Любой рабочий процесс состоит из проектов, целью которых является создание эксклюзивной услуги или продукта. У каждого проекта есть структура, включающая начало и финал, когда выполняются поставленные цели. Или становится ясно, что выполнить задачу невозможно. Для достижения поставленных задач прилагаются определённые усилия, объединяющиеся в процессы управления проектами. К ним относят активные действия, связанные с разработкой, созданием конкретного товара или услуги.
Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Все проекты преследуют одну или ряд целей, реализующихся разными способами. Они ограничены материальными, рабочими ресурсами, временными рамками. Управление проектами или project management – это использование знаний, профессионального опыта, навыков для достижения поставленной цели. Часто это понятие путают с другим схожим термином: «деятельность». Но, деятельность – это движение по направлению к поставленной цели. А «управление» — прямое воздействие на процессы, осуществляющиеся в рамках деятельности.
Простой пример, объясняющий различие этих понятий:
«Вы управляете автомобилем по дороге из своего города в соседний. Чтобы достичь результата, вам нужно совершить определённые действия. Это – деятельность. Увидев яму на дороге, вы объехали ее. Едете дальше, чуть сменив направление. Это управление, так как вы активно повлияли на процесс. Видите знак, что дорога закрыта в связи с ремонтом. Вам снова нужно принимать решение: вернуться назад или искать другую дорогу. Это также управление процессом».
То есть управление – это активное воздействие в процессах проекта. Если руководитель не оказывает прямого влияния на процессы, значит, он ими не управляет.
Процессы, входящие в проект, делятся на группы:
Эти группы процессов выполняются в постоянном взаимодействии. Какие-то из них происходят одновременно, другие последовательно продолжают друг друга. Не зная, как создаётся продукт, невозможно поставить корректные цели.
Основные признаки проекта:
Отдельные группы процессов управления проектами составляют его жизненный цикл. Это:
Чтобы понять, в чем заключается процесс управления проектами, рассмотрим взаимодействия этих инструментов и методов подробнее.
Любой проект начинается с идеи. В этой фазе присутствует единственный подпроцесс – авторизация или решение о переходе к следующему этапу. Этим этапом является планирование – одна из значимых частей проекта, состоящая из 24 дополнительных подпроцессов, включая:
Результатом завершения фазы планирования является составление структурированного плана управления проектом. Это интерактивный документ, который может дополняться на любом этапе.
Процессы исполнения и контроля подразумевают реализацию разработанного плана. В ходе выполнения проекта важно регулярно контролировать и анализировать промежуточные результаты для внесения своевременных корректив. Для управления на данном уровне используются следующие вспомогательные технологии:
Главная задача этапа выполнения и контроля — управлять, координировать работы по проекту. Документально оформлять требования, вносить необходимые изменения. Контролировать, чтобы процесс оставался в рамках утверждённого бюджета.
Процессы анализа включают изучение плановых показателей, степень, уровень их исполнения. К основным процессам данной стадии относят действия, связанные с целями, показателями проекта, характеризующими его успешность и результативность. Это:
В стадию анализа входят:
Процессы управления – это комплекс действий, оказывающих активное воздействие на ход реализации проекта. Если проект выполняется без отклонений, данная фаза ограничивается доведением до участников проекта их заданий с контролем их исполнения. Если в ходе выполнения работ возникают какие-либо проблемы, нужно вовремя внести изменения и коррективы. Фаза управления включает:
Вспомогательные процессы в фазе управления проектами:
Завершающие процессы предполагают административное завершение заключённых контрактов с подписанием соответствующей документации. Если клиент согласился с предоставленным результатом, подписал сопровождающие документы – проект можно считать полностью реализованным и завершённым.
Сущность управления проектами заключается в применении методов и технологий реализации перечисленных процессов. Все они применимы к любым отраслям: строительству, информационной, производственной или любой другой.
Одинаковых проектов не существует, как и способов их реализации. Поэтому управлять ими необходимо при помощи соответствующих инструментов: автоматизированных программ, наглядно отображающих все рабочие процессы, происходящие в «теле проекта».
Одним из таких приложений является ЛидерТаск – полноценная интерактивная система для управления процессами в компаниях любого размера. Планировщик удобен для планирования, постановки задач отдельным сотрудникам или структурным подразделениям, позволяет отслеживать результативность персонала в режиме реального времени.
Используя ЛидерТаск для управления проектами, проще контролировать соблюдение сроков, собирать отчётность по выполнению отдельных стадий проекта. Все необходимые данные будут в одной системе, которую можно использовать и в режиме оффлайн, без интернета.
Программа LeaderTask интегрируется с GTD, Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, другими сервисами. Работает на любых платформах, включая, Windows, MacOS, iOS, или Android. Имеет бесплатный пробный период.
Вне зависимости от количества членов вашей команды или сложности проекта, управляя им, вы должны чётко знать, какой результат и когда хотите получить. Иначе вы не сможете влиять на процессы. А чтобы это понять, в первую очередь, нужно составить план действий.
Начинать работу над проектом необходимо с формулировки цели, описания результата. Определить состав работ. Составить список ролей, распределить их между исполнителями. Назначить ответственных. Установить сроки предоставления отчётности. Работу над проектом нужно вести с регулярным контролем всех стадий его исполнения, чтобы вовремя вносить изменения при необходимости. Результаты и действия нужно предварительно согласовывать с заказчиком в документальной форме. Это позволит избежать споров при приёмке работы.
В процессе исполнения проекта могут возникнуть сложности:
Первая ситуация вызвана недопониманием между сторонами на самом начальном этапе работы над проектом. Заказчик не чётко обрисовал, что ему нужно, а исполнитель не уточнил, какой результат нужен заказчику. Из-за неправильной формулировки цели и задач проекта он был выполнен некорректно. Это ещё раз подтверждает важность письменной фиксации договорённостей между сторонами.
Возникновение второй ситуации, можно предотвратить, уточняя роли и функции каждого участника проекта. Бюджет желательно планировать с 10-15% запасом на возможные доработки.
Важная роль во внутреннем анализе финансово-хозяйственной деятельности компании отводится бухгалтерскому учёту. Его грамотное ведение позволяет выстроить гармоничные взаимоотношения с партнёрами, государственными органами и кредитными организациями. Используя программное обеспечение, поддерживающее методологию управления, выбранную компанией, можно достичь успеха в реализации проектов любой специфики и сложности.