Попробуй бесплатный умный таск-менеджер.
50+ возможностей в одном приложении.
Узнать подробнее
Среди вакансий часто встречается условие «Умение работать в режиме многозадачности». Кажется, что это качество стоит развивать для конкурентоспособного резюме, но все не так однозначно. Проблема в том, что многозадачность не помогает эффективно работать.
Вместе с многозадачностью к человеку приходят стресс, злость, некачественно выполненные задачи, ухудшение внимания и снижение работоспособности мозга. И, как ни странно, многозадачность не помогает экономить время, а наоборот, съедает его. В статье поговорим о вреде многозадачности и что с этим можно сделать.
Многозадачность — это способность выполнять несколько дел одновременно или быстро переключаться между ними. Например, менеджер создает презентацию нового продукта, параллельно отвечает на сообщения от клиентов и выполняет поручения коллег. В итоге ни одно задание не завершено, непонятно, за какое дело браться, а силы уже на нуле.
Американские исследователи изучали возможность вести машину и параллельно говорить по телефону. В ходе исследования выяснили, что только 2,5% участников справились с заданием — их производительность не снизилась. В 2018 году учёные Портленда выяснили, что подростки лучше справляются с многозадачностью, чем с заданиями, на которых необходимо долго фокусироваться. Современные дети выросли в эпоху информационных технологий и с детства тренировали мозг переключением с одного медиа на другое. От этого их рабочая память расширилась. Возможно, процент многозадачников с каждым годом будет расти. Но пока для взрослых многозадачность больше минус, чем плюс.
Важно: Нейробиолог Дэвид Стрейтер даже разработал тест на определение склонности к многозадачности. Он переведён на русский язык. По ссылке вы сможете пройти тест и узнать, входите ли вы в число многозадачников.
Изначально термин многозадачности использовался в операционных системах как одновременная обработка нескольких задач. Но мы не роботы, а человеческий мозг не компьютер.
Сильвен Шаррон и Этьен Кечлин выявили зависимость между системой префронтальной коры головного мозга и количеством решаемых заданий. Каждое полушарие способно эффективно обрабатывать только 1 задачу. Так как обе доли коры мозга работают вместе. Решать 2 задачи — значит не использовать весь потенциал мозга. Каждая доля отвечает только за одну задачу. А с 3-мя мозг совсем не справляется и постоянно забывает про одну из задач.
Учёные из Американской ассоциации психологов выяснили, что у людей уходит до 40% времени только на переключение между делами. Например, молодые люди переключались между решением математических заданий и классификацией геометрических фигур.
При выполнении всех задач участники теряли время, когда им приходилось переключаться с одного задания на другое. По мере усложнения задач участники теряли всё больше времени. Временные затраты повышались, когда участники переключались на относительно незнакомые задачи. Время на частые переключения между заданиями можно потратить на важные для вас дела, если фокусироваться только на одной задаче.
Переключение между делами энергозатратно для мозга и отнимает много времени. Нам нужно больше отдыхать после режима многозадачности, но мы не можем, так как времени не остаётся. Получается какой-то замкнутый круг. При многозадачности выделяется кортизол, гормон стресса. С ним приходит повышенная тревожность и раздражительность, что также мешает отдыху.
Главный принцип однозадачности — фокусироваться только на одном деле в настоящем времени. Если вы пишете отчёт, полностью погрузитесь в это дело. Не отвлекайтесь на звонки, другие задачи, коллег и думайте только об отчёте.
В этом принципе есть одно исключение. Когда в голову приходят идеи или крутятся мысли о каком-то деле — выпишите их в блокнот. Это действие отвлечет вас на минуту, но позволит не отвлекаться на долгие размышления.
Записывайте все дела, ставьте им четкие дедлайны и выполняйте задачи последовательно. Так вы будете знать, когда и что необходимо выполнить. А новые дела фиксируйте в списке, но не приступайте к ним, пока не завершите старые.
