Метрика
Поможем вашей команде с переездом из Trello в LeaderTask
Переезд из Trello
Подробнее

Процессы управления проектами

Ярослав Кириллов
1 марта 2022
6 минут
5/5 - (1 голос)

Любой рабочий процесс состоит из проектов, целью которых является создание эксклюзивной услуги или продукта. У каждого проекта есть структура, включающая начало и финал, когда выполняются поставленные цели. Или становится ясно, что выполнить задачу невозможно. Для достижения поставленных задач проекта прилагаются определённые усилия, объединяющиеся в процессы управления проектами. К ним относят активные действия, связанные с разработкой, созданием конкретного товара или услуги.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск
🟠 Содержание:Процессы проектирования
🟠 Раздел:Управление проектами
🟠 Время прочтения:6 минут
🟠 Автор:Ярослав Кириллов
***

Что представляют собой процессы управления проектами

Проектное управление — это область менеджмента, которая описывает руководство проектами с использованием основных принципов проектирования, применением подходящей под проект логики и различных видов. Совокупность принципов, моделей и подходов, приносящая ориентированные на результаты проекты и людей. Подход к управлению проектами обеспечивает четкую координацию, интеграцию и связывает процессы, которые подчиняются бизнес-процессному подходу.

Все проекты преследуют одну или ряд целей, реализующихся разными способами. Они ограничены материальными, рабочими ресурсами, временными рамками. Управление проектами или project management – это использование знаний, профессионального опыта, навыков для достижения поставленной цели. Часто это понятие путают с другим схожим термином: «деятельность». Но, деятельность – это движение по направлению к поставленной цели. А «управление» — прямое воздействие на процессы, осуществляющиеся в рамках деятельности.

Простой пример, объясняющий различие этих понятий:

«Вы управляете автомобилем по дороге из своего города в соседний. Чтобы достичь результата, вам нужно совершить определённые действия. Это – деятельность. Увидев яму на дороге, вы объехали ее. Едете дальше, чуть сменив направление. Это управление, так как вы активно повлияли на процесс. Видите знак, что дорога закрыта в связи с ремонтом. Вам снова нужно принимать решение: вернуться назад или искать другую дорогу. Это также управление процессом».

То есть управление – это активное воздействие в процессах проекта. Если руководитель не оказывает прямого влияния на процессы, значит, он ими не управляет.

***
Процессы управления проектами

Как работают группы процессов управления проектами

Свод концепций, подходов и моделей проектного менеджмента позволяет разделить набор процессов управления проектом, обеспечивающих взаимосвязь между менеджерами проектов и другими участниками, которые взаимодействуют между собой.

Процессы, входящие в проект, делятся на группы процессов: 1) процессы управления проектом (к ним относят организационные работы, входящие в проект с их описанием); 2) направленные на создание продукта (зависят от сферы реализации).

Эти группы процессов выполняются в постоянном взаимодействии. Какие-то из групп процессов происходят одновременно, другие последовательно продолжают друг друга. Не зная, как создаётся продукт, невозможно поставить корректные цели проекта.

Основные признаки:

  • Неповторяемость. Он осуществляется здесь, сейчас.
  • Ориентация на конечный результат.
  • Уникальность полученного продукта.
  • «Тройственная ограниченность» при помощи материальных ресурсов, содержания, времени.

Отдельные группы процессов управления проектом составляют его жизненный цикл. Это:

  • Инициация. На данном этапе процессов управления проектом проводится подготовительная работа, начинающаяся с разработки идеи, принятия решения о начале выполнения. Разрабатывается устав и определяются участники будущего процесса.
  • Планирование. Ставятся задачи, определяются цели. Вычисляются ключевые моменты, которых нужно достигнуть на каждом этапе. Определяются возможные внешние, внутренние факторы, оказывающие воздействие на ход работы. На данном этапе важно привлечь к обсуждению всех его участников для разработки действующих, работоспособных схем.
  • Исполнение. Выполнение определённых действий в рамках выработанного плана. Все работы распределяются между исполнителями или группами исполнителей.
  • Анализ. Сверка полученных результатов с запланированными. Принятие решений о возможной корректировке действий.
  • Контроль. Разработка и внедрение системы учёта, прогнозирования возможных отклонений. Составление сметы расходов, графика работ. Регулярный учёт поступающей информации для своевременного принятия мер.
  • Завершение. Результаты выполненной работы предоставляются заказчику или потребителю. В ходе данной фазы происходит составление необходимой документации, составляются акты согласования с заказчиками, государственными органами или другими заинтересованными лицами. Устраняются выявленные недостатки, при необходимости, выполняются доработки. Производится окончательный расчёт за выполненную работу.
  • Гарантийные обязательства. Подрядчик предоставляет основы гарантий на выполненную им работу, обязуясь безвозмездно устранить выявленные недостатки, если они появились по его вине.

