В реестре отечественного ПО
До 2020 года удаленная работа в зарубежных странах и России была прерогативой фрилансеров. В то время как “серьезные” компании пребывали в уверенности, что продуктивности и высоких результатов от сотрудников можно добиться только в офисе. Все изменилось с приходом в нашу жизнь пандемии и карантинных ограничений. Сейчас удаленка – преимущество, необходимость и обыденная практика большинства офисных работников и бизнесов.
Однако при организации удаленки многие работодатели и подчиненные по-прежнему сталкиваются с вариантами всевозможных трудностей. К их числу относятся проблематичность контроля, общения, обмена данными и отслеживания результатов, прокрастинация, беспокойство, чувство оторванности от жизни и т.д.
При этом добиться организованного удаленного труда и обеспечить своевременное выполнение задач вовсе не сложно, если знать и применять некоторые простые рекомендации. Специально для вас мы собрали их все в одном месте, чтобы помочь вам и вашему бизнесу перевести персонал на эффективную удаленку и одновременно с этим соблюсти непрерывность протекающих в компании процессов.
Переход на удаленку становится возможным, когда решены вопросы с IT-службой фирмы, удаленным администрированием, интернетом, софтом и “железом” у работников. Кадровая служба также должна заранее подготовить и оформить необходимые документы, провести соответствующее обучение, дать новые рекомендации и инструкции персоналу.
Кроме того, продуктивность коллектива в дистанционном режиме зависит от ряда элементов, которые должны присутствовать в жизни компании при любом виде деятельности и вне зависимости от сферы бизнеса. К ним относятся:
При наличии указанных компонентов организация удаленной работы не страдает, а иногда даже повышается, что свидетельствует о правильно выстроенной модели бизнеса. Если же поначалу у работников возникает много вопросов, не бросайте их справляться с трудностями в одиночестве. Создайте канал помощи в чате, организуйте специальные FAQ-сессии по переходу на дистанционку в виде онлайн-конференций с трансляциями, проведите вебинары, раздайте гайды или чек-листы.
Для организации общения лучше всего использовать программу или приложение, в которых сочетаются и чат, и видеозвонки, и групповая связь. Это позволит работнику не отвлекаться то на почту, то на телефон, то на мессенджеры во время рабочего процесса.
Также желательно соблюдать следующие принципы и особенности общения:
Допускается создание общего чата для всего коллектива, неформального онлайн-чата и индивидуальной переписки. Иногда необходимо также создание групповых чатов, которые бы объединяли коллег, работающих по одному проекту.
Спорные ситуации в любом коллективе – норма, ведь все люди разные. В больших компаниях конфликты неизбежны, и удаленка – не исключение. При этом грамотный менеджер и хороший руководитель знают, что любую конфликтную ситуацию также легко превратить в опыт, точку роста как сотрудника, так и компании в целом.
Каким образом следует гасить внутреннее напряжение, накопившееся у участников спора? В первую очередь, предлагать им выражать свои эмоции письменно. Для этого человеку нужно:
Затем необходимо также в письменной форме предложить ему искать пути улучшения труда, рабочих процессов, карьеры, взаимоотношений. А после прийти к консенсусу, адекватному решению, найти выход из ситуации.
Также в процессе решения конфликта может выясниться, что причиной спора послужил стресс, испытываемый сотрудником в процессе ежедневной деятельности на дистанционной работе. Чтобы этого не происходило, руководителю после перевода офиса на дистант рекомендуется внимательнее относиться к подчиненным, интересоваться жизнью коллег, устраивать совместные чаепития по видеосвязи и больше шутить.
Нередко дистанционная занятость приводит к эмоциональному выгоранию и даже депрессии, поскольку многие люди нуждаются в ежедневном живом общении. Чтобы не пришлось бороться с последствиями выгорания, следует давать людям ежедневное подтверждение того, что они продолжают оставаться частью большого коллектива и не живут только работой.
Снизить уровень стресса помогают следующие рекомендации:
У сотрудников должно быть четкое понимание того, что они не остались один на один со своими проблемами, что всегда могут обратиться к коллегам и руководителю за помощью и советом.
