Как составить расписание на каждый день: пошаговое руководство

Расписание на каждый день может стать отличным решением, если вы чувствуете, что день проходит в суматохе, а важные дела остаются невыполненными. В статье расскажем, каким бывает расписание, познакомимся с методом тайм-боксинг и покажем, как можно составить расписание на день. 

В чем плюсы расписания и каким оно бывает

Расписание структурирует задачи по времени и приоритетам. В отличие от простого списка дел, в котором просто перечисляются задания, расписание помогает сосредоточиться на важных делах и правильно распределить свои силы. 

Преимущества составления расписания:

• Больше выполненных дел за день. Когда все задачи распределены по времени, легче сосредоточиться на их выполнении, не отвлекаясь на мелочи.
• Меньше стресса. Зная, что и когда нужно сделать, вы чувствуете себя увереннее и спокойнее.
• Баланс между работой и личными делами. Расписание помогает распределять время между работой, отдыхом и личными делами.
• Развитие самодисциплины. Регулярное выполнение задач в определенное время способствует формированию организованности и ответственности.

Существует несколько видов расписания, которые можно адаптировать в зависимости от потребностей и характера деятельности:

• Жесткое расписание. Предусматривает строгое соблюдение временных рамок для выполнения задач. Полезно для тех, кто работает в условиях жестких дедлайнов и фиксированных мероприятий. Например, день менеджера бывает расписан по минутам: с 9 до 10 утра встреча с командой, с 10 до 11 – анализ данных, с 11 до 12 – презентация проекта и так далее. Жесткое расписание позволяет точно следовать плану и избегать отклонений.
• Гибкое расписание. Позволяет адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам и дает возможность варьировать время выполнения задач. Подходящий вариант для людей с непредсказуемым графиком. 
• Относительное расписание. Задачи планируются по важности, но не привязываются к конкретному времени. Удобно для тех, кто хочет сосредоточиться на приоритетных задачах без жестких временных рамок. Дает адаптироваться к обстоятельствам. Например, дизайнер может сначала работать над важным проектом, а потом переключится на другое дело, когда ему будет удобно.

Тайм-боксинг как основа расписания

Тайм-боксинг — метод планирования, при котором задачи делятся на конкретные временные блоки. Основная идея тайм-боксинга заключается в том, что вы выделяете определенное количество времени для выполнения конкретной задачи и строго придерживаетесь этого временного интервала. 

Это как если бы мы разбили наш день на маленькие коробочки времени, в каждую из которых помещаем одно дело. Например, с 9 до 11 утра — исследование рынка, с 11 до 12 — написание отчета, после обеда — подготовка презентации. Между этими задачами делаем короткие перерывы. Таким образом тайм-боксинг делает ваше расписание более структурированным и организованным, помогая эффективно использовать свое время и выполнять все запланированные задачи. 

Как составить расписание на каждый день 

Здесь мы расскажем, как создать расписание с помощью таск-менеджера ЛидерТаск. Если вам удобнее составлять расписание на бумаге, скачайте наши бесплатные шаблоны.

Для примера рассмотрим, как может выглядеть день копирайтера на удаленке, которому приходится балансировать между рабочими и личными делами: написание текстов, общение с заказчиками, обучение, время с семьей и т.д. Этот пример наглядно покажет, как можно структурировать свой день при помощи блоков, чтобы эффективно справляться со всеми задачами.

ШАГ 1. Создайте проект с ежедневными задачами. Достаточно добавить проект и назвать его, например, «Моё расписание».

ШАГ 2. Определите основные блоки. Подумайте, какие виды деятельности необходимо включить в свой день. Утро, работа, обучение, обед, спорт, встречи, хобби, время для семьи – всё, что составляет вашу жизнь.

