Таймшит: что это такое и чем он отличается от таск-менеджера

Вы, наверное, уже знаете, что тайм-менеджмент — это искусство эффективно распределять время между разными задачами и целями. И, возможно, уже используете какие-то инструменты для планирования — таск-менеджеры, календари и таймеры. Но существует еще один способ учета времени, который поможет стать более продуктивными и эффективными — таймшит.

Из нашей статьи вы узнаете, что это такое, какие у него особенности и отличия от планировщиков задач. Выясните, что таймшит и таск-менеджер используются для различных целей, и что они могут дополнять друг друга.

Что такое таймшит

Таймшит (англ. timesheet, time sheet) — это способ учета и анализа рабочего времени. Позволяет записывать и отслеживать, сколько времени вы или ваши сотрудники тратите на разные виды деятельности. Его представляют как бумажную ведомость, электронную таблицу или специальное приложение. 

Таймшит появился в конце XIX века, когда началась индустриализация и массовое производство. Тогда работодатели использовали эту систему для того, чтобы оплачивать работникам фактически отработанное время, а не фиксированную зарплату. В советское время это был табель, заполнение которого было обязательным. Также учет времени помогал контролировать производительность труда и соблюдение рабочего графика.

Сейчас таймшиты применяются в сфере услуг, консалтинга, аутсорсинга, фриланса. Это современные программы для учета и анализа рабочего времени в удобном и быстром формате. 

Для каких целей используют 

Метод учета рабочего времени повышает продуктивность и качество работы. Его используют для разных целей, в зависимости от задач и потребностей. Вот несколько примеров.

• Для начисления заработной платы. Если оплачиваете сотрудникам почасовую зарплату, таймшит поможет точно рассчитать время работы за определенный период. С его помощью можно отслеживать переработки, простои, отпуска и больничные.

• Для выставления счетов клиентам. Если оказываете услуги по схеме «время и затраты». Таймшит помогает определить стоимость выполненных работ, основываясь на фактическом времени, затраченном на каждую задачу. Он докажет клиентам, что вы работали честно и эффективно. Достаточно предоставить подробный табель о выполненных работах.

• Для анализа и оптимизации процессов. Таблица ясно отображает, на какие поручения уходит больше или меньше времени, и какие задачи приносят оптимальный доход организации. Видно, какие процессы нужно упростить, автоматизировать или делегировать, чтобы сэкономить время и ресурсы. Это улучшит производительность и качество работы.

Что лучше — таймшит или таск-менеджер 

Запомните, это два разных инструмента: таймшит — это способ учета рабочего времени сотрудника в виде таблицы, а таск-менеджер — программа для управления проектами, в которой есть функция фиксации времени для каждой задачи. У каждого свои преимущества и недостатки, которые нужно принимать во внимание. 

Также согласовать один таймшит сотрудника в неделю легче, чем согласовывать задания в трекере — это может занимать больше времени и ресурсов. Достаточно отметить трудозатраты по каждому проекту в одной таблице, а не создавать каждый раз новую задачу и отмечать в ней затраченное время.

Еще одно достоинство — электронный таймшит совместим с другими системами для управленческого учета. Просто отбирать данные и отправлять их в нужную таблицу в онлайн-режиме. Для этого существуют специальные сервисы, например, Timetta, который позволяет вести таймшит в виде электронного документа и интегрироваться с Google Sheets, Google Calendar, Trello, Jira и другими программами.

Но есть и недостатки: 

• Нет возможности следить за статусом по задаче и общаться по проекту — для этого нужно использовать таск-трекер.
• Сотрудники могут неправильно в документе заполнить затраченное время и противиться введенной системе учета времени — это проблемы корпоративной культуры, а не инструмента.
• Расфокусировка внимания — нужно переключаться между разными инструментами для работы, например, CRM, таск-менеджер, таймшит и другими. Это может снижать производительность.

Вывод

Из этой статьи вы узнали, что таймшит — способ учета и анализа рабочего времени, который имеет свои особенности и отличия от таск-менеджеров. Они не конкурируют, а дополняют друг друга.

В зависимости от задач и целей, вы выбираете тот инструмент, который лучше подходит. Или используете их в связке, чтобы получить максимальную пользу от обоих. Главное — помнить, что таймшит и планировщики задач — это только средства, которые должны помогать вам.