Списки дел можно вести в блокноте или в таск-менеджерах, которые всегда под рукой. В таск-менеджере можно устанавливать напоминания, разделять задачи по разным проектам и поручать задания сотрудникам. Вот так список дел выглядит в ЛидерТаске.
Случается, что работники берут на себя чужие дела, хотя и своих хватает. Коллеги просят помочь с делами или человек сам набирает множество проектов из чувства долга. Нужно научиться говорить «нет» чужим делам. И при этом важно не винить себя за это.
Люди, которые привыкли жить в режиме мультизадачности, воспринимают однозадачность как что-то скучное. Мы быстро привыкаем проверять соцсети каждые пять минут или смотреть что-то фоном, пока выполняем дела. Многозадачность не дает заскучать. Это весело, но не продуктивно.
Долгие и скучные задания тренируют мозг на внимательность. Помогает тренировать мозг и осознанность — навык фокусирования на одной задаче, мысли или чувстве.
В hh.ru выяснили, что с начала 2019 года среди всех вакансий, размещенных на их сайте, слово «многозадачность» чаще встречается в следующих областях:
Поэтому если вы все же вынуждены работать в режиме многозадачности, то вот несколько советов, которые помогут минимизировать ее вред.
Планируйте дела как на месяц вперед, так и на ближайшие 2 часа. Включайте в ваше расписание перерывы на отдых. В это время никто не должен отвлекать вас работой.
Возможно, вы подумаете, что это расточительство времени и лучше использовать его на полезные дела. Но мозгу для продуктивности нужны перезагрузки. В это время никаких дел, книг, переговоров и даже видео с котиками. Выделив минут 15-20 на полный отказ от информации, ваш мозг отдохнёт и будет лучше и быстрее решать задачи. Вам поможет прогулка в парке, чашка кофе в кофейне, медитация.
Мы можем принимать ограниченное количество решений в день. И неважно это выбор блюда на завтрак или совет директоров. К вечеру лимит иссякает и наш мозг не способен справиться с важными решениями и делами. Ставьте планёрки и совещания на утро, чтобы принимать решения на свежую голову.
Какие-то поступающие задачи можно безболезненно отложить, но есть дела, требующие немедленного решения. Стоит научиться их отличать. Матрица Эйзенхауэра поможет натаскать этот навык.
Неважно, раздаете ли вы указания, отвечаете на вопросы или болтаете с друзьями. Всё это одинаково отвлекает и снижает эффективность. Не принимайте посетителей, когда вы занимаетесь важными делами. Если это возможно, пусть коллеги оставят вам сообщение или придут в другое время.
Выделите время, когда вы просматриваете почту и мессенджеры. И лучше договориться с коллегами, что вы общаетесь только в одном сервисе. Например, только в Телеграме.
Больше всего времени уходит на переключения между задачами, поэтому вот несколько приёмов, чтобы снизить количество переключений.
Если вы хотите глубже погрузиться в тему однозадачности, то советуем прочитать эти книги.
Когда в гостиницу заходит человек, работник ресепшн точно знает, что нужно делать. Уточнить цель визита, спросить фамилию, проверить бронь, попросить документы, рассказать правила отеля и выдать ключ от номера. Можно сказать, что сотрудник гостиницы выполняет бизнес-процесс регистрации клиента. В статье расскажем, что называют бизнес-процессами, на какие виды их делят, что входит в структуру бизнес-процесса и как… Читать далее Бизнес-процессы в организации: зачем они нужны и как их описывать
Согласно исследованию McKinsey & Company, руководители, которые инвестируют в свое обучение, улучшают финансовые показатели компании на 20-30%. А исследование Harvard Business Review показало, что программы развития лидерских качеств могут значительно повысить производительность сотрудников и улучшить рабочую атмосферу. Руководителю важно развиваться, поэтому мы собрали для вас список из 10 книг, которые помогут прокачать управленческие навыки. О… Читать далее 10 книг для руководителей: как стать хорошим управленцем
Как планировать отдых а не работу, и оставаться продуктивным