Как эффективно делегировать задачи сотрудникам и не бояться за результат

61% руководителей боится делегировать задачи из-за недоверия к компетенциям сотрудников. Однако отсутствие делегирования не только грозит выгоранием руководителю, но и мешает развиваться компании.

В статье расскажем, почему важно делегировать и как делать это эффективно. А применить полученные знания на практике поможет сервис ЛидерТаск. 

Что такое делегирование

Делегирование — это передача части обязанностей и полномочий руководителя подчинённым. От обычного распределения задач оно отличается тем, что вы передаёте не только поручения, но и расширяете зону ответственности и прав сотрудников, давая им возможность принимать решения по вопросам, за которые ранее отвечали вы. 

Почему делегирование — это важно:

Позволяет сосредоточиться на стратегических вопросах. Когда вы стремитесь делать всё самостоятельно, можете даже не заметить, как много времени уходит на рутинные дела: договориться о встрече с партнёром, составить отчёт. Такие вопросы лучше поручить другим сотрудникам, чтобы иметь возможность сосредоточиться на обдумывании стратегических задач.

Снимает чрезмерную нагрузку с руководителя. Необходимость думать сразу обо всём приводит к постоянному напряжению. Согласно закону Миллера, человек способен одновременно удерживать в памяти не более 7±9 задач — именно на этом законе основано правило 1-3-5 для планирования дел. Разгрузив себя, вы снижаете уровень стресса и начинаете мыслить на свежую голову. Это благотворно сказывается на принятии решений и способствует успеху компании.

Развивает сотрудников. Делегирование — это ещё и инструмент управления командой. Если сотрудники слепо следуют указаниям руководителя, у них нет понимания общей цели компании. Значит, нет и желания получать новые навыки и развиваться. Благодаря передаче ответственности вы помогаете команде быть вовлечёнными и работать эффективнее.

Помогает уложиться в сроки. Иногда чисто физически руководитель не успевает сделать всё, что на себя взял, либо же тратит на дела больше времени, чем планировал. Эффективное делегирование помогает уложиться в дедлайн и не потерять в качестве.

Чтобы распределять задачи подчиненным и следить за процессом выполнения, можно использовать сервис ЛидерТаск. Зарегистрируйтесь и начните делегировать эффективно!

Принципы эффективного делегирования

Мы поняли, что делегирование — это важно. Но как поручать дела, чтобы не разочароваться в результате? В этом помогут следующие принципы.

Делегирование только определенных задач. Не все дела подходят для перераспределения. Лучше всего делегировать:

• рутинные действия, которые не требуют специальных навыков, но отнимают время: сделать звонок, зарегистрироваться на мероприятие, договориться о встрече с партнером;
• профильные задачи, в которых другие сотрудники более компетентны: ведение соцсетей организации и создание сайта, бухгалтерский учёт;
• срочные дела, в которых часть нагрузки можно передать другим: например, поручить подготовку презентации дизайнеру и сосредоточиться на продумывании своего выступления для встречи с партнером.

Выбор компетентного исполнителя. Объективно оцените область знаний и профессионализм сотрудника, которому поручаете дело. Чтобы это сделать, ответьте на вопросы:

• должность сотрудника и его область знаний позволяют выполнить задачу, которую вы ему поручаете?
• насколько эффективные результаты показывает сотрудник в ежедневной работе?
• выполняет ли он задачи вовремя или срывает сроки?
• как коллеги отзываются о его работе? Спросите мнение сотрудников, которые непосредственно работают с человеком.

Если ответы вас удовлетворили, вы можете смело делегировать дело и не обращать внимания на необоснованные сомнения.

Чёткая постановка задачи. Чтобы правильно поставить задачу, надо определить три вещи:

• что нужно сделать. Дайте подробную инструкцию. Для сотрудника это новое дело: важно обговорить все детали и убедиться, что у вас нет недопониманий. Затем обязательно зафиксируйте информацию по задаче в письменном виде, чтобы у исполнителя была возможность вернуться к ней и уточнить нужные моменты.

• когда нужно сделать. Обозначьте точные сроки и также зафиксируйте их. Даже если кажется, что поручение небольшое и его можно сделать сразу (пример: договориться о встрече), всё равно отметьте крайний срок выполнения. У сотрудника есть и основные обязанности, и ему важно понимать, за что браться в первую очередь. 

• что должно получиться в результате. Результат важно описать как можно более конкретно. Если его возможно выразить цифрами, сделайте это. Более подробно о том, как эффективно поставить задачу, писали здесь.

Выдача необходимых ресурсов и полномочий. У сотрудника должен быть доступ к ресурсам для выполнения задания — возможность брать деньги из бюджета, разрешение пользоваться необходимым оборудованием. А также право самостоятельно принимать решения и давать поручения другим сотрудникам в рамках поставленной задачи.

