Как работает метод АБВГД

Эффективное управление временем – важный навык, необходимый каждому успешному человеку. Организовать свою жизнь и работу так, чтобы выполнять больше важных дел за меньшее время, помогает планирование. В современном тайм-менеджменте существует множество техник планирования. Среди них нет универсального варианта, каждый подбирает для себя метод и инструменты в соответствии с личными предпочтениями и целями.

Сегодня мы подробнее рассмотрим одну из известных методик планирования, разработанную мотивационным коучем, Брайаном Трейси, автором бестселлера «Съешь лягушку». Его можно использовать для оценки и организации дел, чтобы правильно распределять их в ежедневных планах по важности и приоритету.

Почему важно управлять временем

Не умея рационально распоряжаться собственным временем, невозможно управлять ничем другим. С этим утверждением, высказанным американским экономистом, Питером Друкером, сложно не согласиться. Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые хотят видеть у своих сотрудников руководители. Они предпочитают работать с исполнителями, вовремя завершающими поставленные им задачи, соблюдающими дедлайны, умеющими правильно распределять дела по приоритетности и планировать свой день.

Чтобы грамотно обращаться со временем, в первую очередь, стоит выявить причины, мешающие использовать его рационально. К ним относят:

• Прокрастинацию, стойкое желание откладывать дела на потом.
• Перфекционизм, сопровождающийся фанатичным стремлением все задачи доводить до идеала.
• Недостаток знаний в определенной области, не позволяющий оперативно выполнить порученную работу.
• Отсутствие навыка работы с инструментами и техниками тайм-менеджмента.

Все эти «узкие» места можно устранить путем тренировки силы воли и самодисциплины.

В чем заключается суть метода АБВГД

Другое название этой методики: «Оценка последствий». Суть метода АБВГД заключается в ежедневном составлении списков задач с их приоритизацией. Он достаточно прост в исполнении, но при этом дает превосходные результаты.

Каждое утро вы начинаете с составления списка всех дел, которые необходимо выполнить в течение дня. Это можно сделать на обычном листе бумаги или использовать электронный планер. При их добавлении не нужно придерживаться какой-то системы. Включите в список рабочие, личные задачи. Далее их необходимо распределить по приоритетным группам. Для этого каждый пункт помечается соответствующей буквой:

• А – важнейшие дела, связанные с серьезными последствиями в жизни и на работе.
• Б – обязательные задачи, которые также нужно срочно выполнить, но последствия из-за невыполнения не будут такими серьезными, как в первом случае.
• В – их желательно выполнить, но ничего не случится, если отложить их на более позднее время.
• Г – дела, исполнение которых можно поручить другим.
• Д – о них можно смело забыть и убрать из списка. Это бесполезные, неактуальные или навязанные кем-то извне действия, которые не принесут никакого положительного результата.

Если в общем списке окажется несколько дел с одинаковой буквой, их нумеруют в порядке приоритетности выполнения: А1, А2, А3 и так далее. После завершения работы со списком у вас получится чек-лист на день. Выполнять его пункты нужно поэтапно, начиная с позиции, обозначенной буквой А1. Переходить к следующим задачам можно только по завершению предыдущих.

Как использовать метод АБВГД на практике

Чтобы не запутаться в записях, удобнее всего ежедневные дела оформлять в виде таблицы:

Группа	Задачи	Приоритетность исполнения
А	Сдать дизайн-макет для сайта Провести переговоры с клиентом Пополнить баланс рекламного кабинета Записаться на медицинское обследование	А1 А2 А3 А4
Б	Оплатить коммунальные услуги Подать объявление о продаже авто Выполнить техобслуживание автотранспорта	Б1 Б2 Б3
В	Удалить спам и почистить электронную почту Посетить выставку Встретиться с друзьями	В1 В2 В3
Г	Организовать корпоративное мероприятие для сотрудников Выполнить генеральную уборку	Г1 Г2
Д	Оставить комментарий на сайте Посмотреть сериал, рекомендованный знакомыми	Д1 Д2

Когда таблица будет заполнена и промаркирована, можно переходить к выполнению описанных в ней действий:

1. Дела из группы Д вычеркиваем, чтобы не отвлекаться. О них можно благополучно забыть.
2. Начинаем работу с пункта А1. Не допускаем срыва дедлайна, итоговый результат нужно предоставить руководителю проекта.
3. Затем выполняем не менее важные, но не такие срочные задачи: созваниваемся с клиентом, закидываем денег в рекламный кабинет (там есть еще небольшой остаток, но затягивать с этим вопросом нельзя).
4. Записываемся к врачу, так как поддержание здоровья – всегда в приоритете.
5. Коммунальные услуги нужно оплачивать вовремя. Далее подаем объявление на Авито, занимаемся техосмотром после завершения других первостепенных дел.
6. Задания из группы Г поручаем другим исполнителям. Организацией корпоратива может заняться ваш заместитель, а для генеральной уборки наймите клининговую службу. Тогда у вас останется достаточно времени на выполнение других дел и полноценный отдых.

