Попробуй бесплатный умный таск-менеджер.
50+ возможностей в одном приложении.
Узнать подробнее
Если команда буксует и не успевает выполнить работу в срок, нужно искать причины и принимать меры. Помочь в этом может довольно простой и эффективный способ – хронометраж рабочего времени. Это процедура учета рабочего дня, позволяющая наглядно сравнить планируемое время с реальными временными затратами.
Хронометраж рабочего дня помогает выявить узкие места в тайм-менеджменте команды и сократить время на выполнение часто повторяющихся задач. Изначально данный метод использовался на потоковом производстве. Но благодаря высокой гибкости и адаптивности хронометраж успешно применяют в самых разных сферах.
Для начала разберем классический подход: как проводят хронометраж дня на производстве. По инициативе руководства предприятия замеряют скорость выполнения рабочими типовых операций. Штатные или приглашенные нормировщики проводят наблюдения и фиксируют результаты. Руководство на основе полученных данных делает выводы: повысить нормативы производства или оставить как есть.
Но хронометраж используют не только для переоценки нормативов. Помимо измерения времени нормативщики также делают фотографии рабочего места сотрудника и записывают на видео весь рабочий процесс. Сравнив технику выполнения одних и тех операций разными работниками, можно выявить как эффективные, так и малоэффективные практики. От нерациональных, лишних трудовых приемов избавляются, а наиболее удачные тиражируют на все производство.
Ведение хронометража дня – ответственный элемент управленческой деятельности. Чтобы правильно проанализировать скорость работы ваших сотрудников, необходимо соблюдать определенную последовательность действий. Мы составили пошаговую дорожную карту, которая обязательно поможет изучить длительность выполнения задач.
Прежде чем начать процедуру, важно четко определить цели этого процесса и целевую группу сотрудников. Цели могут варьироваться от оценки производительности до оптимизации рабочих процессов. Определите, какой вид деятельности вы хотите улучшить, и кто из сотрудников будет вовлечен в этот процесс.
Выберите подход и инструменты для проведения хронометража. Выбор подхода зависит от специфики вашей организации, доступных ресурсов и целей проведения наблюдений. Это может включать в себя:
Объясните сотрудникам, как правильно использовать выбранные инструменты и как это будет способствовать повышению производительности и эффективности. Обучение должно подчеркивать, что хронометраж не является средством контроля, а инструментом для самоулучшения и более эффективной работы.
Разработайте систему категоризации для задач и деятельности, которые будут отслеживаться. Это поможет организовать данные и более точно анализировать, на что именно уходит рабочее время. Категории могут включать в себя проекты, клиентов, типы задач и другие параметры, которые важны для вашей организации.
Приступайте к сбору данных о времени, которое сотрудники тратят на выполнение задач. В зависимости от выбранного подхода это может быть:
Убедитесь, что сотрудники регулярно и точно вносят данные, чтобы обеспечить точность и достоверность результатов.
Простая таблица поможет быстро анализировать производительность сотрудников и реализовывать выводы. Создайте электронный документ с матрицей, в которой будут представлены результаты наблюдений и установленные нормативы. Таблица позволяет визуализировать данные и легко управлять нормативами выполнения задач. Это способствует более эффективному управлению временными ресурсами в организации. В нашем примере мы сделали следующие столбцы:
Используйте результаты замера для оценки производительности сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Сравнивайте фактическое время, затраченное на задачи, с ожидаемым, определенным на основе опыта или стандартов. Идентифицируйте области, где возможны улучшения в производительности и эффективности. В случае превышения норматива, проанализируйте причины и предложите варианты решения проблемы.
На основе результатов анализа, примите необходимые меры для улучшения производительности и эффективности. Это могут быть следующие действия:
Хронометраж – это долгосрочный процесс, который требует постоянного мониторинга и доработки. Продолжайте отслеживать время и анализировать данные, чтобы убедиться, что изменения приводят к улучшениям. Регулярно обновляйте систему категоризации, обучайте новых сотрудников и адаптируйтесь к изменяющимся условиям.
Для максимальной эффективности хронометража рабочего времени следует учитывать следующие аспекты:
Это является мощным инструментом, который успешно применяют в различных отраслях. Его гибкость и универсальность позволяют адаптировать этот инструмент под специфические задачи и особенности каждой сферы.
