Ресурсное планирование: как работает и для чего нужно

Когда команда берется за большой проект, все должны заниматься своим делом и быть обеспечены необходимыми инструментами. Но так ли это на деле? Нет. 

Просто дать всем задания мало. Одному нужно то, второму подавай другое, третьего нагрузили слишком много, и все встало. Внедрение ресурсного планирования нужно для того, чтобы облегчить организацию и учет средств и инструментов. В статье рассмотрим, что такое ресурсное планирование, когда его стоит использовать, а также расскажем, как составить ресурсный план. 

Что такое ресурсное планирование 

Ресурсное планирование — процесс, в котором фиксируются необходимые ресурсы для эффективной работы системы, а также откуда их брать, сколько и в какое время. В ресурсном планировании важно не только получить средства, но и правильно их распределить.

Для того чтобы настроить правильную работу над проектом, нужно оценить свои возможности. Выяснить, какими ресурсами вы будете пользоваться, и какими ресурсами располагаете. Чего не хватает и что в избытке. После этого распределить нагрузку на ресурсы, и если какая-то часть не справляется, восполнить извне. Это и есть ресурсное планирование. Звучит достаточно просто. Теперь давайте разберемся, какие ресурсы бывают, и где их брать. 

Первое, что приходит в голову, когда мы говорим о ресурсах, конечно, деньги. Но если браться за организацию работы над проектом, недостаточно измерять всё только деньгами. Кроме бюджетных средств, ресурсное планирование проектов предполагает разделение ресурсов на три типа:

• оборудование и помещения; 
• программное обеспечение и инструменты; 
• сотрудники. 

При распределении ресурсов нужно также учитывать обучение персонала и переквалификацию персонала, ремонт и апгрейд техники, закупку расходных материалов. Это не только дополнительные затраты, но и время. Если для проекта может понадобиться новое оборудование, то купить, дождаться доставки и установки недостаточно. Нужно пригласить специалиста, чтобы обучить персонал пользоваться новыми гаджетами.

Часто для упрощения учета и организации ресурсы объединяют по какому-то общему признаку. Например, внешние и внутренние. Внутренние ресурсы — это подразделение внутри организации. Например, команда frontend разработчиков в IT-компании или бригада поваров в ресторане. В то время как внешние — специалисты, приглашенные извне на время решения задачи. Например, фрилансеры или фирмы, занимающиеся аутсорсингом.

Когда стоит использовать ресурсное планирование

Стоит уяснить, что за распределение ресурсов должен отвечать отдельный человек — ресурсный менеджер. Особенно если предприятие или проект большие. Чем больше объем работ, тем целесообразнее наличие ресурсного менеджера в команде. 

Управление ресурсами становится крайне важным, когда компания сталкивается с дефицитом ресурсов из-за их ограниченности, длительного времени получения или неэффективного использования, что приводит к финансовым потерям. Или же если мы можем спланировать и учесть все действия, в которых участвует сотрудник. Важно определить, на какие конкретно процессы будет распространяться планирование. Если мы не учитываем все обязанности сотрудника и не понимаем, сколько времени ему требуется на выполнение различных этапов задачи, невозможно эффективно планировать ресурсы.

Поддержание равновесия между тем, что нужно сделать, и имеющимися для этого ресурсами — главная цель управления ресурсами. В данном случае “спросом” является объем работ, который необходимо выполнить. По сути потребность в определенном количестве часов или в единицах объема работы, не фиксированная календарно. “Предложение” — это доступные ресурсы в определенный промежуток времени. Балансирование спроса и предложения означает, с одной стороны, адаптировать объем работ под доступные ресурсы, а с другой стороны — определять доступность материальных ресурсов в определенные моменты времени.

Давайте представим ресурсное планирование проектов как организацию своих дел. Если у нас чего-то не хватает, например, времени, денег или людей, мы хотим понять, где взять этот недостающий ресурс. Также нам важно распределить уже имеющиеся ресурсы так, чтобы всё работало наилучшим образом. Мы создаем план, чтобы определить, какие проекты мы можем выполнить, учитывая наши возможности. Это может включать в себя приобретение новых вещей, наём новых сотрудников или использование внутренних ресурсов компании. Итак, ресурсное планирование нужно для лучшего контроля и помогает нам делать все это более умно и эффективно.