Следуя данному методу, вам будет проще сконцентрироваться на решении первостепенных задач, чтобы управлять временем качественно и эффективно.

Вопросы для категории А

Понять, насколько важна та или иная задача, поможет список следующих вопросов:

• Выполнение каких действий приблизит меня к главным целям в течение этого дня, недели, месяца или года?
• Можно ли, выполнив одну задачу, решить с ее помощью другие дела?
• Какие из них принесут мне большую пользу или хорошее материальное вознаграждение?
• Какие задачи помогут внести наибольший вклад в деятельность компании, бизнеса?
• У каких из них, при невыполнении, будут самые негативные последствия?

Как сочетать метод АБВГД с другими техниками тайм-менеджмента

Методика приоритизации АБВГД отлично сочетается с другой техникой Брайана Трейси: «Съешь лягушку». Ее смысл заключается в том, что любой день нужно начинать с выполнения самых сложных и неприятных задач. То есть важные дела, связанные с ключевыми целями и результатами, должны находиться в списке приоритизации на первом месте. После их завершения можно переходить к другим делам. Так вы избавитесь от нервозности и стресса, ведь самая сложная работа будет сделана.

На практике этот метод в сочетании с техникой АБВГД работает так:

Вы составили список дел из следующих пунктов:

• Закончить презентацию – А1;
• Ответить на письма – А4;
• Обзвонить клиентов – А3;
• Внести правки в договор – А2.

Выполнив объемные, трудозатратные проекты, в первую очередь, вы сможете лучше сконцентрироваться, не будете отвлекаться на посторонние вопросы. То есть обязательно доведете их до конца.

Для распределения дел по важности и приоритетности также можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Оба метода схожи между собой, но имеют ряд отличий:

	Матрица Эйзенхауэра	Метод АБВГД
Важные дела	Квадраты A и B	Категория А
Срочные, но не первостепенные	Квадрат C	Категория Б
Важные, но не срочные	Квадрат D	Категория В
Задания, которые можно поручить другим	Квадрат C (иногда A и B)	Категория Г
Несущественные, неважные, второстепенные дела	Квадраты C и D	Категория Д

Метод Эйзенхауэра и технику АБВГД можно использовать для анализа краткосрочных и долгосрочных задач. Например, составить подробный план на неделю или месяц, оценить важность всех присутствующих в нем дел, поставить на первые позиции самые важные действия, подумать, какие дела можно перепоручить другим, а от каких вообще лучше сразу отказаться. Далее нужно будет только регулярно сверяться с этим списком, чтобы планировать дела на день.

Как работает метод АБВГД в ЛидерТаск

Для планирования времени по методике АБВГД можно использовать различные инструменты. Например, обычный блокнот, ежедневник или современный деловой органайзер ЛидерТаск, совмещающий функции планировщика, таск-менеджера и системы управления проектами.

В приложение встроен полный набор техник тайм-менеджмента, включая систему GTD и методику АБВГД Брайана Трейси. Планировщик подходит для любых видов планирования. Благодаря удобной системе настроек вы легко разберетесь с любыми задачами. Распределите их по важности, перенесете незавершенные дела на следующий день. Сможете разделить большие, объемные задания на более мелкие, чтобы иметь возможность последовательно выполнять их этап за этапом, небольшими шагами. Поставите сроки для каждого дела и сможете отслеживать их на календаре.

Программа будет стимулировать вас к активным действиям, напоминая о сроках завершения задач или намеченных встречах. Продемонстрирует ваш прогресс на наглядном графике. В ЛидерТаск можно вести собственные или командные проекты, создавать списки дел, поручать их другим исполнителям, контролировать ход исполнения.

Приложение имеет качественную мобильную версию, синхронизируется со многими популярными приложениями, работает на всех цифровых платформах, в том числе, без интернета.

Заключение

Работа со списком задач с первых же дней увеличивает производительность на 25 %. Для лучшего результата заниматься планированием лучше с вечера, в конце каждого рабочего дня составляя перечень дел, которые нужно выполнить завтра. При появлении новой задачи ее вносят в общий список с учетом приоритетности. После завершения каждого дела его вычеркивают из перечня. Это станет отличной мотивацией для дальнейшей работы.

Каждая минута планирования экономит до 20 минут времени. Поэтому стоит отнестись к этому процессу ответственно и серьезно, подобрав для себя наиболее удобную методику, например, АБВГД. Четко расставив приоритеты, вы повысите свою продуктивность, научитесь управлять временем, всегда будете укладываться в сроки. Чтобы еще больше повысить производительность, используйте современные инструменты, например, сервис ЛидерТаск, который поможет контролировать все задачи в одной системе.