Так, день нашего копирайтера состоит из следующих блоков и задач:

• Утро: зарядка, завтрак, чтение новостей, планирование дня.
• Проект ЛидерТаск: написание текстов, общение с заказчиком, редактура текста.
• Проект Skillbox: поиск тем для кейсов, сбор информации, написание постов.
• Личный проект: написание отзывов на прочитанные книги в соцсетях, статьи для канала в Дзен и странички в ТенЧат.
• Обучение: чтение статей, просмотр обучающих видео, изучение новых инструментов.
• Перерыв на обед и отдых: обед, время на соцсети и ютуб. 
• Спорт: тренировка в спортзале.
• Ужин и время с семьей: ужин и общение с близкими.
• Личное время: чтение, просмотр сериалов. 

ШАГ 3. Расставьте блоки по порядку. В итоге у вас должна получиться последовательность задач, которой вы будете придерживаться в течения дня. 

ШАГ 4. Определите продолжительность каждого блока. Подумайте, сколько времени в день вы можете выделить для каждого вида деятельности. Опирайтесь на предыдущий опыт. Распределите это время между блоками, ориентируясь на их важность и вашу загруженность. 

Например, подъем в 7:00, зарядка 15 минут, завтрак 15 минут и 30 минут на чтение новостей и планирование дня. В результате на утренний блок он тратит 1 час. Проекту ЛидерТаск наш герой уделяет 3 часа 45 минут, делает 15 минут перерыва и в течение часа занимается проектом Skillbox до перерыва на обед и отдых. Он 30 минут ест и 30 минут посвящает соцсетям — итого 1 час.

Далее он предпочитает уделить 1 час обучению и 1 час личному проекту, вставив между ними короткий перерыв. А после работы тратит еще час времени в ближайшем спортзале. И вот наступает вечер, когда он полчаса ужинает и час проводит время в кругу семьи. Потом смотрит 1 серию сериала в течение часа и читает 1,5 часа перед сном.

ШАГ 5. Рассчитайте время начала каждого блока. Сложите продолжительность предыдущих блоков, чтобы узнать, когда начинается следующий.

Например, если у нашего копирайтера уходит час на утренние ритуалы, а просыпается он в 7:00, значит, основная работа начинается в 8:00. Получается, что расписание будет выглядеть так:

• 7:00 – 8:00 — Утро
• 8:00 – 11:45 — Проект ЛидерТаск
• 12:00 – 13:00 — Проект Skillbox
• 13:00 – 14:00 — Обед
• 14:00 – 15:00 — Обучение
• 15:15 – 17:15 — Личный проект
• 17:30 – 18:30 — Спорт
• 18:45 – 20:15 — Ужин и время с семьей
• 20:30 – 23:00 — Личное время

ШАГ 6. Настройте уведомления. Сделайте это так, чтобы они напоминали о начале каждого блока заданий. Например, блок «Проект ЛидерТаск» запланирован на восемь утра, поэтому напоминание нужно установить на 8:00. 

ШАГ 7. Сделайте блоки повторяющимися. Чтобы расписание автоматически обновлялось каждый день в течение недели, месяца или года, установите ежедневный повтор. Тогда не нужно будет вручную вносить одни и те же блоки каждый раз. 

Следуя этим шагам, вы сможете составить расписание, которое поможет эффективно организовать свой день и достичь поставленных целей.

Полезные правила и советы 

• Добавляйте время между задачами. Оставляйте 10-15 минут между делами, чтобы передохнуть и подготовиться к следующим заданиям. Например, после работы над отчетом сделайте короткий перерыв перед встречей.
• Планируйте перерывы на отдых. Делайте 5-10 минутные паузы каждые 1-2 часа. Во время перерыва можно размяться или выпить воды.

• Будьте гибкими — корректируйте расписание. Если что-то идет не по плану, просто внесите изменения. Например, если встреча затянулась, перенесите следующую задачу на более позднее время.
• Делегируйте или отказывайтесь от незначительных задач. Передавайте менее важные задания коллегам или исключайте их. Это освободит время для более приоритетных дел.
• Не забывайте про личное время и хобби. Включайте в расписание время для отдыха и увлечений, чтобы избежать выгорания и поддерживать мотивацию. Например, планируйте вечерние занятия или выходные заранее.