«Тайм-менеджмент» — модное выражение, которое сегодня активно обсуждается в обществе. Многие молодые женщины работают наравне с мужчинами, занимая достаточно высокие должности в серьезных компаниях, одновременно ведя домашнее хозяйство, занимаясь воспитанием детей, находя время на уход за собой и отдых. Как им удаётся всё успевать? Ведь время не останавливается и не возвращается. Женский тайм-менеджмент — это свод инструментов, методик и техник, помогающих организовать своё время так, чтобы за короткое время больше успевать. Ключевыми понятиями, которым уделяется внимание в рамках временного планирования, являются приоритеты, планирование, делегирование, анализ времени, снижение влияния отвлекающих факторов и управление эмоциями. Однако, следуя его принципам, можно качественно улучшить жизнь, увеличить работоспособность и результативность.
Почему женщине не подходит традиционный тайм-менеджмент
Женщинам в течение дня приходится выполнять огромное количество разнообразных задач, которые часто по содержанию, сложности, времени выполнения противоречат друг другу. У них многие дела формируются спонтанно. Муж задерживается на работе, поэтому нужно срочно забрать ребёнка из сада или школы. Дети заболели, приходится корректировать график. Позвонили родители, просят помочь в решении какой-то проблемы. В таких условиях сложно грамотно распоряжаться временем. Ведь его количество остаётся неизменным, а работу, домашние дела отменить невозможно. Можно выделить несколько причин, по которым классический тайм-менеджмент не подходит женщинам, собрали некоторые из них:
- Ориентированность на многозадачность, одновременное выполнение нескольких дел сразу.
- Непредсказуемость в реализации планов из-за форс-мажорных обстоятельств, влияющих на ход течения дел или, например, безопасность.
- Критическое отсутствие свободного времени.
- Природная эмоциональность, вызванная сменой гормонального фона в разные периоды жизни, не позволяющая выполнять работу равномерно и сосредоточенно.
Женщинам необходимо учитывать особенности их повседневной жизни, которые противоречат классическому тайм-менеджменту, например, непредсказуемость в реализации планов, критическое отсутствие свободного времени, природная эмоциональность. Поэтому женский тайм-менеджмент — это осознанная необходимость, помогающая женщинам научиться эффективно управлять своим временным ресурсом в соответствии с их ценностями и приоритетами. Ресурсный тайм-менеджмент — это тема, в частности, посвященная изучению основ тайм-менеджмента и оптимизации времени для организации жизни, семьи и работы. Разработаны онлайн курсы и учебники, посвященные этой теме, они предоставляют лучшие советы и практики, которые помогают людям управлять своим временем более эффективно и избежать чувства перегруженности. Стратегическое же планирование пригодится занятым работой леди для продвижения по карьере, девушкам в декрете или для домохозяек.
Как всё успевать на работе
Причины, по которым вам не удаётся закончить рабочие дела вовремя, достаточно просты:
- Неправильное распределение нагрузки. Составляя планы на день, вы включаете туда с десяток разных дел, а к вечеру выполненными оказываются только 2-3 из них. Оставшиеся задачи приходится переносить на завтра, потом на послезавтра и так далее. В итоге, время идёт, а за вами тянется длинный хвост незавершённых дел. Поэтому лучше быть объективными и честными к себе и планировать на день не более 3 серьёзных дел. Но, их обязательно нужно доводить до конца.
- Игнорирование полноценного отдыха. Да, об отдыхе стоит задумываться до того, как у вас окончательно закончатся силы. Для этого можно использовать различные методики, например, популярную технику тайм-менеджмента Pomodoro.
- Отказ от посторонней помощи, неумение делегировать дела. Пытаясь всё взвалить на себя, вы сознательно загоняете себя в своеобразную кабалу, из которой будет сложно выбраться в адекватном состоянии. Какие-то задания можно поручать родным, обывателям, домочадцам. Рабочие обязанности разделить с коллегами. А, некоторые процессы (клининг квартиры, закупка продуктов) – доверить соответствующим сервисам.
- Отсутствие чёткого плана. Не имея перед глазами списка дел, невозможно понять, как вы справились с поставленными задачами. Главное, не держать информацию в голове, а научиться её фиксировать в письменном виде.
- Различные отвлекающие факторы, поглотители времени (хронофаги). Социальные сети, мессенджеры, телевизионные ток-шоу – это самые злостные пожиратели времени в современном мире. Казалось бы, нет ничего плохого в том, чтобы отвлечься на пару минут от основной работы, чтобы ответить на сообщение подруги. Но, если такие перерывы входят в систему, повторяются несколько раз в течение часа, то на работу просто не остаётся времени.