Чтобы понять, в чем заключается процесс управления проектами, рассмотрим взаимодействия этих инструментов и методов подробнее.

***
Группы процессов управления проектами

Взаимодействие групп процессов в проекте

Любой проект начинается с идеи. В этой фазе присутствует единственный подпроцесс – авторизация или решение о переходе к следующему этапу. Этим этапом является планирование проекта – одна из значимых частей проекта, состоящая из 24 дополнительных подпроцессов, включая:

  • разработку плана качества (с постановкой стандартов и путей, которыми их можно достичь, с экономичным расходованием ресурсов и высокой рентабельностью);
  • планирование организации (с распределением функций проектного управления между участниками, назначением ответственных за отчётность, выполнение определённых заданий);
  • назначение персонала (с выбором сотрудников для выполнения различных работ);
  • планирование взаимодействия (с определением способов обмена информацией, вариантов коммуникаций между участниками);
  • предварительный расчёт возможных рисков (с выявлением, документальным отображением внешних или внутренних факторов, которые могут оказать прямое или косвенное влияние);
  • оценку риска (с детальным уточнением, обобщением рисков, их воздействия);
  • реагирование (действия, направленные на предупреждение возможных рисков);
  • планирование поставок (с утверждением периодичности, графиков, ассортимента продукции или других ресурсов);
  • подготовку условий (с письменным фиксированием требований к срокам поставок, выбором поставщиков).

Результатом завершения фазы планирования является составление структурированного плана управления проектом. Это интерактивный документ, который может дополняться на любом этапе.

Исполнение и контроль подразумевают реализацию разработанного плана. В ходе выполнения проекта важно регулярно контролировать и анализировать промежуточные результаты для внесения своевременных корректив. На данном уровне используются следующие вспомогательные технологии:

  • Учёт исполнения. Включает подготовку, распределение информации с нужной периодичностью.
  • Подтверждение качества. В ходе работы происходит регулярная проверка соответствия качества выполненных работ установленным стандартам.
  • Разработка предложений. Производится сбор отзывов, заявок, предложений от участников.
  • Работа с поставщиками. Выбираются поставщики и подрядчики для выполнения запланированных работ.
  • Контроль контрактов. Проверяется, насколько участники (подрядчики, поставщики, другие заинтересованные лица) выполнили свои обязательства в рамках заключённых договоров.
  • Развитие команды. Проводится обучение, позволяющее улучшить профессиональные навыки, уровень участников команды.
Project management

Главная задача этапа выполнения проекта и контроля проекта — управлять, координировать работы по проекту. Документально оформлять требования по проекту, вносить необходимые изменения. Контролировать, чтобы процесс оставался в рамках утверждённого бюджета.

В деятельность проектного анализа нужно включить изучение плановых показателей, степень, уровень их исполнения. К основным процессам данной стадии относят действия, связанные с целями, показателями проекта, характеризующими его успешность и результативность. Это:

  • Анализ сроков, определяющий, насколько реальные сроки выполнения работ соответствуют прогнозируемым.
  • Анализ стоимости работ. Уточняется, насколько стоимость соответствует запланированной, насколько он рентабелен.
  • Анализ качества. Результаты сверяются с утверждёнными стандартами качества.
  • Подтверждение установленных целей. Приёмка результатов заказчиками или потребителями.

В стадию анализа входят:

  • оценка исполнения (анализ полученных результатов с предоставлением информации заинтересованным участникам);
  • анализ ресурсов (определение, насколько фактический расход соответствует запланированным показателям).

