Органайзер для секретаря

Работа секретаря тесно связана с планированием и организацией рабочего времени. При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность его собственной деятельности, но и рабочие успехи его начальства, а порой и результативность функционирования всей организации, как единого механизма. На плечи секретаря ложится ответственность за своевременное осуществление дел, планирование встреч, передачу документов. Этот поток задач, распоряжений, указаний и просьб не стихает на протяжении всего рабочего дня и исходит из множества источников. Работая в роли помощника руководителя, приходится постоянно держать в голове огромное количество информации, номеров телефонов, мест хранения документов, времени встреч. Чтобы освободить голову секретаря от лишних забот и облегчить процесс планирования задач, звонков и встреч компания Алмеза разработала органайзер LeaderTask , который всегда придет на помощь — наглядно покажет расписание рабочего дня, вовремя напомнит о предстоящей задаче, сохранит контактные данные и быстро найдет интересующую информацию в бесконечном архиве документов.

1. Контакты

Должность секретарь — это органический симбиоз справочной информации, поисковой системы, органайзера и записной книжки. Особенно часто в рабочем процессе секретарю необходимо быстро и точно предоставить контактные данные определенного лица. Чтобы в суете и спешке не перерывать множество телефонных справочников, бумаг, стикеров, не пересматривать наличие информации в телефонной книге мобильника или КПК, органайзер LeaderTask предлагает воспользоваться справочником "Контакты", который позволит за несколько секунд найти все необходимые данные.

2. Категории

Считается, что основной круг задач секретаря ограничен звонками и записями на прием. Однако это далеко не всегда соответствует действительности. Задачи помощника руководителя достаточно разнообразны и требуют систематизации. Планировщик LeaderTask дает возможность классифицировать дела по определенным параметрам и отнести их к одной или нескольким категориям с помощью раздела "Планирование" и справочника "Категории". В результате секретарь сможет одним щелчком мышью вывести на экран перечень задач с определенным направлением действия, например, только те задачи, которые касаются встреч генерального директора.

3. Проекты

Очень часто поток информации, проходящей через секретаря, в десятки раз больше, чем те данные, которые доходят до получателя, будь это его непосредственный начальник, сотрудники предприятия или представители клиентов. Должность секретаря обязывает анализировать входящие данные, выделять основные моменты и вести учет этой информации. Именно для того, чтобы помощнику руководителя было легче вести архив материалов в органайзере LeaderTask предусмотрен раздел "Проекты". Используя данный функционал программы для систематизации и структуризации данных секретарь имеет возможность в считанные секунды найти нужную информацию и задачи связанные в ней.

4. Приоритеты

Степень важности и срочности поставленных перед секретарем задач в первую очередь определяется его начальством. Тем не менее, помощник руководителя, оценивая свои силы, свободное время и приоритетность задания, в рабочем процессе вынужден периодически самостоятельно расставлять приоритеты среди множества поручений. Чтобы не делать этого в уме и не возвращаться к таким вопросам ежечасно планировщик LeaderTask был оснащен возможностью установки приоритетов, с помощью которой секретарь может не только отсортировать или отфильтровать задачи по их актуальности, но и визуально определять необходимость их выполнения в данный момент.

5. Статусы

В процессе работы секретаря за день некоторые задачи могут находиться в нескольких состояниях — от запуска в работу до их окончательного выполнения. Кроме того, в определенных случаях появляется необходимость выделить еще не до конца решенную задачу визуальным способом. Для этих целей в органайзере LeaderTask предусмотрена функция установки статусов. При этом, секретарь имеет возможность как выбрать один из статусов стандартного набора, так и создать перечень собственных состояний дел с помощью справочника "Дополнительные статусы".

6. Фильтры

Каждому из нас приходиться регулярно фильтровать свои задачи по определенным критериям. Для работы секретаря эта возможность также жизненно необходима. С помощью встроенной функции фильтрации, а также справочника "Фильтры", планировщик LeaderTask позволяет осуществлять многокритериальный отбор дел и сохранять эти запросы для использования в дальнейшем.

Секретарь — главный помощник руководителя, а органайзер LeaderTask — лучший помощник для секретаря. Это не только планировщик текущих дел, который поможет в организации рабочего времени, но и надежный соратник в рутине повседневных задач, который всегда будет рядом и сможет вовремя напомнить о предстоящих делах, подсказать нужную информацию и сохранить данные на будущее.

Скачайте органайзер для секретаря БЕСПЛАТНО прямо сейчас!