Попробуй бесплатный умный таск-менеджер.
50+ возможностей в одном приложении.
Узнать подробнее
База знаний — важный инструмент для эффективной работы бизнеса. Согласно исследованию Knowledge Management Institute, компании, которые используют базу знаний, успешнее справляются с проблемами, чаще внедряют инновационные разработки и улучшают качество своего продукта или услуги. Кроме того, это отличный инструмент для повышения личной продуктивности как в работе, так и в повседневных делах.
В статье расскажем, что такое база знаний и как её можно применять в компании и для себя. А также сравним три сервиса для создания базы знаний, рассмотрим плюсы и минусы приложений и их стоимость.
База знаний — это онлайн-библиотека, в которой собрана вся необходимая информация по определённой теме. Например, своя база знаний может быть у компании, проекта, онлайн-курса. Можно создать и личное виртуальное хранилище для полезных заметок, наблюдений и идей. Чтобы база знаний принесла пользу, информация должна быть наглядна и хорошо структурирована.
Выделяют 3 типа базы знаний:
Стажёрам, пришедшим в компанию, нужно освоить огромное количество информации, а опытным работникам, занятым своими задачами, часто некогда отвечать на многочисленные вопросы по любому поводу.
Если у компании есть гайд с прописанной специально для новичков информацией, то стажёр сможет почерпнуть большую часть сведений оттуда и задаст вопросы только для разъяснения непонятных моментов. Даже если для обучения новичка специально выделяют куратора, с помощью базы знаний он сможет ввести стажёра в курс дела быстрее.
Так же, как и в случае с обучением новичков, база знаний помогает сотрудникам находить ответы на возникающие вопросы самостоятельно. Например, скрипты для общения по телефону сократят время персонала на подбор фраз для разговора с клиентом и помогут унифицировать ответы.
Кроме того, когда каждый сотрудник знает, где может найти нужный документ или ответ на вопрос, работа становится более слаженной и организованной. Особенно полезна база знаний для организации работы удалённой команды.
По статистике PeppyBiz, 70 % пользователей, прежде чем обратиться в службу поддержки, ищут информацию на сайте компании. При этом клиенты часто задают одни и те же вопросы о продукте или услуге. Эти два факта дважды свидетельствуют о пользе базы знаний в виде блока «Часто задаваемых вопросов» на сайте: пользователи будут узнавать основную информацию самостоятельно и обращаться к службе поддержки только с неординарными запросами.
Неочевидный, но безусловный плюс базы знаний: большое количество контента с ключевыми словами хорошо индексируется в поиске. Это знание можно использовать для повышения позиции сайта в поисковой выдаче.
Интересная идея может возникнуть в любой момент, и если сразу не зафиксировать её, то можно потерять навсегда. Можно записывать мысли в блокнот или заметки на телефоне, но есть риск, что информация затеряется, а главное — так и будет храниться в виде разрозненных обрывков. С помощью базы знаний данные можно собрать в систему, распределив по группам: работа, творчество, досуг. Так каждая мысль будет всегда под рукой, и при необходимости легко будет обратиться к ней и развить идею.
Привыкнув сразу распределять мысли по категориям, мы начинаем постоянно систематизировать информацию у себя в голове. Увидели необычную кофейню — внесли в список мест, которые стоит посетить. Узнали из книги о полезной привычке для продуктивности — записали в группу «работа» в раздел «продуктивность». Эта привычка помогает сохранять мозг в тонусе и легко включаться в рабочий процесс.
Во время работы мы легко отвлекаемся на посторонние мысли. Если сразу помещать идеи в свою базу знаний, то мозг освобождается от лишней информации и сосредотачивается на текущих задачах. О том, как повысить концентрацию, писали здесь.
Есть разные приложения для создания базы знаний, предназначенные для решения разных задач. Я решила испытать 3 сервиса — Obsidian, ЛидерТаск и Notion. У каждого из них свои сильные стороны.
Это сервис для быстрых текстовых заметок и структурирования мыслей. Акцент здесь в основном на заметки. Также можно вставлять в текст изображения, аудио- и видеофайлы и даже другие документы.
Для заметок используется специальный язык текстовой разметки — MarkDown. Язык разметки нужен для того, чтобы браузер правильно отображал информацию на странице: заголовки, абзацы, выделение жирным цветом и курсивом должны быть на своих местах. Обычно исходный код разметки выглядит сложно и содержит много тэгов, но разметку MarkDown легко понять даже в виде кода.
