Что такое регламент, как его создать

Любую компанию можно сравнить со сложным механизмом, состоящим из людей, оборудования и бизнес процессов. Чтобы такая многоярусная конструкция работала слаженно, исправно, как часы, каждый ее элемент нужно направлять, контролировать. Для этого стоит внедрить регламенты – своды правил, описывающие действия подразделений, отделов, каждого сотрудника в рамках деятельности предприятия. Соблюдение регламента обеспечивает согласованность работы компании. Избавляет от рутины, позволяя сконцентрироваться на важных стратегических вопросах. Значение и некоторые типы регламентов постараемся разобрать в данной статье.

Что это такое и для чего нужно компании

Регламент – это набор правил, процедур и инструкций, описывающих деятельность сотрудников компании. Для каждой должности разрабатываются четкие указания:

• Какую работу выполняет сотрудник;
• Кем он руководит и кому подчиняется;
• Какие отчеты, и в какие сроки предоставляет руководству.

Это один из основных документов руководителя, который разрабатывается:

• Для структурного подразделения организации (отдела, цеха). В данном случае регламент помогает разделить зоны ответственности между отдельными командами, принимающими участие в общих бизнес процессах. Каждая из них выполняет собственные задачи, не обращаясь к руководству за указаниями и разъяснениями.
• Для каждого исполнителя в команде. Представляет собой подробную инструкцию, определяющую порядок и последовательность выполнения отдельных функций или действий сотрудника. Включает пояснения, как правильно выполнять определенные производственные операции, например: составить отчет продаж, план, провести инвентаризацию на складе.

Внедрение регламента значительно упрощает управление компанией, делает работу ее сотрудников организованной и понятной. Несмотря на то, что его разработка отнимает достаточно много времени, требует сосредоточенности и пристального внимания к деталям от руководителя, его внедрение окупает себя сполна.

Преимущества внедрения

Регламент работы необходим компаниям, сотрудники которых испытывают трудности с освоением однотипных рабочих процессов. Они постоянно обращаются к начальству, задают вопросы, связанные с функционалом, а руководитель вынужден отвлекаться от своих прямых обязанностей, чтобы долго и подробно объяснить каждый процесс. Чтобы сделать такую работу простой, понятной для каждого участника организации, необходимы регламенты. Другие его преимущества:

• Стандартизация деятельности компании. Означает, что негласные правила становятся обязательными для всех. Их соблюдают топ-менеджеры, генеральный директор, все исполнители.
• Процедуры становятся последовательными. Следуя регламентам, описывающим каждый шаг выполнения задачи, сотрудники совершают меньше ошибок, выполняя работу по готовому образцу или примеру. Это положительно влияет на скорость, качество их работы, принося прибыль компании.
• Быстрая адаптация новых работников, позволяющая сократить расходы на их обучение.
• Снижение зависимости от «звездных» сотрудников. Команда не должна страдать из-за ухода одного или двух исполнителей. Имея перед собой подробные инструкции из регламента, ее новый участник быстро войдет в курс дела и будет работать не хуже своего предшественника.
• Оперативное исправление ошибок, возникающих из-за «человеческого фактора».
• Повышение удовлетворенности и качества отношении с клиентами в результате уменьшения количества брака. Исполнители выполняют работу, опираясь на требования и стандарты, описанные в регламенте. Поэтому четко понимают, какой результат необходим конечному потребителю.
• Улучшение коммуникаций между отдельными подразделениями компании. Сотрудники знают, к кому обращаться за подписью для оформления накладной, поэтому не тратят время, бесконечно перемещаясь по кабинетам.

Регламент дает понятные ответы на самые распространенные вопросы, касающиеся деятельности компании. Облегчает взаимопонимание между руководством, компанией и ее структурными элементами. Помогает своевременно обнаруживать, оперативно устранять, возникающие в работе, ошибки. Обеспечивает быстрое обучение новых сотрудников на рабочих местах.

Регламент в правовой системе компании

Данный свод правил является частью системы локальных правовых актов, в которую также включаются:

• Положение о компании, с указанием статуса, перечня компетенций организации.
• Инструкция, содержащая пошаговый алгоритм действий для каждой должности. Например, порядок проведения собеседований с соискателями.
• Методические рекомендации, описывающие последовательность шагов для получения нужного результата.
• Правила для выполнения отдельных видов работ.