Как составить ресурсный план проекта

Сложность планирования зависит от возможностей предприятия и сроков планирования. Чем дальше сроки, тем сложнее распределить ресурсы. Если вы составляете план на несколько лет вперед, то назначать ответственным кого-то конкретного через два года просто бессмысленно. За это время человек может перейти на другую должность, стать руководителем или вовсе уволиться. В то время как если вы распределяете ресурсы на неделю, то стоит озаботиться конкретикой. Например, чтобы завтра перевезти груз из пункта А в пункт Б, нужно обозначить конкретное время. Потому что завтра будет слишком много желающих озадачить водителя поездкой.

Перевезти груз — это слишком простой план. Всё становится сложнее, по мере того как в уравнении растет количество элементов. Увеличиваются сроки, внедряются требования к компетенциям и количеству специалистов, которые задействованы в проекте. Идеального решения нет, но если следовать нескольким основным пунктам, то планировать будет гораздо легче.

1. Выясните, что потребуется. От простого к сложному. Составьте список задач и выясните, что нужно сделать для реализации проекта. Если проект большой, разбейте его на мелкие подзадачи. В таком виде будет проще понять, какие ресурсы вам понадобятся. 

2. Выясните, что есть в распоряжении. Теперь, когда у вас есть список подзадач, вы имеете представление, какие средства будут нужны, проведите анализ и вынесите из списка, что у вас уже есть. Самый простой метод — взять два разных маркера и выделять одним цветом то, что есть, другим — то чего нет.

3. Соберите, чего не хватает. Как уже было сказано выше, если внутренних ресурсов недостаточно, то обратитесь к внешним. При привлечении сотрудников со стороны не забывайте о том, что даже опытному специалисту понадобится время для того, чтобы влиться и понять специфику работы. 

4. Определите доступность ресурсов. Если возвращаться к примеру с водителем, то одного факта его наличия в штате недостаточно. Нужно обязательно зарезервировать себе место в его графике. Иначе вы рискуете тем, что ваш груз не доедет до пункта назначения. 

Если над проектом работает целая команда, то нужно обговорить нюансы с каждым участником. Это поможет понять их возможности. Проанализируйте масштаб проекта и составьте прогноз потенциально необходимых ресурсов в будущем. Установите контакт с другими отделами, которые также используют эти ресурсы, чтобы уточнить, действительно ли они нужны им и когда именно понадобятся.

• Поговорите с водителем. 
• Определите, как далеко нужно отвезти посылку, сколько на дорогу понадобится времени и бензина. 
• Позвоните в другие отделы, которым может понадобиться водитель.

5. Составьте конечный план. Попробуйте прокрутить разные варианты развития событий. Посмотреть на проект под разными углами. Главное — помнить, что нужно опираться на те возможности, которые есть. А не наоборот подстраивать возможности под план.

Если проект невелик, то планировать можно все в старом добром блокноте. Но если фронт работ намечается большой, то лучше пользоваться современным софтом. Таск-менеджеры помогают облегчить планирование. Назначайте ответственных, визуализируйте проекты и получайте доступ к отчетам и статистике. 

Следуйте простым правилам

Придерживайтесь правил, с помощью которых можно оптимизировать процессы и облегчить тем самым жизнь себе и коллегам. В любом большом деле даже мелочь может стать причиной проблем. Чтобы всего этого избежать, можно просто следовать нескольким несложным правилам.

• Составляйте четкие планы. Если вы не можете точно оценить доступность ресурсов, план проекта становится неустойчивым, установленные сроки — лишь предположения, а вы остаетесь в постоянном напряжении, рассчитываете на удачу, чтобы получить необходимые ресурсы.
• Не внедряйте в план элементы, в которых вы не уверены. Например, если нужно передать посылку, то лучше договоритесь с водителем заранее. В противном случае все может пойти не по плану.
• Просчитайте все возможные варианты. Если знать, что, когда и сколько потребуется и как все приобрести, то проект будет успешным. Когда результат достигнут и при этом ни у кого не дергается глаз, легче приступать к следующему проекту.

Как часто вы представляете идеальный мир, в котором просыпаясь вы ни капли не тревожитесь о том, что происходит на работе? Вы приходите в офис, открываете записную книжку или ноутбук, ставите отметки “сделано” напротив всех задач, которые были поставлены вчера. Тем временем все сотрудники сидят, и каждый занят своим делом. Никто из них не опоздал и не заболел, и даже бумага в принтере не заканчивается. Звучит прекрасно, но на деле не всегда все так просто. Однако никто не запрещает стремиться к идеалу, для этого и придумали ресурсное планирование.