Например, чтобы текст был выделен жирным, с двух сторон от него в исходном коде надо поставить звёздочки, для подзаголовка — обозначить нужную фразу двумя знаками #. Эти символы отображаются при редактировании и исчезают, если убрать курсор от текста.
Это может показаться сложным, но к разметке быстро привыкаешь: минут через десять после начала работы с приложением я уже, не задумываясь, вводила нужные символы.
Все функции доступны бесплатно. Есть тариф Obsidian для коммерческого использования за 50 долларов в год, но он пригодится, только если вам необходима коммерческая лицензия, в остальном функционал не меняется.
Также за 5 долларов в месяц можно настроить синхронизацию с другими устройствами и получить возможность просматривать историю изменений, а за 10 долларов в месяц — публиковать заметки в сети.
Obsidian прекрасно подходит для личного пользования, а особенно – для учёбы. Я использовала приложение для ведения конспектов: в нём удобно выделять важное и быстро находить нужное изображение или вставлять ссылку на документ для дополнения лекции.
Это программа для планирования и работы в команде. Однако также у ЛидерТаска есть плагин «Регламенты», благодаря которому его можно использовать как внутреннюю базу знаний.
«Регламенты» позволяют создать инструкции для сотрудников, которые подойдут, например, для онбординга новичков, обмена опытом или скриптов для выполнения типовых задач.
У самого сервиса ЛидерТаск много функций, необходимых для совместной работы над проектом: совместный доступ, канбан-доски, возможность автоматически превращать электронные письма в задачи, давать поручения сотрудникам, создавать отдельные проекты.
Бесплатная версия ЛидерТаска отличается от Премиум ограничением по количеству досок, проектов и карточек. Премиум стоит 279 рублей в месяц и, помимо безлимита в разных функциях, позволяет синхронизировать информацию на разных устройствах, прикреплять файлы и создавать повторяющиеся задачи.
В тарифе «Бизнес» (429 рублей в месяц) появляется возможность совместного доступа к проектам и доскам и возможность поручать задачи работникам.
Приложение хорошо подойдёт для создания корпоративной базы знаний и работы в команде. Также его удобно использовать как личный планировщик дел, но личное хранилище создать не получится.
Прекрасный инструмент для создания большой базы знаний как для личных целей, так и для бизнеса. Notion состоит из блоков, комбинируя которые можно хранить информацию разными способами: таблицы, изображения, ссылки, аудиофайлы и так далее. Хранилище имеет иерархическую структуру: одну задачу можно дробить на всё более мелкие и располагать информацию от общего к частному.
В целом, сервис имеет огромный функционал: помимо хранения и структурирования информации, здесь можно планировать совместную работу, ставить задачи и многое другое.
В Notion есть 4 тарифа, два из которых предназначены для личного пользования, а два — для бизнеса. В бесплатном тарифе ограничен лимит гостей, которых можно приглашать для совместной работы: их количество не должно превышать 10, а размер загружаемых файлов — 5 мб. Кроме того, история версий сохраняется в течение 7 дней. В тарифе «Плюс» (10 долларов в месяц) можно приглашать до 100 гостей, нет ограничений по размеру и количеству файлов, а история хранений версий увеличивается до 30 дней.
В тарифе для бизнеса (18 долларов в месяц), помимо увеличения количества гостей до 250 и истории страниц до 90 дней, появляется функция администратора и единый вход SAML. Корпоративный тариф (по договорённости) предназначен для больших предприятий и предлагает больше возможностей для администрирования и безопасности.
Notion показался мне слишком сложно устроенным для личного пользования — планировать ежедневные дела проще в ЛидерТаске, а структурировать информацию — в Obsidian. Однако, учитывая его многофункциональность, база знаний на основе Notion прекрасно подойдёт для бизнеса: для информации как внутреннего пользования, так и внешнего.
Календарные дни в Ноябре 2024 Календарных дней: 30 Выходных и праздничных: 9 Рабочих дней: 21 Ноябрь Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Норма отработки… Читать далее Календарь на Ноябрь 2024
Вертикальные планеры Вертикальный шаблон на Сентябрь 2024 с полями для записи важных задач и целей на месяц. Планер с календариком на следующий месяц и полем Bullet Journal. Горизонтальные планеры Для составления планов на месяц попробуйте бесплатное приложение планировщик ЛидерТаск. Составляйте списки дел, прикрепляйте файлы, отслеживайте привычки, разделяйте дела по проектам, делитесь задачами. Приложение можно использовать… Читать далее Планер на Сентябрь 2024