Процессы управления – это комплекс действий, оказывающих активное воздействие на ход реализации проекта. Если проект выполняется без отклонений, данная фаза ограничивается доведением до участников проекта их заданий с контролем их исполнения. Если в ходе выполнения работ по проекту возникают какие-либо проблемы, нужно вовремя внести изменения и коррективы. Фаза включает:

  • Общее управление (действия, направленные на корректировку, внесение изменений).
  • Управление ресурсной частью (изменения, связанные с перераспределением ресурсов).
  • Управление целями (внесение изменений в цели в соответствии с анализом текущих дел).
  • Управление качеством (установление причин дефектов, внедрение мероприятий по устранению недостатков).

Вспомогательные процессы в фазе управления:

  • Управление рисками (реагирование на происходящие события с внесением корректировок);
  • Управление контрактами (работа с субподрядчиками и подрядчиками, разрешение конфликтных ситуаций, возникающих в ходе работы).

Завершающие работы предполагают административное завершение заключённых контрактов с подписанием соответствующей документации по прокту. Если клиент согласился с предоставленным результатом, подписал сопровождающие документы – проект можно считать полностью реализованным и завершённым.

Сущность управления проектами заключается в применении методов и технологий реализации перечисленных действий. Все они применимы к любым отраслям: строительству, информационной, производственной или любой другой.

***

ЛидерТаск: приложение для организации и контроля управления проектами

Главный экран ЛидерТаск полный экран

Одинаковых проектов не существует, как и способов их реализации. Поэтому управлять ими необходимо при помощи соответствующих инструментов: автоматизированных программ, наглядно отображающих все рабочие процессы, происходящие в «теле проекта».

Одним из таких приложений является ЛидерТаск – полноценная интерактивная система для управления процессами в компаниях любого размера. Планировщик удобен для планирования, постановки задач отдельным сотрудникам или структурным подразделениям, позволяет отслеживать результативность персонала в режиме реального времени.

Используя ЛидерТаск для проектирования, проще контролировать соблюдение сроков, собирать отчётность по выполнению отдельных стадий проекта. Все необходимые данные будут в одной системе, которую можно использовать и в режиме оффлайн, без интернета.

Программа LeaderTask интегрируется с GTD, Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, другими сервисами. Работает на любых платформах, включая, Windows, MacOS, iOS, или Android. Имеет бесплатный пробный период.

***

Заключение

Вне зависимости от количества членов вашей команды или сложности проекта, управляя им, вы должны чётко знать, какой результат и когда хотите получить. Иначе вы не сможете влиять на процессы. А чтобы это понять, в первую очередь, нужно составить план действий.

Начинать работу необходимо с формулировки цели, описания результата. Определить состав работ. Составить список ролей, распределить их между исполнителями. Назначить ответственных. Установить сроки предоставления отчётности. Работу нужно вести с регулярным контролем всех стадий его исполнения, чтобы вовремя вносить изменения при необходимости. Результаты и действия нужно предварительно согласовывать с заказчиком в документальной форме. Это позволит избежать споров при приёмке работы.

В процедуре исполнения могут возникнуть сложности:

  • Со стороны заказчика (я не этого хотел).
  • Со стороны исполнителя (мы сделали гораздо больше, чем требовалось).

Первая ситуация вызвана недопониманием между сторонами на самом начальном этапе работы над проектом. Заказчик не чётко обрисовал, что ему нужно, а исполнитель не уточнил, какой результат нужен заказчику. Из-за неправильной формулировки цели и задач проекта он был выполнен некорректно. Это ещё раз подтверждает важность письменной фиксации договорённостей между сторонами.

Возникновение второй ситуации, можно предотвратить, уточняя роли и функции каждого участника проекта. Бюджет желательно планировать с 10-15% запасом на возможные доработки.

Важная роль во внутреннем анализе финансово-хозяйственной деятельности компании отводится бухгалтерскому учёту. Его грамотное ведение позволяет выстроить гармоничные взаимоотношения с партнёрами, государственными органами и кредитными организациями. Используя программное обеспечение, поддерживающее методологию управления, выбранную компанией, можно достичь успеха в реализации проектов любой специфики и сложности.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
5/5 - (1 голос)
Планировщик-органайзер для профессионала
Наслаждайся
простотой и удобством
планирования своих
задач.
Скачать