Управление рисками: как работать с возможностями и угрозами в проектах

Избежать всех рисков в бизнесе не получится, но для стабильной и успешной работы компании важно научиться грамотно ими управлять.

О том, как делать это эффективно, расскажем в сегодняшней статье. А также дадим инструкцию для реализации плана по управлению рисками с помощью сервиса ЛидерТаск.

Что такое управление рисками и почему это важно

Управление рисками — это работа с потенциальными угрозами или возможностями с целью разработки наиболее эффективной стратегии развития компании или проекта. 

Хотя риск часто ассоциируется с чем-то отрицательным, но это необязательно так. Риск — это неопределённость, которая может привести как к негативным последствиям, так и к положительным. Например, если компания вкладывает деньги в новый стартап, она может как получить большую прибыль, так и понести большие убытки. 

Чтобы эффективно развивать бизнес, важно понимать, когда стоит рисковать, а когда нет, где искать компромисс, а где не отступать от первоначального плана. 

Почему это важно:

1. Грамотный риск-менеджмент обеспечивает стабильную работу компании, ведь риски возникают не только при принятии сложного решения, а в каждодневной работе. Например, у магазина продуктов есть угроза, что поставщик сорвёт сроки или прибыль будет меньше ожидаемой. Это риски, которые важно анализировать и оценивать регулярно.  
2. Можно вовремя заметить ошибки в стратегии и их исправить. Когда процесс мониторинга деятельности компании идёт постоянно, легко заметить, на каком именно этапе произошла ошибка и избежать её или минимизировать последствия.  
3. Есть возможность подготовиться к современности и будущим сложностям. Здесь речь как раз об оценке рисков при планировании на будущее и принятии серьёзных решений, влияющих на стратегию развития компании, с учётом технологий и других изменений в будущем. Например, контент-маркетинговое агентство анализирует, стоит ли вложить деньги в создание курса по нейросетям для сотрудников в связи с растущей популярностью ИИ.

Важно, чтобы процесс управления рисками был структурирован. Для этого можно использовать ЛидерТаск — сервис позволяет хранить, анализировать информацию о потенциальных угрозах и возможностях и управлять ими вместе с командой. Регистрируйтесь в сервисе и используйте ЛидерТаск для риск-менеджмента!

Этапы управления рисками

Риск-менеджмент включает в себя следующие шаги.

Идентификация

Чтобы это сделать, можно использовать разные методы и техники, например, такие.

Мозговой штурм. Классический способ обсудить проблему, во время которого все участники высказывают идеи, которые приходят в голову. Это хороший вариант для выявления рисков: чем больше сотрудников, занимающих разные должности, выскажет своё мнение, тем более многостороннее представление о возможных тёмных пятнах вы получите. 

SWOT-анализ. Этот метод заключается в том, чтобы проанализировать проект с четырёх ракурсов: сильные стороны (strengths), слабые (weaknesses), возможности (opportunities) и угрозы (threats). 

Метод Дельфи. Для реализации метода проводят исследования проблемы вместе с независимыми экспертами, в результате которого приходят к одному обобщённому решению. 

Также важно помнить, что риски бывают двух видов. Во-первых, внешние — те, которые не зависят от компании и на которые нельзя повлиять – и внутренние — связанные с деятельностью компании, на которые можно воздействовать. А в зависимости от того, с чем связана потенциальная угроза, выделяют временные риски, бюджетные, риски изменения объёмов работ и другие. 

Когда потенциальные угрозы и возможности идентифицированы, надо составить реестр рисков. Это документ, в котором перечислены основные риски, их категория (финансы, время и т. д.), вероятность и статус (открыт / закрыт / в процессе). 

Чтобы создать реестр, удобно пользоваться канбан-доской в ЛидерТаск. Можно записать каждый риск в отдельную карточку, дать ему подробное описание, передвигать риск по доске, чтобы отслеживать статус, и назначить ответственного за выполнение.

Оценка

Чтобы оценить степень важности рисков, проводят качественный и количественный анализ. 

Качественный анализ должен ответить на вопрос, что произойдёт, если это случится. Такой анализ нужен для определения вероятности градации рисков. Можно выделить риски в четыре разные категории:

• Вероятные, имеющие большое влияние.
• Вероятные, имеющие небольшое влияние.
• Маловероятные, имеющие большое влияние.
• Маловероятные, имеющие небольшое влияние. 

Важно распределить их по приоритету.

Таблица для определения важности и вероятности рисков

Количественный анализ рисков проводят уже после качественного. Здесь также анализируют вероятность возникновения рисков, а также предполагаемый ущерб / выгоды от них, но здесь проводят расчёты, чтобы вывести точные цифры.