В бизнесе и управлении, хронометраж используется для оценки производительности сотрудников и команд. Это позволяет выявлять, на какие задачи тратится больше всего сил, что может быть полезно для планирования ресурсов и оптимизации рабочих процессов. Важно подчеркнуть, что хронометраж не только оценивает, но и улучшает производительность, помогая менеджерам более точно распределять задачи и ресурсы.
В промышленной отрасли хронометраж помогает оптимизировать рабочие процессы на каждом отдельном этапе производства. Он идентифицирует узкие места, где время тратится неэффективно, и способствует улучшению производительности. Компании могут использовать хронометраж для определения времени, затраченного на каждую единицу продукции, что важно для контроля качества и соблюдения сроков.
В IT-сфере, хронометраж помогает отслеживать время, затраченное на разработку, тестирование и обслуживание программного обеспечения. Он позволяет определить, на каких этапах проектов тратится больше всего ресурсов. IT-компании могут использовать хронометраж для более точного выставления счетов клиентам и управления проектами.
Все эти особенности применения хронометража подчеркивают его важность как инструмента для повышения производительности, эффективности и качества работы в разных отраслях и сферах деятельности. Он позволяет анализировать и оптимизировать временные ресурсы, способствуя достижению более высоких результатов и уровня конкурентоспособности.
В 21 веке было бы глупо засекать выполнение задач вручную – при помощи таймера на телефоне или ручного таймера. Все давно изобретено: встроенный хронометраж рабочего времени, программа для управления своими делами ЛидерТаск и идеальный результат.
В ЛидерТаске вы можете:
Электронный хронометраж в ЛидерТаске работает в буквальном смысле слова «как часы». Для того, чтобы запустить подсчет времени на задачу, будет достаточно просто выставить статус «в работе», и хронометраж начнет свою работу.
В результате вы получите и точное количество запланированных минут, и точное количество минут, которое сотрудники потратили на решение данной задачи. А дальше – воспользуйтесь образцом таблицы, приведенной выше, для фиксации результатов.
Вы можете скачать хронометраж рабочего времени себе на компьютер, смартфон и планшет! Для этого просто кликните по кнопке ниже и установите ЛидерТаск на ваше устройство.
В этой статье мы выяснили, что хронометраж рабочего времени – это эффективный метод для оптимизации временных затрат. Он позволяет компаниям повысить производительность и уменьшить длительность проектов. Для правильного и беспристрастного проведения замера и анализа полученных данных требуется время на подготовку и проверку результатов. С использованием этого инструмента компании могут повысить свою конкурентоспособность и сократить издержки.
Если у вас небольшая, но современная компания с молодым коллективом, то провести хронометраж времени можно очень просто. Не нужны официальные бланки, акты, приказы и прочая бюрократия как на крупных предприятиях. Достаточно секундомера или приложения для управления командой на телефоне.
В данном материале Алина Васильева, PR-менеджер мультисервиса Envybox, делится простыми и рабочими методами, как повысить результаты отдела маркетинга за счет новых действий и рентабельных методов их реализации. У компаний, которые разрабатывают надежную маркетинговую стратегию перед проведением своих кампаний, более чем в три с половиной раза больше шансов на успех. Если вы хотите создать прочную основу… Читать далее Как повысить эффективность отдела маркетинга
Представьте: вы просыпаетесь и сразу тянетесь к смартфону, чтобы проверить почту и социальные сети. В течение дня отвлекаетесь на уведомления, звонки и сообщения. Вечером, вместо отдыха, снова погружаетесь в мир digital-устройств. Знакомо? Это типичный день многих из нас. Цифровой детокс — это осознанный отказ от использования гаджетов и интернета на определенное время, помогает восстановить баланс… Читать далее Выход из онлайн-ловушки: руководство по цифровому детоксу
Избежать всех рисков в бизнесе не получится, но для стабильной и успешной работы компании важно научиться грамотно ими управлять. О том, как делать это эффективно, расскажем в сегодняшней статье. А также дадим инструкцию для реализации плана по управлению рисками с помощью сервиса ЛидерТаск. Что такое управление рисками и почему это важно Управление рисками — это… Читать далее Управление рисками: как работать с возможностями и угрозами в проектах