Хранение и обмен данными в бизнесе – зачастую серьезное и ответственное дело. Обычно такие процессы осуществляются в специальных программах, где необходимо соблюдать ряд условий:
Также внимательно относитесь к людям, имеющим полный доступ к информации. Новичкам, удаленным и временным сотрудникам, а также персоналу на подработке или по совместительству лучше не предоставлять возможности редактирования, просмотра ряда документов. Кроме того, право на удаление важной информации должны иметь только ответственные лица, руководители проектов и отделов.
Адаптация персонала пройдет проще и быстрее, если руководство компании соблюдает следующие условия:
Выполнение данных правил позволяет руководству фирмы и подчиненным добиться максимальной продуктивности труда, а также избежать неловкости, дискомфорта, стеснения даже во время удаленки.
Многие работодатели находятся в привычной иллюзии, что сотрудники эффективны лишь при офисной работе, где их можно ежедневно контролировать. Однако это далеко не так. Если работники знают, чего от них ждут, каких цифр и показателей нужно добиться, то они будут также продуктивны будучи на дистанте.
Поэтому чтобы организовать эффективную дистанционную работу предприятия менеджерам рекомендуется:
Мониторинг качества работы персонала на удаленке очень важен, однако не следует впадать в крайности. Строгий надзор зачастую вызывает только лишний стресс, напряжение, недовольство руководством фирмы, но не прибавляет эффективности трудовой деятельности. Тогда как доверие, благоприятный климат в коллективе и ориентация на результат – немаловажные компоненты в работе любой компании.
И подчиненные в состоянии работать дистанционно так же качественно, как и в офисе. Для этого не требуется мониторинг времени на рабочем месте. Для контроля их деятельности важно лишь рассчитывать показатели, ставить дедлайны, смотреть на прямые и реальные цифры, своевременно сверяться с графиками.
Мотивация работников в офисе происходит естественным образом. Подчиненные видят воодушевленное лицо директора фирмы, считывают кивок главного бухгалтера или одобрительный взгляд руководителя проекта, общаются с коллегами и получают от них заряд положительных эмоций или похвалу. Данные вербальные сигналы полностью отсутствуют во время организации удаленки. Однако поддержание командного духа, потребность в одобрении у персонала остаются.
Но эффективность дистанционной работы, полноценная обратная связь с руководством могут производиться в следующих форматах:
Помимо похвалы не следует забывать про достойный заработок, который требуется каждому успешному подчиненному. Практика показывает, что денежные поощрения, премии за выполнение или перевыполнение плана лучше всего сказываются на эффективности работы сотрудников.
Отслеживание выполненных заданий и их количество, объем проведенной работы и размер необходимой компенсации в качестве поощрения за труд легко вычисляются с помощью специальных программ, помогающих в организации удаленки. О таких площадках поговорим ниже.
Самыми необходимыми сервисами для работы на дому давно являются CRM-системы. Они просто незаменимы тогда, когда речь идет об упорядочении бизнес-процессов. Кроме того, данные инструменты оперативно распределяют проекты между персоналом, контролируют процесс их выполнения, ставят командные и личные цели, анализируют эффективность выполняемой работы, собирают заявки от клиентов из разных каналов, помогают совершать звонки и работают в качестве корпоративной связи.
Предлагаем вашему вниманию обзор на 3 лучшие, функциональные и удобные в применении CRM-системы, для каждой из которых предусмотрен тестовый период (или же существует бесплатная версия с ограничением функционала). При этом в них полностью отсутствуют какие-либо недостатки.
Удобная и многофункциональная система для фриланса, индивидуальной и совместной работы в команде, позволяющая даже в удаленном режиме упорядочить дела, проекты и встречи.
Единая платформа для организации работы всей компании, позволяющая быстро выходить на связь с любым удаленным сотрудником, общаться с коллегами, согласовывать документы и счета.
Комфортная CRM-система для управления компанией, помогающая организовать удаленную работу сотрудников с хронометражем рабочего времени и бесплатной внутренней телефонией.
При организации работы офиса в удаленном режиме, а также выборе программы для дистанционки следует расценивать данный подход и тип деятельности для компании не как временный, а как долгосрочный проект. Мы настоятельно рекомендуем подходить к вопросу серьезно, делать все качественно и эффективно.
Даже если поначалу удаленка кажется вам частичной или временной мерой, может оказаться так, что она является более рациональным и менее затратным решением для вашего вида деятельности и сферы бизнеса. И тогда после снятия карантинных мер вы сможете оставить данный режим работы для своих сотрудников в штате, как действенный и результативный.
10 февр. 2022 г.
