Ретроспектива: от анализа к продуктивности

Постоянная нехватка времени, завалы задач и переработки — реальность, знакомая многим предпринимателям и фрилансерам. Как достичь баланс между личной жизнью и работой, сохранив при этом продуктивность? Нужно остановиться и проанализировать пройденный путь, другими словами, провести ретроспективу. Это поможет выявить проблемы, которые крадут время, а затем внести корректировки в рабочий процесс.

В статье расскажем как ЛидерТаск может существенно облегчить проведение ретроспективы, позволяя анализировать завершенные задачи, фиксировать выводы и планировать улучшения.

Что такое ретроспектива

Понятие «ретроспектива» происходит от латинского слова retrospectare, где retro означает «прошлое», а spectare — «взгляд». Получается, что ретроспектива — это взгляд в прошлое или анализ проделанной работы.

Ретроспектива обычно проводится с определенной регулярностью или после завершенного этапа проекта на встрече команды. Главная цель такой встречи — выявить удачные и неудачные моменты прошедшего этапа, подсветить проблемы и совместными усилиями придумать как их решить. 

Например, на еженедельной встрече команды выяснится, что сроки проекта сдвигаются из-за долгого согласования промежуточных драфтов с заказчиком. Тогда руководитель может взять на себя решение этой проблемы и утвердить с клиентом график утверждения работ либо договориться о переносе финального срока сдачи проекта.

Как использовать ретроспективу

В методологии Scrum, которую используют для управления проектами, команда работает спринтами — короткими этапами с понятными достижимыми целями, а анализирует результаты и вносит коррективы на следующий спринт с помощью ретроспективы. Чтобы использовать ретроспективу эффективно, нужно активное участие всей команды, простых слушателей на встрече быть не должно. Рассмотрим, преимущества ретроспективы.

В совместных проектах

Ретроспективный анализ завершенных спринтов или проектов помогает взглянуть назад и выявить причины ошибок, зафиксировать успешные практики и улучшить взаимодействие между участниками команды. 

Чтобы ретроспектива прошла продуктивно, нужно следовать ряду правил:

• участвовать во встрече могут только члены команды — на ретроспективу не приглашаются клиенты или партнеры компании;
• на встрече должна быть дружественная атмосфера, люди не должны бояться высказываться;
• критиковать нужно не личность, а проблему — чаще всего в узком месте проекта или срыве сроков виноват не сотрудник, а неправильно выстроенный процесс;
• все результаты нужно подвергать честной и объективной оценке — открытое обсуждение проблем позволяет сотрудникам предложить смелые решения, которые могут усилить коллектив и сделать его более адаптивным к изменениям.

Главное преимущество ретроспективы в совместных проектах — улучшение командной коммуникации. Например, после завершения проекта по разработке нового продукта, команда проводит ретроспективу и выявляет, что задержки возникали из-за плохого обмена информацией между отделами. В процессе обсуждения участники договариваются в следующем спринте применить практику регулярных статус-обновлений, которые помогут понять что происходит в проекте и какой информации не хватает.

Для личной эффективности

Ретроспектива личной эффективности поможет пересмотреть приоритеты, внедрить новые инструменты контроля времени и оптимизировать рабочий график. Работу над личной эффективностью важно начать с регулярной рефлексии. Для этого нужно выделить время, например, раз в неделю и задать себе вопросы:

• что было сделано хорошо?
• какие задачи забрали больше времени, чем планировалось?
• почему возникли проблемы с выполнением задач?
• что я могу улучшить, чтобы избежать этого на следующей неделе?

Анализ действий и полученных результатов поможет выявить привычки, которые тормозят процесс, и придумать как от них избавиться. Можно отслеживать время выполнения повторяющихся однотипных задач, чтобы при планировании следующего рабочего цикла лучше понимать какой срок на них закладывать. 

Например, если созвон для обсуждения и согласования дизайна раз за разом не укладывается в отведенный час, значит в следующий раз стоит заложить на него в два раза больше времени.

Как провести ретроспективу в ЛидерТаск

Для проведения ретроспективы понадобятся полезные инструменты — удобный таск-менеджер поможет проанализировать командную работу и личную эффективность. Вот какие возможности для этого есть в ЛидерТаске:

Архив завершенных задач дает возможность просмотреть список завершившихся событий. Демонстрацию архива можно включить и отключить горячими клавишами. ЛидерТаск позволяет сортировать задачи можно по дате создания, цвету или названию. 

Полезное действие: можно оценить загруженность сотрудников во время проекта, внести коррективы и по-другому распределить задачи в будущем.

Чек-листы и комментарии позволяют увидеть насколько понятно и подробно были поставлены цели. Пояснения и список с флажками можно оставить к любой задаче и подзадаче.

Полезное действие: инструменты позволяют оценить взаимодействие между участниками команды, отметить все контрольные точки проекта, создать список нужной документации, простыми словами описать необходимые действия по проекту.

