Что есть компания? Это люди. Люди со своими характерами, талантами и, к сожалению, ленью. Поэтому обязанность руководителя — держать под контролем работу своих подчинённых. Но как взять под контроль исполнения документов и поручений? В 21 веке — только при помощи хорошего софта.
Контролируйте поручения и документы в ЛидерТаск
Ставьте задачи по документам, назначайте ответственных, фиксируйте сроки, отслеживайте статус исполнения и храните все рабочие материалы в одном месте. ЛидерТаск помогает не терять важные поручения, держать процессы под контролем и вовремя доводить каждую задачу до результата.
Попробовать ЛидерТаск
В нужной вам программе должен быть реализован такой функционал:
- Объединение всех документов в одной задаче.
- Контроль за отправленным поручением.
- Возможность отследить ход исполнения задачи.
Мы знаем, какая программа отвечает всем этим запросам — ЛидерТаск.
Как объединить все документы в одном месте
Итак, представьте себе, что у вас идет проект по реализации нового здания. Количество документов, которые требуются для этого, неисчислимо. И при этом надо сохранять контроль исполнения документов и поручений, раздаваемых в ходе проекта.
Спасает именно ЛидерТаск. В функции «Проекты» вам доступно:
- Создание неограниченного количества задач и поручений.
- Возможность прикладывать огромное количество документов по каждой из задачи, чтобы облегчить их дальнейший поиск.
- Возможность создавать документы через «Заметки».
Чтобы добавить файл к задаче, нужно найти соответствующую кнопку в разделе чата (кстати, у каждой задачи есть отдельное окно переписки с исполнителем и ее участниками) и выбрать все нужные файлы.
Доступ к ним получат только сотрудники, список которых вы определите сами. С этим разобрались, но как же все-таки реализовать контроль исполнения документов и поручений? Как не упустить чего-либо?
Как контролировать поручения
Задача, которую вы поручаете вашему подчиненному, будет обведена в зеленый кружок. Вы всегда сможете отследить любые изменения в задаче, которые исполнитель вносит — посредством выделения жирным шрифтом и её помещения в раздел «Непрочитанное».
Там же вы сможете задать вашему подчиненному вопрос в случае, если задача будет просрочена. Кстати, такие дела вы также не сможете оставить без внимания — просроченные поручения появляются в списке дел заказчика.
Есть еще один небольшой штришок для установки полного контроля исполнения документов и поручений. И это…
Диаграмма Гантта
Очень простое и полезное дополнение к ЛидерТаску. Которое позволит вам отслеживать, укладываются ли исполнители задач в срок. Если же вы видите, что сдача проекта задерживается, Диаграмма Гантта всегда это покажет, а вы сможете предпринять все необходимые меры.
ЛидерТаск — это идеальное средство для управления своей компанией. Попробуйте его прямо сейчас и сможете освободить время для более интересных и серьезных задач:
FAQ
Почему важно проверять этот подход на практике, а не только знать его в теории?
Контроль исполнения поручений помогает компании не просто реагировать на события, а заранее выстраивать более понятный и управляемый процесс. Польза такого подхода раскрывается именно тогда, когда она влияет на сроки, нагрузку, качество решений и предсказуемость результата.
Как понять, что в этой зоне у компании есть проблемы?
Обычно это видно по повторяющимся сбоям: потере информации, задержкам, ручному контролю, перегрузке отдельных людей и постоянным уточнениям. Если одна и та же трудность возникает снова и снова, значит дело уже не в частной ошибке, а в слабой системе управления.
Что делает подход по-настоящему рабочим на практике?
Полезный управленческий подход всегда переводится в понятные действия: кто за что отвечает, как отслеживается статус, где фиксируются договоренности и по каким сигналам видно, что процесс отклоняется от плана. Без этой прикладной части даже правильная идея остается на уровне общих формулировок.
