Оптимальное распределение задач, контроль их решения и последующая оценка эффективности персонала − обязательные действия, которые должен выполнять руководитель компании, причём независимо от её масштаба и рода деятельности. Надёжными помощниками в организации рабочего процесса могут стать современные разработки − программы-планировщики.
Распределяй задачи между сотрудниками чётко и прозрачно
Назначай задачи с учётом компетенций, ставь дедлайны, контролируй загрузку каждого сотрудника и отслеживай выполнение в реальном времени. ЛидерТаск помогает руководителю видеть, кто перегружен, а кто простаивает, и перераспределять работу до того, как дедлайны начнут гореть.
Попробовать бесплатно
Эффективное распределение задач
Основное средство, при помощи которого руководитель распределяет и координирует задачи, − делегирование. Оно означает постановку определённых заданий конкретному лицу или рабочей группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.
Для достижения эффективности делегирования важно добиться соответствия поставленных задач реально имеющимся у персонала полномочиям. Это правило действует как для разово выполняемых, так и для повторяющихся дел. Под полномочиями понимается набор прав на использование ресурсов предприятия и управление некоторыми сотрудниками для достижения поставленных целей.
Правильное распределение задач
Три важных условия:
- Постановка заданий перед сотрудниками с учётом наличия у них определённых знаний, квалификации, опыта работы;
- Наличие у исполнителя соответствующих полномочий;
- Чёткость определения руководителя, перед которым сотрудник/группа несёт персональную/групповую ответственность.
Система распределения задач
В компаниях и организациях чаще всего на практике применяются способы распределения задач между подчиненными − «ёлочка» и «матрёшка».
Особенности построения первой из них таковы, что права и ответственность руководителя захватывают лишь небольшую часть прав и ответственности исполнителя, находящегося уровнем ниже. Преимуществами такой системы являются высокая чёткость и простота обнаружения исполнителя (ответственного лица). Недостаток − распределение задач сверху вниз на фоне того, что цели компании преимущественно достигаются в горизонтальной плоскости. В силу этого нередко возникают противоречия, на преодоление которых тратится немало времени.
Специфика системы «матрёшка» состоит в другом подходе к подчинению. В этом случае оно носит двойной или множественный характер. При нём права и ответственность вышестоящего руководства полностью поглощают права и обязанности подчинённых. Такой подход имеет существенный минус: найти виновника бизнес-провала очень трудно.
Какой вывод можно сделать? Эффективность распределения задач достигается только при построении горизонтальной иерархии. Это учитывается современными программами-планировщиками. Они отличаются древовидностью, позволяют правильно распределить дела между сотрудниками с учётом их должностных обязанностей и реальных профессиональных возможностей, а также обеспечить контроль выполнения поставленных задач.
Облегчить делегирование полномочий и отслеживание результатов работы руководителям разных уровней поможет «ЛидерТаск». Выбирайте подходящую для вас версию и скачивайте планировщик.
FAQ
Почему распределение задач в команде часто идет не так, как задумано?
Потому что само наличие задач еще не означает, что они распределены разумно. Ошибки начинаются там, где не учитывают загрузку людей, их сильные стороны, реальный уровень ответственности и зависимость задач друг от друга. В результате часть команды тонет в работе, а часть остается недоиспользованной, хотя на бумаге распределение может выглядеть вполне логично.
Как понять, что задачи распределены неэффективно?
Обычно это видно по повторяющимся симптомам: срываются сроки, сильные сотрудники перегружены, задачи зависают на согласованиях, а руководителю постоянно приходится вручную спасать ситуацию. Еще один сигнал — когда люди формально заняты, но общая скорость команды не растет. Это часто говорит не о нехватке людей, а о слабой логике распределения работы.
Что помогает распределять задачи более адекватно?
Нужна видимость нагрузки, ясность по приоритетам и понимание, кто за что действительно отвечает. Хорошее распределение строится не на принципе «кому можно отдать», а на сочетании компетенций, доступного времени и роли человека в процессе. Чем прозрачнее система задач и сроков, тем меньше риск, что важная работа окажется у случайного исполнителя.