Статистика команды, которую можно найти в разделе «Продуктивность» показывает какой объем задач выполняют сотрудники и как справляются с обязанностями.

Полезное действие: значение продуктивности сотрудника показывается в процентах и оценивается на основе порученных ему задач. С помощью графика выполнения с датированной шкалой можно смотреть сколько поручений было у специалиста и сколько из них он выполнил в срок.

Пошаговый процесс проведения ретроспективы

1. Подготовиться к личной саморефлексии или встрече с командой и поставить задачу в календаре всем участникам. Важно заранее зафиксировать дату проведения ретроспективы. Для подготовки нужен хотя бы день — выписать пункты, которые нужно обсудить, сформировать план мероприятия, забронировать временной интервал на проведение встречи.
2. Открыть собрание и настроить всех участников на плодотворную ретроспекцию — напомнить о ее цели и желаемом результате, убедиться в готовности открыто говорить о проблемах. Некоторые команды на ретроспективе делают рисунки, в которых они отражают свое отношение к прошедшему проекту, это помогает немного расслабиться и настроиться на комфортное обсуждение.
3. Собрать данные. На этом этапе участники консолидируют всю информацию по проекту: сколько задач выполнили, сколько клиентов появилось, какие продукты готовы к выводу на рынок, какие отзывы и результаты получили. Для удобного обзора всей прошедшей работы можно использовать визуальные метафоры. Например, представить проект как воздушный шар, тогда мешки с песком будут проблемами и сложностями, а потоки ветра — положительными моментами и удачными решениями.
4. Провести обсуждение проблемных зон проекта. Если ретроспективы регулярные, то можно сосредоточиться на некоторых проблемах и попытаться найти решение для них. Другой вариант — разбить всех участников на команды и дать возможность каждой группе предложить идеи для улучшения двух или трех слабых мест проекта. Главная задача этапа — получить как можно больше предложений. Для генерации идей можно использовать технику мозгового штурма.
5. Разработать план действий. После записи всех идей, нужно выбрать несколько из них для реализации. Чтобы выбрать идеи можно использовать разные методы: голосование, ранжирование или оценку по простоте внедрения и эффективности действий.
6. Зафиксировать итоги мероприятия. На этом этапе руководитель ретроспективы проговаривает какие идеи выбрали для внедрения, кто назначен ответственным и в какой срок нужно уложиться. Также важно взять обратную связь у участников о проведенной ретроспективе: уточнить было ли комфортно работать, узнать что нужно изменить или улучшить в следующей сессии.

Практические советы

Готовиться к ретроспективе заранее. Выделить время на анализ выполненных проектов и достигнутых результатов. Лучше делать заметки и описывать узкие места в ходе выполнения проекта — тогда не получится забыть и упустить из вида мешающие работе факторы.

Записывать как удачные моменты, так и сложности, которые возникали в процессе достижения целей. Участники команды должны быть настроены на улучшение процессов, а не на критику. Если что-то работает хорошо, надо использовать это в следующих спринтах.

Честно признавать сильные и слабые стороны и работать над саморазвитием. Только объективная оценка результатов и собственной работы поможет совершенствовать процессы и улучшать продуктивность.

Показывать успешные примеры внедрений. Если идеи прошлых ретроспектив были внедрены и показали отличный результат, можно вернуться обратно и рассказать какие последовательности корректирующих мероприятий помогли достичь положительных изменений.

Использовать чек-листы и вопросы для саморефлексии. Например, можно задать себе такие вопросы:

• что прошло хорошо и помогло ли это достичь целей?
• что не сработало и почему?
• с какими вызовами мы столкнулись?
• были ли мы сплоченной командой?
• какие методы доказали свою эффективность а какие были бесполезны?
• как мы можем улучшить качество продукта и командную работу прямо сейчас?

Инструменты ЛидерТаск помогут зафиксировать ключевые вопросы и систематизировать идеи и предложения участников. Оцените возможности сервиса и начните работу с ЛидерТаск.

Заключение

Для постоянного прогресса, повышения продуктивности и адаптивности к изменениям, нужно уделять время анализу проделанной работы. Процесс регулярных встреч для обсуждения проблем и возможных решений называют ретроспективой.

Ретроспектива проходит в пять этапов: подготовка встречи, сбор данных о проекте, генерация идей, принятие решений об изменениях и подведение итогов. Для эффективного проведения ретроспективы нужна вовлеченность участников команды на каждом ее этапе.

Ключевые цели ретроспективы — улучшить взаимопонимание в команде, скорректировать неверные решения и перенести хорошо сработавшие практики на будущие спринты.

ЛидерТаск поможет провести эффективную ретроспективу: увидеть загруженность участников и количество выполненных задач, оценить взаимодействие и корректную постановку промежуточных целей, выработать решения для улучшения совместной работы и зафиксировать итоги.