Любую организацию можно сравнить со сложным механизмом, состоящим из людей, оборудования и бизнес процессов. Чтобы такая многоярусная конструкция работала слаженно, исправно, как часы, каждый ее элемент нужно направлять, контролировать. Для этого стоит внедрить регламенты – это своды правил, описывающие действия подразделений, отделов, каждого сотрудника в рамках деятельности предприятия. Соблюдение регламента обеспечивает согласованность работы компании. Избавляет от рутины, позволяя сконцентрироваться на важных стратегических вопросах. Значение и некоторые типы регламентов постараемся разобрать в данной статье.
Регламент – это документ, содержащий набор правил, процедур и инструкций, описывающих деятельность сотрудников организации. Для каждой должности разрабатываются четкие указания:
Это один из основных документов руководителя, который разрабатывается:
Внедрение регламента значительно упрощает управление компанией, делает работу ее сотрудников организованной и понятной. Несмотря на то, что его разработка отнимает достаточно много времени, требует сосредоточенности и пристального внимания к деталям от руководителя, его внедрение окупает себя сполна.
Регламент работы необходим организациям, сотрудники которых испытывают трудности с освоением однотипных трудовых процессов. Они постоянно обращаются к начальству, задают вопросы, связанные с функционалом, а руководитель вынужден отвлекаться от своих прямых обязанностей, чтобы долго и подробно объяснить каждый процесс. Чтобы сделать такую деятельность простой, понятной для каждого участника организации, необходимы регламенты. Другие его преимущества:
Регламент дает понятные ответы на самые распространенные вопросы, касающиеся деятельности организации. Регламент облегчает взаимопонимание между руководством, организацией и ее структурными элементами. Помогает своевременно обнаруживать, оперативно устранять, возникающие в работе, ошибки. Регламент обеспечивает быстрое обучение новых сотрудников на рабочих местах.
Данный свод правил является частью системы локальных правовых актов, в которую также включаются:
Правила, регламентирующие порядок выполнения отдельных операций в рамках экономической деятельности организации.
В крупных организациях эта документация объединяется в целую систему правовых актов, объединенных между собой.
В практических условиях применяются три вида регламента:
Используется в государственных структурах. Его задачи:
Прозрачная работа государственных органов обеспечивается с помощью нормативных актов, административные регламенты помогают способствовать предупреждению коррупции. Внутренние нормативные акты это одна из ступеней реализации законности на любом уровне.
Технический регламент устанавливает требования работы к качеству, безопасности, эксплуатации, условиям производства продукции. Его создают для товаров или услуг, влияющих на окружающую среду, здоровье, безопасность людей. Критерии соответствия технических регламентов описаны в Законе №184-ФЗ «О техническом регулировании».
В соответствии с Законодательством на производственных предприятиях могут действовать различные виды технических инструкций:
Также в промышленности установлены общие ТР:
Такой свод правил предназначен для бизнеса. В такой регламент прописываются полномочия работников, нормы хозяйственной деятельности предприятия. Регламент включает следующие элементы:
В организациях могут действовать несколько видов регламентов, дополняющие друг друга и согласованные между собой. К ним относят:
Руководитель должен принять решение, какую должность в организации предстоит регламентировать. Логичнее начинать с работы, приносящей прямую прибыль организации, то есть с продажников. Или с работы, в которой сотрудники допускают больше всего ошибок и просчетов.
Условно данная задачу делится на несколько этапов:
Определяемся, какую область деятельности будет регулировать инструкция. Вот несколько вариантов:
Документ должен содержать следующую информацию:
Вне зависимости от вида, содержит следующие разделы:
Финальный проект регламента утверждается после обсуждения с сотрудниками, руководством, инвесторами компании. После согласования документа руководитель издает соответствующий приказ. С этого момента организация работает по утвержденному регламенту.
При создании титульного листа документа желательно соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 при создании титульного листа. Структурировать информацию при помощи маркированных списков. Использовать заголовки, разделы и подразделы для понятной подачи информации. Писать в регламенте нужно систему ссылок для быстрого доступа к разным разделам документа. Финальную версию сохранять в нередактируемом формате для защиты от случайных или сознательных изменений, чтобы править документ мог только определеннный круг лиц.
Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом. Для этого организуется аттестация или собираются подписи с работников о том, что они обязуются выполнять требования, прописанные в регламенте. При этом важно, чтобы каждый исполнитель понимал, что от него требуется. Если документ написан сложным языком, его стоит упростить, избавить от лишней воды и канцеляризмов. Информация в нем должна быть представлена в доступной и понятной форме.
Для проверки выполнения регламента разрабатывается система отчетов, проводятся совещания с участием работников и руководителей, устанавливаются контролирующие программы на компьютеры работников. Чтобы внедрение регламента не вызывало отторжения у исполнителей, у них на руках должны быть подробные инструкции. Работу без нарушений следует поощрять. При наличии проблем или спорных вопросов, сотрудники должны иметь возможность обращения в техническую поддержку.
Для структуризации, регламентирования деятельности любой организации важно грамотно выстроить процессы работы. Чтобы распределять обязанности между исполнителями и отделами в рамках проекта удобно использовать электронный планер ЛидерТаск. С его помощью можно управлять деятельностью сотрудников, оценивать их профессиональные навыки, корректировать полномочия, использовать их опыт для разработки регламентов.
Преимущества и возможности сервиса:
Приложение работает на всех цифровых устройствах, в том числе без подключения к интернету.
Регламент необходим каждой компании для наведения порядка и поддержки дисциплины сотрудников. Благодаря этому документу обозначаются зоны ответственности. В нем содержатся пошаговые инструкции для каждой должности, делающие рутинные процессы простыми и понятными. Регламентация облегчает передачу полномочий от одного исполнителя к другому. Организация не зависит от “звездных” работников, увольнение которых может затормозить деятельность команды.
При разработке регламента необходимо соблюдать правила содержания. В нем в обязательном порядке должно присутствовать введение, основные положения, другие важные разделы. Чтобы его внедрение принесло реальную пользу организации, регламенты должны создаваться при участии всех сотрудников. Любые правки в данный свод правил вносятся по необходимости.
Представьте: ваша служба поддержки работает как швейцарские часы — без потерянных заявок, с мгновенной обработкой и довольными клиентами. Однако реальность далека от идеала: хаос в обработке обращений, длительное время реагирования и отсутствие прозрачности в работе ставят под угрозу эффективность бизнеса. В таком случае решение, которое предлагает ЛидерТаск, может стать спасением. Узнайте, как автоматизировать процессы при… Читать далее Секрет успешного Service Desk: как эффективно управлять заявками службе поддержки
Канбан-доски — один из самых популярных инструментов для организации workflow и повышения эффективности. Их основная идея — визуализация задач и этапов выполнения с помощью карточек на доске. Такой подход помогает не только управлять проектами, но и организовывать личные дела, а также улучшать анализ производительности и оптимизировать рабочие процессы. Если вы ищете удобное kanban board приложение… Читать далее Канбан-доски на Android: обзор топ-6 лучших приложений для управления задачами
Грандиозное событие уходящего года – мы запускаем открытое бета-тестирование нового приложения! После длительной и тщательной разработки мы наконец рады представить вам новую версию нашего приложения для Android устройств. Мы уверены, что обновление принесёт много приятных сюрпризов и улучшений в использовании. Скачайте его прямо сейчас и наслаждайтесь всеми преимуществами! Что нового? Обновленный внешний вид В новой… Читать далее Новый ЛидерТаск для мобильных устройств