Правила, регламентирующие порядок выполнения отдельных операций в рамках экономической деятельности компании.

В крупных компаниях эта документация объединяется в целую систему правовых актов, объединенных между собой.

Виды регламентов

В практических условиях применяются три вида регламента:

Административный

Используется в государственных структурах. Его задачи:

• Установка прав и обязанностей законодательных, исполнительных органов власти.
• Определение границ их полномочий.
• Уточнение сфер взаимодействия муниципальных и государственных структур для решения совместных задач.
• Определения перечня услуг, предоставляемых юридическим и физическим лицам.

Обеспечивая прозрачность работы государственных органов, административные регламенты способствуют предупреждению коррупции.

Технический

Устанавливает требования к качеству, безопасности, эксплуатации, условиям производства продукции. Его создают для товаров или услуг, влияющих на окружающую среду, здоровье, безопасность людей. Критерии соответствия технических регламентов описаны в Законе №184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с Законодательством на производственных предприятиях могут действовать различные виды технических регламентов:

• Постоянные или временные;
• Разовые;
• Лабораторные.

Также в промышленности установлены общие ТР:

• На работу очистных сооружений. Без наличия данного документа организация не подключается к водопроводной сети.
• На обращение с отходами. Утверждается застройщиком, выполняющим строительство. В нем указывается перечень отходов, их классификация по классам опасности, место хранения, способ утилизации.

Управления

Этот свод правил предназначен для бизнеса. В нем прописаны полномочия сотрудников, нормы хозяйственной деятельности предприятия. Он включает следующие элементы:

• Устав, цели, миссию компании.
• Информацию о персонале, в том числе, правила найма, формирования штата сотрудников, заключения трудовых договоров.
• Должностные инструкции, положения и методические рекомендации, описывающие бизнес процессы.

Структура регламента

В организациях могут действовать несколько видов регламентов, дополняющие друг друга и согласованные между собой. К ним относят:

1. Стратегию компании.
2. Организационную структуру.
3. Взаимодействие ее элементов.
4. Административный регламент.
5. Документацию о деятельности отдельных подразделений.
6. Должностные инструкции персонала.
7. Режим рабочего времени.
8. Правила внутреннего распорядка компании.
9. Источники финансирования.
10. Мотивацию.
11. Технические регламенты на продукцию иди услуги.
12. Положения о разработке других регламентирующих актов.

Как написать регламент: пошаговая инструкция

Руководитель должен принять решение, какую должность в компании предстоит регламентировать. Логичнее начинать с деятельности, приносящей прямую прибыль компании, то есть с продажников. Или с работы, в которой сотрудники допускают больше всего ошибок и просчетов.

Условно данная задачу делится на несколько этапов:

Подготовительный

1. Назначение лиц, ответственных за составление документа.
2. Обсуждение предстоящего процесса с исполнителями для учета их интересов и предложений.
3. Вовлечение опытных сотрудников к разработке инструкций и стандартов регламента.
4. Составление графика совещаний для контроля разработки.

Постановка целей

Определяемся, какую область деятельности будет регулировать регламент. Вот несколько вариантов:

1. Стандартизация работы компании с разработкой единых стандартов для всех ее отделов.
2. Оптимизация деятельности предприятия (повышение производительности труда, сокращение раздутого штата, совершенствование рабочих процессов).
3. Повышение качества продукции (услуг), снижение брака, несчастных случаев на производстве.
4. Установка эффективных взаимосвязей между отделами.

Утверждение формы

Документ должен содержать следующую информацию:

1. Название организации.
2. Наименование документа.
3. Уникальный номер, дату, место создания.
4. Наименование утверждающего органа, дату утверждения.
5. Подписи лиц, согласующих документ.