Контроль выполнения и обратная связь по задаче. Помните, что делегирование нужно не только, чтобы облегчить вашу нагрузку, но и для развития сотрудника. Поэтому после выполнения задания запрашивайте обратную связь: что было сложно, что легко, понравилось ли поручение, какие навыки пригодились для выполнения. Отмечайте достижения сотрудника.

Не оставляйте сотрудника один на один с порученным делом. Пусть он знает, что может обратиться к вам, если потребуется помощь. Речь идёт не о том, чтобы консультироваться по любым рабочим вопросам, а лишь о возможности уточнить отдельные сложные моменты.

Разбейте работу над задачей на временные отрезки, после каждого из которых исполнитель должен предоставить промежуточный результат. Если сотрудник действует неверно, вы вовремя укажете ему на ошибку, и не придётся заставлять переделывать сразу всё в финале.

Хотите применить эти принципы на практике? Регистрируйтесь в ЛидерТаск и начинайте путь к эффективному делегированию!

Типичные проблемы при делегировании и как их решить

1. “Хочу всё контролировать сам”. Руководителю важно вникать во все процессы. Кажется, что если упустить из виду малейшие детали, бизнес развалится. Если он всё же решает делегировать поручение, то контролирует каждый шаг исполнителя и по сути выполняет всю работу за него, не давая научиться мыслить самостоятельно.

Что делать. Осознать, что вы не в состоянии отвечать за всё — это чрезмерный стресс, который вредит здоровью и сказывается на ваших способностях управлять компанией. Если чётко поставить задачу и регулярно отслеживать прогресс, вы по-прежнему будете в курсе процессов компании. 

В ЛидерТаск вы можете дать подробное описание задачи, добавить любые файлы и ссылки и назначить исполнителя. А для отслеживания прогресса помогут канбан-доски, благодаря которым вы будете видеть статус выполнения задачи. 

2. “Никто, кроме меня, не справится”. Руководитель не доверяет компетенциям сотрудников и считает, что они не смогут успешно выполнить поручение. Такой подход создаёт напряжённую атмосферу в команде и мешает развитию. 

Что делать. Убедитесь, что ваши сомнения обоснованы, объективно оценив уровень компетенции сотрудников. Даже если на данный момент никто не может достаточно хорошо выполнить поручение, вам важно помогать команде расти. Потребуется больше ресурсов, но в перспективе вы сэкономите время и силы и будете эффективнее развивать компанию. 

Оценить эффективность работы сотрудника можно в ЛидерТаск с помощью плагина “Продуктивность”. Он позволяет увидеть количество выполненных сотрудником задач и количество задач, выполненных в срок.

3. “Сделай то, не знаю что”. Если руководитель даёт поручение на бегу в двух словах, работник может не понять, что от него требуют. А затем побоится переспросить и сделает неправильно. 

Что делать. Давать чёткую инструкцию и фиксировать задачу письменно. Например, в таск-менеджере ЛидерТаск.

4. “Дал задание — остальное не мои проблемы”. Некоторые руководители считают, что достаточно поставить задачу, а система для контроля выполнения у них отсутствует. Без единой системы отслеживать процесс сложно и неудобно. 

Что делать. Контролировать выполнение поручений с помощью программы для планирования, например, ЛидерТаск. Регистрируйтесь в сервисе, чтобы попробовать бесплатно! 

Преимущества ЛидерТаск для делегирования

Удобно поручить задачу. Чтобы назначить исполнителя, достаточно упомянуть его с помощью почты. Человеку придёт уведомление о назначении на задачу.

Возможность отслеживать прогресс в реальном времени. С помощью функций канбан-доски, которые позволяют следить за статусом задачи.

Быстрая коммуникация по задаче. Сотрудник может задать вопросы прямо в комментарии к задаче, а руководитель — там же ответить ему. 

Возможность настроить уведомления. Они напомнят сотруднику о приближающемся дедлайне или промежуточных этапах работы.

Система аналитики. Она поможет оценить продуктивность сотрудника на основе количества выполненных задач.

Инструкция, как делегировать задачи в ЛидерТаск

1. Создайте задачу с помощью соответствующей функции.

2. Сделайте подробное описание, при необходимости прикрепите файлы.

3. Вы можете дополнительно добавить к задаче метку “Важно”, “Срочно”, “Внимание” или создать свои метки и использовать их.

4. Назначьте исполнителя на задачу с помощью функции “Поручить”.

5. Поместите задачу на канбан-доску, чтобы следить за статусом выполнения. 

6. Установите напоминания для себя и сотрудника, чтобы контролировать промежуточные этапы работы. Это можно сделать с помощью функции “Повтор”. 

Готово!
Если следовать принципам делегирования, передача обязанностей станет простым и понятным процессом и будет служить на пользу компании и сотрудникам. А чтобы делать это легко, используйте ЛидерТаск. Зарегистрируйтесь в сервисе и управляйте бизнесом эффективно!