Что такое ERP-система и почему она необходима бизнесу для роста

Из этой статьи вы узнаете, что такое ERP, какие функции у них есть, чем они отличаются от CRM, стоит ли внедрять ERP-систему и если да, то какую.  

Что такое ERP-системы

ERP (Enterprise Resources Planning) — это программа, которая помогает компании работать слаженно, объединяя бизнес-процессы. Собирает данные со всех отделов в централизованную базу, что упрощает управление ресурсами и ежедневными задачами.

Допустим, компания «Альфа» производит электронику. В предприятии несколько ключевых отделов — отделы закупок и продаж, производственный и финансовый отделы, отдел кадров и служба поддержки. ERP-система в компании помогает этим отделам работать как единый механизм. 

Например, когда производственный отдел сообщает о необходимости дополнительных материалов, программа автоматически отправляет запрос в отдел закупок. Финансовый отдел видит этот запрос и планирует бюджет. Как только материалы закуплены и продукция изготовлена, отдел продаж получает уведомление о готовности товара к продаже. Все данные о продажах, запасах и финансовых операциях хранятся в централизованной базе данных, доступной для анализа и отчетности. 

Основные цели ERP:

• Интеграция бизнес-процессов в единую систему. Создает базу данных для компании, охватывая все, от учета до производства и логистики. Обеспечивает доступ к необходимой информации для каждого отдела. Благодаря этому, информация не дублируется, а вероятность ошибок снижается, поскольку все работают с одними и теми же данными.
• Повышение производительности. Программа облегчает повседневные операции, такие как оформление заказов, управление запасами и ведение финансовой отчетности, делая эти процессы автоматическими. Это помогает быстрее выполнять работу и экономить деньги.
• Улучшение управления над ресурсами и процессами. Система предоставляет полную картину операций компании в реальном времени. Руководители видят, что происходит в каждом отделе, сколько материалов на складе, какие заказы в работе и какие финансовые операции проводятся. Это помогает избежать перекупки материалов или недостатка продукции, оптимизирует рабочие процессы и ускоряет принятие решений. 

Возможности ERP-систем

ERP можно настроить так, чтобы они соответствовали требованиям компании — системы позволяют включать или отключать нужные модули. Также компании могут создавать свои уникальные модули с помощью определенных программ. Это дает возможность фирмам использовать только те инструменты, которые действительно нужны для улучшения рабочих процессов.

Представим, что «Альфа» сосредоточена на инновациях и быстром внедрении новых продуктов. Тогда она активирует модули ERP для управления исследованиями и разработками. Это позволит отслеживать прогресс в создании новых устройств и эффективно распределять ресурсы на исследовательские проекты.

Если же «Альфа» работает с множеством поставщиков и партнеров по всему миру, предприятие включает функции для управления цепочками поставок. Это обеспечит точное планирование закупок, контроль за запасами и оптимизацию логистики.

Функции, которые компании чаще всего используют:

• Финансовое управление. ERP-системы оснащены инструментами, которые помогают в планировании бюджета, мониторинге доходов и расходов, анализе финансовой деятельности и подготовке финансовых отчетов, упрощая эти процессы для компаний.
• Управление закупками и поставками. Помогает отслеживать уровни запасов и автоматически генерировать заказы на покупку, отслеживать заказы, управлять поставщиками и контролировать остатки.
• Организация и контроль производства. Система предоставляет инструменты для расчета необходимого количества материалов, рабочей силы и времени, чтобы выполнить производственные заказы в срок и без излишних затрат. Помогает автоматизировать проверки качества на разных этапах производства. Позволяет управлять производственными заказами и отслеживать затраты.
• Управление складом и логистикой. Эта функция обеспечивает контроль запасов, помогает автоматически регистрировать поступление и отгрузку товаров, обновлять уровни запасов в реальном времени. Позволяет планировать маршруты для доставки, учитывать сроки и стоимость. Система также отслеживает статус каждой отгрузки.
• Контролирование персонала. Система помогает создать базу кандидатов и управлять процессом найма, хранит полную информацию о каждом сотруднике. После найма, в системе можно создавать учебные планы для сотрудников, назначать курсы и тренинги, отслеживать прогресс обучения. А также ставить цели для работников, отслеживать выполнение, оценивать производительность и фиксировать результаты аттестации, начисляет зарплату на основе данных о рабочем времени, ставках и бонусах.
• Исследования данных и подготовка отчетов. Позволяют изучать данные, составлять отчеты и представляют их в виде удобных диаграмм.
• Управление проектами. Программа помогает организовывать работу над проектами, контролировать их выполнение, распределять ресурсы и следить за соблюдением сроков. Система дает возможность создавать планы проектов, назначать задачи сотрудникам и отслеживать их прогресс.

Чем ERP отличается от CRM

CRM (Customer Relationship Management) — инструмент, который помогает компаниям лучше взаимодействовать с покупателями и увеличивать продажи. Он существует как отдельная система, но многие ERP-программы внедряют CRM как отдельный модуль. 

ERP-системы помогают управлять внутренними процессами компании, а CRM-системы сосредоточены на клиентах и продажах.