Содержание

Вне зависимости от вида, каждый регламент содержит следующие разделы:

1. Введение. В нем указываются цели, назначения, сферу применения документа. Также в данном разделе присутствует информация о лицах, ответственных за его разработку, утверждение и соблюдение.
2. Общие положения. Описывает задачи, для решения которых был разработан, а также все правила, стандарты, требования, которые должны соблюдать сотрудники. Кроме того, в разделе указываются процедуры принятия и отмены регламента.
3. Назначение. Это краткое описание регламентируемого процесса.
4. Область применения. Здесь содержится информация о задействованных объектах, процессах, сотрудниках.
5. Термины, определения.
6. Нормативные ссылки на законы, базовые документы, действующие в отрасли.
7. Описание процессов, методов работы с указанием ожидаемых результатов деятельности.
8. Зоны, виды ответственности (административная, дисциплинарная).
9. Виды контроля и лица, ответственные за его выполнение.
10. Методическое руководство, определяющее правила, обязательные для всех исполнителей.
11. Рабочие инструкции для работников и отдельных подразделений.
12. Порядок внесения уточнений, изменений в документ.
13. Приложения в виде справочников, схем, форм, таблиц, другой дополнительной информации, необходимой для оформления соответствующей документации.

Согласование

Финальный проект регламента утверждается после обсуждения с сотрудниками, руководством, инвесторами компании. После согласования документа руководитель издает соответствующий приказ. С этого момента организация работает по утвержденному регламенту.

Оформление

При создании титульного листа документа желательно соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 при создании титульного листа. Структурировать информацию при помощи маркированных списков. Использовать заголовки, разделы и подразделы для понятной подачи информации. Писать в регламенте систему ссылок для быстрого доступа к разным разделам документа. Финальную версию сохранять в нередактируемом формате для защиты от случайных или сознательных изменений, чтобы править документ мог только определеннный круг лиц.

Правила применения регламентов

Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом. Для этого организуется аттестация или собираются подписи с работников о том, что они обязуются выполнять требования, прописанные в регламенте. При этом важно, чтобы каждый исполнитель понимал, что от него требуется. Если документ написан сложным языком, его стоит упростить, избавить от лишней воды и канцеляризмов. Информация в нем должна быть представлена в доступной и понятной форме.

Для проверки выполнения регламента разрабатывается система отчетов, проводятся совещания с участием сотрудников и руководителей, устанавливаются контролирующие программы на компьютеры работников. Чтобы внедрение регламента не вызывало отторжения у исполнителей, у них на руках должны быть подробные инструкции. Работу без нарушений следует поощрять. При наличии проблем или спорных вопросов, сотрудники должны иметь возможность обращения в техническую поддержку.

Эффективное управление с ЛидерТаск

Для структуризации, регламентирования деятельности любой компании важно грамотно выстроить рабочие процессы. Чтобы распределять обязанности между исполнителями и отделами в рамках проекта удобно использовать электронный планер ЛидерТаск. С его помощью можно управлять деятельностью сотрудников, оценивать их профессиональные навыки, корректировать полномочия, использовать их опыт для разработки регламентов.

Преимущества и возможности сервиса:

• Единое цифровое пространство для фиксации целей, задач, хранения важной информации;
• Организация эффективных коммуникаций между отдельными сотрудниками и отделами компании;
• Слаженная, организованная работа благодаря выстраиванию четких рабочих графиков;
• Система уведомлений, помогающая быть в курсе о важных событиях и сроках завершения задач;
• Различные варианты документации, отчетов для анализа и совершенствования рабочих процессов.

Приложение работает на всех цифровых устройствах, в том числе без подключения к интернету.

Заключение

Регламент необходим каждой компании для наведения порядка и поддержки дисциплины сотрудников. Благодаря этому документу обозначаются зоны ответственности. В нем содержатся пошаговые инструкции для каждой должности, делающие рутинные процессы простыми и понятными. Регламентация облегчает передачу полномочий от одного исполнителя к другому. Компания не зависит от «звездных» сотрудников, увольнение которых может затормозить деятельность команды.

При разработке регламента необходимо соблюдать структуру. В нем в обязательном порядке должно присутствовать введение, основные положения, другие важные разделы. Чтобы его внедрение принесло реальную пользу компании, регламенты должны создаваться при участии всех сотрудников. Любые правки в данный свод правил вносятся по необходимости.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!

Вопрос 1 из 4

Я имею четкое представление о своих будущих целях или целях компании?

Да

Нет

Вопрос 2 из 4

Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей?

Да

Нет

Вопрос 3 из 4

Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и т. п. средствами, помогающими мне лучше управлять своим временем?

Да

Нет

Вопрос 4 из 4

У меня есть собственная система управления личным временем?

Да

Нет

Поздравляем, вы прошли тест!

Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.

Ваш купон для покупки:

Fromtest

Купить со скидкой

Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Скачать книгу