограничиваться только одним днем, а составить расписание на неделю вперед;
2. Второе, приоритезируйте все задачи, например, с помощью матрицы Эйзенхауэра или АБВГД, которые мы упомянули ранее. Вы должны понимать, что вам точно стоит включить в расписание, а что можно пропустить;
3. Разбейте крупные задачи на мелкие подзадачи. Банальный пример “Работа” с 9 до 18, можно и нужно структурировать на важные подэлементы;
4. Для всех задач установите сроки и дедлайны, чтобы они не наслайвались друг на друга;
5. Регулярно проверяйте свой список и отмечайте выполненные задачи.

И самое главное в этом подходе – помнить про непредвиденные обстоятельства. В течение всего дня на вашем пути могут встать новые задачи или преграды, которые разрушат всё расписание. Поэтому будьте готовы к изменениям в вашем расписании. В таких случаях важно быть гибкими, чтобы вовремя перестроиться.

Как выбрать систему планирования

Мы подготовили несколько советов, которые помогут вам определить “ваша” это система планирования или нет:

Определите ваши потребности: Разные системы могут лучше подходить для разных видов задач. Например, Таймер Помодоро может быть эффективен для интенсивной работы с ограниченными сроками, в то время как Канбан лучше подходит для проектов с постоянно меняющимися приоритетами.

Определите срочность: Для долгосрочного планирования может подойти система планирования дел, акцентирующая внимание на установлении целей и их разбиении на этапы, например, Матрица Эйзенхауэра, а для краткосрочных – Помодоро.

Отталкивайтесь от объема работы: Для сложных многоэтапных проектов может потребоваться более детальное планирование, в то время как для ежедневных или простых задач подойдет более легкая система.

Метод проб и ошибок: Попробуйте разные системы на короткий период времени и оцените, как они соответствуют вашим потребностям.

Комбинируйте системы: Иногда эффективно комбинировать элементы разных систем, чтобы создать индивидуализированный подход.

Проведите анализ: Оцените, насколько улучшилась ваша продуктивность и как изменилось качество работы.

Меняйте подход: Если система личного планирования не приносит желаемых результатов, будьте готовы изменить ее или попробовать другую.

Заключение

Выбор индивидуальной системы планирования – это всегда процесс проб и ошибок, который требует понимания своих нужд и предпочтений. Важно найти баланс между эффективностью и удобством использования вашей системы планирования. Не бойтесь экспериментировать и адаптировать системы под себя, чтобы достигать максимальной продуктивности в делах и удовлетворения от выбранной системы.