ERP-системы повышают эффективность бизнеса, автоматизируя и улучшая рабочие процессы в разных областях: финансы, производство, склад и управление персоналом. Их цель — обеспечить слаженную и продуктивную работу отделов компании.

CRM-системы фокусируются на взаимодействии с покупателем. Помогают компаниям вести учет всех взаимодействий с клиентами, отслеживать их предпочтения и историю покупок. Предоставляет статистику о покупках и взаимодействиях, помогая компаниям эффективнее планировать маркетинговые кампании и продажи, предсказывать потребности клиентов и улучшать продукты и услуги. 

ERP объединяет работу всех отделов организации, а CRM предназначены для отделов, работающих с клиентами. 

ERP созданы для эксплуатации всеми подразделениями компании, начиная от бухгалтерии и заканчивая производственным отделом. CRM-системы обычно используются отделами, которые работают с клиентами: это продажи, маркетинг, поддержка.

CRM может быть частью ERP-системы, но не наоборот. 

Современные ERP-системы часто включают в себя CRM как отдельный модуль. Их функционал может быть не таким богатым, но некоторым компаниям этого может быть вполне достаточно. Наиболее же оптимальным решением будет использовать CRM и ERP вместе. 

Краткий обзор ERP-систем

Существует много ERP-систем, каждая из которых имеет свои особенности и преимущества. Далее коротко расскажем о четырех известных сервисах — Мой склад, Галактика, Компас и 1C.

Мой склад 

Облачная российская программа для малых и средних компаний. Подходит для бизнеса, ориентированного на продажу товаров напрямую покупателям, оптовые поставки, торговлю через интернет и производственный процесс. Ключевые функции — управление продажами, закупками, складской и финансовый учет, CRM и аналитика.

Достоинства:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс, не требующий специальных навыков для освоения.
• Быстрое внедрение: система готова к работе сразу после регистрации.
• Доступная цена, привлекательная для малого бизнеса.
• Есть мобильное приложение
• Интеграция с популярными сервисами и платформами электронной коммерции.
• Можно автоматизировать торговлю на Озон, Яндекс Маркет и других маркетплейсах.

Галактика ERP

Разработана корпорацией «Галактика», которая присутствует на российском IT-рынке 35 лет. Подходит для крупных компаний и холдингов. Разработана для улучшения работы менеджеров и руководителей и подходит для любого вида бизнеса. Ключевые функции: управление финансами, организация производства, логистика, управление персоналом и проектами, бизнес-аналитика.

Достоинства:

• Охватывает все аспекты деятельности предприятия — финансы и производство, логистику и управление персоналом.
• Программа легко адаптируется под отрасли и потребности бизнеса.
• Объединение с информационными системами и специализированным ПО, такими как CAD/CAM/CAE.
• Полное соответствие российскому законодательству и стандартам учета.
• Позволяет приобретать и внедрять модули для решения конкретных задач.
• Наличие специализированных решений для многих сфер деятельности, таких как транспорт, недвижимость, образование.

Компас

Российская программа предназначена для средних и крупных предприятий различных отраслей, например, машиностроение, приборостроение, производство и торговлю. Ключевые функции: управление финансами, производством, логистикой и персоналом, CRM и документооборот.

Достоинства:

• Инструменты системы дают возможность легко менять структуру и процессы программы. 
• Можно настраивать программное обеспечение, даже если вы не знаете программирование.
• Система состоит из множества модулей, которые можно подключать по мере необходимости.
• Полное соответствие российскому законодательству и стандартам учета.

1С:ERP

Российское программное обеспечение, разработано компанией «1С». Помогает предприятиям из различных отраслей управлять ресурсами при помощи 19 модулей. Ключевые функции: управление производством, финансами, складом и персоналом, интеграция с CRM.

Достоинства:

• Интеграция с маркетплейсами и системой «Честный знак».
• Предоставляет переход с «1С:Предприятие» на «1С:ERP», если уже не хватает функционала первой программы.
• Благодаря «облаку» позволяет управлять бизнесом через мобильные устройства, обеспечивая доступ к корпоративным данным.

Преимущества и недостатки ERP-систем

Преимущества:

• Объединяют информацию и рабочие процессы всех отделов компании.
• Автоматически собирают данные со всех отделов и представляют их в виде отчетов.
• Автоматизируют ведение учета, управление заказами и отслеживание запасов, что дает сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
• Предоставляют комплексный анализ данных, собирая информацию со всех уровней компании, позволяя руководству изучать различные аспекты работы и принимать обоснованные решения. 
• Позволяют добавлять новые функции, расширять количество пользователей и увеличивать объем обрабатываемых данных по мере необходимости. Компания начинает с базовой ERP и постепенно внедряет дополнительные модули, когда это становится нужным.

Недостатки:

• Большинство программ требуют серьезных финансовых вложений в начале внедрения и постоянных затрат на обслуживание.
• Требует изменений в текущих процессах компании, что сложно и времязатратно.
• На внедрение программы уходит продолжительное время.
• Чтобы использовать ERP-системы, необходимо обучить сотрудников, что занимает время.
• Выбор ERP-системы часто предполагает долгосрочную зависимость от одного поставщика, что ограничивает гибкость и варианты для компании.