Устранив перечисленные причины «не успевания», вы заметите, что стали больше успевать по работе и меньше уставать. После этого можно приступать к освоению методик и инструментов тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент работающей женщины
Современный тайм-менеджмент строится на принципах правильного распределения нагрузки, игнорирования полноценного отдыха, делегирования дел, наличия чёткого плана, устранения отвлекающих факторов и хорошей организации времени. Он позволяет работающей женщине не превратиться «в загнанную лошадь» под грузом постоянно сваливающихся на неё дел. Если вы хотите управлять своей жизнью, начните с планирования. Или это сделает кто-то другой за вас. Тогда вам снова придётся подстраиваться под возникшие обстоятельства. Чтобы сделать планирование эффективным, придерживайтесь следующих правил:
- Ориентируйтесь на свой образ жизни, природные ритмы организма при составлении ежедневных планов. Сложные, масштабные задачи, требующие концентрации и скрупулёзного подхода, планируйте на периоды энергетической активности. Рутинную, монотонную деятельность можно распределить на оставшиеся часы.
- Не спешите максимально заполнять день задачами, чтобы они наслаивались друг на друга. Оставляйте время на отдых и передышку. Также не забывайте о форс-мажорных обстоятельствах, которые могут заставить подкорректировать расписание.
- Избегайте перегрузок. Для этого на день достаточно планировать не более 2-3 серьёзных дел.
- Трезво и рассудительно рассчитывайте время, необходимое на выполнение каждой из задач. Чтобы не ошибиться в расчётах, можно на первых порах использовать таймер, который покажет, сколько часов и минут у вас уходит на выполнение того или иного задания. Всегда оставляйте резерв в 15-20 % на решение любых вопросов. Если вы справитесь с ними раньше – будет повод устроить себе дополнительный перерыв или сделать ещё что-то полезное.
- Крупные задачи разделяйте на небольшие шаги. Все дела, записанные в ежедневном плане, должны иметь односложную формулировку. Например: сделать квартальный отчёт по контрагентам и т.д.
- Правильно распределяйте приоритеты. Распыляясь на мелкие, второстепенные дела, вы рискуете не успеть выполнить действительно важные задачи.
- Избавьтесь от хронофагов – отвлекающих факторов, мешающих сконцентрироваться на работе.
Тайм менеджмент работающей женщины предполагает контекстное планирование, при котором запланированные дела объединяются в группы. Они могут быть связаны друг с другом по месту выполнения, по различным внешним, внутренним факторам или людям. Такой способ планирования помогает решить любые задачи в наиболее удобное для этого время.
Как использовать таск-менеджер ЛидерТаск для эффективного управления временем
Чтобы грамотно распоряжаться временем, каждой работающей женщине, совмещающей обязанности квалифицированного специалиста, жены, мамы, критически важно научиться правильно его распределять. Составлять ежедневные планы, списки задач можно в обычном бумажном блокноте. Но, гораздо удобнее использовать для этого более прогрессивное, современное средство – электронный таск-менеджер ЛидерТаск.
Приложение поддерживает все основные инструменты и техники тайм-менеджмента, включая знаменитую методику Getting Things Done, метод Pomodoro для планирования работы и отдыха, технологию Kanban, подразумевающую фиксацию и отслеживание задач на доске. В сервисе вы можете создавать и вести собственные проекты, задания, поручения. Делегировать их коллегам или выполнять самостоятельно, получая уведомления о сроках сдачи и изменениях в заданиях.
Программа может использоваться в качестве планера, личного органайзера или ежедневника. Здесь есть множество полезных функций, помогающих эффективно справляться с любыми рабочими или личными делами. Приложение работает на любых цифровых платформах, в том числе, без интернета.
Заключение
Не пытайтесь сделать из себя «суперженщину», одинаково успешную во всех сферах: в работе, воспитании детей и личной жизни. Достаточно качественно делать свою работу и научиться концентрироваться на главном, отсеяв от себя ненужную суету. Используя инструменты и техники тайм-менеджмента, вы поймёте, что время можно распределить так, что вы быстро справитесь со всеми ролями, сохранив энергию и здоровье для себя и своих близких. Не стоит использовать мужской подход в управлении временем. Существуют специальные тренинги и мастер классы, которые научат дам правильному тайм-менеджменту. На интернет-ресурсах можно найти бесплатные тестирования и рекомендации по использованию временных приемов или уменьшениею временных затрат. Вместе с тем, женщина может самостоятельно выстроить свой идеальный хронометраж дня, затратив на это не очень много времени и ресурсов. Искусство тайм-менеджмента может помочь женщинам более эффективно управлять своим временем и находить баланс между работой и семьей. Главное — четко определить, какие задачи нужно выполнять, а какие делегировать или отложить на сутки.
Осваивайте секреты гибкого планирования. Читайте больше статей из науки и психологии по этой теме. Снисходительно относитесь к тому, что самые удачные планы могут иногда срываться из-за внешних и внутренних факторов. И, тогда вы обязательно всё успеете и станете успешнее и увереннее в работе и жизни!
