Этот сайт использует файлы cookies: продолжая работать с сайтом, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Учимся грамотно управлять личным и рабочим временем. Без напряга и с удовольствием!

Чтобы много успевать за день, нужно уметь управлять отведенными 24 часами. Это касается и рабочего и личного пространства, и сегодня попробуем продвинуться в этом вопросе хоть немного вперед. Учимся выстраивать систему управления рабочим временем.

грамотное управление рабочим временем и процессами сотрудников

Трудности, возникающие из-за недостатка внимания к тайм менеджменту

Наверняка, вы хотя бы раз задавали себе следующие вопросы:

  1. Почему я не успел выполнить все запланированное?
  2. Зачем мне это делать? Это разве принесет результат?
  3. Что вообще мне нужно делать сегодня?

Ответы на эти вопросы лежат на поверхности, но постараемся ответить на них кратко и емко — все дело в планировании. Именно с этого начинается управление собственным временем.

Основные постулаты планирования

Как и любое понятие в этом мире, планирование имеет под собой основную базу. Как грамотно и, что немаловажно, КОГДА уделять время планированию?

Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.

Утром и вечером по 5 минут будет вполне достаточно, чтобы определить приоритеты на сегодня и завтра соответственно. Составьте список задач, расписав каждое дело по длительности, указав точное время начала и конца, чтобы уложиться в этот промежуток времени.

Очень важно оставлять лишние 15-20 минут на решение каждой из задач. Если вы боитесь, что это собьет ваш график, вы заблуждаетесь. Вы не сможете точно определить длительность решения одной из задач и затратите на нее больше времени, а благодаря “запасливости” управление личным временем обретет свое воплощение.

Выбор методики при организации рабочего времени персонала

При планировании мы рекомендуем использовать одну из мировых техник тайм менеджмента. Например, в случае управления временем на предприятии можно использовать такую технику, как Диаграмма Гантта: все работы по проектам отображены на едином графике, а значит вы всегда можете проконтролировать не только свои дела, но и выстроить управление временем сотрудников. Кстати, о последнем.

Для крутых менеджеров: управляем командой и их временем

В обязанности любого хорошего руководителя входит помощь своим подчиненным в планировании и правильном распределении задач по приоритетам. Это очень сложный вопрос, но постараемся в нем разобраться.

Управление временем персонала не заключается в составлении списков дел за своих сотрудников! Это очень важно. Руководитель — это ментор или коуч, который только направляет и задает конечную цель. Сами же пути решения проблем сотрудник должен определить сам, иначе в вашей команде окажутся не профессионалы, а, простите, слюнтяи.

И конечно не забываем о работе руководителей отделов. Ведь от них зависит эффективность всего направления.

Чтобы грамотно сочетать управление временем руководителя и подчиненных, выделяйте каждый день 1 час или полтора на встречи и общение с подчиненными. Все остальное время работайте над своими делами. Для сотрудников будет интересным опыт использования такой техники, как Pomodoro.

Метод Pomodoro: свободное время и результат

То, что работать нужно 24 часа в сутки — большое заблуждение. Тому доказательством является одна из интереснейших техник управления временем — Pomodoro.

Ее суть заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут. 25 отведены на беспрерывную работу, а 5 — на релакс. После 4 таких чередований наступает длительный период в 10-15 минут. Предлагаю посмотреть видео о том, как работать с этой техникой:

"О

Как видите, тайм менеджмент очень важен не только для работы, но и для отдыха. Управление свободным временем играет ключевую роль в самообразовании и реализации ваших потенциалов. Потратьте это время на хобби, чтение, просмотр интересных фильмов — вашему мозгу нужно отдохнуть, чтобы затем вновь взяться за работу.

Пара лайфхаков управления временем

Если вы решите внедрять тайм менеджмент в свою жизнь, то вы должны знать — это трудно. Но результат вас удивит! Вот пара лайфхаков от нас самих по этому вопросу:

Планируйте и выполняйте самую сложную задачу утром. Ни в коем случае не откладывайте ее на потом! Это избавит вас от ощущения, что что-то висит над душой и позволит сосредоточиться на других задачах. Забудьте про жалость. Никогда не произносите слова “Ой, я так устал”. Все устали, и никто не хочет выслушивать это нытье — лучше действуйте наоборот. Веселите всех вокруг, заставляйте улыбаться, но оставайтесь профессионалом. Работайте в паре с хорошим инструментом по управлению временем. Желательно, чтобы это была программа, где вы сможете записывать все свои дела, идеи и планировать на будущее: недели и месяцы вперед. А еще важно, чтобы вы могли применять техники тайм менеджмента при работе с вашим списком дел.

Инструмент работы со временем

Такой вариант — ЛидерТаск. Каждая из мировых техник тайм менеджмента получила свое воплощение в виде дополнительных элементов сервиса. Распланируйте свои дни на неделе, разбейте задачи на более мелкие шаги и работайте со списком дел по выбранной методике.