Например, качественный анализ риска выглядит так: поставщик может сорвать сроки, вероятность у этого средняя, влияние — большое. А во время количественного анализа надо будет рассчитать, какую именно сумму потеряет компания, если это произойдёт, и какова в процентах вероятность этого события.

Чтобы наглядно приоритизировать риски с помощью ЛидерТаск, используйте метки. Названия меток и их цвета можно придумывать самостоятельно, например, “высокая вероятность”, “низкая вероятность”, “высокая степень влияния”, “низкая степень влияния”. 

Планирование реагирования

Для этого существует четыре стратегии.

Избежание. Если риск имеет серьёзное влияние на проект, лучше постараться избежать его. Например, не доверять ведение сложного проекта молодому малоопытному сотруднику.

Снижение. Если избежать риска полностью невозможно, важно предпринять действия, направленные на его минимизацию. Например, мастерская hand-made украшений решает использовать более дорогие и качественные материалы для изготовления своих изделий, но из-за этого возрастает стоимость, и есть риск потерять часть аудитории. Чтобы снизить эту вероятность, надо продумать стратегию внедрения новых изделий: можно подробно описать преимущества новых украшений по сравнению со старыми, сделать скидки постоянным клиентам на первые заказы и т. д. 

Принятие. Если риск не принесёт больших расходов компании, оптимальный вариант — принять его и включить затраты на ликвидацию последствий риска в расходы. Пример: отдел дизайнеров не укладывается в сроки по созданию визуала для статьи, потому что на нём лежит слишком большая нагрузка. Для компании некритично, если статья выйдет немного позже, поэтому она принимает этот риск и предпочитает уделить больше внимания качеству, чем скорости.

Передача. В этом случае ответственность за возможную угрозу берёт на себя третье лицо. Например, компания поручает создание рекламной стратегии агентству и платит за результат.   

Когда для каждой потенциальной опасности или возможности придумана стратегия работы, создают план управления рисками. Это документ, в который вносят информацию о том, в чём заключается риск, какие меры необходимо принять для работы с ним, кто ответственен за результат, какова стоимость затраченных ресурсов и усилий. 

Такой план также удобно создать в ЛидерТаск на канбан-доске: всю нужную информацию прописать в карточке и назначить ответственного. А также в сервисе есть плагин “Регламенты”: он позволяет создать документ с инструкцией и предоставить к нему доступ для тех, кто работает с проектом, или для всех сотрудников. План рисков можно составить и в этом документе.

Мониторинг и контроль

Важно не останавливаться на поиске рисков в начале проекта и проводить его постоянно. Чтобы не забывать о необходимости отслеживать угрозы и возможности, в ЛидерТаск можно поставить повторяющиеся задачи и настроить напоминания.

Обновлять статусы текущих рисков легко с помощью канбан-доски: достаточно просто перетащить их в новую колонку. А когда с риском всё-таки столкнулись и отработали его, можно составить инструкцию на будущее, как действовать в этой ситуации, и записать её в “Регламентах” для всех сотрудников.

Хотите попробовать применить теорию на практике? Регистрируйтесь в ЛидерТаск и работайте с рисками на всех этапах. 

Преимущества использования ЛидерТаск в управлении рисками

Систематизация информации в одном месте. ЛидерТаск позволяет централизованно работать с угрозами и возможностями: составлять и хранить план и реестр рисков, назначать ответственных за управление, контролировать статус в одном сервисе.

Улучшение коммуникации в команде. Все сотрудники имеют доступ к информации о рисках проекта, при желании могут задавать уточняющие вопросы в комментариях к задачам и оперативно связываться друг с другом.

Автоматизация процесса мониторинга и напоминаний. Если вы назначаете ответственного за мониторинг рисков, то можете создать для него повторяющиеся задачи с напоминаниями. Таким образом процесс анализа рисков будет под контролем. 

Как настроить систему риск-менеджмента в ЛидерТаск

1. Создайте проект для управления рисками. Это можно сделать с помощью значка папки с левой стороны от экрана с задачами.

2. Настройте канбан-доски для визуализации процесса. Вы можете разместить на одной доске реестр рисков, а на другой — план и назначить сотрудников, ответственных за выполнение его пунктов.

3. Используйте метки для классификации потенциальных угроз и возможностей по степени влияния и важности.
4. Настройте напоминания для рисков, мониторинг которых следует проводить регулярно. Для этого нажмите на задачу, выберите “повтор” и установите регулярность повтора: раз в несколько недель или месяцев.

Готово! У вас есть удобная система управления рисками. Управление рисками — это важная часть процесса выстраивания стратегии для эффективного управления бизнесом. Благодаря ЛидерТаску этот процесс можно провести удобно и централизованно. Зарегистрируйтесь в сервисе и оптимизируйте процесс управления рисками!